Onventis 2024.4

In 2023 introduceerde Onventis de “API Connector voor IntegrityNext” die een directe verbinding van het Onventis inkoopsysteem met het wereldwijde IntegrityNext platform mogelijk maakt via een API interface. Alle informatie met betrekking tot IntegrityNext’s duurzaamheidsbeoordeling en -monitoring is toegankelijk via het tabblad ‘Leveranciersrisico’ dat beschikbaar is op leveranciersniveau.

De belangrijkste kenmerken van de connector zijn:

• Leveranciers die in aanmerking komen voor een duurzaamheidsbeoordeling direct uitnodigen via het Onventis-systeem. De gebruikers kunnen een beoordeling aanvragen voor een set standaard ESG-onderwerpen gedefinieerd door IntegrityNext of een handmatige selectie van relevante onderwerpen.
• De algemene ESG-beoordelingswaardering weergeven, evenals de beoordelingswaardering van de afzonderlijke onderwerpen die voor de betreffende leverancier zijn geselecteerd.
• Weergave van de kritische berichten die zijn ontvangen onder ‘Duurzaamheidsmonitoring’, verzameld door IntegrityNext.

Met de nieuwe Release voegen we verder nieuwe use cases toe rond de ‘IntegrityNext API Connector’ om onze klanten toegevoegde waarde te bieden en hen te helpen duurzaamheidsrisico’s van hun leveranciers te managen.

1. IntegriteitNext: Gebruikersmelding voor ‘Duurzaamheidsmonitoring’

Het onderdeel ‘Duurzaamheidsmonitoring’ in het tabblad ‘Leveranciersrisico’ op stamgegevensniveau toont de telling van al het kritieke nieuws dat voor de betreffende leverancier is ontvangen. Kritisch nieuws over verschillende onderwerpen zoals ‘Milieubescherming’, ‘Mensenrechten & Arbeid’, ‘Gezondheid & Veiligheid’, ‘Anti-omkoping & Anti-Corruptie’, ‘Ketenverantwoordelijkheid’ en vele andere worden verzameld door IntegrityNext door het scannen van ongeveer één miljard mediaberichten per dag.

Met de nieuwe Release kunnen onze klanten die ‘API Connector for IntegrityNext’ gebruiken een e-mailnotificatie ontvangen voor ontvangen kritieke berichten. De instellingen om meldingen in te schakelen zijn toegankelijk via het tabblad ‘Meldingen’ dat beschikbaar is in de ‘IntegrityNext instellingen’ onder ‘Configuratie’. Gebruikers kunnen de ‘Verantwoordelijke gebruiker/gebruikersgroep’ die verantwoordelijk is voor de duurzaamheidsbeoordeling van leveranciers configureren om deze meldingen te ontvangen.

Zodra er kritisch nieuws over duurzaamheidsthema’s wordt ontvangen, wordt er een e-mail gestuurd naar de ‘Verantwoordelijke gebruiker/gebruikersgroep’ die in het systeem is geconfigureerd. Een link naar IntegrityNext’s ‘Social media profiel’ van de leverancier wordt meegestuurd in E-mail zodat de gebruiker het nieuws kan bekijken.

Volg de onderstaande stappen om van deze functie gebruik te maken:

1. Klik onder ‘Configuratie’ op ‘IntegrityNext instellingen’.
2. Klik op het tabblad ‘Meldingen’ dat beschikbaar is onder deze instellingen
3. Selecteer de ‘Verantwoordelijke gebruiker/ Verantwoordelijke gebruikersgroep’ die in het systeem wordt onderhouden
4. Schakel de ‘Melding’ in

 

 

E-mailsjabloon:

Betreft: Waarschuwing betreffende IntegrityNext duurzaamheidsmonitoring voor Leverancier {Supplier Name}

Geachte heer of mevrouw,

Voor uw leverancier {Supplier Name} is een kritisch bericht ontvangen onder IntegrityNext duurzaamheidsmonitoring.

Volg de link om de update te bekijken: {Link naar het social media profiel van de leverancier}

Hoogachtend

Uw Onventis-team

2. IntegriteitNext: Gebruikersmelding voor ‘Beoordelingscijfer’ in een bepaalde zone

Het onderdeel ‘Duurzaamheidsbeoordeling’ in het tabblad ‘Leverancierrisico’ op stamgegevensniveau toont de ESG-rating voor de betreffende leverancier. Leveranciers worden beoordeeld op verschillende onderwerpen zoals ‘Milieubescherming’, ‘Mensenrechten & Arbeid’, ‘Gezondheid & Veiligheid’, ‘Anti-omkoping & Anti-Corruptie’, ‘Verantwoordelijkheid van de toeleveringsketen’ en vele andere door IntegrityNext aan de hand van vooraf opgestelde vragenlijsten.

