Onventis Spend Analytics 2024.2

Auswertung der Ausgaben pro Vertrag

Bitte beachten Sie: Die Analyse der Ausgaben nach Verträgen funktioniert derzeit nur für standalone Spendency-Kunden, wird aber in einem der nächsten Releases auch für Kunden verfügbar sein, die das Onventis Buyer-Datenmodell verwenden. Sie werden über die Release Notes informiert.

Definieren Sie einen maximalen Vertragswert

Wir freuen uns, Ihnen weitere großartige Verbesserungen unseres Vertragsmoduls vorstellen zu können, die Ihnen die Möglichkeit geben, Ihre Ausgaben für jeden einzelnen Vertrag genau zu analysieren. Die brandneue Funktion, einen maximalen Vertragswert für einen Vertrag festzulegen, bietet eine bessere Kontrolle über die Ausgaben und hilft bei der Durchsetzung von Budgets.

Einige Gründe, warum diese Funktion eine entscheidende Neuerung darstellt:

1. Budgetkontrolle: Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihr Budget wie nie zuvor. Mit einem klaren Überblick über die maximalen Vertragswerte können Sie Ausgaben proaktiv verwalten und Budgetüberschreitungen vermeiden.
2. Risikofreie Beschaffung: Verabschieden Sie sich von budgetären Albträumen. Unsere Analyse sorgt für eine frühzeitige Erkennung potenzieller Risiken, so dass Sie diese schnell abmildern können, indem Sie z. B. die Konditionen neu verhandeln oder nach alternativen Lieferanten suchen, um die Projekte auf Kurs zu halten.
3. Vertrauen in die Einhaltung der Vorschriften: Sie haben die Gewissheit, dass Sie immer die Vorschriften einhalten. Unsere Plattform sorgt für Transparenz bei den Vertragsausgaben und der Einhaltung von Budgetgrenzen und macht Audits zum Kinderspiel.
4. Verhandlungssuperkräfte: Mit umfassenden Erkenntnissen ausgestattet, verhandeln Sie mit Selbstvertrauen. Nutzen Sie Ihr Wissen über die Nutzung von Verträgen, um bessere Bedingungen oder Preise zu erzielen und den maximalen Wert zu steigern.
5. Ressourceneffizienz: Optimieren Sie mühelos die Ressourcenzuweisung. Analysieren Sie die Ausgabenmuster, um die Ressourcen dort einzusetzen, wo sie am meisten benötigt werden, und steigern Sie so die Effizienz in allen Bereichen.
6. Performance Verbesserungen: Verbessern Sie Ihr Beschaffungswesen. Vergleichen Sie Ihre Ausgaben gegen Ihr Budget, um Verbesserungspotenziale zu ermitteln und Prozesse zu rationalisieren.

Mit Onventis Spend Analytics ist es einfacher denn je, die Kontrolle über Vertragsausgaben zu behalten. Erleben Sie die Vorteile einer verbesserten Budgetverwaltung, Risikominderung und Einhaltung von Vorschriften mit unserem neuesten Release.

Filter für Verträge mit maximalen Vertragswert:

Unser neuer Filter macht die Überwachung Ihres Vertragsstatus so einfach wie nie zuvor. Filtern Sie jetzt mühelos Verträge, um diejenigen mit maximalen Vertragswerten ausfindig zu machen. Kein Rätselraten mehr – behalten Sie Ihr Budget fest im Griff! Mit dem Filter “Nur mit maximalem Vertragswert anzeigen” erhalten Sie sofortigen Zugriff auf wichtige Daten. In der Spalte “Ausgaben des Vertrags” können Sie den maximalen Vertragswert zusammen mit den aktuellen Ausgaben anzeigen. Es ist ein Kinderspiel, die Ausgaben mit den Budgetgrenzen zu vergleichen.

