Om al deze nieuwe functionaliteit beschikbaar te maken voor onze klanten, hebben we verschillende nieuwe schermen gebouwd en een menu-item toegevoegd. Het nieuwe menu-item heet: Kwalificatiebeheer.

De pagina Kwalificatiebeheer biedt vervolgens 4 tegels waaruit je kunt kiezen, afhankelijk van je behoefte. De 4 menu-opties worden in de volgende paragrafen uitgelegd.

Kwalificatieprocessen

Dit was in vorige releases een apart menu-item in de menustructuur en is vanaf deze Release verplaatst naar de pagina Kwalificatiebeheer. De inhoud is nog steeds precies hetzelfde als voorheen en toont je alle bestaande kwalificatieprocessen die je al hebt ingesteld met eerder bestaande functionaliteit. De functionaliteit zelf is tot op heden ook niet veranderd en kan nog steeds worden gebruikt als je de voorkeur geeft aan een meer handmatig kwalificatieproces.

Kwalificatieverzoeken

Deze menuoptie toont je een compleet overzicht van alle automatisch gestarte kwalificatieaanvragen die zijn aangemaakt met de nieuwe functionaliteit, inclusief de status en andere belangrijke informatie.

Regelboek

Alle automatiserings”regels” kunnen door de klant zelf worden geconfigureerd in het zogenaamde rulebook om flexibiliteit en zelfonderhoud door de klant te stimuleren. In dit rulebook hoeft de klant slechts één keer zijn regels te configureren die vervolgens volledig automatisch worden gebruikt voor het verzenden, scopiëren en beoordelen van kwalificatieaanvragen.

We lopen stap voor stap door de verschillende configuraties om je door de regels te leiden.

1. Selecteer de Menu-optie door de knop “Ga naar regelboek” te selecteren:

2.De startregel definiëren

Zodra je het regelboek opent, kun je beginnen met het configureren van de Startregel, Scope rollen en Beoordelingsregels. Het wordt aanbevolen om deze volgorde aan te houden tijdens het maken. Momenteel kan een Startregel alleen worden aangemaakt met het veld Leveranciersstatus op organisatieniveau als starttrigger. Als aan een bepaalde leverancier de geselecteerde status wordt toegekend, wordt automatisch een kwalificatieverzoek aangemaakt dat alle andere regels en configuraties gebruikt.

Selecteer de leveranciersstatus die je als startregel wilt gebruiken en klik op de knop “Startregel opslaan”. Leveranciersstatussen kunnen worden aangemaakt en onderhouden in het menu-item Leveranciersstatus; dit is slechts een selectie.

3. Definieer de Scope-regels

Nadat je de startregel hebt gedefinieerd, kunnen we beginnen met het samenstellen van de verschillende Scope-regels. Selecteer de volgende tab Scope rules en selecteer de knop “Create new scope rule” (Nieuwe scope regel maken).

Het volgende scherm wordt weergegeven:

Nu kun je beginnen met het samenstellen van verschillende scope-regels. Met deze regels kun je bestaande vragenlijsten die beschikbaar zijn in je systeem toewijzen aan 1-n materiaalgroepen. Dit betekent dat als je een specifieke leverancier wilt kwalificeren voor bepaalde materiaalgroepen, de mapping de materiaalgroepen opzoekt die zijn toegewezen aan deze leverancier en automatisch de bijbehorende vragenlijsten selecteert die zijn ontworpen om een dergelijke materiaalgroepspecifieke kwalificatie mogelijk te maken.

Bij het definiëren van een regel moet je 1 vragenlijst selecteren en dan de materiaalgroep(en) markeren die zullen worden toegewezen aan deze vragenlijst. Na het configureren van een regel moet je op de knop “Scope regel opslaan” drukken. Als je meerdere materiaalgroepen hebt aangevinkt, krijgt de leverancier de vragenlijst toegestuurd zodra hij voor minstens één van de geselecteerde materiaalgroepen gekwalificeerd wil worden.

Als er minstens 1 bereikregel bestaat, worden de regels weergegeven in een lijst. Dit scherm ziet er als volgt uit. Het is mogelijk om meerdere bereikregels te maken. Gebruik hiervoor de knop “Nieuwe scope regel maken”.

Opmerking

Zodra een toepassingsgebied voor een bepaalde vragenlijst of materiaalgroep is opgeslagen, kan dezelfde vragenlijst of materiaalgroep niet opnieuw worden gebruikt in een andere toepassingsregel.

4. De beoordelingsregels definiëren

Om de automatische beoordelingsfunctie te gebruiken, moet je deze functie eerst inschakelen. Je kunt dit doen met de toggle die verschijnt nadat je op het tabblad Beoordelingsregels hebt gedrukt.

Nadat je de functionaliteit hebt ingeschakeld, kun je de drempelbereiken voor automatische beoordeling definiëren.

De verschillende drempels zijn:

Rood: Automatisch weigeren (standaardwaarde: tussen 0% en < 50%)

Amber: Handmatige beoordeling (standaardwaarde: tussen ≥ 50% en < 90%)

Groen: Automatisch goedkeuren (standaardwaarde: tussen ≥ 90% en 100%)

Als je een vragenlijst alleen automatisch wilt afwijzen of goedkeuren, maar geen handmatige beoordeling wilt doen, kun je de handmatige beoordeling uitschakelen door het vakje aan te vinken.

De drempel geeft de scores in percentages weer die een leverancier heeft behaald bij het invullen van een vragenlijst met scores. Je kunt alle drempelbereiken aanpassen aan je eigen voorkeur. Dit doe je door de oranje stippen op de percentagebalk te verplaatsen naar de gewenste drempel per bereik.

