Onventis 2024.4

Im Jahr 2023 führte Onventis den “API Connector for IntegrityNext” ein, der eine direkte Anbindung des Onventis-Einkaufssystems an die globale IntegrityNext-Plattform über eine API-Schnittstelle ermöglicht. Alle Informationen über die Nachhaltigkeitsbewertung und -überwachung von IntegrityNext können über die Registerkarte ‘Lieferantenrisiko’ auf der Ebene der Lieferanten abgerufen werden.

Zu den wichtigsten Merkmalen des Connectors gehören:

• Einladen von Lieferanten, die für die Nachhaltigkeitsbewertung in Frage kommen, direkt über das Onventis System. Die Nutzer können eine Bewertung für eine Reihe von Standard-ESG-Themen anfordern, die von IntegrityNext definiert wurden, oder eine manuelle Auswahl relevanter Themen.
• Anzeige der ESG-Gesamtbewertung sowie der Bewertung der einzelnen Themen, die für den jeweiligen Lieferanten ausgewählt wurden.
• Anzeige der kritischen Nachrichten, die unter der Rubrik ‘Nachhaltigkeitsüberwachung’ von IntegrityNext gesammelt werden.

Mit dem neuen Release fügen wir weitere neue Anwendungsfälle rund um den ‘IntegrityNext API Connector’ hinzu, um unseren Kunden einen Mehrwert zu bieten und sie beim Management der Nachhaltigkeitsrisiken ihrer Lieferanten zu unterstützen.

1. IntegrityNext: Benutzerbenachrichtigung für ‘Nachhaltigkeitsüberwachung’

Der Abschnitt ‘Nachhaltigkeitsüberwachung’ auf der Registerkarte ‘Lieferantenrisiko’ auf Stammdatenebene zeigt die Anzahl aller kritischen Nachrichten an, die für den jeweiligen Lieferanten eingegangen sind. IntegrityNext sammelt kritische Nachrichten zu verschiedenen Themen wie ‘Umweltschutz’, ‘Menschenrechte & Arbeit’, ‘Gesundheit & Sicherheit’, ‘Anti-Bestechung & Anti-Korruption’, ‘Verantwortung in der Lieferkette’ und viele andere, indem es täglich etwa eine Milliarde Mediennachrichten scannt.

Mit dem neuen Release können unsere Kunden, die ‘API Connector for IntegrityNext’ verwenden, eine E-Mail-Benachrichtigung über den Eingang kritischer Nachrichten erhalten. Die Einstellungen zum Aktivieren von Benachrichtigungen können über die Registerkarte ‘Benachrichtigung’ in den ‘IntegrityNext-Einstellungen’ unter ‘Konfiguration’ aufgerufen werden. Benutzer können die ‘Verantwortlichen Benutzer/Benutzergruppe’, die für die Nachhaltigkeitsbewertung von Lieferanten verantwortlich sind, so konfigurieren, dass sie diese Benachrichtigungen erhalten.

Sobald kritische Nachrichten zu Nachhaltigkeitsthemen eintreffen, wird eine E-Mail an den im System konfigurierten ‘zuständigen Benutzer/Benutzergruppe’ gesendet. In der E-Mail wird ein Link zum ‘Social Media-Profil’ des Lieferanten von IntegrityNext angegeben, damit der Benutzer die Nachrichten einsehen kann.

Um diese Funktion zu nutzen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Klicken Sie unter ‘Konfiguration’ auf ‘IntegrityNext-Einstellungen’.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte ‘Benachrichtigung’, die unter diesen Einstellungen verfügbar ist
3. Wählen Sie den im System gepflegten ‘verantwortlichen Benutzer/verantwortliche Benutzergruppe’.
4. Schalten Sie die ‘Benachrichtigung’ ein

 

 

E-Mail-Vorlage:

Betreff: Warnung bezüglich der IntegrityNext-Nachhaltigkeitsüberwachung für Lieferant {Lieferantenname}

Sehr geehrte Damen und Herren,

Für Ihren Lieferanten {Name des Lieferanten} ist im Rahmen der IntegrityNext Nachhaltigkeitsüberwachung eine kritische Nachricht eingegangen.

