Onventis 2024.3
Das neue Onventis 2024.3 Release enthält verschiedene Erweiterungen, Verbesserungen und Fehlerkorrekturen. Sehen Sie sich die vollständige Liste unten an!
Release-Datum der Beta-Version: Montag, 18. März 2024
Veröffentlichungsdatum: Mittwoch, 3. April 2024
Dieses Release ist für viele Onventis Kunden und Anwender von großem Wert.
Wir haben den Prozess der Qualifizierung von Lieferanten weiter optimiert und automatisiert. Wir haben uns auch auf wesentliche Verbesserungen und Erweiterungen innerhalb der Dienstleistungsbeschaffung konzentriert und unser Modul für Rahmenvereinbarungen um eine viel geforderte Funktionalität erweitert, nämlich einen Bestellstopp, um Bestellungen mit Positionen aus ungültigen oder ausgeschöpften Rahmenvereinbarungen zu verhindern.
Erfahren Sie alles darüber in unseren Release Notes!
Supplier Management
1. File-Repository-Ansicht in den Lieferanten-Stammdaten
Die Funktion “Hochgeladene Dateien” in den Lieferantenstammdaten erleichtert den Nutzern den Zugriff auf alle Dateien, die im Rahmen von Qualifizierungsprozessen und Anfragen für den jeweiligen Lieferanten eingegangen sind, auf einer einzigen Registerkarte. Auf dieser Registerkarte werden alle vom Lieferanten hochgeladenen Dateien für alle Fragebögen im Rahmen aller Qualifizierungsprozesse und Anfragen zusammengefasst.
Die Registerkarte “Hochgeladene Dateien” finden Sie in den Stammdaten des Lieferanten neben “Dokumente”, wie unten dargestellt:
Zusätzliche Details wie Dateititel, Kategorie, Gültigkeitsdatum und Status der Dateigültigkeit werden in einer Tabellenansicht angezeigt. Das System ermittelt automatisch den Status der “Dateigültigkeit” auf der Grundlage des vom Lieferanten eingegebenen Gültigkeitsdatums, und jede Datei, die abgelaufen ist, wird hervorgehoben. Wenn Sie auf das Download-Symbol klicken, können Sie die Dateien herunterladen. Die Benutzer können diese Dateien auch filtern und sortieren.
2. Abbruch von eigenständigen Qualifikationsanfragen:
Mit dieser Funktion kann der Benutzer eigenständige Qualifikationsanfragen abbrechen. Sobald der Benutzer die Anfrage abbricht, wird der Status der Anfrage auf “Abgebrochen” geändert. Der Lieferant wird per E-Mail darüber informiert, dass der Nutzer den Qualifizierungsantrag zurückgezogen hat.
Diese Funktion steht jedoch nur zur Verfügung, wenn der Antrag einen bestimmten Status hat. Wenn z.B. der Lieferant bereits auf die Qualifikationsanfrage geantwortet hat, kann die Anfrage nicht mehr abgebrochen werden. Die Logik funktioniert wie folgt:
3. Maximale Gesamtpunktzahl für den Fragebogendesigner anzeigen
Im Fragebogenservice unter dem Modul Qualifikation wird dem Fragebogenersteller bei der Vergabe der Punktzahl die ‘Gesamtpunktzahl’ angezeigt. Diese Funktion erleichtert es dem Benutzer, den Überblick über die höchstmögliche erreichbare Punktzahl pro Fragebogen zu behalten oder eine Neuverteilung der Punktzahlen vorzunehmen.
Diese Funktion ist auf der Registerkarte “Bewertung und Gewichtung” unter “Editor” verfügbar (siehe unten).
Für unsere Onventis Spend-Analytics-Kunden bieten wir nun vorkonfigurierte Spend-Analytics-Diagramme genau dort an, wo sie am wirkungsvollsten sind. Beginnend mit dem Supplier Management können Sie nun alle relevanten Ausgaben für einen bestimmten Lieferanten einsehen, indem Sie einen Lieferanten auswählen und zur Registerkarte “Spend Analytics” navigieren. Bitte beachten Sie, dass dies nur sichtbar ist, wenn ein Benutzer mindestens das Onventis Spend Analytics “Viewer” Recht besitzt.
Procure-to-pay
Positionsbezogene Genehmigung/Ablehnung von Leistungsnachweisen
Wir haben für den Kunden die Möglichkeit geschaffen, Leistungsnachweise pro Position zu genehmigen, anstatt das gesamte Dokument zu genehmigen.
