Die Lieferantenbewertung ist ein integraler Baustein des Lieferantenmanagements und hat Einfluss auf viele Bereiche von Onventis. Damit wird es möglich, Lieferanten anhand definierter Merkmale systematisch und erreichbar für alle zu bewerten.
In der Beschaffungsmarktforschung (Onventis eSourcing) können neue Lieferanten anhand von öffentlichen und zur Verfügung stehenden Daten bereits klassifiziert werden. Die gesammelten Informationen helfen in der Lieferantenauswahl und -integration (Onventis eOrdering) und erlauben dort eine kontinuierliche Informationsbeschaffung mittels wiederkehrenden Bewertungen. Diese Informationen haben entscheidenden Einfluss auf das Lieferantencontrolling (Onventis Reporting & Analysis). Mit intelligenten und professionellen Methoden hilft die Lieferantenbewertung, die Lieferantenqualität zu erkennen und entsprechende Maßnahmen abzuleiten, die die Lieferantenentwicklung (Onventis Supplier Management) vorantreiben.
Onventis Supplier Evaluation bündelt die Informationsbeschaffung und –aufbereitung von allen Lieferanten. Vorgelagerte Prozesse können dadurch unterstützt werden, dass Onventis systemgestützte Möglichkeiten bietet, z.B. nach der Erhebung von Bewertungskriterien und der Klassifizierung nach Entscheidungskriterien, alle relevanten Informationen in Onventis zu übernehmen und damit die optimale Ausgangslage für eine Lieferantenbewertung zu bieten.
Vorbereitung
Gerade die unternehmensweite Festlegung auf Kriterien, Kriteriengruppen, Ober- und Unterkriterien, deren Wichtigkeit und die Unterteilung in quantitative und qualitative Bewertungskriterien sind nur einige Themen, die vorgelagert zu Onventis stattfinden müssen.
Hier müssen in einem Projektteam die wichtigsten Unternehmenskennzahlen ermittelt und festgelegt werden, die später relevant für lieferanten- und materialgruppenspezifische Bewertungsumfragen sind. Optimaler Weise wird dieser Prozess durch Onventis Professional Services begleitet.
Paarweiser Vergleich
Eine Möglichkeit zur Ermittlung der Informationen ist ein paarweiser Vergleich. Dieser hilft, Ober- und Unterkriterien entsprechend zu gewichten, um damit ein perfektes Scoring in Form des Bewertungs-punkteverfahren, welches in Onventis umgesetzt wurde, zu erreichen.
In Form eines Excels mit Makros kann Onventis und/oder der Kunde diesen direkt nutzen, um die Wichtigkeit von Kriteriengruppen und darunter den Kriterien zu bestimmen.
Blatt “Kriterien”
Im Tabellenblatt „Kriterien“ werden die erforderlichen Kriteriengruppen und Kriterien eingetragen, die in den paarweisen Vergleich im nächsten Blatt übertragen werden.
Blatt „Paarweiser Vergleich“
Im Tabellenblatt „Paarweiser Vergleich“ werden die Kriteriengruppen und Kriterien direkt in den paarweisen Vergleich übernommen. Die Selektion erfolgt dabei über Dropdowns in den Tabellen selbst.
Die hierbei verwendete Methode arbeitet mit der Range von 0 -10, innerhalb derer die Wichtigkeit zweier Kriterien gegenübergestellt wird.
Administration
In der Administration werden die Maßnahmen zur Vorbereitung einer Lieferantenbewertung durchgeführt. In den Basisdaten legt man zunächst nur fest, welche Bewertungsskala unternehmensweit als Standard dienen soll. Diese Werte sind nachträglich für Kriteriensets individualisierbar.
Basisdaten
In den Basisdaten legt man zunächst nur fest, welche Bewertungsskala unternehmensweit als Standard dienen soll. Diese Werte sind nachträglich für Kriteriensets individualisierbar.
Kriterien
Hier werden Kriterien erstellt (entweder manuell oder automatisiert importiert), die später relevant für die Punktebewertung der Umfrageteilnehmer sind. Die Zielerreichungsgrade werden hier in einer 1:n-Beziehung definiert und dienen in den Umfragen dazu, den Teilnehmern eine festgelegte Auswahl an Punkten zu geben. Hier wird definiert, welche Bewertungsskala möglich ist und was die einzelnen Punkte bedeuten.
