Onderhoud

Email import configuratie

Microsoft Oauth2 authenticatie instellen – eenmalige actie

Wanneer de Active Directory van uw kant niet toestaat dat individuele gebruikers/accounts toestemming geven om mailboxen te lezen, is deze eenmalige actie vereist. Als dit is toegestaan, hoeft deze eenmalige actie niet te worden uitgevoerd en kunt u doorgaan met het aanmaken van nieuwe mailboxconfiguraties.

Om de eenmalige actie van deze authenticatiemethode te ondersteunen, moeten de volgende acties één keer worden uitgevoerd.

• De beheerder van de Azure active directory logt in op de Onventis applicatie en voegt zichzelf toe aan de rol: ‘Azure active directory administrator’.
• Navigeer naar het E-mail import configuratie menu-item.

• Klik op de Office365 Consent knop, hiermee opent er een Microsoft login scherm, log hiermee in met je Microsoft-beheerdersaccount.
• Hierna krijg je het volgende scherm te zien waarbij je directory toegang dient te geven aan onze applicatie om e-mails te mogen blijven importeren.
• Vink ‘Consent on behalf of your organization’ aan en klik daarna pas op accept. Indien je vergeet het vinkje aan te zetten, dien je de toegang voor de Onventis applicatie volledig te verwijderen binnen je Active Directory, de browsercache op te schonen en de bovenstaande stappen opnieuw te ondernemen.

Applicatie instellingen – standaarden definiëren

In de applicatie instellingen staan 3 instellingen waarbij standaard waarden ingevuld kunnen worden voor de velden ‘IMAP-Server’, ‘IMAP port’ en ‘Veilige verbinding’.

Dit zijn de instellingen:

• Imap.DefaultPort
• Imap.DefaultServer
• Imap.DefaultUseSsl (waarde True = Vinkje aan, False = vinkje uit)

Indien hier iets is ingevuld, dan zal bij het aanmaken van een email import configuratie, deze waarden overgenomen worden.

Basis inrichting import e-mail

Let op het volgende: als je met Office365 werkt, controleer dan eerst of de stappen uit “Microsoft Oauth2 authenticatie – eenmalige actie” vereist zijn.

Gebruik de optie ‘nieuwe office365’ om een nieuwe configuratie voor Microsoft Office 365 te maken, klik anders op ‘nieuw’ en ga verder bij stap 2.

• Nadat u op het pijltje naast ‘new’ hebt geklikt en -> ‘Nieuwe Office365’, wordt u doorgestuurd naar een Microsoft-autorisatiescherm.

Login met de Offce365 logingegevens van de mailbox welke je wilt gaan uitlezen. Er wordt een nieuwe configuratie gemaakt met het ingevoerde e-mailadres als omschrijving.

U kunt de configuratie ‘bewerken’ om verder te gaan.

Instellen van de mailboxconfiguratie voor Office365

• Omschrijving: Voer de omschrijving in (deze wordt weergegeven in de ‘importeren via e-mail’). Het e-mailadres is vooraf ingevuld en kan worden gewijzigd.

• Geef eventueel een gebruiker of en rol op. (Alleen deze persoon of gebruiker gekoppeld aan deze rol kan deze configuratie gebruiken tijdens het importeren). Het is vooraf gevuld met de gebruiker die de mailboxconfiguratie gestart heeft en kan gewijzigd worden.
• Bedrijf: Voer een bedrijf in waaraan deze configuratie is gekoppeld
• Automatische verwerking: vink dit vakje aan als je automatisch wilt importeren
• IMAP-server: Dit is vooraf ingevuld en kan niet worden gewijzigd.
• IMAP-poort: Dit is vooraf ingevuld en kan niet worden gewijzigd.
• Beveiligde verbinding: Dit is vooraf ingevuld en kan niet worden gewijzigd.
• Gebruikersnaam: Deze is vooraf ingevuld en kan niet worden gewijzigd.
• Gedeelde mailbox gebruiken: vink aan of je een ‘gedeelde mailbox’ wilt gebruiken.
• Gedeelde mailbox: Alleen beschikbaar als ‘Gebruik gedeelde mailbox’ is aangevinkt. De opmaak van de gedeelde mailbox ziet er als volgt uit: SharedBox@Domain.xx.

