Um unseren Kunden all diese neuen Funktionen zur Verfügung zu stellen, haben wir mehrere neue Bildschirme erstellt und einen Menüpunkt hinzugefügt. Der neue Menüpunkt heißt: Qualifikationsmanagement.

Auf der Seite zur Verwaltung von Qualifikationen können Sie je nach Bedarf aus 4 Kacheln wählen. Die 4 Menüoptionen werden in den folgenden Abschnitten erläutert.

Qualifizierungsprozesse

In früheren Releases war dies ein separater Menüpunkt im Menübaum und wurde ab diesem Release in die Seite Qualifikationsmanagement verschoben. Der Inhalt ist immer noch genau derselbe wie zuvor und zeigt Ihnen alle bestehenden Qualifizierungsprozesse, die Sie bereits mit der zuvor vorhandenen Funktionalität eingerichtet haben. Auch die Funktionalität selbst hat sich bis heute nicht geändert und kann weiterhin genutzt werden, falls Sie einen eher manuellen Qualifizierungsprozess bevorzugen.

Qualifikationsanfragen

Dieser Menüpunkt zeigt Ihnen eine vollständige Übersicht über alle automatisch gestarteten Qualifizierungsanträge, die mit der neuen Funktionalität erstellt wurden, einschließlich des Status und anderer wichtiger Informationen.

Regelbuch

Alle Automatisierungs-“Regeln” können vom Kunden selbst im sogenannten Rulebook konfiguriert werden, um die Flexibilität und die Selbstwartung durch den Kunden zu erhöhen. In diesem Regelwerk muss der Kunde einmalig seine Regeln konfigurieren, die dann vollautomatisch für das Versenden, Scoping und die Bewertung von Qualifizierungsanfragen verwendet werden.

Wir werden Sie Schritt für Schritt durch die verschiedenen Konfigurationen führen, um Sie durch das Regelwerk zu leiten.

1. Wählen Sie die Option “Menü”, indem Sie auf die Schaltfläche “Zum Regelbuch” klicken:

2. definieren Sie die Startregel

Sobald Sie das Regelbuch öffnen, können Sie mit der Konfiguration der Startregel, der Bereichsrollen und der Beurteilungsregeln beginnen. Es wird empfohlen, diese Reihenfolge bei der Bestellung einzuhalten. Derzeit kann eine Startregel nur über das Feld Lieferantenstatus auf Organisationsebene als Startauslöser erstellt werden. Wenn ein bestimmter Lieferant den ausgewählten Status zugewiesen bekommt, wird automatisch eine Qualifizierungsanfrage erstellt, die alle anderen Regeln und Konfigurationen verwendet.

Wählen Sie den Lieferantenstatus, den Sie als Startregel verwenden möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche “Startregel speichern”. Im Menüpunkt Lieferantenstatus können Lieferantenstatus angelegt und gepflegt werden; dies ist nur eine Auswahl.

3. Definieren Sie die Geltungsbereichsregeln

Nachdem Sie die Startregel definiert haben, können wir damit beginnen, die verschiedenen Bereichsregeln zusammenzustellen. Wählen Sie die nächste Registerkarte Bereichsregeln und klicken Sie auf die Schaltfläche “Neue Bereichsregel erstellen”.

Der folgende Bildschirm wird angezeigt:

Nun können Sie damit beginnen, verschiedene Bereichsregeln zu erstellen. Mit diesen Regeln können Sie bestehende Fragebögen, die in Ihrem System vorhanden sind, auf 1-n Materialgruppen mappen. Das bedeutet, wenn Sie einen bestimmten Lieferanten für bestimmte Materialgruppen qualifizieren wollen, sucht das Mapping nach den Materialgruppen, die diesem Lieferanten zugeordnet sind, und wählt automatisch die entsprechenden Fragebögen aus, die für eine solche materialgruppenspezifische Qualifizierung vorgesehen sind.

Wenn Sie eine Regel definieren, müssen Sie 1 Fragebogen auswählen und dann die Materialgruppe(n) markieren, die diesem Fragebogen zugeordnet werden sollen. Nach der Konfiguration einer Regel muss man auf die Taste “Bereichsregel speichern” drücken. Sollten Sie mehrere Materialgruppen angekreuzt haben, erhält der Lieferant den Fragebogen, sobald er sich für mindestens eine der ausgewählten Materialgruppen qualifizieren möchte.