Einblicke in Echtzeit: Sie können leicht erkennen, ob sich der Vertrag innerhalb seines definierten Vertragswerts befindet oder diesen überschritten hat. Unser farbcodiertes System sorgt für sofortige Klarheit über den Ausgabenstatus:

• Abgelaufen und im Budget: Wenn der Vertrag abgelaufen ist, aber noch im Rahmen des Budgets liegt, werden die aktuellen Ausgaben grün hervorgehoben. Anhand dieses visuellen Hinweises können Sie schnell erkennen, welche Verträge abgeschlossen wurden, ohne die zugewiesenen Mittel zu überschreiten.
• Budgetüberschreitung: Sollte der Auftragswert überschritten werden, werden die aktuellen Ausgaben in roter Farbe hervorgehoben. Diese sofortige visuelle Warnung benachrichtigt Sie über potenzielle Budgetverletzungen und veranlasst Sie zu schnellem Handeln.
• Laufende Verträge: Bei Verträgen, die noch aktiv sind und sich innerhalb des Budgetrahmens befinden, werden die aktuellen Ausgaben in Schwarz angezeigt. Diese klare Unterscheidung gewährleistet eine kontinuierliche Überwachung der Vertragsausgaben, ohne dass man sich übermäßige Sorgen um Budgetüberschreitungen machen muss.

Filter für überbuchte Verträge

Um es Ihnen so einfach wie möglich zu machen, die Verträge zu identifizieren, die ihren vereinbarten Vertragswert überschritten haben, gibt es auch einen Filter namens “Nur mit Überschreitung anzeigen”. Ein Klick genügt, um Ihre Verträge mit Mehrausgaben auf einen Blick zu sehen.

Fehlende Verträge

Wir haben unser System so optimiert, dass fehlende Verträge nahtlos verarbeitet werden können. Wenn eine Vertrags ID in der Ausgabendatei, aber nicht in Ihren Verträgen vorhanden ist, haben wir jetzt eine Lösung für Sie. Suchen Sie fehlende Verträge ganz einfach auf der Registerkarte “Fehlende Verträge”.

Verabschieden Sie sich von der lästigen Suche durch Ihre Dateien – alles, was Sie brauchen, ist bequem an einem Ort zusammengefasst.

Wandeln Sie fehlende Verträge mühelos in vollwertige Verträge um. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche “Vertrag erstellen”, um den Prozess zu starten. Es öffnet sich ein benutzerfreundliches Fenster, in das Sie alle relevanten Vertragsdetails nahtlos eingeben können. Vom Anfangs- und Enddatum bis zum maximalen Vertragswert und dem Vertragsnamen haben Sie alles, was Sie brauchen, direkt zur Hand.

Einmal erstellt, werden neu geschlossene Verträge in Ihre Liste der unbearbeiteten Verträge integriert und warten hier auf Ihre weitere Bearbeitung.

Vertragsanalyse

Verabschieden Sie sich von unnötigen Schritten. Sie brauchen nicht mehr zur Analyseseite zu navigieren – jetzt können Sie direkt auf der Vertragsseite auf wichtige Erkenntnisse zugreifen. Wählen Sie einfach einen Vertrag aus und klicken Sie auf “Zeilendetails anzeigen”, um die wichtigsten Zahlen auf einen Blick zu sehen. Noch nie war es so einfach, sich in Vertragsdetails zu vertiefen.

Sie erhalten sofortigen Zugriff auf wichtige Daten für fundierte Entscheidungen. Mit nur einem Klick erhalten Sie Einblicke in die Ausgaben nach Kategorie oder Kostenstelle für den ausgewählten Vertrag.

Vertragsstatus Dashboard

Entdecken Sie unser neues Vertragsstatus-Dashboard, das Ihnen wertvolle Einblicke in Ihre Ausgabenlandschaft bietet. Von vertragsfremden Ausgaben bis hin zu solchen, die an einzelne oder überlappende Verträge gebunden sind, alle Daten sind nur einen Klick entfernt. Entdecken Sie jetzt das nahtlose Vertragsmanagement!

Diagramm-Konfigurationen

Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Diagramme wie nie zuvor. Mit den neuen Einstellungen können Sie die horizontale und vertikale Ausrichtung des Legendenfelds anpassen, die Schriftgröße einstellen, Datenbeschriftungen ausrichten und Gitterlinien mühelos ausschalten. Passen Sie Diagramme genau Ihren Anforderungen an. Unsere intuitive Benutzeroberfläche macht die Anpassung zu einem Kinderspiel.

