Contracten
Belangrijk: Dit proces is tijdens de implementatie afgestemd met de implementatie consultant. De werkwijze zoals hieronder is beschreven is gebaseerd op de standaard applicatie en kan afwijken van de inrichting zoals aanwezig is de omgeving van de eigen organisatie. Wijzigingen in deze inrichting zijn GEEN onderdeel van het supportcontract.
Het onderhoud van contracttypes wordt besproken in de handleiding onderhoud stamgegevens.
Contract Proces
Schematische weergave van de activiteiten in het proces:
Het contract wordt aangemaakt en doorgezet naar de volgende goedkeurstap.
In de activiteit “Administratie check” kunnen de boekingsgegevens in de contractregels worden toegevoegd of bewerkt door de codeurs. Dit is gekoppeld aan een specifieke applicatie instelling waarin wordt bepaald of deze stap in het volledige proces moet worden opgenomen. Hierna wordt het contract ter goedkeuring doorgezet. Dit kan bestaan uit meerdere goedkeuringen, afhankelijk van de inrichting. Na goedkeuring moet het contract worden bevestigd door de eigenaar van het contract.
Na de goedkeuring van de contracteigenaar wordt de indiener van het contract op de hoogte gebracht van de goedkeuring.
Contract invoer
Een nieuw contract kan worden ingevoerd via de knop ‘nieuw’ in de dashboardtegel van contracten:
Of via het menu Initiëren, Contract:
Wanneer een gebruiker een nieuw contract aanmaakt, wordt de kostenplaats gekopieerd uit het gebruikersonderhoud. Alleen contracttypes ZONDER kostenplaats of met exact dezelfde kostenplaats kunnen worden geselecteerd in het selectie venster voor contracttypes. Op basis van het contracttype kunnen verschillende andere velden vooraf worden ingevuld, zoals leverancier en contractbeheerder.
De contractbeheerder wordt standaard gekopieerd van het contracttype en, indien leeg, gevuld met de huidige gebruiker, maar kan worden overruled door handmatige selectie. In het onderdeel contractdata worden verschillende controles uitgevoerd om ervoor te zorgen dat alle relevante data en perioden vooraf zijn ingevuld om de verlengingsdatum, de signaaldatum en de einddatum van het contract te kunnen bepalen.
- Startdatum: de startdatum van het contract. Op basis van deze datum worden standaard meerdere andere data ingevuld.
- Prolongatietermijn in maanden: Duur van het contract in maanden. Standaard is dit vooraf ingevuld met 12 (maanden).
- Prolongatiedatum: Startdatum + de maanden vanaf de verlengingsperiode in maanden. Dit is de einddatum van de contracttermijn.
- Opzegtermijn: Termijn in maanden die wordt aangehouden voor het opzeggen van het contract. Standaard is dit vooraf ingevuld met 3 (maanden). Meestal wordt dit vermeld in de contract documentatie.
- Uiterste opzegdatum: Prolongatiedatum – de opzegtermijn van de verlenging.
- Termin signalering: Termijn in maanden die wordt gebruikt om het proces van contractverlenging te starten (om een contract te verlengen of te beëindigen). Standaard is dit vooraf ingevuld met 1 (maand). Dit is de tijd die u vóór de uiterste opzegdatum heeft om te beslissen of het contract al dan niet wordt verlengd.
- Datum signalering: De datum waarop het proces van contractverlenging wordt gestart.
- Einddatum: Feitelijke einddatum van het contract wanneer het contract wordt beëindigd of definitief is. Afhankelijk van een instelling in het contracttype kan dit veld verplicht zijn.
In contractregels kunnen velden vooraf worden ingevuld op basis van transactiestandaarden voor de geselecteerde leverancier.
- Omschrijving: Geef de omschrijving van de contractregel.
- Grootboekrekening: Voer het grootboekrekening voor deze contractregel in. (Kan vooraf worden ingevuld vanuit een transactie standaard).
- Kostenplaats: Voer de kostenplaats voor deze contractregel in. (Kan vooraf worden ingevuld vanuit een transactie standaard).
- BTW: Voer de BTW-code voor deze contractregel in.
- Prijs: Voer de prijs van de periodieke factuur in. Dit is het bedrag van de factuur dat bijv. wekelijks, maandelijks of jaarlijks moet worden betaald.
- Aantal is het aantal eenheden, bv. de aantallen aan maandelijkse huur.
- Adv. aant fact/ord is de hoeveelheid eenheden per factuur. Als de huur per kwartaal wordt betaald, is het adv. aant fact/ord 3 (iedere 3 maanden wordt een factuur ontvangen).