2. Gebruik de optie ‘nieuw’ om een nieuwe mailboxconfiguratie in te stellen als Office365 niet wordt gebruikt:

• Omschrijving: Voer de omschrijving in (deze wordt weergegeven in de ‘importeren via e-mail’).
• Geef eventueel een gebruiker of en rol op. (Alleen deze persoon of gebruiker gekoppeld aan deze rol kan deze configuratie gebruiken tijdens het importeren).
• Bedrijf: Voer een bedrijf in waaraan deze configuratie is gekoppeld
• Automatische verwerking: vink dit vakje aan als je automatisch wilt importeren
• IMAP-server: Voer IMAP-server in (mogelijk vooraf ingevuld met een standaard).
• IMAP-poort: IMAP-poort invoeren (mogelijk vooraf ingevuld met een standaard)
• Beveiligde verbinding: Voer in of de verbinding beveiligd is (mogelijk vooraf ingevuld met een standaard).
• Gebruikersnaam: Voer de gebruikersnaam in van de mailbox die wordt gebruikt voor het importeren. Als je een gedeelde mailbox wilt gebruiken voor een normale IMAP-verbinding, kun je de aanmeldnaam wijzigen in “user@domain.comsharedbox”, waarbij user@domain.com je eigen gebruikersnaam/mail is en sharedbox de naam van de gedeelde mailbox waartoe je toegang hebt.
• Wachtwoord: Voer het wachtwoord in om toegang te krijgen tot de mailbox.
• Gedeelde mailbox gebruiken: Alleen beschikbaar wanneer dit een Office365 mailconfiguratie is.
• Gedeelde mailbox: Alleen beschikbaar als dit een Office365 mailconfiguratie is.

3. Als de verbinding met succes tot stand is gebracht, kunnen velden uit de sectie ‘mapinstellingen’ worden ingevoerd door op de knop “verbinding controleren en mappen laden” te klikken.

• Ontvang mails van is de standaard uit te lezen mailbox folder
• Verplaats geïmporteerde mails naar is de map waar ingelezen facturen naar verplaatst worden
• Verplaats niet geïmporteerde mails naar is de map waar de niet ingelezen facturen naar verplaatst worden

Wanneer dit bewaard wordt, dan is de email import configuratie nu al geschikt om te gebruiken voor de import zoals beschreven in hoofdstuk ‘Importeren vanuit e-mail’. (Vink “Automatische verwerking” uit om te kunnen bewaren.)

Automatische verwerking

Het aanzetten van de optie “Automatische verwerking” zorgt voor het zichtbaar worden van extra velden. Sectie: Importinstellingen

• Aktie na import;
• • • o Document center >Alle e-mails worden in het Document import center geplaatst zodat de gebruiker hier zelf kan kiezen om er een proces mee te starten. (“Verwerking van ingevoerde facturen”)
    • Initieer proces> Alle e-mails welke succesvol via de auto-import worden opgehaald worden automatisch verwerkt en als transactie in de werklijst van de eerste activiteit in het proces gezet.
• Initiator van de transactie; Dit is de gebruiker welke wordt aangewezen als initieerde van het proces wat aan de hand van het geïmporteerde document gestart wordt. Controleer altijd of de initieerder die je kiest tevens het recht heeft om een dergelijke transactie binnen dat proces te starten, als dit manueel niet kan, zal dit uiteraard ook op een automatische manier niet kunnen.
• E-mail split modus;
  • Enkele PDF bijlage: Pikt de e-mail alleen op indien er slechts 1 PDF aan de e-mail hangt.
  • Per PDF bijlage: Maakt een separate taak aan voor elk PDF document in een e-mail.
  • Per email: Maakt per e-mail slechts één taak aan met daarin alle in dezelfde e-mail gevonden documenten. Als de body text import aangevinkt staat, zal de body het hoofd document zijn. Als body text import uit gevinkt staat, zal de eerst gevonden bijlage het hoofd document zijn.
• Importeer body als er een PDF bijlage is: Indien aangevinkt zal de email body geïmporteerd worden als zijnde PDF document. Als de ’Per PDF bijlage’ (zie hierboven) gekozen is als E-mail split modus setting, dan zal de e-mailbody aan elke taak afzonderlijk worden toegevoegd.
• Importeer body als er geen PDF bijlage is; Indien aangevinkt zal de e-mail body geïmporteerd worden als pdf en wordt de transactie gestart met deze e-mail body als zijnde hoofd document hiervan.
• Zet niet verwerkt in het Documentcenter; Als een e-mail om welke reden dan ook niet verwerkt kan worden, dan zorgt deze setting ervoor dat de PDF en/of e-mailbody (afhankelijk van configuratie) als taak in het Document Import Center wordt geplaatst ter nader inzien.