Met de nieuwe Release kunnen onze klanten die gebruik maken van ‘API Connector for IntegrityNext’ een melding per e-mail ontvangen wanneer de ‘Overall assessment rating’ in een bepaalde risicozone valt. De instellingen om meldingen in te schakelen zijn toegankelijk via het tabblad ‘Meldingen’ dat beschikbaar is in de ‘IntegrityNext instellingen’ onder ‘Configuratie’. Gebruikers kunnen de ‘Verantwoordelijke gebruiker/gebruikersgroep’ die verantwoordelijk is voor de duurzaamheidsbeoordeling van leveranciers configureren om deze meldingen te ontvangen.

De gebruikers kunnen ook de ‘Risicozone’ configureren die als risicodrempel fungeert. ‘Hoog risico – rood’ is de standaardselectie als de melding is ingeschakeld. Zodra de leveranciersbeoordeling in of onder die risicozone valt, wordt er een e-mail gestuurd naar de ‘Verantwoordelijke gebruiker/gebruikersgroep’ die in het systeem is geconfigureerd. In E-mail staat een link naar het ‘Supplier profile’ van IntegrityNext om de gedetailleerde ESG-beoordeling te bekijken.

Volg de onderstaande stappen om van deze functie gebruik te maken:

1. Klik onder ‘Configuratie’ op ‘IntegrityNext instellingen’.
2. Klik op het tabblad ‘Meldingen’ dat beschikbaar is onder deze instellingen
3. Selecteer de ‘Verantwoordelijke gebruiker/ Verantwoordelijke gebruikersgroep’ die in het systeem wordt onderhouden
4. Schakel de ‘Melding aan’ in
5. Kies uit ‘Laag risico – groen’, ‘Middelmatig risico – geel’, ‘Hoog risico – rood’ als risicodrempelzone

De logica voor het triggeren van meldingen werkt zoals weergegeven in de onderstaande tabel:

 

 

 

E-mailsjabloon:

Betreft: Waarschuwing betreffende IntegrityNext beoordeling voor Leverancier {Supplier Name}

Geachte heer of mevrouw,

Voor uw leverancier {Supplier Name}, is de laatste IntegrityNext algemene beoordelingsbeoordeling {rating} wat in of onder de ingestelde drempel is: {Ingestelde zone}.

Volg de link om de update te bekijken: {Link naar het openbare profiel van de leverancier}

Hoogachtend

Uw Onventis-team.

1. Aanvraagnummer’ in kwalificatiebeheer

Met de nieuwe Release is een nieuw veld ‘Aanvraagnummer’ toegevoegd, dat dient als uniek identificatienummer voor de kwalificatieaanvragen. Het ‘Aanvraagnummer’ wordt weergegeven in de tabel ‘Kwalificatieaanvragen’ en op de antwoordpagina na het openen van de aanvraag. Het ‘Aanvraagnummer’ wordt ook vermeld in alle e-mailberichten met betrekking tot kwalificatiebeheer.

Gebruikers kunnen de tabel ‘Kwalificatieverzoeken’ sorteren op ‘Aanvraagnummer’. De tabel is standaard gesorteerd op aflopende volgorde van ‘Aanvraagnummer’, zodat de recente aanvragen bovenaan worden weergegeven.

2. Voeg ‘Bestandstitel’ toe aan de vraag ‘Uitgebreid bestand uploaden’ in de vragenlijst:

Met deze functie kan de vragenlijstontwerper “Bestandstitel” toevoegen aan de vraag “Uitgebreid bestand uploaden”.

Volg de onderstaande stappen op het tabblad Vragenlijst om gebruik te maken van deze functie:

1. Maak een nieuwe vragenlijst.
2. Vul de algemene informatie in en ga naar het tabblad ‘Editor’.
3. Voeg een nieuwe vraag toe en selecteer als vraagtype ‘Uitgebreid bestand uploaden’.
4. Er wordt automatisch een zijpaneel geopend na het selecteren van dit vraagtype.
5. Voer de ‘Bestandstitel’ in.

Zodra de leverancier de vragenlijst heeft beantwoord, is dezelfde bestandstitel zichtbaar op het tabblad ‘Geüploade bestanden’. Dit tabblad is beschikbaar in de leverancierslijst en op de antwoordpagina van het kwalificatieverzoek. Als de vragenlijstontwerper geen “Bestandstitel” heeft toegevoegd, wordt de titel van het bestand dat de leverancier heeft geüpload weergegeven.

3. Gedetailleerde samenvatting van de antwoorden op de vragenlijst

Met de nieuwste update kan de gebruiker een gedetailleerd antwoord op een vragenlijst zien onder kwalificatiebeheer. De gedetailleerde scores worden getoond voor vragenlijsten in zowel zelfstandige kwalificatieaanvragen als aanvragen in het kader van kwalificatieprocessen. Met deze functie kan de gebruiker een geïnformeerde beslissing nemen wanneer een handmatige beoordeling vereist is.

Voor elke vraag worden de behaalde punten van het maximaal mogelijke aantal punten en het gewicht getoond als dit is ingeschakeld. Als de ‘KO’ is geactiveerd tegen een reactie, wordt deze weergegeven.

