Onventis E-Invoicing Service

Wir freuen uns, Ihnen im neuen 2022.4 September Release unseren neuen Onventis E-Invoicing Service präsentieren zu können!

Neben unseren bereits bekannten Importmethoden können wir unseren Kunden mit diesem neuen Service noch mehr Möglichkeiten bieten.

Mit unserem neuen E-Invoicing Service können Sie fast alle Arten von e-Rechnungen in unserem Onventis Invoice Processing Modul empfangen und verarbeiten. Alle Ihre Prozesse zur Bearbeitung von Rechnungen sind automatisiert und Sie erfüllen vom ersten Tag an alle Gesetze und Vorschriften für die Verarbeitung elektronischer Rechnungen. Der Onventis E-Invoicing Service steigert sofort die Effizienz Ihrer Rechnungsprozesse.

Was bedeutet E-Invoicing?

E-Invoicing bedeutet, dass Rechnungen vollständig elektronisch ausgetauscht werden. Bei elektronischen Rechnungen handelt es sich also in der Regel um XML-Dateien (computerlesbare Dateien), die von Softwareanwendungen leicht verarbeitet werden können. Eine elektronische Rechnung enthält zusätzlich fast immer die visuelle Rechnung in Form einer PDF-Datei. Der Hauptvorteil einer elektronischen Rechnung besteht darin, dass sie immer 100%ige Datengenauigkeit garantiert. Sie sind also nicht mehr von der Qualität des Scannens, der Genauigkeit der OCR-Ergebnisse oder von Mitarbeitern abhängig, die Rechnungsdaten manuell neu eingeben müssen. Um Missverständnisse zu vermeiden: Eine PDF-Rechnung, die per E-Mail eingeht, ist definitiv keine elektronische Rechnung.

Außerdem sind die Bearbeitungskosten einer elektronischen Rechnung im Vergleich zu einer per Post zugestellten Rechnung und/oder einer PDF-Rechnung per E-Mail deutlich geringer. Wie das nachstehende Diagramm zeigt, führt eine zunehmende Automatisierung der Rechnungsbearbeitung zu einer proportionalen Senkung der Kosten pro Rechnung. Die Umstellung auf elektronische Rechnungen bedeutet also einen enormen Automatisierungsschub für Ihre internen Prozesse, wodurch sich auch die Bearbeitungskosten pro Rechnung für Ihr Unternehmen erheblich verringern.

Empfang von Rechnungen über das Peppol-Netzwerk

Die elektronische Rechnungsstellung ist natürlich keine Sache, die Sie allein bewältigen können. Ihre Fähigkeit, den von Ihnen generierten Wert zu maximieren und die elektronische Rechnungsstellung erfolgreich zu nutzen, steht in direktem Zusammenhang mit der Anzahl der Lieferanten, die Ihnen elektronische Rechnungen übermitteln. Um unseren Kunden sofort einen größtmöglichen Nutzen zu bieten, bieten wir ihnen jetzt die Möglichkeit, sich an das Peppol-Netzwerk anzuschließen.

Bisher war das Peppol-Netzwerk vor allem als Lösung für den Versand von Rechnungen an staatliche Stellen (B2G) aufgrund der E-Invoicing-Pflicht bekannt. Diese Phase haben wir jedoch längst hinter uns gelassen, denn die Vorteile sind auch für private Unternehmen enorm. Viele Privatunternehmen sehen die Vorteile dieses Netzwerkeffekts. Sie folgen demselben Verfahren und schließen sich ebenfalls an das Peppol-Netzwerk an. Das Netz wächst dadurch erheblich und wird auf dem B2B-Markt immer beliebter. Der große Vorteil dieses internationalen Netzes besteht darin, dass Sie, sobald Ihr Unternehmen angeschlossen ist, elektronische Rechnungen mit allen anderen angeschlossenen Unternehmen austauschen können. Das Peppol-Netz ist international als das Standardnetz für die elektronische Rechnungsstellung anerkannt.

Wie das Peppol-Netzwerk funktioniert | Das 4-Corner-Modell

Das sog. 4-Corner-Modell beschreibt die technische Umsetzung für die Übertragung von elektronischen Rechnungen innerhalb des Peppol-Netzwerks.