Erstellung von SN für Lieferanten zulassen, wenn “Bestellbestätigungsschritt für eingegebene Leistungsnachweise automatisch abschließen” aktiv ist
Bei der letzten Änderung fehlte ein Fall, den wir jetzt hinzugefügt haben. Mit dem kommenden Release wird es für die Lieferanten auch möglich sein, einen neuen Leistungsnachweis hinzuzufügen, auch wenn keine Auftragsbestätigung erstellt wurde und die Einstellung “Auftragsbestätigung für erfasste Leistungsnachweise automatisch abschließen” in den Workflow-Einstellungen der Auftragsabwicklung aktiviert ist.
Erweiterte Suche
Wie im letzten Release zu sehen war, wurde die erweiterte Suche zum neuen Warenkorb hinzugefügt und es fehlte die Gesamtzahl der Einträge, die jede unserer Suchen hat. Deshalb haben wir diese Informationen in diesem Release hinzugefügt.
Einkäufergruppe im neuen Warenkorb
Wir haben einen Fehler behoben, der dazu führte, dass Einkaufsgruppeninformationen weiterhin mit Informationen ausgefüllt wurden, die aus dem System gelöscht worden waren.
Mehrfache Buchführung
Wir haben einen Fehler behoben, der dazu führte, dass bestimmte Werte in der Mehrfachbuchhaltung nicht korrekt geteilt wurden.
Übersetzungen
Wir haben einen Fehler behoben, der dazu führte, dass bestimmte Informationen je nach der vom Benutzer verwendeten Übersetzung nicht korrekt angezeigt wurden.
Bestellung pdf FormField-Erweiterungen
Wir haben die Darstellung der pdf-Felder für die Bestellung verbessert, so dass nach jedem neuen Formularfeld eine Leerzeile folgt.
Erlauben Sie manuell und automatisch erstellte Stellvertreter für denselben Zeitraum
Es ist nun möglich, manuell erstellte Stellvertreter beim Import von Stellvertreterlisten nicht zu überschreiben.
Validierung der Bedingungen während der Zulassung
Jetzt wird der Genehmigende auch bei Verwendung der Verknüpfung während der Genehmigung von Bestellungen und Bedarfspositionen über ein Popup-Fenster auf die Änderung der Bedingungen hingewiesen.
Bestellung ändern
Wir haben eine Verbesserung bei der Validierung der vom Lieferanten vorgenommenen Änderungen (Auftragsänderung) in den Feldern Lieferbedingungen und Zahlungsbedingungen eingeführt, wobei die in diesem Feld vorgenommenen Änderungen jetzt zur besseren Visualisierung hervorgehoben werden.
Dazu muss der Workflow für die Auftragsabwicklung auf der Registerkarte “Auftragsbestätigung” konfiguriert und das Kontrollkästchen “Liefer- und Zahlungsbedingungen” aktiviert werden.
CPD-Lieferant
Es wurde ein Fehler behoben, der dazu führte, dass bei der Übergabe der Bestellung an SAP das Land des Lieferanten falsch angegeben wurde.
Überprüfung der E-Mail Adresse durch Import des Lieferanten aus SAP und über Excel
E-Mail-Adressen aus dem Ausland konnten weder über Excel/CSV noch über die SAP-Schnittstelle zum Anlegen oder Aktualisieren von Lieferanten importiert werden. Dieses Verhalten wurde nun angepasst.
Import von Bankdaten aus SAP
Wir haben einige neue Verbesserungen im Hinblick auf den Import von Bankdaten aus SAP nach Onventis eingeführt:
1. Mehrere Bankverbindungen pro Lieferant können nun aus SAP in Onventis importiert werden.
2. Beim Import von Bankverbindungen aus SAP wird nun die jeweilige Nummer des Eintrags aus SAP in Onventis angezeigt.
3. Beim Import von Bankdaten für Lieferanten wird die IBAN-Nummer übertragen. Die Info-Meldung, dass die Kontonummer bei der Übermittlung der IBAN gelöscht wurde, wurde erweitert, da nicht nur die Kontonummer, sondern auch die Bankleitzahl beim Ausfüllen der IBAN gelöscht wird.