Kriteriengruppen
Die Kriteriengruppen, auch Oberkriterien genannt, fassen die vorher definierte Kriterien zusammen, um sie in einer übergeordneten Kategorie z.B. bestimmten Benutzergruppen später zuordnen zu können. Auch diese lassen sich entweder manuell oder automatisiert anlegen.
Kriteriensets
Kriteriensets dienen dazu, hoch individuelle Umfragen, z.B. auf bestimmte Lieferanten- oder Materialgruppen oder verschiedene Werke, durchzuführen. Hier werden alle gesammelten Daten gebündelt.
Hier werden Kriteriengruppen und Kriterien zugeordnet, gewichtet und bestimmten Benutzergruppen zugewiesen.
Dabei wird im Reiter Zuordnung zunächst eine Kriteriengruppe ausgewählt und anschließend ein Kriterium zugeordnet.
Die Gewichtung erfolgt immer ebenenspezifisch. Kriteriengruppen müssen zusammen 100% ergeben, Kriterien müssen zusammen 100% ergeben.
Die Zurordnung einer Benutzergruppe vereinfacht später bei der Anlage einer Umfrage die Auswahl von Bewertern.
Dabei werden alle Benutzer einer ausgewählten Benutzergruppe bereits automatisch gezogen. Mit der Auswahl eines Zielerreichungsgrades ist das Erstellen eines Kriteriensets abgeschlossen.
Umfragen
Kriteriensetvorlagen
Kriteriensetvorlagen sind „eingefrorene“ Kriteriensets. Sie dienen als Grundlage zur Erstellung einer Umfrage. Dadurch, dass Kriteriensets selbst zu jeder Zeit verändert werden können, eignen sie sich im Sinne der Nachverfolgbarkeit und ständigen Transparenz im System nicht für die ständige (Weiter)-Verwendung in Umfragen. Deshalb wurde die Ebene der Kriteriensetvorlagen eingezogen, um den Koordinatoren einen einheitlichen Standard zur Erstellung von Umfragen zu geben.
Umfragen
Der größte Vorteil der systemgestützten Lieferantenbewertung in TradeCore ist die zentrale und gebündelte Bereitstellung aller relevanten Informationen. In den Umfragen werden diese benötigten Informationen zusammengefasst, Koordinatoren können hier ihre individuellen Umfragen erstellen und so z.B. auch wiederkehrende Umfragen erstellen. Es werden alle für eine Lieferantenbewertung benötigten Lieferanten und Mitarbeiter erreicht. Auf Basis eines Kriteriensets, z.B. für eine bestimmte Materialgruppe werden die zu bewertenden Lieferanten ausgewählt und deren Bewerter bestimmt. Dies können ganze Benutzergruppen sein, oder einzelne Benutzer, die selbst nur bestimmte Teile einer Lieferantenbewertung sehen und ausfüllen dürfen. Mittels Fragebögen werden in TradeCore alle Teilnehmer zur Ausfüllung aufgefordert.
Reiter Basisdaten
- Eingabesprache: Mit einem Umschalten kann die Mehrsprachigkeit gepflegt werden
- Nr.: Fortlaufend, falls nicht manuell überschrieben
- Titel: Pflichtfeld in min. 1 Sprache
- Kopftext: Beschreibungstext für die Fragebögen, um z.B. Allgemeines für die Bewerter zu beschreiben
- Status: Kennzeichnet den Status einer Umfrage
- Wiederholende Umfrage? Soll die Umfrage in bestimmten Intervallen erfolgen, wird hier der Haken gesetzt. Es erfolgt dann die Auswahl der Anzahl der Ausführungen
- Startdatum: Legt den Beginn der (ersten) Umfrage fest
- Laufzeit (in Tagen): Legt die Dauer einer Umfrage fest
- Umfrage erneut starten (in Tagen): Wenn eine Umfrage abgeschlossen wurde, definiert dieser Eintrag die Dauer der Pause zwischen einem erneuten Start (nur für wiederholende Umfragen)
- Teilnehmer vor Ablauf erinnern (in Tagen): Erinnert die Teilnehmer X Tage vor Beenden einer aktiven Umfrage
- Interviewer vor Start der Umfrage erinnern (in Tagen): Bei wiederholenden Umfragen bekommt der Koordinator den Hinweis darauf
- Datei(en): Anhang von Dateien, der den Bewertern auch in den Fragebögen zur Verfügung steht
Reiter Kriterienset
Der Reiter Kriterienset dient der Übersicht, welches Kriterienset für die Umfrage relevant ist.