- Contract bedrag: prijs * aantal
(het vooraf invullen van het gedeelte “Contract beoordeling” en “Beoordelingsregel” is niet nodig. Aangezien dit deel uitmaakt van de functie voor contractbeoordelingen, wordt dit in dat deel van de handleiding besproken).
Een contract kan één of meer regels hebben. Als u de kosten moet verdelen over meerdere entiteiten (zoals kostenplaatsen of grootboeken) kunt u hier meer regels invoeren.
Na het invullen van alle vereiste informatie kan het contract worden goedgekeurd en naar de volgende activiteit worden gestuurd.
Controle administratie
Afhankelijk van de applicatie-instelling “CheckContractByFinance” kan het contract naar de activiteit “Administratie check” worden gestuurd. Als de instelling op ‘nooit’ staat, wordt deze stap overgeslagen en direct naar de volgende activiteit gestuurd. Als de instelling is ingesteld op “Altijd” zal het altijd naar deze specifieke activiteit gaan. Als de instelling is ingesteld op ‘BTW/grootboekrekening ontbreekt’, gaat hij alleen naar deze activiteit als de BTW-code of de grootboekrekening in de contractregels ontbreekt.
Gebruikers met de rol “boeken” zijn de rolspelers voor deze specifieke activiteit. Bepaalde contractvelden kunnen worden gewijzigd en de contractregels kunnen worden bewerkt om ze van de juiste boekingsgegevens te voorzien. Daarna kan het contract voor verdere goedkeuring worden verzonden.
Goedkeurstap(pen)
Op basis van de goedkeuringsmatrix, het bedrag van de contractregels en het totaalbedrag moet het contract worden goedgekeurd door de eerste/tweede lijn goedkeurders en de eerste/tweede algemene goedkeurders. Meer informatie hierover is te vinden in de handleiding van de goedkeuringsmatrix in de handleiding “onderhoud goedkeurmatrix”.
Bevestig contract
Nadat het contract is goedgekeurd door de juiste lijn-/algehele goedkeurders, wordt het contract naar de werklijst van de in het contract gekoppelde contractbeheerder gestuurd.
Informeer indiener
Nadat het contract door de contractbeheerder is bevestigd, wordt het contract naar de indiener gestuurd om deze te informeren over de volledige goedkeuring van het contract. Deze stap wordt overgeslagen indien de contractbeheerder dezelfde is als de indiener.
In alle stappen is het mogelijk om relevante documenten te uploaden via de knop Uploaden. Het meest recente document van het type “leverancierscontract” wordt weergegeven als het hoofddocument dat aan de contracttransactie is gekoppeld.
Contractverlengingen
Een contractverlenging is een periodiek proces waarbij de contractbeheerder ervoor kiest een contract te verlengen of op te zeggen.
Het proces voor contractverlenging
Schematische weergave van de activiteiten in het proces
Op basis van het geplande script “Demo; Start contract review or renewal if needed” wordt gecontroleerd of er een actief contract is met een signaaldatum tot vandaag, waarvan de einddatum niet is verstreken en die geen contractverlengingstransactie heeft. Indien nodig wordt de transactie voor contractverlenging aangemaakt.
Contractverlengingen worden gepresenteerd aan de contractbeheerder van het contract in de dashboardtegel “Contract Beoordeling” in de activiteit “Beoordeel” met de omschrijving: “Renewal for; *contractbeschrijving* “.
Houd er rekening mee dat, indien u ook contractbeoordelingen gebruikt, dezelfde dashboardtegel wordt gebruikt voor de presentatie van te beoordelen contracten.
- Beschrijving: Voor contractverlengingen zal de omschrijving zijn: ‘renewal for;’ + de beschrijving van het gekoppelde contract.
- Contract: Een directe link naar het archief van het contract waaraan deze contractverlenging gekoppeld is.
- Leverancier: De leverancier die gekoppeld is aan het gekoppelde contract.
- Reviewer: De contractbeheerder van het gekoppelde contract.
- Prolongatietaak: Indien aangevinkt is het een prolongatietaak, indien niet aangevinkt is het een “beoordeel”-taak. (Zie “contractbeoordelingen”)
- Ultimate cancellation date: De uiterste annuleringsdatum gekopieerd uit de rubriek Contract data in het contract.
- Prolongatiedatum: De datum waarop het contract zou eindigen zonder prolongatie of waarop het wordt geprolongeerd.
