L’évaluation des fournisseurs fait partie intégrante de la gestion des fournisseurs et a une influence sur de nombreux domaines d’Onventis. Il devient ainsi possible d’évaluer les fournisseurs de manière systématique et accessible à tous, sur la base de caractéristiques définies.

Dans l’étude de marché d’approvisionnement (Onventis eSourcing), les nouveaux fournisseurs peuvent déjà être classés sur la base des données publiques et disponibles. Les informations collectées aident à la sélection et à l’intégration des fournisseurs (Onventis eOrdering) et y permettent une collecte continue d’informations au moyen d’évaluations récurrentes. Ces informations ont une influence décisive sur le contrôle des fournisseurs (Onventis Reporting & Analysis). Grâce à des méthodes intelligentes et professionnelles, l’évaluation des fournisseurs permet d’identifier la qualité des fournisseurs et d’en déduire des mesures appropriées qui font progresser le développement des fournisseurs (Onventis Supplier Management).

Onventis Supplier Evaluation regroupe la collecte et le traitement des informations de tous les fournisseurs. Les processus en amont peuvent être soutenus par le fait qu’Onventis offre des possibilités assistées par le système, par exemple après la collecte de critères d’évaluation et la classification selon des critères de décision, de reprendre toutes les informations pertinentes dans Onventis et d’offrir ainsi la situation de départ optimale pour une évaluation des fournisseurs.

Préparation

La définition à l’échelle de l’entreprise de critères, de groupes de critères, de critères supérieurs et inférieurs, leur importance et la subdivision en critères d’évaluation quantitatifs et qualitatifs ne sont que quelques-uns des thèmes qui doivent avoir lieu en amont d’Onventis.

Il s’agit ici de déterminer et de définir, au sein d’une équipe de projet, les principaux indicateurs de l’entreprise qui seront ensuite pertinents pour les enquêtes d’évaluation spécifiques aux fournisseurs et aux groupes d’articles. Dans l’idéal, ce processus est accompagné par Onventis Professional Services.

Comparaison par paires

Une manière de déterminer les informations est de les comparer deux à deux. Celui-ci aide à pondérer de manière appropriée les critères supérieurs et inférieurs afin d’obtenir un scoring parfait sous la forme de la procédure d’évaluation par points mise en œuvre dans Onventis.

Sous la forme d’un Excel avec des macros, Onventis et/ou le client peuvent l’utiliser directement pour déterminer l’importance des groupes de critères et, parmi eux, des critères.

 

Feuille “Critères

Dans la feuille de calcul “Critères”, on inscrit les groupes de critères et les critères nécessaires qui seront reportés dans la comparaison par paires de la feuille suivante.

Feuille “Comparaison par paires

Dans la feuille de calcul “Comparaison par paires”, les groupes de critères et les critères sont directement repris dans la comparaison par paires. La sélection s’effectue à l’aide de listes déroulantes dans les tableaux eux-mêmes.

La méthode utilisée ici fonctionne avec une fourchette de 0 à 10, au sein de laquelle l’importance de deux critères est comparée.

Administration

Dans l’administration, les mesures sont prises pour préparer une évaluation des fournisseurs. Dans les données de base, on définit d’abord uniquement l’échelle d’évaluation qui doit servir de standard dans toute l’entreprise. Ces valeurs peuvent être personnalisées ultérieurement pour les ensembles de critères.

Données de base

Dans les données de base, on définit d’abord uniquement l’échelle d’évaluation qui doit servir de standard dans toute l’entreprise. Ces valeurs peuvent être personnalisées ultérieurement pour les ensembles de critères.

Critères

C’est ici que sont créés (manuellement ou importés automatiquement) les critères qui seront ensuite pertinents pour l’évaluation des points des participants à l’enquête. Les niveaux de réalisation des objectifs sont ici définis dans une relation 1:n et servent, dans les enquêtes, à donner aux participants un choix fixe de points. On définit ici l’échelle d’évaluation possible et la signification de chaque point.

