Onventis e-Invoicing Service

In deze nieuwe 2022.4 September Release presenteren wij met trots onze nieuwe Onventis e-Invoicing Service!

Naast onze reeds bekende importmethodes kunnen wij onze klanten met deze nieuwe dienst nog meer mogelijkheden bieden.

Met onze nieuwe e-factureringsdienst kunt u bijna alle soorten e-facturen ontvangen en verwerken in onze module Onventis Invoice Processing Onventis. Al uw processen voor het verwerken van facturen zijn geautomatiseerd en u voldoet vanaf dag één aan alle wet- en regelgeving met betrekking tot het verwerken van e-facturen. De e-Invoicing Service van Onventis verhoogt onmiddellijk de efficiëntie van uw AP-processen.

Wat is e-facturering?

E-facturering betekent dat facturen volledig elektronisch worden uitgewisseld. E-facturen zijn dus over het algemeen XML-bestanden (computer readable files) die gemakkelijk door softwaretoepassingen kunnen worden verwerkt. Een e-factuur bevat bijna altijd de visuele factuur als een PDF-bestand. Het grote voordeel van een e-factuur is dat zij altijd 100% gegevens garandeert. U bent dus niet meer afhankelijk van de scankwaliteit, de nauwkeurigheid van OCR-resultaten of medewerkers die factuurgegevens handmatig moeten overtypen. Om verwarring te voorkomen: een PDF-factuur die via e-mail binnenkomt, is zeker geen e-factuur.

Bovendien zijn de verwerkingskosten van een e-factuur aanzienlijk lager dan die van een per post ontvangen factuur en/of een pdf-factuur per e-mail. Zoals uit onderstaande grafiek blijkt, leidt een toenemende automatisering van de factuurverwerking in feite tot een evenredige daling van de kosten per factuur. Overschakelen op e-facturen resulteert dus in een enorme automatiseringsimpuls voor uw interne proces, waardoor ook de verwerkingskost per factuur voor uw organisatie sterk daalt.

Facturen ontvangen via het Peppol-netwerk

E-facturering is uiteraard niet iets wat u alleen kunt doen. Uw vermogen om de waarde die u genereert te maximaliseren en e-facturering met succes te gebruiken, houdt rechtstreeks verband met het aantal leveranciers dat u e-facturen stuurt. Om onze klanten onmiddellijk zoveel mogelijk waarde te bieden, bieden wij hen nu de mogelijkheid om zich aan te sluiten op het Peppol-netwerk.

Voorheen was het Peppol-netwerk vooral bekend als een oplossing voor het verzenden van facturen aan overheidsinstanties (B2G) vanwege de verplichting tot e-facturering. Deze fase zijn we echter al lang voorbij, want de voordelen zijn enorm. Veel particuliere bedrijven zien de voordelen van dit netwerkeffect. Zij volgen hetzelfde proces en maken ook verbinding met het Peppol Netwerk. Het netwerk groeit daardoor aanzienlijk en zal steeds populairder worden op de B2B-markt. Het grote voordeel van dit internationale netwerk is dat zodra uw organisatie is aangesloten, u e-facturen kunt uitwisselen met alle andere aangesloten organisaties. Het Peppol-netwerk is internationaal erkend als het standaardnetwerk voor e-facturering.

Hoe werkt het Peppol Netwerk? Het 4-hoekige model.

Het vierhoeksmodel beschrijft de technische implementatie voor de overdracht van e-facturen binnen het Peppol-netwerk.

Hoek 1 staat voor de leverancier en hoek 4 voor de afnemer. Ontvangers en verzenders van e-facturen moeten binnen het netwerk geregistreerd zijn en hun gegevens worden in een grote databank opgeslagen. Er is slechts één gegevensbank voor het hele Peppol-netwerk en die wordt centraal beheerd door de Peppol-organisatie.

Om een e-factuur via Peppol te versturen, moeten zowel de leverancier als de koper via een gecertificeerd toegangspunt verbonden zijn met het Peppol-netwerk (hoek 2 & 3). De Access Points geven beide partijen niet alleen toegang tot het beveiligde Peppol-netwerk, ze voeren ook alle nodige controles uit op het vlak van veiligheid, volledigheid en (lokale) wet- en regelgeving.

Verwerken van e-facturen ontvangen via e-mail

De voordelen van e-facturering zijn enorm. Hoewel veel landen en bedrijven het Peppol-netwerk als hun standaard e-factureringsnetwerk hebben omarmd, voelen sommige landen en bedrijven zich nog niet klaar om deze stap te zetten en zijn zij de mogelijkheden aan het onderzoeken. Daarnaast ondersteunt een aantal landen, zoals Duitsland, Zwitserland en Frankrijk, ook een hybride e-factuurformaat, zoals ZUGFeRD PDF en Factur-X PDF. Een hybride e-factuur is een PDF-factuur met een ingebed XML-bestand met factuurgegevens. In feite is dit het omgekeerde van de e-facturen die via het Peppol-netwerk worden verzonden of ontvangen. Het Peppol-netwerk ondersteunt deze hybride e-facturen niet.

Om onze klanten maximale waarde te bieden bij de geautomatiseerde verwerking van facturen, ondersteunt de Onventis e-Invoicing Service het SMTP-protocol (e-mail). Dit betekent dat een leverancier ook een e-mail met de e-factuur als bijlage kan sturen als hij niet op het Peppol-netwerk is aangesloten. De dienst zorgt er dan automatisch voor dat ook deze e-facturen, met inbegrip van de gegevens van de (hybride) e-factuur, correct worden geïmporteerd. ZUGFeRD PDF*, Factur-X PDF* en UBL-XML* e-facturen zijn de ondersteunde formaten als e-mailbijlagen. (* versie 2.0 of nieuwer)

Wilt u ook e-facturen gaan verwerken en direct uw verwerkingskosten verlagen? Druk op de onderstaande knop, vul uw gegevens in en wij nemen zo spoedig mogelijk contact met u op.

Migratie naar Microsoft Authentication Library (MSAL)

Onventis applicaties maken gebruik van de Azure Active Directory Authentication Library (ADAL) voor authenticatie en autorisatie functionaliteit. Microsoft heeft Onventis laten weten dat deze functionaliteit binnenkort zal worden afgeschreven en dat er een nieuwe bibliotheek beschikbaar zal zijn. Vanaf deze nieuwe release zal de nieuwe Microsoft Authentication Library (MSAL) worden gebruikt en zullen klanten hier geen hinder van ondervinden.

NG-Klant Migratie

Onventis Invoice Processing is gebouwd op een dynamisch platform met zeer uitgebreide workflow-mogelijkheden. Om toepassingen en workflows te bouwen, is een reeks configuratie-instrumenten nodig met eindeloze functionaliteiten. In deze release is enorm veel tijd gestoken in het mogelijk maken van deze functionaliteiten door het bouwen van een Workflow designer, applicatie import en export functies, en het uitbreiden van bestaande en het creëren van nieuwe API’s. Met deze in-app tools is Onventis in staat om elke transactionele workflow op te bouwen binnen een beperkte tijd en met minder inspanning op basis van de nieuwste technologie. Onventis gaat door met komende releases om deze mogelijkheden in de NG client te optimaliseren om aan elke vraag naar flexibele workflows te voldoen.