- Verlengd: Kruis het vakje aan indien het contract moet worden verlengd. Als u het niet aanvinkt, betekent dit dat het moet worden beëindigd en dat er een reden voor beëindiging nodig is.
- Prolongatie termijn in mnd (alleen zichtbaar als het vakje “verlengd” is aangevinkt) Aantal maanden waarvoor het contract wordt verlengd. Gekopieerd vanuit het gekoppelde contract.
- Volgende prolongatiedatum: (alleen zichtbaar als “verlengd” is aangevinkt) Prolongatiedatum + de prolongatie termijn in mnd.
- Indexeer percentage: (alleen zichtbaar als ‘verlengd’ is aangevinkt) Voer het indexeringspercentage van het (nieuwe) contract in.
- Reden beëindiging: (alleen zichtbaar als ‘verlengd’ niet is aangevinkt) Kies een reden voor beëindiging wanneer een contract niet is verlengd.
- Einddatum: De einddatum van het contract als het beëindigd wordt.
- Wacht op bevestiging; Indien aangevinkt, gaat de transactie naar de activiteit “Ontvang bevestiging”.
- Opmerking: Opmerkingen kunnen hier worden toegevoegd.
Voor de goedkeuring van deze contractverlengingstaak moet u aangeven of een contract wordt verlengd of beëindigd. Indien het vakje “wacht op bevestiging” NIET is aangevinkt, zal de goedkeuring van deze contractverlenging leiden tot een volledig verwerkte contractverlengingstransactie. Als het vakje ‘wacht op bevestiging’ is aangevinkt, gaat de contractverlenging naar de activiteit ‘Ontvang bevestiging’.
Het selectievakje voor verlenging of de reden voor beëindiging bepaalt of een contract wordt verlengd of beëindigd. Het afwijzen van de verlengingtransactie zal het contract niet beëindigen!
Beoordeling
In de rubriek algemeen staat een link naar het desbetreffende contract. Vanuit het contract is ook een link aanwezig (in de sectie contract data) naar de meest recente prolongatieproces.
Bevestiging ontvangen
Indien het vakje “wacht op bevestiging” is aangevinkt, gaat de contractverlenging naar deze activiteit. Het wordt geplaatst in de werklijst van de contractbeheerder die aan het contract is gekoppeld.
Door het uploaden van een document van het type “Contract renewal/ cancellation confirmation” wordt de bevestiging opgeslagen en kan het contractprolongatieproces volledig worden goedgekeurd.
Merk op dat het selectievakje ‘verlengd’ of de reden voor beëindiging bepaalt waar een contract wordt verlengd of beëindigd. Goedkeuring van het proces van contractprolongatie leidt niet automatisch naar r de “verlenging” van het contract, noch zal het afkeuren van het proces leiden naar “beëindiging van een contract”.
Opzegging van een contract
Om het contract te beëindigen moet u een reden opgeven in het proces van contractprolongatie
Na volledige goedkeuring van de contractprolongatie met een reden voor beëindiging worden de velden in het contract bijgewerkt. Het veld “Datum beëindiging” wordt gevuld met de datum waarop het proces van contractverlenging volledig is goedgekeurd. De reden voor beëindiging wordt ook gekopieerd naar het contract. De einddatum wordt bijgewerkt op basis van de informatie van de contractverlenging.
Bij het uitvoeren van het geplande script “Demo; Start contract review or renewal if needed”, worden contracten met een einddatum van ‘vandaag’ of eerder die al volledig gefactureerd zijn, automatisch gedeactiveerd. Dit betekent dat u beëindigde contracten niet handmatig hoeft te deactiveren.
Een contract verlengen
Om het contract te verlengen, vinkt u het vakje “verlengd” aan in het contractprolongatieproces. Na volledige goedkeuring van de contractprolongatie worden de velden in het contract bijgewerkt. De velden ” volgende prolongatie datum”, “ultimate cancellation date” en “beoordeeldatum” worden bijgewerkt met de informatie uit het contractverlengingsproces.
Indexering van een contract
Pas alleen indexering toe op een contract als in het gebruikte contracttype het selectievakje voor het veld “Kopieer contract regels bij vernieuwing” is aangevinkt! Dit zorgt ervoor dat een nieuwe contractregel wordt toegevoegd aan een bestaand contract met de juiste (nieuwe) prijs.
Er zijn twee mogelijkheden om contractindexering toe te passen.
Indexering via het proces van contractprolongatie
Bij de prolongatie van het contract wordt de mogelijkheid geboden om een indexering in te voeren. Dit moet in hele procenten worden ingevuld.