Folgen Sie dem Link, um die Aktualisierung zu sehen: {Link zum Social Media Profil des Lieferanten}

Mit freundlichen Grüßen

Ihr Onventis Team

2. IntegrityNext: Benutzerbenachrichtigung für ‘Bewertung’ in einer bestimmten Zone

Der Abschnitt “Nachhaltigkeitsbewertung” auf der Registerkarte “Lieferantenrisiko” auf Stammdatenebene zeigt die ESG-Bewertung für den jeweiligen Lieferanten an. Lieferanten werden von IntegrityNext anhand von vorgefertigten Fragebögen zu verschiedenen Themen wie ‘Umweltschutz’, ‘Menschenrechte & Arbeit’, ‘Gesundheit & Sicherheit’, ‘Anti-Bestechung & Anti-Korruption’, ‘Verantwortung in der Lieferkette’ und vielen anderen bewertet.

Mit dem neuen Release können unsere Kunden, die ‘API Connector for IntegrityNext’ verwenden, eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten, wenn das ‘Overall assessment rating’ in eine bestimmte Risikozone fällt. Die Einstellungen zum Aktivieren von Benachrichtigungen können über die Registerkarte ‘Benachrichtigung’ in den ‘IntegrityNext-Einstellungen’ unter ‘Konfiguration’ aufgerufen werden. Benutzer können die ‘Verantwortlichen Benutzer/Benutzergruppe’, die für die Nachhaltigkeitsbewertung von Lieferanten verantwortlich sind, so konfigurieren, dass sie diese Benachrichtigungen erhalten.

Die Benutzer können auch die ‘Risikozone’ konfigurieren, die als Risikoschwelle dient. ‘Hohes Risiko – rot’ ist die Standardauswahl, wenn die Benachrichtigung eingeschaltet ist. Sobald die Einstufung des Lieferanten in oder unter diese Risikozone fällt, wird eine E-Mail an den im System konfigurierten ‘zuständigen Benutzer/Benutzergruppe’ gesendet. In der E-Mail finden Sie einen Link zum ‘Lieferantenprofil’ von IntegrityNext, um eine detaillierte ESG-Bewertung einzusehen.

Um diese Funktion zu nutzen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Klicken Sie unter ‘Konfiguration’ auf ‘IntegrityNext-Einstellungen’.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte ‘Benachrichtigung’, die unter diesen Einstellungen verfügbar ist
3. Wählen Sie den im System gepflegten ‘verantwortlichen Benutzer/verantwortliche Benutzergruppe’.
4. Schalten Sie die Option ‘Benachrichtigung ein’ ein
5. Wählen Sie aus ‘Geringes Risiko – grün’, ‘Mittleres Risiko – gelb’, ‘Hohes Risiko – rot’ als Risikoschwellenbereich

Die Logik für den Auslöser der Benachrichtigung funktioniert wie in der folgenden Tabelle dargestellt:

 

 

 

E-Mail-Vorlage:

Betreff: Warnung bezüglich der IntegrityNext-Bewertung für Lieferant {Lieferantenname}

Sehr geehrte Damen und Herren,

Für Ihren Lieferanten {Name des Lieferanten} lautet die letzte IntegrityNext-Gesamtbewertung {rating} und liegt damit im oder unter dem festgelegten Schwellenwert: {Zone festlegen}.

Folgen Sie dem Link, um die Aktualisierung zu sehen: {Link zum öffentlichen Profil des Lieferanten}

Mit freundlichen Grüßen

Ihr Onventis Team.

1. Antragsnummer” in der Qualifikationsverwaltung

Mit dem neuen Release wird ein neues Feld namens ‘Antragsnummer’ hinzugefügt, das als eindeutige Identifikationsnummer für die Qualifikationsanträge dient. Die ‘Antragsnummer’ wird in der Tabelle ‘Qualifizierungsanträge’ und auf der Antwortseite nach dem Öffnen des Antrags angezeigt. Die ‘Antragsnummer’ wird auch in allen E-Mail-Benachrichtigungen im Zusammenhang mit dem Qualifikationsmanagement erwähnt.