Nadat je klaar bent met configureren, druk je op de knop “Beoordelingsregels opslaan”.

Sjablonen

Met deze menuoptie kun je een sjabloon configureren dat wordt gebruikt voor elk nieuw kwalificatieverzoek dat wordt verzonden volgens de regels van de regelboekautomatisering. Je hebt een volledig geconfigureerde sjabloon nodig als je de nieuwe geautomatiseerde manier om leveranciers te kwalificeren wilt gebruiken. Als je wilt beginnen met het configureren van de sjabloon, kun je op de knop Sjabloon drukken.

Er wordt om een basisset gegevens gevraagd die standaard wordt gebruikt voor elke automatisch gegenereerde kwalificatieaanvraag. Alle klanten die al bekend zijn met de bestaande kwalificatieprocessen zullen bekend zijn met deze gegevenssets.

Algemene informatie

Algemene informatie bevat momenteel 3 elementen:

Basisinformatie à Taalkeuze, Titel, Beschrijving en Welkomsttekst voor de leverancier. Je kunt deze informatie voor meerdere talen maken met de knop “Meer talen toevoegen”.

Reikwijdte à Op dit moment is het alleen mogelijk om een sjabloon te maken voor organisatieniveau. We zullen het gebruik van Organisatorische eenheid in toekomstige Releases uitbreiden

Reactietijd en Herinneringen à Configureer de reactietijd in dagen en binnen hoeveel dagen een herinnering wordt verzonden. Je kunt ook tot 5 herinneringen toevoegen via de knop “Meer herinneringen toevoegen”.

Als je klaar bent, kun je op de knop “Volgende stap: Master Data” om verder te gaan met de sjabloonconfiguratie.

Stamgegevens

Bij elk kwalificatieverzoek kan de leverancier zijn stamgegevens verifiëren en bijwerken. Als dit gewenst is, kun je het inschakelen met de toggle.

Wanneer ingeschakeld ziet het er als volgt uit. Je kunt bovendien instellen of bepaalde identificerende kenmerken (DUNS-nummer, BTW-ID) verplicht moeten worden opgegeven door de leverancier in het antwoord.

Als je klaar bent, kun je op de knop “Volgende stap: Document acceptatie” om verder te gaan met de sjabloonconfiguratie.

Document acceptatie

Het is mogelijk om bij elke kwalificatieaanvraag de leverancier te vragen om belangrijke documenten te accepteren. Als dit gewenst is, kun je het inschakelen met de toggle.

Wanneer ingeschakeld ziet het er als volgt uit. U kunt selecteren welk document de leverancier moet accepteren of afwijzen uit uw reeds beschikbare documentsets in de Onventis software.

Als je klaar bent, kun je op de knop “Volgende stap: Vragenlijsten” om verder te gaan met de sjabloonconfiguratie.

Vragenlijst

Om de auto-evaluatie te laten werken, is het nodig om één algemene vragenlijst te selecteren die niet gespecificeerd is om de kwalificatie van een specifieke materiaalgroep te dienen. Deze vragenlijst wordt verstuurd naar alle leveranciers waaraan de leveranciersstatus is toegewezen die is gedefinieerd voor de Autostart-regel.

Een belangrijke opmerking is dat de geselecteerde vragenlijst niet kan worden gebruikt in een bereikregel in het spelregelboek.

Als je klaar bent, kun je op de knop “Sjabloon opslaan” drukken.

Nu is de sjabloon volledig geconfigureerd en kan hij worden gebruikt. Je kunt wanneer je maar wilt wijzigingen aanbrengen in de sjabloon, die na het opslaan van de nieuwe sjabloonconfiguratie worden toegepast op alle nieuw aangemaakte en verzonden kwalificatieverzoeken.

Activeringsfunctionaliteit

Om deze nieuwe functionaliteit te kunnen gebruiken, moet je de juiste licentie hebben. Als dit niet het geval is of als u vragen hebt, neem dan contact op met uw Onventis-contactpersoon.

Als je al de juiste licentie hebt, wordt de functionaliteit automatisch geactiveerd nadat je zowel de spelregel als het sjabloon volledig hebt geconfigureerd en opgeslagen.

Met de laatste Release introduceerden we een uitbreiding van de afleverstatussen voor e-mailwachtrijen. Op basis van deze informatie bieden we nu de mogelijkheid om je gebruikers automatisch te informeren over problemen met de e-mailaflevering.

Met de nieuwe configuratie-instelling onder Configuratie -> Organisatie-instellingen -> Algemeen -> E-mailinstellingen vind je een nieuw configuratievakje met het label “Initiator van proces informeren als e-mailaflevering of -creatie is mislukt”:

Als dit is geactiveerd, controleert het systeem eens per 24 uur alle items in de e-mailwachtrij op items met de status “Aflevering mislukt” of “Mislukt” en stuurt het een e-mail naar de gebruiker die het e-mailgerelateerde proces heeft geactiveerd, om hem of haar te informeren over het probleem.

Hierdoor kunnen je gebruikers begrijpen dat hun getriggerde proces niet in staat was om een gerelateerde deelnemer via e-mail te bereiken. Zo kunnen ze de betreffende e-mail traceren en actie ondernemen om de problemen met het communicatiekanaal op te lossen door contact op te nemen met de ontvanger van de e-mail.

Met de introductie van deze functie maken we een einde aan een oude configuratie om een specifieke persoon te informeren over problemen met de e-mailaflevering:

Als je deze functie in het verleden hebt geconfigureerd, activeren we automatisch de nieuwe
De functie “Initiator van proces informeren als e-mailaflevering of -creatie mislukt” voor jou.