Reiter Lieferanten
Im Reiter Lieferanten werden die in der Umfrage relevanten Lieferanten eingetragen. Die Auswahl erfolgt dabei entweder über die Lieferanten direkt, oder über die in der Umfrage adressierte Materialgruppe.
Reiter Bewerter
Im Reiter Bewerter erfolgt die Auswahl der Bewerter, die einen Fragebogen zugesandt bekommen. Dabei erfolgt bereit eine Vorauswahl abhängig von dem ausgewählten Kriterienset, dem für bestimmte Kriteriengruppen verantwortliche Benutzergruppen zugeordnet wurden. Die Benutzer dieser Benutzergruppen werden automatisch in die Umfrage übernommen und bereits mit ihren verantwortlichen Kriteriengruppen vorselektiert.
Der Koordinator kann diese Werte nun individualisieren, indem er z.B.:
– Neue Benutzer der Umfrage hinzufügt
– Benutzer aus der Umfrage entfernt
– Benutzern zusätzliche Kriteriengruppen überträgt
– Benutzern Kriteriengruppen wegnimmt
Alle relevanten Informationen in Umfragen werden sowohl in TradeCore selbst, z.B. im Dashboard, als auch per E-Mail an die erforderlichen Personen mitgeteilt. Somit ist eine ständige Informations-bereitstellung zu jeder Zeit gewährleistet.
Fragebögen
Veröffentlicht der Koordinator die Umfrage, erhalten die Bewerter ihre Fragebögen, sobald entweder das in der Umfrage eingetragene Startdatum erreicht ist, oder der Koordinator die Umfrage manuell startet. Die Bewerter werden über TradeCore und E-Mail darüber informiert.
In der Sektion Fragebogen erscheint nun beim Bewerter der entsprechende Fragebogen. In der Übersicht kann man dabei den Fortschritt einer Beantwortung eines Fragebogens ständig verfolgen, ebenso, ob eine Bewertung erfolgreich abgegeben wurde.
- Bewertungen können zwischengespeichert werden
- Bewertungen können abgegeben und vom Koordinator wieder an den Bewerter zurückgegeben werden
Im Fragebogen selbst werden in den Basisdaten alle relevanten Informationen zum Ausfüllen des Fragebogens zusammengefasst.
Der Bewerter kann nun die jeweiligen Lieferanten über ein Drop-Down auswählen und nach dem Punktebewertungsverfahren bewerten. Die Details der Kriterien (Zielerreichungsgrade) unterstützen bei der Punktefindung. Im Kommentarfeld können Mitteilungen an den Koordinator geschickt werden. Dieser bekommt die Information darüber mitgeteilt.
Die Bewerter können ihren Fragen entweder zwischenspeichern, oder abgeben. Die Abgabe bewirkt, dass der Koordinator den Fragebogen zurück bekommt und der Bewerter seine Eingabe nicht weiter bearbeiten kann. Der Koordinator kann nun den Fragebogen ggf. einsehen, Kommentare beantworten und sogar den Fragebogen erneut an den Bewerter zurückgeben.
Auswertungen
Nach Abschluss einer Umfrage werden auf Basis der vorher festgelegten Gewichtungen die Ergebnisse aller Lieferanten berechnet. In den Umfragen selbst werden die Ergebnisse aufbereitet, für wiederholende Umfragen entsteht dabei eine ständig nachverfolgbare Historie und damit Speicherung aller Daten. In der Hauptsicht der Ergebnisse erhält man eine generelle Scoring-Übersicht aller Lieferanten. Wählt man nun einen Lieferanten aus, kann man sich über die Zwischenstufe der speziellen Lieferantensicht bis auf Benutzerebene der abgegebenen Bewertungen detaillieren.
Die Auswertungen findet man in den Umfragen im Reiter „Ergebnisse“.
Hier sieht man die Übersicht aller Ergebnisse aller Bewerter über alle Lieferanten. Will man nun die Detailergebnisse wissen, exportiert man entweder die Ergebnisse per Excel, oder klickt auf die Prozentzahlen. Darüber erreicht man die Detailbewertungen der einzelnen Lieferanten