Benutzer können die Tabelle ‘Qualifizierungsanfragen’ nach der ‘Anfragenummer’ sortieren. Die Tabelle ist standardmäßig in absteigender Reihenfolge der ‘Anforderungsnummer’ sortiert, so dass die jüngsten Anfragen ganz oben angezeigt werden.

2. Fügen Sie ‘Dateititel’ zur Frage ‘Erweiterter Dateiupload’ im Fragebogen hinzu:

Mit dieser Funktion kann der Fragebogendesigner der Frage “Erweiterter Datei-Upload” einen “Dateititel” hinzufügen.

Um diese Funktion zu nutzen, führen Sie die folgenden Schritte auf der Registerkarte “Fragebogen” aus:

1. Erstellen Sie einen neuen Fragebogen.
2. Füllen Sie die allgemeinen Informationen aus und gehen Sie zur Registerkarte ‘Editor’.
3. Fügen Sie eine neue Frage hinzu und wählen Sie als Fragetyp “Erweiterter Datei-Upload”.
4. Nach Auswahl dieses Fragetyps öffnet sich automatisch ein Seitenfenster.
5. Geben Sie den ‘Dateititel’ ein.

Sobald der Lieferant den Fragebogen beantwortet hat, ist derselbe Dateititel auf der Registerkarte ‘Hochgeladene Dateien’ sichtbar. Diese Registerkarte ist in der Lieferantenliste und in der Antwort auf die Qualifikationsanfrage verfügbar. Wenn der Fragebogenersteller keinen ‘Dateititel’ hinzugefügt hat, wird der Titel der vom Lieferanten hochgeladenen Datei angezeigt.

3. Detaillierte Zusammenfassung der Antworten auf den Fragebogen

Mit dem neuesten Update kann der Benutzer eine detaillierte Antwort auf einen Fragebogen unter Qualifikationsmanagement sehen. Die detaillierte Bewertung wird sowohl für Fragebögen in eigenständigen Qualifizierungsanfragen als auch für Anfragen im Rahmen von Qualifizierungsprozessen angezeigt. Diese Funktion ermöglicht es dem Benutzer, eine fundierte Entscheidung zu treffen, wenn eine manuelle Bewertung erforderlich ist.

Für jede Frage wird die erreichte Punktzahl von der maximal möglichen Punktzahl und die Gewichtung angezeigt, wenn sie aktiviert ist. Wenn das ‘KO’ für eine Antwort aktiviert ist, wird es angezeigt.

 

4. Link zur Fragebogenantwort aus der Ansicht ‘Hochgeladene Dateien’:

Die Registerkarte ‘Hochgeladene Dateien’ in der Lieferantenliste erleichtert den Benutzern den Zugriff auf alle Dateien, die im Rahmen von Qualifizierungsprozessen und -anfragen für den jeweiligen Lieferanten eingegangen sind, auf einer einzigen Registerkarte.

Mit dem neuen Release haben wir in dieser Ansicht eine Spalte mit der Bezeichnung ‘Fragebogen’ hinzugefügt, in der der Name des Fragebogens angezeigt wird, über den diese Datei angefordert wurde.

Wenn der Benutzer auf den Fragebogen klickt, wird die detaillierte Antwort auf den Fragebogen wie unten gezeigt angezeigt. Diese Funktion ermöglicht es dem Benutzer, über die Registerkarte ‘Hochgeladene Dateien’ auf die Fragebogenantwort zuzugreifen.

5. Löschen Sie Fragebögen im Status ‘Wird erstellt’:

Mit dieser Funktion können Sie unerwünschte Fragebögen löschen, die sich im Status “In Bearbeitung” befinden und noch nicht veröffentlicht wurden. Die Option ‘Fragebogen löschen’ ist oben neben ‘Assistenten schließen’ sichtbar.

