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Qu’est-ce que la comptabilité personnalisée ?

Les clients peuvent désormais configurer deux champs individuels supplémentaires qui font partie de l’imputation et permettent de spécifier davantage la demande ou la commande. Ces nouveaux champs sont appelés Custom Accounting et offrent aux clients, outre le domaine d’activité existant, une possibilité flexible d’enrichir les postes avec des informations pertinentes pour l’imputation.

Les processus consécutifs adaptés au Custom Accounting, tels que la détermination dynamique de l’imputation ou les workflows d’approbation dynamiques, aident à déterminer de manière encore plus granulaire et simple l’imputation correcte et l’approbateur compétent.

Le Custom Accounting est lié à une licence. Pour les clients qui n’utilisent pas cette fonction, il n’y a aucun changement dans le fonctionnement actuel du système.

Comment configurer Custom Accounting ?

Droits d’accès

Pour configurer le Custom Accounting pour une organisation, certains droits d’accès sont nécessaires. C’est surtout le droit d’accès “Afficher le Custom Accounting” qui est nécessaire pour configurer, créer et attribuer les objets du Custom Accounting. Avec ce droit d’accès, vous êtes autorisé à consulter le point de menu pour le Custom Accounting, la configuration dans les paramètres d’organisation ainsi que le mapping dans la gestion des données de base. En outre, les droits d’accès “Créer une comptabilité personnalisée” et “Modifier une comptabilité personnalisée” vous permettent de définir autant de caractéristiques que vous le souhaitez par objet de comptabilité personnalisée. Ceux-ci peuvent également être exportés sous forme de fichier Excel avec le droit d’accès correspondant.

Veuillez noter que les deux objets Custom Accounting portent par défaut les noms “Custom Accounting 1” et “Custom Accounting 2”, mais qu’ils peuvent être renommés à tout moment. A l’instar du domaine commercial, ce nommage flexible du Custom Accounting offre une multitude de cas d’application individuels.

La comptabilité personnalisée permet, par exemple, de distinguer une restauration selon les groupes de bénéficiaires, par exemple les collaborateurs internes ou les partenaires commerciaux externes, et de différencier davantage l’étendue de la restauration, par exemple un snack ou un repas. Ces informations aident à définir encore plus précisément le compte de charges/comptes généraux, car lors de l’accueil d’un événement professionnel, seuls 70 % des frais d’accueil sont déductibles en tant que dépenses d’entreprise.

Affectation

Une fois que vous avez créé vos caractéristiques pour le Custom Accounting, celles-ci peuvent être affectées à des groupes d’articles, des utilisateurs, des unités organisationnelles et des objets organisationnels. Après l’activation du Custom Accounting dans le type d’imputation, le Custom Accounting est disponible en tant que partie du bloc d’imputation, sans que d’autres droits d’accès soient nécessaires.

Sur la base de l’affectation, les utilisateurs peuvent ensuite utiliser le Custom Accounting comme n’importe quel autre objet d’imputation dans le panier, les demandes d’achat et les postes de commande, ainsi que dans les relevés de prestations (paramètres spéciaux requis) et les factures.

Détermination de l’imputation

En combinaison avec la détermination de l’imputation, le Custom Accounting peut être utilisé sans problème soit comme critère pour déterminer l’imputation correcte, soit comme imputation à trouver. Comme pour le domaine d’activité, le Custom Accounting doit d’abord être activé et configuré pour la détermination de l’imputation dans les paramètres de l’organisation. Comme nous l’avons déjà mentionné, le droit de consulter le Custom Accounting 1 ou 2 est nécessaire à cet effet.

Dans notre exemple, nous définissons que lorsque le type de restauration “Catering” et le bénéficiaire “Personnel” sont sélectionnés, le type d’imputation “KT_01” et la nature comptable “OE – Dépenses d’exploitation” doivent être automatiquement sélectionnés. Dans ce cas, les frais de repas sont déductibles fiscalement à 100 % en tant que frais professionnels.

En intégrant le Custom Accounting dans la détermination de l’imputation et en définissant des règles spécifiques, les clients gagnent non seulement du temps dans leurs processus d’achat quotidiens, mais s’assurent également que la bonne imputation est toujours sélectionnée.

Workflows d’approbation

Afin d’utiliser davantage la comptabilité personnalisée et ses caractéristiques dans les processus d’approbation, celles-ci peuvent être définies comme critère d’approbation des besoins, des commandes et des factures.

Pour configurer le compte personnalisé comme critère dans les processus d’approbation, le droit d’accès “Voir compte personnalisé 1” ou “Voir compte personnalisé 2” est nécessaire. Aucun autre droit d’accès n’est nécessaire pour utiliser les workflows d’approbation, y compris la comptabilité personnalisée en tant que critère.

Dans l’exemple du catering, ce processus d’approbation est déclenché lorsque le type de restauration “catering” et le bénéficiaire “personnel” sont sélectionnés et que la valeur de la commande est supérieure à 1000 €.

Interfaces

Bien entendu, les informations de Custom Accounting peuvent être transmises sans problème à des systèmes externes via nos interfaces. Nous soutenons le transfert du Custom Accounting 1 et 2 dans les documents de commande et de modification de commande openTrans. En outre, les informations du Custom Accounting peuvent être transmises à SAP dans les demandes d’achat, les commandes et les modifications de commandes.