“Corner 1” steht für den Lieferanten und “Corner 4” für den Käufer. Die Empfänger und Absender elektronischer Rechnungen müssen innerhalb des Netzes registriert sein, und ihre Daten werden in einer großen Datenbank gespeichert. Es gibt nur eine Datenbank für das gesamte Peppol-Netzwerk, die zentral von der Peppol-Organisation verwaltet wird.

Um eine elektronische Rechnung über Peppol zu versenden, müssen sowohl der Lieferant als auch der Käufer über einen zertifizierten Zugangspunkt an das Peppol-Netz angeschlossen sein (Corner 2 & 3). Die Zugangspunkte ermöglichen nicht nur beiden Parteien den Zugang zum sicheren Peppol-Netz, sondern führen auch alle erforderlichen Kontrollen in Bezug auf Sicherheit, Vollständigkeit und (lokale) Gesetze und Vorschriften durch.

Verarbeitung von per E-Mail erhaltenen elektronischen Rechnungen

Die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung sind enorm. Obwohl viele Länder und Unternehmen das Peppol-Netz als Standardnetz für die elektronische Rechnungsstellung eingeführt haben, fühlen sich einige Länder und Unternehmen noch nicht bereit, diesen Schritt zu tun, und erkunden die Möglichkeiten. Darüber hinaus unterstützen eine Reihe von Ländern wie Deutschland, die Schweiz und Frankreich auch ein hybrides E-Rechnungsformat wie ZUGFeRD PDF und Factur-X PDF. Eine hybride elektronische Rechnung ist eine PDF-Rechnung, in die eine XML-Datei mit Rechnungsdaten eingebettet ist. Dies ist im Grunde die Umkehrung der elektronischen Rechnungen, die über das Peppol-Netz versandt oder empfangen werden. Das Peppol-Netzwerk unterstützt diese hybriden elektronischen Rechnungen nicht.

Um unseren Kunden einen maximalen Nutzen bei der automatisierten Rechnungsverarbeitung zu bieten, unterstützt der Onventis E-Invoicing Service das SMTP (E-Mail) Protokoll. Dies bedeutet, dass ein Lieferant auch dann eine E-Mail mit der elektronischen Rechnung als Anhang versenden kann, wenn er nicht an das Peppol-Netzwerk angeschlossen ist. Der Dienst sorgt dann automatisch dafür, dass diese elektronischen Rechnungen, einschließlich der Daten der (hybriden) elektronischen Rechnung, ebenfalls korrekt importiert werden. ZUGFeRD PDF*, Factur-X PDF* und UBL-XML* sind die unterstützten Formate für E-Rechnungen als E-Mail-Anhang. (* Version 2.0 oder neuer)

Möchten auch Sie mit der Verarbeitung von elektronischen Rechnungen beginnen und Ihre Verarbeitungskosten direkt senken? Dann klicken Sie auf die Schaltfläche unten, geben Sie Ihre Kontaktdaten ein und wir werden Sie so schnell wie möglich kontaktieren.

Migration zu Microsoft Authentication Library (MSAL)

Onventis-Anwendungen verwenden unter anderem die Azure Active Directory Authentication Library (ADAL) für Authentifizierungs- und Autorisierungsfunktionen. Microsoft hat mitgeteilt, dass diese Funktionalität bald veraltet sein wird und eine neue Bibliothek zur Verfügung stehen wird. Mit diesem Release wird die neue Microsoft Authentication Library (MSAL) verwendet. Für unsere Kunden hat dies keine Auswirkungen.

NG-Client-Migration

Onventis Invoice Processing ist auf einer dynamischen Plattform mit sehr umfangreichen Workflow-Funktionen aufgebaut. Für die Erstellung von Anwendungen und Arbeitsabläufen sind eine Reihe von Konfigurationswerkzeugen mit unzähligen Funktionen erforderlich. In diesem Release wurde viel Zeit in die Bereitstellung dieser Funktionalitäten investiert, indem ein Workflow-Designer, Import- und Exportfunktionen für Anwendungen sowie die Erweiterung bestehender und die Erstellung neuer APIs entwickelt wurden. Mit diesen In-App-Tools ist Onventis in der Lage, beliebige transaktionale Workflows in kürzester Zeit und mit geringem Aufwand auf der Basis modernster Technologie zu erstellen. Onventis wird diese Fähigkeiten im NG-Client in den kommenden Releases weiter optimieren, um allen Bedarf an flexible Workflows gerecht zu werden.