Onventis 2022.6

Was ist Custom Accounting?

Kunden können nun zwei zusätzliche individuelle Felder konfigurieren, die Teil der Kontierung sind und eine weitere Spezifizierung der Bedarfsanforderung oder Bestellung ermöglichen. Diese neuen Felder werden Custom Accounting genannt und bieten Kunden neben dem bestehenden Geschäftsbereich eine flexible Möglichkeit Positionen mit kontierungsrelevanten Informationen anzureichern.

Auf das Custom Accounting abgestimmte Folgeprozesse wie die dynamische Kontierungsfindung oder dynamische Genehmigungsworkflows helfen, die richtige Kontierung und den zuständigen Genehmiger noch granularer und einfacher zu ermitteln.

Das Custom Accounting ist mit einer Lizenz verbunden. Für Kunden, die diese Funktion nicht nutzen, ergeben sich keine Änderungen an der derzeitigen Funktionsweise des Systems.

Wie wird Custom Accounting konfiguriert?

Zugriffsrechte

Um das Custom Accounting für eine Organisation einzurichten, sind bestimmte Zugriffsrechte erforderlich. Vor allem das Zugriffsrecht “Custom Accounting anzeigen” ist notwendig, um die Custom Accounting-Objekte zu konfigurieren, zu erstellen und zuzuweisen. Mit diesem Zugriffsrecht sind Sie berechtigt, den Menüpunkt für das Custom Accounting, die Konfiguration in den Organisationseinstellungen sowie das Mapping in der Stammdatenverwaltung einzusehen. Darüber hinaus können Sie mit den Zugriffsrechten “Custom Accounting erstellen” und “Custom Accounting bearbeiten” beliebig viele Ausprägungen pro Custom Accounting Objekt festlegen. Diese können mit dem entsprechenden Zugriffsrecht auch als Excel-Datei exportiert werden.

Bitte beachten Sie, dass die zwei Custom Accounting-Objekte standardmäßig den Namen “Custom Accounting 1” und “Custom Accounting 2” tragen, aber jederzeit umbenannt werden können. Ähnlich zum Geschäftsbereich bietet diese flexible Namensgebung des Custom Accountings eine Vielzahl an individuellen Anwendungsfällen.

Mit dem Custom Accounting kann beispielsweise eine Bewirtung nach Empfängergruppen, z.B. interne Mitarbeiter oder externe Geschäftspartner, ausgeprägt und auch der Umfang der Verpflegung, z.B. Snack oder Mahlzeit, weiter differenziert werden. Diese Angaben helfen, das Kostenarten-/Sachkonto noch genauer zu definieren, denn bei der Bewirtung eines geschäftlichen Anlasses sind nur 70 Prozent der Bewirtungskosten als Betriebsausgaben abzugsfähig.

Zuordnung

Nachdem Sie Ihre Ausprägungen für das Custom Accounting erstellt haben, können diese Materialgruppen, Benutzern, Organisationseinheiten und Organisationsobjekten zugeordnet werden. Nach der Aktivierung des Custom Accountings im Kontierungstyp, ist das Custom Accounting als Teil des Kontierungsblocks verfügbar, ohne dass weitere Zugriffsrechte erforderlich sind.

Auf der Grundlage der Zuordnung können die Benutzer dann das Custom Accounting wie jedes andere Kontierungsobjekt im Warenkorb, in Bedarfsanforderungen und Bestellpositionen sowie in Leistungsnachweisen (spezielle Einstellungen erforderlich) und Rechnungen verwenden.

Kontierungsfindung

In Kombination mit der Kontierungsfindung kann das Custom Accounting problemlos entweder als Kriterium zur Ermittlung der richtigen Kontierung oder als zu findende Kontierung verwendet werden. Analog zum Geschäftsbereich muss auch das Custom Accounting zunächst aktiviert und für die Kontierungsfindung in den Organisationseinstellungen konfiguriert werden. Wie bereits erwähnt, ist hierfür das Recht zur Ansicht des Custom Accounting 1 bzw. 2 erforderlich.