Sectie: Start procesinstellingen

Het proces welke gebruikt zal worden om een transactie in te initiëren, bijvoorbeeld: Inkoopfacturen.

Sectie: Schema

Algemeen

De basis van de routering binnen het Onventis system is de goedkeuringsmatrix. Hiermee kunt u bepalen welke personen in welke gevallen een factuur (of order, declaratie etc.) dienen goed te keuren.

Beschikbare stappen

Standaard kent het systeem een vijftal stappen

• Secretariaat
• Eerste regelgoedkeuring
• Tweede regelgoedkeuring
• Eerste algehele goedkeuring (ook wel derde goedkeuring)
• Tweede algehele goedkeuring (ook wel vierde goedkeuring)

Het systeem bepaalt op basis van het bedrag van de factuurregel of er nog een volgende goedkeuring nodig is. Dit geldt alleen niet voor het secretariaat: aan deze stap is geen bedrag gekoppeld.

Er moet altijd minimaal een eerste regelgoedkeuring plaatsvinden. De overige stappen worden alleen maar gebruikt wanneer deze nodig zijn (op basis van het bedrag) en wanneer deze geactiveerd zijn.

Voor het verschil tussen de regelgoedkeuring en de totaalgoedkeuring is het handig om een voorbeeld te nemen.

Stel dat uw organisatie een hoofdkantoor heeft en meerdere vestigingen. Op de vestigingen zitten een afdelingsleider en een vestigingsleider. De directie zit op het hoofdkantoor.

Het is dan logisch om de afdelingsleider de eerste regelgoedkeuring te geven; Dit is het eerste en laagste niveau van de goedkeuring. Hieraan kan een bedrag worden verbonden: als de factuurregel onder dit bedrag blijft dan kan de afdelingsleider deze zonder extra goedkeuring van anderen afhandelen.

Als de factuur boven het mandaat van de afdelingsleider is, dan moet de vestigingsleider bijtekenen. Als de factuur ook boven diens bedrag komt, gaat de factuur daarna naar de directie voor eerste algehele goedkeuring en eventueel ook voor tweede algehele goedkeuring. Het verschil tussen regel- en algehele goedkeuring wordt belangrijk als de factuur in meerdere regels is geboekt. Stel dat de eerste factuurregel voor vestiging A is en de andere regel voor vestiging B. Dan zal de factuur tegelijk bij de afdelingsleiders van vestiging A en B komt. Indien voor beide afdelingsleiders het factuurbedrag hoger is dan hun mandaat, wordt de factuur naar beide vestigingsleiders gestuurd.

Hierbij geldt dat wanneer regel 1 of 2 (of allebei) boven het mandaat van de betreffende vestigingsleider is, de gehele factuur naar de directie gaat. De directie moet dan dus rechten hebben om beide regels goed te keuren.

Boekingselementen

Bij de routering van een boeking kan het systeem een viertal boekingselementen gebruiken. Standaard zijn dit de kostenplaats (parameter 1) en de leverancier (parameter 2); de laatste twee parameters zijn in te stellen in het goedkeuringstype. Denk bijvoorbeeld aan grootboekrekening, project of kostendrager. Hiermee wordt het mogelijk om alle boekingen op een bepaalde grootboekrekening naar dezelfde persoon te sturen (denk aan lease- of telefoonkosten). Of u stuurt alle facturen voor een bepaald project naar de projectleider ter goedkeuring.