Wanneer de prolongatie van het contract volledig is goedgekeurd, wordt het contract geïndexeerd. Voor de prolongatie periode worden nieuwe contractregels aangemaakt met de nieuwe prijs.
Indexering via contractarchief
Gebruikers met de rol ‘Contract administrator’ hebben de mogelijkheid contracten te indexeren via het archief. Vanuit het contract in het archief kan het contract worden bewerkt. In de sectie ‘leveranciersinfo’ is het veld ‘indexeringspercentage’ beschikbaar. Dit kan worden veranderd in iets anders dan “0” en moet in hele procenten worden ingevuld. Vink ook het vakje ‘geïndexeerd’ aan om het contract te kunnen indexeren. Na het opslaan van de factuur kan op de knop “indexering” worden gedrukt. Eerst verschijnt een pop-up waarin wordt gevraagd de indexatie te bevestigen.
Als er factuurregels aan het contract zijn gekoppeld, wordt een nieuwe contractregel aangemaakt voor de resterende periode. De gebruikte contractregels worden gedeactiveerd. De indexering vindt onmiddellijk plaats voor alle resterende perioden, dus het is niet mogelijk om het bedrag pas na een bepaalde datum te verhogen.
Contract Beoordeling
Een contractbeoordeling is een periodiek proces om een contract te herzien. Het is niet bedoeld om een contract daadwerkelijk te verlengen of te beëindigen, maar het kan worden gebruikt om de kwaliteit van de diensten of goederen met de leverancier te bespreken. De belangrijkste gegevens worden uit het contract gehaald (contract tegel), de eigenlijke beoordeling gebeurt in een contractbeoordeling (contract beoordeling tegel).
Contract beoordeling sectie in Contracten
Sectie “Contract beoordeling” in een contract
- Beoordelaar: De hoofd beoordelaar van dit contract. De beoordelaar bereidt de contract beoordeling voor en rond deze af.
- Beoordelingsperiode: De periode in maanden tussen contract beoordelingen.
- Volgende beoordelingsdatum: De volgende datum waarop een contract beoordelingsproces wordt gestart.
Sectie “Beoordelingsregel” in een contract
Hier kunt u de beoordeling verdelen over meerdere gebruikers. Voor elke gebruiker die deelneemt aan de beoordeling kunt u een regel invoeren. U moet ten minste 1 regel invoeren.
- Beoordelaar: De beoordelaar voor dit specifieke deel van het contract.
- Omschrijving: Omschrijving van dit gedeelte van de beoordeling.
- Gewicht: Indien slechts één beoordelingsregel toegevoegd is, voer dan ‘100’ in. Als er meerdere beoordelingsregels zijn, zorg er dan voor dat de “gewicht”-velden bij elkaar opgeteld 100 zijn voor alle beoordelingsregels binnen dit contract.
- Opmerking: Geef hier een opmerking voor de beoordelaar in.
Proces van contractbeoordeling
Schematische weergave van de activiteiten in het contract beoordelingsproces:
Contractbeoordelingen worden voorgelegd aan de hoofdbeoordelaar voor een controle van de opzet van de goedkeuring (beoordeling). Eventueel worden meer beoordelaars gevraagd voor een gedetailleerde beoordeling van het contract. De resultaten worden teruggestuurd naar de hoofdbeoordelaar (“Beoordeling afronden) en in de stap “Informeer” naar de contractbeheerder. Daarna is de contractbeoordeling volledig goedgekeurd.
Na het genereren van de Contract “Beoordeling processen (wat gebeurt door het geplande script: “Demo; Start contract review or renewal if needed”), wordt deze contractbeoordeling gepresenteerd in de dashboardtegel “Contract beoordeling” met de omschrijving: “Review for + * contractbeschrijving* “
In het volgende deel worden de stappen afzonderlijk toegelicht.
Beoordeling
In het sectie Algemeen van dit contract beoordelingsproces zal een link staan naar het desbetreffende contract.
- Omschrijving: De omschrijving voor dit contract beoordelingsproces.
- Administratie: de administratie waaraan het contract is gekoppeld.
- Contract: een directe link naar het contract (via archief). (een apart tabblad wordt geopend).
- Leverancier: de leverancier gekoppeld aan dit contract.
- Beoordelaar: de hoofdbeoordelaar van het contract. (Overgenomen uit de sectie Contract beoordeling van het contract).
- Opmerking: Hier kunnen notities worden toegevoegd.