Wenn mindestens 1 Bereichsregel existiert, werden die Regeln in einer Liste angezeigt. Dieser Bildschirm sieht wie folgt aus. Es ist möglich, mehrere Bereichsregeln zu erstellen. Verwenden Sie dazu die Schaltfläche “Neue Bereichsregel erstellen”.

Hinweis

Sobald ein Geltungsbereich für einen bestimmten Fragebogen oder eine bestimmte Materialgruppe gespeichert wurde, kann derselbe Fragebogen oder dieselbe Materialgruppe nicht mehr in einer anderen Geltungsbereichsregel verwendet werden.

4. Definieren Sie die Bewertungsregeln

Um die Funktion der automatischen Bewertung nutzen zu können, müssen Sie diese Funktion zunächst einschalten. Sie können dies tun, indem Sie den Schalter betätigen, der erscheint, nachdem Sie auf die Registerkarte Bewertungsregeln geklickt haben.

Nachdem Sie die Funktion aktiviert haben, können Sie die Schwellenwerte für die automatische Bewertung festlegen.

Die verschiedenen Schwellenwerte sind:

Rot: Automatisch ablehnen (Standardwert: zwischen 0 % und < 50%)

Bernsteinfarben: Manuelle Bewertung (Standardwert: zwischen ≥ 50% und < 90%)

Grün: Automatisch genehmigen (Standardwert: zwischen ≥ 90% und 100%)

Wenn Sie einen Fragebogen nur automatisch entweder ablehnen oder genehmigen, aber keine manuelle Bewertung vornehmen möchten, können Sie die manuelle Bewertung deaktivieren, indem Sie das Kontrollkästchen aktivieren.

Der Schwellenwert spiegelt die prozentuale Punktzahl wider, die ein Lieferant beim Ausfüllen eines bewerteten Fragebogens erreicht. Sie können alle Schwellenwertbereiche nach Ihren Wünschen einstellen. Dazu bewegen Sie die orangefarbenen Punkte auf dem Prozentbalken auf den gewünschten Schwellenwert pro Bereich.

Nachdem Sie die Konfiguration abgeschlossen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche “Bewertungsregeln speichern”.

Schablonen

Mit diesem Menüpunkt können Sie eine Vorlage konfigurieren, die für jeden neuen Qualifikationsantrag verwendet wird, der gemäß den Regeln der Regelwerksautomatisierung gesendet wird. Eine vollständig konfigurierte Vorlage ist erforderlich, wenn Sie die neue automatische Methode zur Qualifizierung von Lieferanten nutzen möchten. Wenn Sie mit der Konfiguration der Vorlage beginnen möchten, können Sie auf die Schaltfläche Vorlage klicken.

Es wird ein Basisdatensatz angefordert, der standardmäßig für jeden automatisch generierten Qualifikationsantrag verwendet wird. Alle Kunden, die bereits mit den bestehenden Qualifizierungsverfahren vertraut sind, werden mit diesen Datensätzen vertraut sein.

Allgemeine Informationen

Die allgemeinen Informationen enthalten derzeit 3 Elemente:

Basisinformationen à Sprachauswahl, Titel, Beschreibung und Begrüßungstext für den Lieferanten. Sie können diese Informationen für mehrere Sprachen erstellen, indem Sie die Schaltfläche “Weitere Sprachen hinzufügen” verwenden.

Umfang à Im Moment ist es nur möglich, eine Vorlage für die Organisationsebene zu erstellen. Wir werden den Umfang der Verwendung der Organisationseinheit in zukünftigen Releases erweitern.

Reaktionszeit und Erinnerungen à Legen Sie die Reaktionszeit in Tagen fest und nach wie vielen Tagen eine Erinnerung gesendet werden soll. Sie können auch bis zu 5 Erinnerungen über die Schaltfläche “Weitere Erinnerungen hinzufügen” hinzufügen.

Wenn Sie fertig sind, können Sie auf die Schaltfläche “Nächster Schritt: Stammdaten” drücken, um die Konfiguration der Vorlage fortzusetzen.

Stammdaten

Bei jeder Qualifizierungsanfrage ist es möglich, dass der Lieferant seine Stammdaten überprüfen und aktualisieren kann. Wenn Sie dies wünschen, können Sie es mit dem Kippschalter einschalten.