Rolspelers

Van belang is ook te weten dat een bepaalde gebruiker altijd maar één rol mag spelen binnen hetzelfde proces. Het is dus niet mogelijk dat gebruiker Z zowel de eerste regelgoedkeuring als de eerste algehele goedkeuring doet. Wanneer het systeem bij het bepalen van de rolspelers twee keer dezelfde persoon tegenkomt en er zijn geen alternatieve gebruikers te vinden, dan zal er een melding verschijnen dat de rolspelers niet bepaald kunnen worden.

Gebruikers

Het is belangrijk om te weten dat alleen volledige gebruikers kunnen worden toegewezen via de goedkeuringsmatrix. Bij het koppelen van het mandaat is het niet mogelijk om portaalgebruikers te kiezen.

Goedkeuringstype

In het goedkeuringstype wordt onder andere bepaald welke goedkeuringsstappen actief zijn.

Het is mogelijk om meerdere goedkeuringstypes aan te maken. In een transactieproces kan slechts één goedkeuringstype worden gebruikt. Deze kunnen dan wel bijvoorbeeld aan een ander proces gekoppeld worden. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om voor de declaraties een hele gescheiden goedkeuringsmatrix op te zetten met andere instellingen dan voor de facturen. Dit is echter niet gebruikelijk en moet door een consultant van Onventis worden ingesteld.

Uitleg van de verschillende velden:

• Beschrijving: Voer de beschrijving in.
• Controleer bedrag: dient bij het bepalen van de goedkeurders gelet te worden op het bedrag van de boekingsregel.
• Controleer bedrag aanvullende goedkeuring: dient bij het bepalen van de algehele goedkeurders gelet te worden op het bedrag van de boekingsregel.
• o Koppeling kostenplaats nodig: wordt bij het bepalen van de goedkeurders ook hogerop in het organigram gezocht (vinkje uit) of alleen op de kostenplaats zelf (vinkje aan).
• o Drempel voor aanvullende goedkeuring 1/2: Hiermee wordt het mogelijk om af te dwingen dat een factuur boven een bepaald bedrag altijd langs de eerste en tweede algehele goedkeuring moet, ook als het mandaat van de eerdere goedkeurders voldoende was. Hier geeft u de bedragen in.
• Goedkeuring parameter 3: hierin wordt de tabel opgenomen wat gebruikt wordt voor het derde boekingselement
• Goedkeuring parameter 3 label: De naam van het derde boekingselement dat gebruikt wordt in de goedkeuringsmatrix voor bepalen van de routering.
• Goedkeuring parameter 4: hierin wordt de tabel opgenomen wat gebruikt wordt voor het vierde boekingselement
• Goedkeuring parameter 4 label: De naam van het vierde boekingselement dat gebruikt wordt in de goedkeuringsmatrix voor bepalen van de routering.
• Goedkeuring parameter prio 1 – 3: in welke volgorde zal het systeem zoeken naar de goedkeurders. In dit printscreen is de belangrijkste codeerparameter (prio 1 ) = 2, wat organisatie is. Het volgende element is Kosteneenheden (parameter 3) en de derde prioriteit is Grootboeken (parameter 4). Als laagste niveau is altijd de kostenplaats ingesteld.
• Goedkeuring bedrijfsbureau, tweede regelgoedkeuring, eerste algehele goedkeuring, tweede algehele goedkeuring: wordt de betreffende goedkeurstap gebruikt of niet.

In de meeste gevallen worden de instellingen van het goedkeuringstype door de consultant van Onventis in overleg met uw organisatie bepaald tijdens de inrichting. U hoeft hier normaal gesproken geen zaken aan te passen.