In unserem Beispiel legen wir fest, dass bei Auswahl der Verpflegungsart “Catering” und des Empfängers “Personal” automatisch der Kontierungstyp “KT_01” und die Kostenart “OE – Betriebsausgaben” ausgewählt werden sollen. In diesem Fall sind die Verpflegungskosten zu 100 % als Betriebsausgaben steuerlich absetzbar.

Durch die Einbeziehung des Custom Accountings in die Kontierungsfindung und die Definition spezifischer Regeln, sparen Kunden nicht nur Zeit in ihren täglichen Einkaufsprozessen, sondern stellen auch sicher, dass immer die richtige Kontierung ausgewählt wird.

Genehmigungs-Workflows

Um das Custom Accounting und deren Ausprägungen bei Genehmigungsprozessen weiter zu nutzen, können diese als Kriterium für die Genehmigung von Bedarfen, Bestellungen und Rechnungen festgelegt werden.

Für die Konfiguration des Custom Accountings als Kriterium in Genehmigungsprozessen ist das Zugriffsrecht “Custom Accounting 1 ansehen” bzw. “Custom Account 2 ansehen” notwendig. Für die Verwendung der Genehmigungs-Workflows inklusive Custom Accounting als Kriterium ist kein weiteres Zugriffsrecht erforderlich.

Im Beispiel des Caterings wird dieser Genehmigungsprozess ausgelöst, wenn die Verpflegungsart “Catering” und der Empfänger “Personal” ausgewählt wird und der Auftragswert über 1000 € liegt.

Schnittstellen

Natürlich können die Custom Accounting-Informationen über unsere Schnittstellen problemlos an externe Systeme übertragen werden. Wir unterstützen den Transfer des Custom Accountings 1 und 2  in den openTrans Bestell- und Bestelländerungsdokumenten. Außerdem können die Custom Accounting-Informationen in Bestellanforderungen, Bestellungen und Bestelländerungen an SAP übertragen werden.

Das Custom Accounting ist auch Bestandteil verschiedener Exporte wie dem Excel-Export der Bestellliste, der Organisationseinheiten, der Organisationsobjekte, der Materialgruppen sowie der Kontierungsfindung und kann problemlos wieder importiert werden.

Wie erhält man Custom Accounting?

Für die Nutzung der Custom Accounting Funktionalität ist eine Lizenz erforderlich. Wenn Sie an Custom Accounting interessiert sind, freuen wir uns darauf, Ihnen weitere Informationen zukommen zu lassen. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche unten, füllen Sie die benötigten Informationen aus, und wir vereinbaren gerne einen Termin, um die Möglichkeiten und individuellen Anwendungsfälle zu besprechen.

Konditionsfreigabe

Wir haben den Prozess der Erstellung der Konditionsfreigabelisten überarbeitet und deutlich beschleunigt. Die Änderungen sollten den Fehler beheben, der dazu führte, dass keine Listen erstellt werden konnten. Eine Konditionsfreigabeliste wird vom System erstellt, wenn neue Preise zur Genehmigung gesendet werden. Die Erstellung einer derartigen Datenmenge verursachte einige Fehler, so dass die Bedingungen für die Genehmigung nicht wie erwartet ausgewählt werden konnten.

Enddatum für Rahmenbestellungen

Die Logik der Bearbeitung des Enddatumsfeldes einer Rahmenbestellung bei Auftragsänderungen wurde erweitert. Wenn ein Benutzer eine Auftragsänderung für eine Rahmenbestellung anlegt, ist es jetzt möglich, das Enddatum der Rahmenbestellung zu bearbeiten, anstatt eine komplett neue Rahmenbestellung anlegen zu müssen, um den Zeitraum der Rahmenbestellung zu verlängern. Bitte beachten Sie, dass das Bearbeiten des Enddatums in einer Auftragsänderung einer Rahmenbestellung nur möglich ist, solange die Rahmenbestellung nicht mindestens eine Position mit Rechnungsplan enthält.