Wenn sie aktiviert ist, sieht sie wie folgt aus. Sie können zusätzlich festlegen, ob bestimmte Identifizierungsmerkmale (DUNS-Nummer, USt-ID) vom Lieferanten in der Antwort angegeben werden müssen.

Wenn Sie fertig sind, können Sie auf die Schaltfläche “Nächster Schritt: Dokumentenannahme” drücken, um die Konfiguration der Vorlage fortzusetzen.

Annahme von Dokumenten

Bei jedem Qualifikationsantrag kann der Lieferant aufgefordert werden, wichtige Dokumente zu akzeptieren. Wenn Sie dies wünschen, können Sie es mit dem Kippschalter einschalten.

Wenn sie aktiviert ist, sieht sie wie folgt aus. Sie können aus Ihren bereits in der Onventis Software vorhandenen Dokumentensätzen auswählen, welches Dokument der Lieferant annehmen oder ablehnen soll.

Wenn Sie fertig sind, können Sie auf die Schaltfläche “Nächster Schritt: Fragebögen” drücken, um die Konfiguration der Vorlage fortzusetzen.

Questionnaire

Damit die automatische Bewertung funktioniert, ist es erforderlich, einen allgemeinen Fragebogen auszuwählen, der nicht für die Qualifizierung einer bestimmten Materialgruppe bestimmt ist. Dieser Fragebogen wird an alle Lieferanten gesendet, denen der Lieferantenstatus zugewiesen ist, der für die Autostart-Regel definiert ist.

Wichtig ist, dass der ausgewählte Fragebogen in keiner Bereichsregel des Regelwerks verwendet werden kann.

Wenn Sie fertig sind, können Sie auf die Schaltfläche “Vorlage speichern” klicken.

Die Vorlage ist nun vollständig konfiguriert und kann verwendet werden. Sie können jederzeit Änderungen an der Vorlage vornehmen, die nach dem Speichern der neuen Vorlagenkonfiguration für alle neu erstellten und gesendeten Qualifikationsanfragen übernommen werden.

Aktivierungsfunktionalität

Um diese neue Funktionalität nutzen zu können, müssen Sie die entsprechende Lizenz besitzen. Sollte dies nicht der Fall sein oder sollten Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Onventis-Ansprechpartner.

Wenn Sie bereits über die entsprechende Lizenz verfügen, wird die Funktionalität automatisch aktiviert, nachdem Sie sowohl das Regelwerk als auch die Vorlage vollständig konfiguriert und gespeichert haben.

Mit dem letzten Release haben wir eine Erweiterung der Zustellungsstatus der E-Mail-Warteschlange eingeführt. Auf der Grundlage dieser Informationen können wir nun Ihre Benutzer automatisch über Probleme bei der E-Mail-Zustellung informieren.

Bei der neuen Konfigurationseinstellung unter Konfiguration -> Organisationseinstellungen -> Allgemein -> E-Mail-Einstellungen finden Sie ein neues Konfigurationskästchen mit der Bezeichnung “Prozessinitiator informieren, wenn E-Mail-Zustellung oder -Erstellung fehlgeschlagen ist”:

Wenn sie aktiviert ist, prüft das System alle 24 Stunden alle Elemente der E-Mail-Warteschlange auf Elemente im Status “Zustellung fehlgeschlagen” oder “Fehlgeschlagen” und sendet eine E-Mail an den Benutzer, der den E-Mail-bezogenen Prozess ausgelöst hat, um ihn über das Problem zu informieren.

Dies ermöglicht es Ihren Benutzern, zu verstehen, dass der von ihnen ausgelöste Prozess nicht in der Lage war, einen entsprechenden Teilnehmer per E-Mail zu erreichen. So können sie die betreffende E-Mail zurückverfolgen und Maßnahmen ergreifen, um die Probleme mit dem Kommunikationskanal zu beheben, indem sie mit dem Empfänger der E-Mail in Kontakt treten.

Mit der Einführung dieser Funktion geben wir eine alte Konfiguration auf, um eine bestimmte Person über Probleme bei der E-Mail-Zustellung zu informieren:

Falls Sie diese Funktion bereits in der Vergangenheit konfiguriert haben, aktivieren wir automatisch die neue
Funktion “Prozessinitiator informieren, wenn E-Mail-Zustellung oder -Erstellung fehlgeschlagen ist” für Sie.