In het goedkeurtype zijn de buttons ‘export’ en ‘import’ beschikbaar. Via de button ‘export’ wordt een .csv bestand gegenereerd met alle goedkeurregels. Het is mogelijk om in dit bestand nieuwe toe te voegen, bestaande te wijzigen en regels op ‘verwijderd’ te zetten. Via de button ‘import’ kunnen deze wijzigingen geupload worden. (Zorg ervoor dat de lijstseparator teken een ‘,’ is en niet een ‘;’.)

Goedkeuringsregels

In de goedkeuringsregels worden de bedragsgrenzen vastgelegd.

Hier wordt een regel aangemaakt voor elke grens die van toepassing is binnen uw organisatie. Deze worden gekoppeld aan het goedkeuringstype en krijgen een duidelijke omschrijving.

Je kunt op basis van een bestaande goedkeuringsregel een afwijkende regel aanmaken voor een specifieke administratie. Zo kan één regel voor verschillende bedragen en valuta optreden op basis van verschillende administraties.

Organisatieschema

De kostenplaats is altijd de basis van de goedkeuring; als er op de andere elementen geen goedkeurders te vinden zijn, dan zal het systeem terugvallen op de kostenplaats. Er wordt een hiërarchie gemaakt van de aanwezige kostenplaatsen, ook wel organigram genoemd. Afhankelijk van de gekozen instellingen bij de implementatie, maakt u één organigram per administratie of één samengesteld organigram over de administraties heen. De functie van het organigram is vooral belangrijk als u met kostenplaatsen werkt Het bepaalt namelijk welke goedkeurder wordt gevonden als er op de geboekte kostenplaats zelf geen goedkeurder gevonden kan worden. Een voorbeeld van een organigram:

Stel nu dat een factuur wordt geboekt op kostenplaats SALES, dan zal deze door gebruiker Marc worden goedgekeurd. Is het bedrag boven de 10.000 dan is er op deze kostenplaats geen andere goedkeurder met een hoger mandaat ingericht. Er wordt dan op de “bovenliggende” kostenplaats GM gezocht of daar iemand is. In dit geval een keuze uit Donald en Claire. Op deze manier is het niet noodzakelijk om Donald en Claire te koppelen aan alle “onderliggende” kostenplaatsen, maar kunnen zij eenmalig aan GM worden gekoppeld. Voordat een kostenplaats kan worden gebruikt in een boeking, is het noodzakelijk deze te koppelen in het organigram. Nieuwe kostenplaatsen zullen eerst verschijnen in de rechter lijst in dit scherm en u dient ze te slepen naar de gewenste “ouder”. Is dit niet gebeurd en staat de kostenplaats nog in de rechter lijst, dan zal bij het doorsturen van de boeking een melding verschijnen dat de rolspelers niet bepaald kunnen worden. In het eerder gegeven voorbeeld met de afdelingsleiders en vestigingsleiders is reeds genoemd dat de directie goedkeuringsrechten dient te hebben over alle regels van de boeking. Is er bijvoorbeeld geboekt op kostenplaatsen CON en SALES, dan zal de directie rechten moeten krijgen over deze beide kostenplaatsen. Dit is eenvoudig te realiseren door de directie te koppelen aan de bovenliggende kostenplaats van CON en SALES. Dat is hier dus GM. Anders gezegd: voor het boeken van meerdere regels zal het “snijpunt” van de gebruikte kostenplaatsen belangrijk zijn voor het bepalen van de totaalgoedkeuring.

In het organisatieschema zie je aan de rechterkant alle kostenplaatsen welke (nog) niet direct gekoppeld zijn aan een schema. eze kostenplaatsen worden gefilterd op basis van de links bovenin geselecteerde administraties. Zorg dus dat deze allemaal geselecteerd zijn indien je alle niet-gekoppelde kostenplaatsen wilt zien. Tevens kun je aan de rechterkant de status van de kostenplaats zien, bijvoorbeeld of het een dummy of geblokkeerde kostenplaats betreft. Daarnaast kun je ook zien of de geselecteerde kostenplaats gekoppelde kind-kostenplaatsen onder zich heeft:

De niet-gekoppelde kostenplaatsen aan de rechterkant kunnen gekoppeld worden middels een drag & drop methode. Door een kostenplaats te slepen naar het schema en deze aldaar te ‘laten vallen’ kun je deze als (kind-)kostenplaats koppelen en verschijnt daarmee onder de gebruikers. Om een kostenplaats juist te ontkoppelen, selecteer je deze binnen het schema en klik je bovenaan op ‘ontkoppel structuur’. Hiermee ontkoppel je een kind-kostenplaats van de moeder-kostenplaats. Wanneer je een kostenplaats selecteert welke kind-kostenplaatsen heeft verschijnt tevens de knop ‘Ontkoppel alles’. Hiermee kunt u alleen de geselecteerde kostenplaats loskoppelen van zijn ouder, maar ook alle kindkostenplaatsen loskoppelen van deze kostenplaats. Dit wordt tevens bevestigd met een melding nadat je op de Ontkoppel allesknop drukt.

Wanneer je aan de linkerkant in plaats van een kostenplaats een goedkeuringsmandaat aanklikt wordt aan de rechterkant alle relevante mandaat(regel) info getoond:

Via de button ‘tonen vanaf kostenplaats’ is het mogelijk om de kostenplaats te selecteren waar je op wilt inzoomen.

Als men ingezoomd is op een kostenplaats, dan heeft deze button 3 opties;

• Tonen vanaf kostenplaats: Hiermee kan je naar een andere kostenplaats springen
• Tonen vanaf parent: Hiermee spring je 1 niveau terug naar boven
• Tonen vanaf hoofd: Hiermee ga je terug naar het hoofdniveau

Wettelijke en financiële goedkeuringsmatrix

Wettelijk; Dit is de koppeling van de bedrag grenzen aan de gebruikers en wordt ook “mandaat” genoemd.

Let op: Alleen full users kunnen gekoppeld worden aan een financieel mandaat.

Naast deze koppeling is het hier noodzakelijk om een verantwoordelijke persoon in te geven. Het is ook mogelijk om een begin- en einddatum mee te geven aan het mandaat. Zo kunt u bijvoorbeeld een interim manager alvast aanmaken, voordat deze met de werkzaamheden start en tevens vast de einddatum ingeven.

Financieel; Hier geeft u aan voor welke boekingsgegevens een bepaald mandaat geldt en welk goedkeurstap de persoon mag uitvoeren.

In dit voorbeeld is ingesteld dat gebruiker Marc de eerste regelgoedkeuring mag uitvoeren voor boekingen op kostenplaats Sales. Hier kunnen ook meerdere elementen worden gevuld:

Hier is ingesteld dat deze gebruiker de tweede regelgoedkeuring doet als een boeking is ingevoerd op kostenplaats SUP en organisatie (leverancier) Informatique.

Alleen als deze combinatie van boekingselementen is gebruikt, zal deze gebruiker worden gevonden. Is er bijvoorbeeld geboekt op kostenplaats CON en organisatie Informatique, dan wordt een andere goedkeurder gezocht.

Job Management is een module op het platform waarin je verschillende taken en/of acties (gepland) kunt uitvoeren.

Denk hierbij aan het inplannen en daarmee versturen van reminder e-mails, het automatisch laten uitvoeren van interface stromen of het starten van checks/controles.

De functionaliteit is technisch gezien veelomvattend omdat het verschillende soorten acties kan betreffen. Het is gekoppeld met een server welke ervoor zorgt dat alle geplande taken en acties op de juiste datum, tijdstip en frequentie worden uitgevoerd.

Job Management is een functionaliteit welke wordt onderhouden door de applicatie managers.

Het menu-item is alleen zichtbaar voor de gebruikers die gekoppeld zijn aan de rol ‘applicatiebeheerder’ en ‘Onventis Interal Admin’.

De Onventis Internal Admin rol is een rol welke is toebedeeld aan de Flow Super gebruiker.

Indien je op het menu-item klikt kom je bij het volgende nieuwe overzicht terecht met talloze mogelijkheden:

Linksonder (verwerkingsgeschiedenis)

Hier zie je de geschiedenis van de uitvoeringen van de taak, inclusief:

• het triggermoment;
• het startmoment;
• het voltooimoment;
• de uiteindelijke status.