Le Custom Accounting fait également partie de différents exports comme l’export Excel de la liste des commandes, des unités organisationnelles, des objets organisationnels, des groupes de matériel ainsi que de la détermination de l’imputation et peut être réimporté sans problème.

Comment obtenir une comptabilité personnalisée ?

Une licence est nécessaire pour utiliser la fonctionnalité Custom Accounting. Si vous êtes intéressé(e) par Custom Accounting, nous nous ferons un plaisir de vous fournir de plus amples informations. Il vous suffit de cliquer sur le bouton ci-dessous, de remplir les informations requises et nous serons heureux de convenir d’un rendez-vous pour discuter des possibilités et des cas d’application individuels.

Libération des conditions

Nous avons revu le processus de création des listes de validation des conditions et l’avons considérablement accéléré. Les modifications devraient corriger l’erreur qui empêchait la création de listes. Une liste de validation des conditions est créée par le système lorsque de nouveaux prix sont envoyés pour approbation. La création d’un tel ensemble de données a provoqué quelques erreurs, de sorte que les conditions d’approbation n’ont pas pu être sélectionnées comme prévu.

Date de fin pour les commandes cadres

La logique de traitement du champ de la date de fin d’une commande-cadre en cas de modification de la commande a été étendue. Lorsqu’un utilisateur crée une modification de commande pour une commande-cadre, il est désormais possible de modifier la date de fin de la commande-cadre au lieu de devoir créer une toute nouvelle commande-cadre pour prolonger la période de la commande-cadre. Veuillez noter que l’édition de la date de fin dans une modification de commande d’une commande-cadre n’est possible que tant que la commande-cadre ne contient pas au moins une position avec plan de facturation.

Fonction d’héritage

Nous avons ajouté un nouvel objet qui peut être transmis avec la fonction “transmettre / hériter” dans le panier et dans les commandes. Les utilisateurs d’organisations qui utilisent des augmentations et des diminutions basées sur un schéma de calcul peuvent désormais hériter des lignes d’augmentation et de diminution d’un poste à un autre. Les suppléments et déductions peuvent être définis comme “toujours activés” sur la page de redirection, de sorte que les utilisateurs ne doivent pas toujours sélectionner les informations de suppléments et de déductions à rediriger. Vous trouverez ce paramètre dans les paramètres d’organisation, onglet Général. Il convient également de noter que le prix de base des postes récepteurs est toujours pris en compte et que le prix de base (PB00) du poste émetteur n’est jamais transmis.

Champs supplémentaires dans le PDF de commande

Si les champs supplémentaires font partie de la position de commande (le paramètre “Rendre les champs supplémentaires disponibles dans la commande” est activé), les champs supplémentaires sont repris dans la description de la position lors de l’envoi de la commande, de sorte que les informations des champs supplémentaires peuvent être facilement transmises via des interfaces. Cependant, cela a entraîné un problème : les champs supplémentaires apparaissent deux fois sur le PDF de commande.

C’est pourquoi nous avons ajouté la case à cocher “Afficher les champs supplémentaires dans la commande” dans les paramètres d’organisation (onglet “Commande”, sectionCommande”). Ce paramètre est désactivé par défaut, de sorte que les informations du champ supplémentaire ne sont affichées que dans la description de l’article.

Exportation du numéro de fournisseur spécifique à l’unité organisationnelle – SAP

Si configuré dans la gestion des fournisseurs, le numéro de fournisseur spécifique à l’unité organisationnelle est désormais correctement transmis à SAP lors de la création d’une commande. Si aucun numéro de fournisseur n’est défini au niveau de l’entité organisationnelle, le numéro de fournisseur central est transmis à SAP.

Exportation du numéro de fournisseur spécifique à l’unité organisationnelle – openTRANS

Si configuré dans la gestion des fournisseurs, le numéro de fournisseur spécifique à l’unité organisationnelle est désormais correctement exporté dans les commandes openTRANS, les modifications de commandes, les réponses aux commandes, les réceptions de marchandises et les factures, lorsque l’action est effectuée et les documents créés dans Onventis. Si aucun numéro de fournisseur n’est défini au niveau de l’entité organisationnelle, le numéro de fournisseur central est transmis dans les documents openTrans susmentionnés.

Importation et mappage du numéro de fournisseur spécifique à l’unité organisationnelle

Si configuré dans la gestion des fournisseurs, le numéro de fournisseur spécifique à l’unité organisationnelle est désormais correctement repris et reproduit dans Onventis lors de l’importation des détails de la demande d’achat depuis SAP. Si aucun numéro de fournisseur n’est défini au niveau de l’entité organisationnelle, le numéro de fournisseur central est utilisé pour créer la demande d’achat dans Onventis.

Si configuré dans la gestion des fournisseurs, le numéro de fournisseur spécifique à l’unité organisationnelle est désormais correctement repris et reproduit dans Onventis lors de l’importation des documents de commande openTRANS, de modification de commande, de réponse à la commande, de réception de marchandises et de facture. Si aucun numéro de fournisseur n’est défini au niveau de l’entité organisationnelle, le numéro de fournisseur central est utilisé pour créer ces documents.

Workflow commande

Détermination de la répartition dynamique des coûts