Groupes de critères

Les groupes de critères, également appelés critères supérieurs, rassemblent les critères définis précédemment afin de pouvoir les attribuer ultérieurement dans une catégorie supérieure, par exemple à certains groupes d’utilisateurs. Ceux-ci peuvent également être créés manuellement ou de manière automatisée.

Jeux de critères

Les ensembles de critères servent à réaliser des enquêtes hautement personnalisées, par exemple sur des groupes de fournisseurs ou d’articles spécifiques ou sur différentes divisions. Toutes les données collectées y sont regroupées.

C’est ici que les groupes de critères et les critères sont affectés, pondérés et attribués à certains groupes d’utilisateurs.

Pour ce faire, il faut d’abord sélectionner un groupe de critères dans l’onglet Affectation, puis lui attribuer un critère.

La pondération est toujours spécifique au niveau. Les groupes de critères doivent totaliser 100%, les critères doivent totaliser 100%.

L’attribution d’un groupe d’utilisateurs simplifie la sélection des évaluateurs lors de la création d’une enquête.

Tous les utilisateurs d’un groupe d’utilisateurs sélectionné sont alors déjà tirés automatiquement. La sélection d’un degré de réalisation des objectifs marque la fin de la création d’un ensemble de critères.

Sondages

Modèles de jeux de critères

Les modèles de jeux de critères sont des jeux de critères “gelés”. Ils servent de base à la création d’une enquête. Étant donné que les ensembles de critères eux-mêmes peuvent être modifiés à tout moment, ils ne se prêtent pas à une (ré)utilisation permanente dans les enquêtes, dans un souci de traçabilité et de transparence permanente du système. C’est pourquoi le niveau des modèles de jeux de critères a été introduit afin de fournir aux coordinateurs une norme uniforme pour la création d’enquêtes.

Sondages

Le principal avantage de l’évaluation des fournisseurs assistée par le système dans TradeCore est la mise à disposition centralisée et groupée de toutes les informations pertinentes. Les enquêtes regroupent ces informations nécessaires, les coordinateurs peuvent y créer leurs propres enquêtes individuelles et ainsi, par exemple, créer des enquêtes récurrentes. Tous les fournisseurs et collaborateurs nécessaires à une évaluation des fournisseurs sont atteints. Sur la base d’un ensemble de critères, par exemple pour un groupe d’articles donné, les fournisseurs à évaluer sont sélectionnés et leurs évaluateurs désignés. Il peut s’agir de groupes d’utilisateurs entiers ou d’utilisateurs individuels qui ne sont eux-mêmes autorisés à voir et à remplir que certaines parties d’une évaluation de fournisseur. TradeCore demande à tous les participants de remplir des questionnaires.

Onglet Données de base

• Langue de saisie : le multilinguisme peut être géré en un seul clic.
• N° : Continu, si non écrasé manuellement
• Titre : Champ obligatoire en min. 1 langue
• Texte d’en-tête : texte de description pour les questionnaires, par exemple pour décrire des généralités pour les évaluateurs
• Statut : indique le statut d’une enquête
• Sondage répétitif ? Si l’enquête doit avoir lieu à des intervalles précis, il faut cocher cette case. Le choix du nombre de versions s’effectue ensuite
• Date de début : Définit le début du (premier) sondage
• Durée de l’enquête (en jours) : Définit la durée d’une enquête
• Relancer le sondage (en jours) : Lorsqu’un sondage est terminé, cette entrée définit la durée de la pause entre deux redémarrages (uniquement pour les sondages répétitifs).
• Rappeler les participants avant l’expiration (en jours) : Rappelle aux participants X jours avant la fin d’un sondage actif
• Rappeler à l’enquêteur avant le début de l’enquête (en jours) : Pour les enquêtes répétitives, le coordinateur en est informé.
• fichier(s) : Fichiers joints également disponibles pour les évaluateurs dans les questionnaires

Onglet Ensemble de critères

L’onglet Ensemble de critères permet de voir quel ensemble de critères est pertinent pour l’enquête.

