Automatische Erkennung der Organisationseinheit (juristische Person)

Das sehr erfolgreiche OCR-as-a-Service Modul wurde um die Funktionalität zur vollautomatischen Unterscheidung von Rechnungen pro juristischer Person, die wir in unserem Onventis Invoice Processing Modul Organisationseinheiten nennen, erweitert. Das bedeutet, dass eingehende Rechnungen aus verschiedenen Organisationseinheiten nicht mehr manuell in separate Unterordner und/oder E-Mail-Postfächer getrennt werden müssen, bevor sie in Onventis Invoice Processing importiert werden.

Diese neue Funktionalität spart den Kreditorenbuchhaltungen mit mehr als einer Organisationseinheit viel Zeit. Das spart Kosten und sorgt für einen enormen Effizienzschub bei der Rechnungsbearbeitung.

Die Funktionalität wird von unseren Experten auf der Grundlage einer Analyse der spezifischen Kundensituation implementiert. Für Kunden, die diese Funktion nicht nutzen, ergeben sich keine Änderungen an der derzeitigen Funktionsweise des Systems. Es wird nur eine neue Rolle – Manager für Unternehmensabgleichsregeln – verfügbar sein, die in diesem Fall nicht verwendet werden muss.

Sind Sie bereit für den nächsten Schritt bei der Automatisierung Ihrer Rechnungsverarbeitung? Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche unten, füllen Sie die gewünschten Informationen aus und wir vereinbaren gerne einen Termin, um die Möglichkeiten zu besprechen.

Dokumente exportieren

Bisher war es möglich, einen Export von Rechnungsdokumenten pro Organisationseinheit zu erstellen. Auf diese Weise können Sie alle Dokumente exportieren, die zu allen Rechnungsvorgängen innerhalb einer Organisationseinheit gehören. Es gab jedoch keine Möglichkeit, den Export z. B. nach Lieferanten oder nach allen Rechnungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums zu filtern. Aus diesem Grund haben wir diese Funktionalität komplett neu aufgebaut und in das Transaktionsarchiv integriert. Dies hat den Vorteil, dass Sie die vorhandenen Filtermöglichkeiten innerhalb des Archivs nutzen können, um eine gefilterte Menge von Rechnungsvorgängen, oder Vorgänge einer anderen Dokumentenart, vor dem Export anzuzeigen. Wenn Sie dann auf die neue Schaltfläche “Dokumente exportieren” klicken, werden nur die Dokumente aus der gefilterten Gruppe von Transaktionen exportiert:

So können Sie beispielsweise nur Belege von Vorgängen exportieren, die auf eine bestimmte Kostenstelle oder ein bestimmtes Hauptbuchkonto gebucht wurden. Ein weiteres Beispiel ist die Möglichkeit, alle Rechnungsdokumente eines bestimmten Lieferanten in einem bestimmten Zeitraum zu exportieren. Alle im Archiv vorhandenen Filteroptionen können verwendet werden, um die Menge der Transaktionen zu filtern. Wenn Sie auf die Schaltfläche Dokumente exportieren klicken, werden immer nur die Transaktionen exportiert, die Sie selbst gefiltert haben.

Wenn Sie auf die Schaltfläche klicken, erhalten Sie eine E-Mail mit einem Link zum Herunterladen der .zip-Datei mit den Dokumenten. Dieser Link ist aus Sicherheitsgründen nur für eine begrenzte Zeit gültig. Die Anwendung sendet eine E-Mail an die E-Mail-Adresse, die mit dem angemeldeten Benutzer, der die Schaltfläche betätigt, verknüpft ist. In Absprache mit Onventis können Sie sogar die Struktur der .zip-Datei selbst bestimmen sowie die Benennung der Dokumente innerhalb der .zip-Datei, um diese möglichst übersichtlich zu halten.

Dies ist eine großartige Erweiterung der Onventis Invoice Processing, die durch das Feedback unserer bestehenden Kunden ermöglicht wurde. Sie können diese Funktion durch Klick auf die nachfolgende Schaltfläche anfragen. Einer unserer Berater wird sich mit Ihnen in Verbindung setzen, um eine Analyse vorzunehmen und einen Kostenvoranschlag zu erstellen. Nach der Vereinbarung wird ein Zeitplan erstellt, um die Funktionalität zu Ihrer Umgebung hinzuzufügen und zu konfigurieren.

Gemeinsames Postfach

Derzeit ist es bereits möglich, ein gemeinsames Postfach über eine normale IMAP-Verbindung zu nutzen. Unter anderem, weil Office 365 OAuth 2.0 immer mehr genutzt wird, haben wir jetzt zwei Ergänzungen in dem Bereich vorgenommen, in dem Sie den Import aus einem E-Mail-Postfach konfigurieren können. Sie können nun über eine Checkbox angeben, ob Sie ein gemeinsames Postfach verwenden möchten oder nicht. Direkt darunter können Sie den Namen des gemeinsamen Postfachs eingeben, um zu definieren, mit welchem Postfach eine Verbindung hergestellt werden soll. Der Dialog zur Konfiguration des Postfachs bleibt wie bisher für den/die Administrator(en) der Anwendung verfügbar.

OCR-Verbesserungen

Onventis hat in dieser Version eine Reihe von sichtbaren Verbesserungen und Hintergrundoptimierungen an OCR vorgenommen:

– Wir haben die maximale Größe einer Datei auf 80 MB begrenzt. Wir haben dies getan, weil wir in einigen Fällen festgestellt haben, dass Dateien mit einer Größe von mehr als 100 MB und mehr als 100 Seiten an die OCR-Engine gesendet wurden. Hier ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass diese Anfragen aufgrund ihrer Größe in ein so genanntes Timeout laufen.

– Onventis hat auch die Überwachung des Eingangs von OCR-Ergebnissen verschärft. Wenn diese z.B. eine Fehlermeldung generieren, ist sichergestellt, dass diese Meldung korrekt erfasst und verarbeitet wird, so dass eine korrekte Rückmeldung erfolgt, die im OCR-Status des Vorgangs im Arbeitsvorrat ersichtlich ist.

– Bisher haben wir alle Wörter und Elemente, die von der OCR-Engine auf einer Rechnung gefunden wurden, in einer bestimmten Tabelle gespeichert. In der Praxis werden natürlich nie alle Wörter und/oder Elemente zur Erkennung benötigt, sondern nur diejenigen, die für die Buchung einer Rechnung relevant sind. Von nun an werden wir nur noch die relevanten erkannten Daten speichern, was zu einer Optimierung der Verarbeitungsgeschwindigkeit führt. Dadurch wird die Verarbeitung von OCR-Daten innerhalb einer Rechnung beschleunigt.