Automatische herkenning van een administratie (juridische entiteit)

De succesvolle OCR-as-a-Service module is uitgebreid met de functionaliteit om facturen van verschillende juridische entiteiten volledig automatisch van elkaar te onderscheiden. In Onventis Invoice Processing Module worden juridische entiteiten administraties genoemd.

De functionaliteit houdt in dat de inkomende facturen van verschillende administraties niet meer handmatig in aparte sub folders en/of email inboxen gescheiden dienen te worden voordat ze in Onventis Invoice Processing geïmporteerd worden. Door deze automatisering besparen crediteurenadministraties, met meer dan 1 administratie, veel tijd. Hierdoor zullen kosten worden bespaard en krijgt het factuurverwerkingsproces een enorme efficiëntie boost.

Deze nieuwe functionaliteit wordt door onze professionals geïmplementeerd op basis van een analyse van de specifieke klantsituatie. Voor klanten die deze functionaliteit niet afnemen verandert er niets aan de huidige werking van het systeem. Er zal enkel een nieuwe rol – Company matching rules manager- beschikbaar zijn welke in dit geval niet gebruikt hoeft te worden.

Ook de volgende stap zetten in het verder automatiseren van het factuurverwerkingsproces? Klik dan op onderstaande knop, vul de gevraagde gegevens in en we maken graag een afspraak om de mogelijkheden te bespreken.

Documenten exporteren

Voorheen was het mogelijk om een export van factuurdocumenten per administratie te genereren. Op deze manier kun je alle documenten exporteren die horen bij alle factuurtransacties binnen een administratie. Er was echter geen mogelijkheid om de export te filteren op basis van bv. leverancier of alle facturen binnen een bepaalde periode. Daarom hebben wij deze functionaliteit volledig herbouwd en in het transactiearchief geïntegreerd. Dit heeft het voordeel dat je de bestaande filtermogelijkheden binnen het archief kunt gebruiken om een gefilterde reeks factuurtransacties, of transacties van elk ander documenttype, te tonen alvorens te exporteren. Als je vervolgens op de nieuwe knop Documenten exporteren klikt, worden alleen de documenten van de gefilterde reeks transacties geëxporteerd:

Zo kun je bijvoorbeeld enkel documenten exporteren van transacties die op een bepaalde kostenplaats of grootboekrekening zijn geboekt. Een ander voorbeeld is het kunnen exporteren van alle factuurdocumenten van een bepaalde leverancier in een bepaalde periode. Alle bestaande filter-opties binnen het archief kunnen gebruikt worden om de set aan transacties te filteren. Bij het klikken op de knop Export Documents zal te allen tijde namelijk enkel de set aan transacties die je zelf hebt gefilterd geëxporteerd worden.

Indien je op de knop drukt ontvang je per e-mail een link om het .zip bestand met de documenten te kunnen downloaden. Deze link is uit veiligheidsoverwegingen slechts een gelimiteerde tijd geldig. Er wordt vanuit de applicatie een e-mail gestuurd naar het e-mailadres welke gekoppeld is aan de op dat moment ingelogde gebruiker die op de knop drukt. In overleg met Onventis kun je zelfs de structuur van het .zip bestand zelf bepalen alsmede de naamgeving van de documenten binnen het .zip bestand om het zo overzichtelijk mogelijk te houden.

Dit is een geweldige uitbreiding op de Onventis Invoice Processing applicatie, mede mogelijk gemaakt door de input van onze bestaande klanten. Deze functionaliteit kan beschikbaar gemaakt worden door een aanvraag te doen via onderstaande knop. Na de aanvraag neemt één van onze consultants contact met je op voor een analyse, zodat er op basis daarvan een inschatting kan worden afgegeven. Na het akkoord wordt er een planning opgemaakt om de functionaliteit tijdig toe te voegen en te configureren in jouw omgeving.

Gedeelde mailbox

Momenteel is het al mogelijk om gebruik te maken van een Shared mailbox middels een reguliere IMAP connectie. Mede omdat er steeds vaker gebruikt gemaakt wordt van Office 365 OAuth 2.0, hebben we nu een tweetal toevoegingen aangebracht in het scherm waar je het importeren uit een e-mailbox kan configureren. Je kunt nu namelijk in een checkbox aangeven of je gebruikt wilt maken van een Shared mailbox of niet. Direct daaronder kun je de naam van de Shared mailbox invullen, om zo aan te geven waarmee geconnecteerd dient te worden. Het scherm om de mailbox te configureren blijft, zoals nu ook al het geval is, beschikbaar voor de applicatiebeheerder(s) van de applicatie.

OCR verbeteringen

Onventis heeft in deze release een aantal zichtbare en onzichtbare verbeteringen doorgevoerd in de OCR en het gebruik hiervan:

• De maximale grootte van een bestand hebben we gelimiteerd tot 80MB. Dit hebben we gedaan omdat we in enkele gevallen hebben gezien dat er bestanden groter dan 100MB met meer dan 100 pagina’s werden gestuurd naar de OCR waarbij de kans groot is dat deze requests in een zogeheten timeout lopen vanwege deze grootte.
• Onventis heeft ook de monitoring op het ontvangen van OCR resultaten aangescherpt. In het verleden was het zo dat indien er door een storing of foutmelding geen OCR resultaten terugkwamen, de OCR status in de werklijst onveranderd ‘Waiting for OCR’ bleef aangeven. Met ingang van deze release worden deze situaties wel correct afgevangen en verwerkt zodat de OCR status in de werklijst aangeeft dat er iets mis is gegaan met de OCR herkenning.
• Voorheen bewaarden we alle woorden en elementen welke door de OCR gevonden werden op een factuur in een bepaalde tabel. In de praktijk is het natuurlijk nooit zo dat we alle woorden en/of elementen nodig hebben voor herkenning, maar enkel hetgeen wat relevant is voor het boeken van een factuur. Per heden slaan we enkel de relevante herkende gegevens op waardoor er een optimalisatie in de verwerkingssnelheid optreedt. Het verwerken van de OCR gegevens binnen een factuur vindt als gevolg hiervan sneller plaats.