Onventis 2022.6

Wat is een aangepaste boekhouding?

Klanten kunnen nu meerdere aangepaste velden definiëren die deel uitmaken van de boekhouding en kunnen worden gebruikt om de inkoopaanvraag of inkooporder verder te specificeren.

Naast het bestaande bedrijfsgebied hebben wij nog twee aangepaste boekhoudkundige objecten gecreëerd die klanten een flexibele manier bieden om orderposities te verrijken met meer gedetailleerde informatie. Eenmaal verrijkt met de aangepaste boekhoudobjecten, helpen vervolgprocessen zoals de dynamische bepaling van de rekeningtoewijzing of dynamische goedkeuringsworkflows om de juiste rekeningtoewijzing en de verantwoordelijke goedkeurder op een nog granulairdere en eenvoudigere manier te bepalen.

De aangepaste boekhoudfunctie is gekoppeld aan een licentie. Voor klanten die geen gebruik maken van deze functionaliteit, zullen er geen wijzigingen zijn in de huidige werking van het systeem.

Hoe aangepaste boekhouding configureren?

Toegangsrechten

Om de aangepaste boekhouding voor een organisatie in te stellen, zijn bepaalde specifieke toegangsrechten voor de aangepaste boekhouding vereist. Bovenal is het toegangsrecht “Aangepaste boekhouding bekijken” noodzakelijk voor het configureren, aanmaken en toewijzen van de aangepaste boekhoudobjecten. Met dit toegangsrecht hebt u toegang tot het menu-item van de aangepaste boekhouding, de configuratie in de organisatorische instellingen en de mapping in het stamgegevensbeheer. Bovendien kunt u met het recht op creatie en bewerking zo veel aangepaste boekhoudkundige objecten instellen als u wilt. Deze objecten kunnen ook worden geëxporteerd als een Excel-bestand, met de respectieve toegangsrechten.

Standaard wordt de aangepaste boekhouding “Aangepaste boekhouding 1” en “Aangepaste boekhouding 2” genoemd, maar de naam kan op elk moment worden gewijzigd, afhankelijk van de klantspecifieke situatie. Net als het bedrijfsgebied biedt deze flexibele benaming een veelheid van individuele gebruiksmogelijkheden in het kader van een aangepaste boekhouding.

Custom Accounting kan bijvoorbeeld worden gebruikt om een cateringbestelling verder te differentiëren naar de groep van ontvangers, bijv. interne medewerkers of externe zakenpartners, en ook om de omvang van de catering te specificeren, bijv. snack of maaltijd. Deze specificatie helpt om de kostensoort/G/L-rekening nog nauwkeuriger te definiëren, aangezien in het geval van catering voor een zakelijke gelegenheid slechts 70 procent van de cateringkosten aftrekbaar zijn als bedrijfskosten.

Mapping

Zodra u uw aangepaste boekhoudattributen hebt aangemaakt, kunnen deze attributen worden toegewezen aan materiaalgroepen, gebruikers, organisatorische eenheden en organisatorische objecten. Na activering van de aangepaste boekhouding in de categorie voor rekeningtoewijzing, is de aangepaste boekhouding beschikbaar als onderdeel van het blok voor rekeningtoewijzing, zonder dat verdere toegangsrechten nodig zijn.

Op basis van de mapping kunnen de gebruikers dan de aangepaste boekhouding gebruiken zoals elk ander kostentoerekeningsobject in de winkelwagen, aankoopaanvragen en orderposities, alsook in dienstnota’s (speciale instellingen vereist) en facturen.

Bepaling van de rekeningtoewijzing

In combinatie met de bepaling van de rekeningtoewijzing kan de aangepaste boekhouding gemakkelijk worden gebruikt als criterium om de juiste rekeningtoewijzing te bepalen of als de rekeningtoewijzing die moet worden gevonden. Net als voor de andere toewijzingen, moet de aangepaste boekhouding eerst worden geactiveerd en geconfigureerd voor de bepaling van de accounttoewijzing in de organisatorische instellingen. Zoals hierboven vermeld, vereist dit de view right voor de aangepaste boekhouding.