Ook hier vind je het tandwiel-icoon om kolommen naar wens te sorteren en (on)zichtbaar te maken.

Rechtsboven (uitvoeringsplan)

Hier zie je het uitvoeringsplan van de betreffende taak. Je kunt hier:

• De omschrijving van de taak wijzigen
• De taak (in)actief maken
• Type herhaling aangeven;
• Alleen cron is ondersteund voor nieuwe/ te wijzigen schema’s.
• De maximale looptijd van de taak bepalen (indien gewenst)
• De startdatum+tijd instellen per wanneer de taak moet gaan draaien
• De startdatum+tijd instellen per wanneer de taak niet meer draait

Bij het instellen van het herhaalinterval kan voor bestaande en nieuwe schema’s alleen gebruik gemaakt worden van de Cron-functionaliteit:

Met Cron-functionaliteit is het mogelijk uitgebreider en specifieker te bepalen met welke interval en frequentie een taak moet draaien. Zo kun je bijvoorbeeld met een zogeheten cron-expressie een taak dagelijks uitvoeren, maar het weekend overslaan. Ook kun je bijvoorbeeld een e-mail elke dinsdag en donderdag laten versturen. Via de optie Cron Expression Generator, kan je de cron expressie samen stellen. Op Google zijn ook alloze websites waar je een cron-expressie kunt laten genereren op basis van je eigen gekozen voorwaarden. Deze plak je vervolgens in het Cron expression veld:

De optie ‘toon volgende uitvoering’ toont wanneer de eerstvolgende uitvoering zal zijn, in verschillende tijdsformaten;

Deze link is enkel zichtbaar wanneer er een CRON-expressie is ingevuld in het veld Cron expression.

Rechtsonder (Linked job)

Hier kun je een actie/taak koppelen aan een actie/taak. Indien je een linked job wilt aanmaken klik je op het Link job icoon waardoor de volgende pop-up verschijnt:

Hier kun je dus een andere taak selecteren uit de bestaande (geplande) takenlijst die je kunt laten uitvoeren aan de hand van de 1e taak.

Om een voorbeeld te geven: Stel dat je gebruik maakt van factuurverwerking op ons platform waarbij tevens het crediteurenonderhoud plaatsvindt op het platform.

Hiermee kunt u eerst de uitvoer van uw leveranciers plannen met een frequentie van één keer per dag. Alleen als deze export succesvol was, wilt u de export van volledig goedgekeurde facturen starten. De “trigger” is in dit geval “bij succes”.

Indien je linked jobs hebt aangemaakt komen ze er rechts onderin als volgt uit te zien:

System log

Gebruikers met de rol ‘applicatie beheerder’ kunnen het systeem log inzien. Alle verstuurde e-mail activiteiten worden hierin gelogd.

Onderhoud stamgegevens

Financiële stamgegevens

Rapportage periodes

Wanneer de rapportage perioden niet geïmporteerd worden, kan men hier handmatig per bedrijf de verslagperioden aanmaken.

Kies voor ‘nieuw’ om een nieuw periode aan te kunnen maken;

Een applicatie beheerder kan hier dus eventueel de periodes om te boeken, dicht zetten.

Specifieke Applicaties

Contracttypes

Declaratie types

Inkooptypes

Sectie “Algemeen”

Sectie “Workflow”

Sectie “Leverancier gegevens”

Onderhoud van medewerkers

Via menupad Onderhoud, Applicatie basis gegevens, gebruikers kan men medewerkers aanmaken en onderhouden.

Via het tandwiel icoon is het mogelijk om te bepalen welke kolommen je wenst te zien in het resultaten scherm.

Aanmaken en onderhouden van gebruikers

Via de button ‘nieuw’ kan een nieuwe medewerker aangemaakt worden. Via het klikken op de hyperlink in de kolom ‘Volledige naam’ kan men een bestaande medewerker openen om te onderhouden.

De buttons in het medewerker onderhoudsscherm