In de sectie “beoordeelregel” is zichtbaar wie betrokken is bij de gedetailleerde beoordeling. Aan regels kan informatie worden toegevoegd, bv. belangrijke zaken waarop bij de beoordeling moet worden gelet. Een gedetailleerde beschrijving van de regels is toegevoegd in het gedeelte “gedetailleerde beoordeling”. Regels kunnen hier veranderd worden. Zorg ervoor dat het totale gewicht van alle regels 100 is.
Na goedkeuring van de stap “beoordeel” wordt het naar de stap “detail beoordeling” gestuurd. De rolspelers zijn de gebruikers die op regelniveau van de contract beoordelingsregels worden genoemd.
Detail beoordeling
- Beoordelingsdatum: de datum waarop de beoordeling is gedaan door de details reviewer.
- Beoordelaar: de persoon die gekoppeld is aan de contract beoordelingsregel.
- Omschrijving: de omschrijving van de contract beoordelingsregel.
- Opmerking: Informatie en details toegevoegd door de hoofd beoordelaar.
- Resultaat: de detailbeoordelaar moet aanvullende informatie verstrekken over de uitgevoerde beoordeling. (verplicht)
- Score: voer een score in tussen 1 en 100. (verplicht)
Alle detailbeoordelaars kunnen de andere beoordelingsregels bekijken, maar mogen alleen de aan henzelf gekoppelde beoordelingsregel(s) bewerken/wijzigen.
Na goedkeuring door alle detailbeoordelaars in de stap detail beoordeling beoordeling, wordt de contractbeoordeling naar de hoofdbeoordelaar gestuurd.
Beoordeling afronden
De beoordelingsscore wordt berekend op basis van het gewicht per regel en de gegeven scores.
De hoofdbeoordelaar is verplicht een beschrijving van het algemene resultaat van de beoordeling in te voeren in de sectie resultaat voordat het proces kan worden goedgekeurd.
Informeer
Als de hoofdbeoordelaar NIET dezelfde gebruiker is als de contractbeheerder, wordt de contractbeoordeling naar de contractbeheerder gestuurd om deze gebruiker te informeren over het resultaat. Een contractbeheerder kan alleen een opmerking toevoegen. Na goedkeuring is het contractbeoordelingsproces volledig goedgekeurd.
In elke stap is het mogelijk om documenten toe te voegen die specifiek zijn voor deze beoordeling.
Na volledige goedkeuring van het contractbeoordelingsproces wordt het gekoppelde contract bijgewerkt met de eerste volgende beoordelingsdatum voor dit contract.
Scheduled script “Demo; Start contract review or renewal if needed”
Tijdens de implementatie van de contract- en contractprolongatie-/beoordeling wordt het scheduled script “demo; Start contract review or renewal if needed” geactiveerd en ingesteld om eenmaal per dag te draaien.
Deze geplande taak zal:
- Maakt contractverlengingstaak als:
- Het contract is actief en goedgekeurd
- Signaleringsdatum voor verlenging is vandaag of eerder
- Einddatum is leeg
- Er is nog geen taak voor contractverlenging gecreëerd
- Maakt contractbeoordelingstaken als:
- Het contract is actief en goedgekeurd
- Een beoordelaar wordt vooraf ingevuld in het contract
- De volgende beoordelingsdatum is vandaag of eerder
- De beoordelingsperiode is > 0
- Einddatum is leeg
- Er is nog geen contractbeoordelingstaak aangemaakt
- Deactiveert contracten als:
- Contract is volledig gefactureerd en het is “x” dagen na de einddatum van een contract. (gebaseerd op de applicatie-instelling XspEntCloseFullyInvoicedContractXDaysAfterEndDate)
- Contract is niet volledig gefactureerd en het is “x” dagen na de einddatum van een contract. (gebaseerd op de applicatie-instelling XspEntCloseAllRemainingContractsXDaysAfterEndDate, indien ingesteld op 0, worden contracten NIET automatisch gedeactiveerd als ze niet volledig gefactureerd zijn).
- Stuur e-mailherinneringen naar de contractbeheerder als de uiterste opzegdatum voor een contract binnen 7 dagen (‘gewone herinnering’) of 1 dag (‘dringende herinnering’) ligt en er voor dit contract nog geen actie is ondernomen.
Belangrijk: De in het script gedefinieerde acties worden tijdens de implementatie samen met de implementatieconsultant bepaald en kunnen dus afwijken van deze standaardbeschrijving. Iedere wijziging van dit script maakt geen deel uit van het supportcontract.
Factuur koppelen aan een contract(regel)
In de handleiding over het koppelen aan andere transacties staat meer informatie over het koppelen.