In dit voorbeeld definiëren wij dat wanneer het cateringtype “Catering” is geselecteerd en de ontvanger “Personeel” is, automatisch de rekeningtoewijzingscategorie “KT_01” en het kostentype “OE – Beleidsuitgaven” moeten worden geselecteerd. In dit geval zijn 100% van de cateringkosten fiscaal aftrekbaar als bedrijfskosten.

Door de aangepaste boekhouding op te nemen in de bepaling van de rekeningtoewijzing en er specifieke regels voor op te stellen, besparen klanten niet alleen tijd bij hun dagelijkse inkoopprocessen, maar kunnen zij er ook zeker van zijn dat altijd de juiste boekhouding wordt geselecteerd.

Goedkeuring workflows

Om de aangepaste boekhouding verder te benutten tijdens goedkeuringsprocessen, kan deze worden ingesteld als criterium voor de goedkeuring van aanvragen, bestellingen en facturen. Om de criteria te definiëren, het toegangsrecht “aangepaste boekhouding 1 bekijken” respectievelijk “aangepaste boekhouding 2 bekijken” om deze te kunnen configureren als criteria voor uw goedkeuringsprocessen. Voor het gebruik van de goedkeuringsworkflows met aangepaste boekhouding is geen verder toegangsrecht vereist.

In het cateringvoorbeeld wordt dit goedkeuringsproces in werking gesteld wanneer het cateringtype “Catering” en de ontvanger “Personeel” zijn geselecteerd, en de waarde van de bestelling meer dan 1000€ bedraagt.

Interfaces

Uiteraard kan de boekhoudkundige informatie op maat gemakkelijk naar externe systemen worden overgebracht via onze gemeenschappelijke interfaces. Wij ondersteunen de overdracht van de aangepaste boekhouding in de openTrans order en orderwijziging. Voorts kan de aangepaste boekhouding naar SAP worden overgebracht in inkoopaanvragen, bestellingen en orderwijzigingen.

Aangepaste boekhouding maakt ook deel uit van diverse exporten, zoals de Excel-export van de orderlijst, de organisatorische eenheden, de organisatorische objecten, de materiaalgroepen en de bepaling van de rekeningtoewijzing, en kan ook gemakkelijk weer worden geïmporteerd.

Hoe krijg ik aangepaste boekhouding?

Voor de aangepaste boekhoudfunctie is een licentie vereist. Als u geïnteresseerd bent in de aangepaste boekhoudfunctie, zullen wij u graag meer informatie verschaffen. Klik op de onderstaande knop, vul de gevraagde informatie in, en wij maken graag een afspraak om de mogelijkheden en individuele gebruikssituaties te bespreken.

Condition Release Lijst

Wij hebben het proces voor het opstellen van de lijsten met vrij te geven voorwaarden herwerkt en het aanzienlijk sneller gemaakt. De wijzigingen zouden de fout moeten opheffen die ervoor zorgde dat er geen lijsten werden aangemaakt. Een lijst met vrij te geven voorwaarden wordt door het systeem aangemaakt wanneer nieuwe prijzen ter goedkeuring worden toegezonden. Het creëren van zo’n grote hoeveelheid gegevens veroorzaakte enkele fouten, zodat de goedkeuringsvoorwaarden niet konden worden geselecteerd zoals verwacht.

Einddatum van kaderovereenkomsten

De logica van het bewerken van het einddatumveld van een kaderorder in orderwijzigingen werd uitgebreid. Wanneer een gebruiker een orderwijziging voor een raamwerkorder aanmaakt, is het nu mogelijk de einddatum van de raamwerkorder te wijzigen in plaats van een volledig nieuwe raamwerkorder te moeten aanmaken om de periode van de raamwerkorder te verlengen. Merk op dat het wijzigen van de einddatum in een orderwijziging van een raamorder alleen mogelijk is, zolang de raamorder niet ten minste één artikel met een factuurplan bevat.