Onglet Fournisseurs

Dans l’onglet Fournisseurs, les fournisseurs pertinents dans l’enquête sont inscrits. La sélection se fait soit directement par les fournisseurs, soit par le groupe de matériaux adressé dans l’enquête.

Cavalier Évaluateur

L’onglet Évaluateurs permet de sélectionner les évaluateurs qui recevront un questionnaire. Une présélection est déjà effectuée en fonction de l’ensemble de critères sélectionné, auquel des groupes d’utilisateurs responsables de certains groupes de critères ont été attribués. Les utilisateurs de ces groupes d’utilisateurs sont automatiquement repris dans l’enquête et déjà présélectionnés avec leurs groupes de critères responsables.

Le coordinateur peut maintenant personnaliser ces valeurs en ajoutant par exemple :

– Ajoute de nouveaux utilisateurs à l’enquête

– Utilisateurs supprimés de l’enquête

– transfère des groupes de critères supplémentaires aux utilisateurs

– retire des groupes de critères aux utilisateurs

Toutes les informations pertinentes dans les enquêtes sont communiquées à la fois dans TradeCore lui-même, par exemple dans le tableau de bord, et par e-mail aux personnes requises. Ainsi, une mise à disposition permanente d’informations est garantie à tout moment.

Questionnaires

Si le coordinateur publie l’enquête, les évaluateurs recevront leurs questionnaires soit lorsque la date de début inscrite dans l’enquête sera atteinte, soit lorsque le coordinateur lancera l’enquête manuellement. Les évaluateurs en seront informés par TradeCore et par e-mail.

 

Dans la section Questionnaire, le questionnaire correspondant apparaît maintenant chez l’évaluateur. L’aperçu permet de suivre en permanence la progression d’une réponse à un questionnaire, ainsi que de savoir si une évaluation a été effectuée avec succès.

• Les évaluations peuvent être mises en mémoire tampon
• Les évaluations peuvent être soumises et renvoyées à l’évaluateur par le coordinateur.

Dans le questionnaire lui-même, les données de base regroupent toutes les informations pertinentes pour remplir le questionnaire.

L’évaluateur peut alors sélectionner les fournisseurs concernés par le biais d’un menu déroulant et les évaluer selon la procédure d’évaluation par points. Les détails des critères (degrés de réalisation des objectifs) aident à trouver les points. Le champ de commentaire permet d’envoyer des messages au coordinateur. Celui-ci reçoit l’information à ce sujet.

 

Les évaluateurs peuvent soit mettre en cache leurs questions, soit les soumettre. La remise entraîne le retour du questionnaire au coordinateur et l’évaluateur ne peut plus traiter sa saisie. Le coordinateur peut alors, le cas échéant, consulter le questionnaire, répondre aux commentaires et même renvoyer le questionnaire à l’évaluateur.

Évaluations

Une fois une enquête terminée, les résultats de tous les fournisseurs sont calculés sur la base des pondérations définies au préalable. Les résultats sont préparés dans les enquêtes elles-mêmes et, pour les enquêtes répétitives, il en résulte un historique constamment traçable et donc un stockage de toutes les données. Dans la vue principale des résultats, on obtient un aperçu général du scoring de tous les fournisseurs. Si l’on sélectionne maintenant un fournisseur, il est possible de passer par l’étape intermédiaire de la vue spéciale des fournisseurs pour obtenir des détails jusqu’au niveau de l’utilisateur des évaluations remises.

Les évaluations se trouvent dans les enquêtes sous l’onglet “Résultats”.

Ici, on voit l’aperçu de tous les résultats de tous les évaluateurs sur tous les fournisseurs. Si l’on souhaite maintenant connaître les résultats détaillés, on peut soit exporter les résultats via Excel, soit cliquer sur les pourcentages. On accède ainsi aux évaluations détaillées des différents fournisseurs.