Nach der Konfiguration speichern Sie Ihr Diagramm einfach ab oder exportieren es in verschiedenen Formaten, einschließlich PDF. Ihre Einstellungen bleiben erhalten, so dass die Konsistenz Ihrer Berichte gewährleistet ist.

Verbesserte Einblicke in Lieferanten

Entdecken Sie drei neue Diagramme in der erweiterten Lieferantenkarte, die über die Analyseseite oder das Menü zugänglich sind. Jedes Diagramm bietet unschätzbare Einblicke in die Ausgaben nach Unterkategorie, Kostenstelle und Gesellschaft für den ausgewählten Lieferanten. Verschaffen Sie sich mit nur wenigen Klicks einen ganzheitlichen Überblick über Ihre Lieferanten und gewinnen Sie wichtige Erkenntnisse über Ihre Lieferanten an einem Ort.

Verbesserte Währungsauswahl

Unsere überarbeitete Währungsauswahl bietet eine intuitivere und benutzerfreundlichere Oberfläche, die es einfacher denn je macht, Währungen für die Analyse auszuwählen bzw. die Auswahl aufzuheben. Mit der verbesserten Funktionalität können Sie Ihre Währungspräferenzen mühelos an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Spaltenbreite in Entitätsdatentabelle anpassen

Genießen Sie die vollständige Kontrolle über die Spaltenbreiten in Entitätsdatentabellen. Jetzt können Sie die Breite jeder Spalte anpassen, um eine optimale Sichtbarkeit von Werten mit langen Titeln zu gewährleisten.

Mit der Möglichkeit, die Spaltenbreiten anzupassen, ist es einfacher denn je, Werte zu erkennen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Verabschieden Sie sich von Abkürzung und begrüßen Sie die neue Klarheit!

Kategorieauswahl und Filtereinstellungen

Unser angepasster Kategoriefilter sorgt für ein klareres Verständnis der ausgewählten Kategorien, so dass die Nutzer ihre Auswahl leicht erkennen können. Dank der verbesserten Übersichtlichkeit können die Benutzer mühelos durch den Kategoriefilter navigieren, was Zeit spart und die Frustration minimiert.

Weitere Daten von Onventis Buyer

Wir haben unsere Datenelemente aus Onventis Buyer erweitert und damit neue Analysemöglichkeiten erschlossen.

Neue Kontierungsobjekte

Die folgenden Kostenzuordnungsobjekte wurden hinzugefügt und werden direkt in der Augaben-Datei gemappt: CAPEX, Projekt, PSP-Element, Auftrag

Mit diesen Ergänzungen wird die Analyse der Ausgaben nach bestimmten Kategorien wie CAPEX oder PSP-Elementen mühelos. Tauchen Sie tiefer in Ihre Daten ein, um wertvolle Erkenntnisse für eine fundierte Entscheidungsfindung zu gewinnen.

Neue Informationen zu Lieferanten-Stammdaten

Freuen Sie sich auf eine umfassendere Sicht auf Ihre Lieferanten. Durch das Hinzufügen von Zahlungsbedingungen, Lieferbedingungen und der Angabe, ob der Lieferant aktiv ist oder gelöscht wurde, erhalten Sie einen tieferen Einblick in die Lieferantenbeziehungen.

Mit diesen zusätzlichen Datenelementen wird die Analyse von Ausgaben nach Lieferanten und Zahlungsbedingungen oder von Ausgaben nach Lieferanten und Lieferbedingungen bequemer und aufschlussreicher, so dass Sie Beschaffungsstrategien und Lieferantenverhandlungen optimieren können.

Neue Informationen zur Bestellposition

Die folgenden Informationen aus der Bestellposition stehen nun auch in Onventis Spend Analytics zur Verfügung und warten darauf, von Ihnen erforscht und analysiert zu werden.

1. Steuersatz der Position
2. Erstellungsdatum der Position
3. Kunden-Artikelnummer
4. Ob eine endgültige Bestätigung für die Position eingegeben wurde oder nicht