 

4. Koppeling naar vragenlijstreactie vanuit de weergave ‘Geüploade bestanden’:

Het tabblad ‘Geüploade bestanden’ in de leverancierslijst biedt de gebruikers toegang tot alle bestanden die zijn ontvangen in het kader van kwalificatieprocessen en -aanvragen voor de betreffende leverancier op één tabblad.

Met de nieuwe Release hebben we in deze weergave een kolom ‘Questionnaire’ toegevoegd om de naam weer te geven van de vragenlijst waarmee dit bestand is opgevraagd.

Als de gebruiker op de vragenlijst klikt, wordt het gedetailleerde antwoord op de vragenlijst, zoals hieronder weergegeven, weergegeven. Met deze functionaliteit heeft de gebruiker toegang tot de antwoorden op de vragenlijst via het tabblad ‘Geüploade bestanden’.

5. Vragenlijst verwijderen in de status “Wordt gemaakt”:

Met deze functie kan de gebruiker ongewenste vragenlijsten verwijderen die zich in de status ‘Wordt gemaakt’ bevinden en nog niet zijn gepubliceerd. De optie ‘Vragenlijst verwijderen’ staat bovenaan naast ‘Wizard sluiten’.

Zodra de gebruiker op de knop “Vragenlijst verwijderen” klikt, wordt een pop-upbericht “Vragenlijst verwijderen bevestigen” weergegeven. Als de gebruiker de optie “Vragenlijst verwijderen” selecteert, wordt de vragenlijst verwijderd en is deze niet langer zichtbaar in de lijstweergave. Zodra de vragenlijst gepubliceerd is, kan de gebruiker niet langer gebruik maken van deze functionaliteit.

6. Geef ‘Bereikt percentage’ weer bij de antwoordweergave van het kwalificatieverzoek:

Het ‘Behaald percentage’ wordt toegevoegd als een kolom in de tabel die wordt weergegeven nadat op de kwalificatieaanvraag is geklikt en een bepaalde vragenlijst is geselecteerd. Het ‘Behaalde percentage’ en (‘Punten’ van ‘Totaal aantal punten’) wordt in deze kolom weergegeven. Voorheen was deze informatie alleen beschikbaar na het openen van de vragenlijst.

Met deze Release brengen we enkele wijzigingen aan in de registratie van leveranciers. Deze omvatten kleine wijzigingen in de e-mailsjablonen en het welkomstbericht dat wordt weergegeven aan de leverancier nadat deze op de Onventis Buyer registratielink heeft geklikt. Deze wijzigingen zijn doorgevoerd om ervoor te zorgen dat het registratieproces zeer transparant is en in overeenstemming met de wettelijke vereisten. Daarnaast hebben we de volgende wijzigingen doorgevoerd:

1. Het veld ‘Telefoon’ op het tabblad ‘Contact’ van het registratieformulier configureerbaar maken:

Voorheen was het verplicht om het telefoonveld in te vullen wanneer de leverancier zich registreerde bij de Tradecore-organisatie van de koper. In de huidige Release kunnen gebruikers het veld ‘Telefoon’ echter als optioneel instellen. Telefoonnummers worden geclassificeerd als ‘Persoonlijke’ gegevens en met deze functie kunnen onze klanten minimale ‘Persoonlijke’ gegevens verzamelen, wat wordt aangemoedigd door de GDPR-wetgeving.

Het selectievakje is standaard ingeschakeld, zodat het bestaande gedrag van het systeem niet wordt gewijzigd. Als de gebruikers het vinkje echter weghalen, is het veld ‘Telefoon’ optioneel voor de leveranciers om in te vullen tijdens de registratie.

2. Het niet vooraf invullen van ‘Persoonlijke’ gegevens tijdens het registreren op Onventis Supplier Portal:

Met deze wijziging hebben we de optie verwijderd voor leveranciers om toestemming te geven voor het doorsturen van persoonsgegevens naar Onventis voor registratie en gebruik van Onventis Supplier Portal door het selectievakje en de bijbehorende tekst in de stap ‘Bevestiging’ te verwijderen. De stap ‘Bevestiging’ wordt weergegeven aan de leverancier wanneer de leveranciers zichzelf registreren bij de Tradecore-organisatie van de koper nadat ze op de Onventis-kopersregistratielink hebben geklikt.

Onventis slaat bij deze stap geen persoonlijke gegevens van de leverancier op. Wanneer de leverancier zich vervolgens registreert op de Onventis Supplier Portal nadat kopers toegangsgegevens hebben verzonden, worden er geen persoonsgegevens vooraf ingevuld.

Voor onze Onventis Spend Analytics klanten hebben we voorgeconfigureerde Spend Analytics grafieken geïntroduceerd, precies daar waar ze het meeste effect hebben. Beginnend met leveranciersbeheer, kun je nu alle relevante uitgaven voor een bepaalde leverancier zien door een leverancier te selecteren en naar het tabblad “Spend Analytics” te gaan. Let op, dit is alleen zichtbaar als een gebruiker ten minste het Onventis Spend Analytics “Viewer” recht heeft.