Functie erven

We hebben een nieuw object toegevoegd dat kan worden doorgegeven met de “doorgeven / overerven” functie in de winkelwagen en bestellingen. Gebruikers van organisaties die de toeslagen en verminderingen gebruiken op basis van een berekeningsschema, kunnen nu de toeslag- en verminderingsregels van de ene positie overerven op een andere positie. De toeslag en de kortingen kunnen worden geactiveerd als altijd geactiveerd op de doorgeefpagina, zodat de gebruikers niet steeds de door te geven toeslag- en kortingsinformatie hoeven te selecteren. U kunt die instelling vinden in de organisatie-instellingen, tabblad algemeen. Bovendien wordt altijd rekening gehouden met de basisprijs van de ontvangende posities en wordt de basisprijs (PB00) van de verzenderpositie nooit doorgegeven.

Extra velden op Bestel PDF

Wanneer extra velden deel uitmaken van de orderpositie (instelling “Maak extra velden in aankooporder beschikbaar” is actief) worden de extra velden bij het verzenden van de order in de artikelomschrijving gekopieerd, zodat de informatie van de extra velden gemakkelijk via interfaces kan worden overgedragen. Dit leidde echter tot het probleem dat extra velden tweemaal worden weergegeven op de bestel-PDF.

Daarom hebben wij het selectievakje “Toon extra velden in Order PDF” toegevoegd aan de organisatorische instellingen (Tab “Inkooporder, Sectie “Order PDF”). Deze instelling is standaard uitgeschakeld, zodat de informatie van het extra veld alleen in de artikelbeschrijving wordt weergegeven.

Export van het organisatie-eenheid-specifieke leveranciersnummer – SAP

Indien geconfigureerd in het leveranciersbeheer, wordt het organisatorische eenheid-specifieke leveranciersnummer nu correct doorgegeven aan SAP bij het aanmaken van een inkooporder. Als op het niveau van de organisatie-eenheid geen leveranciersnummer is ingesteld, wordt het centrale leveranciersnummer naar SAP doorgegeven.

Export van het leveranciersnummer van de organisatie-eenheid – openTRANS

Indien geconfigureerd in het leveranciersbeheer, wordt het organisatorische eenheid-specifieke leveranciersnummer nu correct geëxporteerd in de openTRANS order, orderwijziging, orderreactie, voorraadontvangst en factuurdocumenten bij het uitvoeren van de actie en het aanmaken van de documenten in Onventis. Indien op het niveau van de organisatorische eenheid geen leveranciersnummer is ingesteld, wordt het centrale leveranciersnummer in de bovengenoemde OpenTrans-documenten overgebracht.

Importeren en in kaart brengen van het leverancier-specifieke nummer van de organisatie-eenheid

Indien geconfigureerd in het leveranciersbeheer, wordt het leveranciersnummer van de organisatorische eenheid nu correct overgedragen en toegewezen in Onventis bij het importeren van de aankoopaanvraaggegevens uit SAP. Als er geen leveranciersnummer is ingesteld op het niveau van de organisatorische eenheid, wordt het centrale leveranciersnummer gebruikt voor het aanmaken van de inkoopaanvraag in Onventis.

Indien geconfigureerd in het leveranciersbeheer, wordt het organisatorische eenheid-specifieke leveranciersnummer nu correct overgedragen en in kaart gebracht in Onventis bij het importeren van de openTRANS order, orderwijziging, orderreactie, voorraadontvangst en factuurdocumenten. Indien op het niveau van de organisatorische eenheid geen leveranciersnummer is ingesteld, wordt het centrale leveranciersnummer gebruikt voor het aanmaken van deze documenten.

Bestel workflow

Dynamische kostenverdeling