Sobald der Benutzer auf die Schaltfläche ‘Fragebogen löschen’ klickt, wird eine Popup-Meldung mit dem Titel ‘Bestätigen Sie das Löschen des Fragebogens’ angezeigt. Wenn der Benutzer die Option ‘Fragebogen löschen’ wählt, wird der Fragebogen gelöscht und ist nicht mehr in der Listenansicht sichtbar. Sobald der Fragebogen veröffentlicht ist, kann der Benutzer diese Funktion nicht mehr nutzen.

6. Anzeige von ‘Erreichter Prozentsatz’ in der Antwort auf die Qualifikationsanfrage:

Der ‘Erreichte Prozentsatz’ wird als Spalte in der Tabelle hinzugefügt, die angezeigt wird, nachdem Sie auf die Qualifikationsanfrage geklickt und einen bestimmten Fragebogen ausgewählt haben. Der ‘Erreichte Prozentsatz’ und (‘Punkte’ von ‘Gesamtpunkten’) wird in dieser Spalte angezeigt. Zuvor waren diese Informationen nur nach dem Öffnen der Fragebogenantwort verfügbar.

Mit diesem Release nehmen wir einige Änderungen an der Registrierung von Lieferanten vor. Dazu gehören geringfügige Änderungen an den E-Mail-Vorlagen und der Willkommensnachricht, die dem Lieferanten nach dem Klicken auf den Onventis Buyer Registrierungslink angezeigt wird. Diese Änderungen wurden vorgenommen, um sicherzustellen, dass der Registrierungsprozess äußerst transparent ist und den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Abgesehen davon haben wir noch weitere Änderungen vorgenommen, und zwar folgende:

1. Das Feld “Telefon” auf der Registerkarte “Kontakt” des Registrierungsformulars ist konfigurierbar:

Zuvor musste das Feld Telefon von den Lieferanten ausgefüllt werden, wenn sie sich bei der Tradecore-Organisation des Käufers registrierten. Mit dem aktuellen Release können die Benutzer das Feld ‘Telefon’ jedoch als optional konfigurieren. Telefonnummern werden als “personenbezogene” Daten eingestuft, und diese Funktion ermöglicht es unseren Kunden, ein Minimum an “personenbezogenen” Daten zu erfassen, was durch das GDPR-Gesetz gefördert wird.

Standardmäßig ist das Kontrollkästchen aktiviert, so dass das bestehende Systemverhalten nicht verändert wird. Wenn Sie dieses Feld jedoch nicht ankreuzen, ist das Feld ‘Telefon’ für die Lieferanten bei der Registrierung optional.

2. Das Nichtausfüllen von “persönlichen” Daten bei der Registrierung im Onventis Supplier Portal:

Mit dieser Änderung haben wir die Option für Lieferanten entfernt, die Zustimmung zur Weitergabe von personenbezogenen Daten an Onventis für die Registrierung und Nutzung des Onventis Supplier Portals zu erteilen, indem wir das Kontrollkästchen und den zugehörigen Text im Schritt “Bestätigung” entfernt haben. Der Schritt ‘Bestätigung’ wird dem Lieferanten angezeigt, wenn er sich in der Tradecore-Organisation des Käufers registriert, nachdem er auf den Onventis Buyer Registrierungslink geklickt hat.

Onventis speichert bei diesem Schritt keine persönlichen Daten des Lieferanten. Wenn sich der Lieferant dann im Onventis Supplier Portal registriert, nachdem der Käufer seine Zugangsdaten übermittelt hat, werden keine persönlichen Daten vorausgefüllt.

Für unsere Onventis Spend-Analytics-Kunden bieten wir nun vorkonfigurierte Spend-Analytics-Diagramme genau dort an, wo sie am wirkungsvollsten sind. Beginnend mit dem Supplier Management können Sie nun alle relevanten Ausgaben für einen bestimmten Lieferanten einsehen, indem Sie einen Lieferanten auswählen und zur Registerkarte “Spend Analytics” navigieren. Bitte beachten Sie, dass dies nur sichtbar ist, wenn ein Benutzer mindestens das Onventis Spend Analytics “Viewer” Recht besitzt.