Vererben-Funktion

Wir haben ein neues Objekt hinzugefügt, das mit der Funktion “weitergeben / vererben” im Warenkorb und in den Bestellungen weitergegeben werden kann. Benutzer von Organisationen, die Zu- und Abschläge auf der Grundlage eines Berechnungsschemas verwenden, können nun die Zu- und Abschlagszeilen von einer Position auf eine andere Position vererben. Die Zu- und Abschläge können auf der Weiterleitungsseite als “immer aktiviert” eingestellt werden, so dass die Benutzer die weiterzuleitenden Zu- und Abschlagsinformationen nicht immer auswählen müssen. Sie finden diese Einstellung in den Organisationseinstellungen, Registerkarte Allgemein. Außerdem ist zu beachten, dass der Basispreis der empfangenden Positionen immer berücksichtigt wird und dass der Basispreis (PB00) der Senderposition nie weitergegeben wird.

Zusätzliche Felder im Bestell-PDF

Wenn Zusatzfelder Teil der Bestellposition sind (Einstellung “Zusatzfelder in der Bestellung verfügbar machen” ist aktiv), werden die Zusatzfelder beim Absenden der Bestellung in die Positionsbeschreibung übernommen, so dass die Informationen der Zusatzfelder einfach über Schnittstellen übertragen werden können. Dies führte jedoch zu dem Problem, dass zusätzliche Felder auf dem Bestell-PDF doppelt angezeigt werden.

Deshalb haben wir in den Organisationseinstellungen (Registerkarte ” Bestellung”, AbschnittBestellung “) die Checkbox “Zusätzliche Felder im Bestellung anzeigen” hinzugefügt. Diese Einstellung ist standardmäßig deaktiviert, so dass die Informationen des Zusatzfeldes nur in der Artikelbeschreibung angezeigt werden.

Export der organisationseinheitsspezifischen Lieferantennummer – SAP

Wenn in der Lieferantenverwaltung konfiguriert, wird jetzt beim Anlegen einer Bestellung die organisationseinheitsspezifische Lieferantennummer korrekt an SAP übergeben. Wenn auf der Ebene der Organisationseinheit keine Lieferantennummer gesetzt ist, wird die zentrale Lieferantennummer an SAP übergeben.

Export der organisationseinheitsspezifischen Lieferantennummer – openTRANS

Wenn in der Lieferantenverwaltung konfiguriert, wird die organisationseinheitsspezifische Lieferantennummer jetzt in den openTRANS-Bestellungen, Bestelländerungen, Bestellantworten, Wareneingängen und Rechnungen korrekt exportiert, wenn die Aktion durchgeführt und die Dokumente in Onventis erstellt werden. Wenn auf der Ebene der Organisationseinheit keine Lieferantennummer gesetzt ist, wird die zentrale Lieferantennummer in den o.g. openTrans-Belegen übertragen.

Import und Mapping der organisationseinheitsspezifischen Lieferantennummer

Wenn in der Lieferantenverwaltung konfiguriert, wird nun beim Import der Bestellanforderungsdetails aus SAP die organisationseinheitsspezifische Lieferantennummer korrekt übernommen und in Onventis abgebildet. Wenn auf der Ebene der Organisationseinheit keine Lieferantennummer eingestellt ist, wird die zentrale Lieferantennummer für die Erstellung der Bestellanforderung in Onventis verwendet.

Wenn in der Lieferantenverwaltung konfiguriert, wird nun beim Import der openTRANS-Bestell-, Bestelländerungs-, Bestellantwort-, Wareneingangs- und Rechnungsdokumente die organisationseinheitsspezifische Lieferantennummer korrekt übernommen und in Onventis abgebildet. Wenn auf der Ebene der Organisationseinheit keine Lieferantennummer eingestellt ist, wird die zentrale Lieferantennummer für die Erstellung dieser Belege verwendet.

Workflow Bestellung

Feststellung der dynamischen Kostenverteilung