CPD-Lieferant
Es wurde ein Fehler behoben, der dazu führte, dass Bestellungen mit einem CPD-Lieferanten nicht innerhalb des externen Releases versendet werden konnten.
Steuer-ID
Was die Steuer-ID betrifft, haben wir einen Fehler behoben:
Der Fehler beim Mapping der ausländischen Steuer-ID in das Feld “Registernummer” beim Import aus SAP wurde behoben.
Und auch eine Verbesserung eingeführt:
Beim Import von Geschäftspartnern aus SAP werden nun auch bei ausländischen Unternehmen die Steuernummer und die Umsatzsteuer-ID korrekt interpretiert und an Onventis übergeben.
Auftrag
Wir haben einen Fehler behoben, der dazu führte, dass auf dem Bildschirm für die Bestellung ein Zeichen angezeigt wurde.
Gebündelte Bedarfspositionen
Wir haben einen Fehler behoben, der zu einem Systemfehler führte, wenn die Bedarfspositionen in einer Bestellung gebündelt wurden.
Ansicht des Lieferantenkatalogs
Wir haben die Katalogansicht der Lieferanten im Leistungsnachweis und in der Bestellung so angepasst, dass die Lieferanten ihre eigenen Kataloge mit kundenspezifischen Konditionen automatisch sehen, ohne dass sie eine eigene Katalogansicht für den Lieferanten erstellen müssen.
Source-2-Contract
Bestelländerungsstopp in Rahmenverträgen
Ab sofort werden auch die im OB 2024.2 ausgelieferten Rahmenvereinbarungs-Stoppkriterien auch beim Senden einer Bestelländerung geprüft.
Pflicht-Zusatzfelder für nicht angebotene Ausschreibungspositionen
Ab sofort muss der Lieferant die “Pflicht-Zusatzfelder” für nicht angebotene Positionen nicht mehr ausfüllen
UI-Verbesserung im Preisvergleich
Von nun an werden die Staffelpreise im Preisvergleich überschneidungsfrei angezeigt
Platform & Core
Mit dem Release OB 2024.3 führen wir einen neuen Prozess für die Aktualisierung Ihres SAML-Provider-Signaturzertifikats ein. Dieser Prozess ermöglicht es Ihnen, die für die SAML-Kommunikationsverschlüsselung verwendeten Zertifikate selbst zu aktualisieren.
Deshalb haben wir die SAML-Konfigurationsschnittstelle erweitert.
Sie finden nun eine Visualisierung des aktuell verwendeten Zertifikats.
Wenn Sie auf die Schaltfläche “Externes SAML-Zertifikat neu laden” klicken, werden wir Ihr erneuertes Zertifikat sowie alle anderen Konfigurationen aus Ihrer Metadaten-Ressource laden.
Wenn Sie die Zertifikate Ihres SAML-Providers auf Ihrer Identity Management Lösung aktualisiert haben, können Sie sich ab sofort bei Onventis Buyer anmelden. Navigieren Sie zu Ihren SSO-Einstellungen und fordern Sie die Aktualisierung der SAML-Konfiguration an, um sicherzustellen, dass Ihr SSO-Login weiterhin funktioniert.
In diesem Release führen wir ein Update für den Export von Benutzerdaten der OB-Benutzerverwaltung ein:
Wenn Sie auf die Schaltfläche “Exportieren…” klicken, wird der Prozess der Exporterstellung gestartet. Sie erhalten eine E-Mail mit einem Download-Link, sobald die Erstellung des Exports abgeschlossen ist.
Der Link ist 24 Stunden lang gültig. Danach löschen wir den erstellten Export und Sie müssen einen neuen beantragen.
Wenn Sie den Link anklicken, werden Sie zu Onventis Buyer weitergeleitet. Dort müssen Sie sich authentifizieren und erhalten anschließend die Ansicht Dateianhänge, aus der Sie den gewünschten Export herunterladen können.
Bisher war es in Onventis Buyer möglich, mehrere E-Mail-Adressen pro Benutzer zu verwalten. Im Zuge unserer Bemühungen, die E-Mail-Adresse zu einem eindeutigen Identifikator für einen Nutzer in unserem System zu entwickeln, wird dies nicht mehr möglich sein.
Ab OB 2024.3 wird die Validierung des OB-Benutzer-E-Mail-Attributs sicherstellen, dass nur eine E-Mail-Adresse beibehalten wird, wenn ein Benutzer erstellt oder aktualisiert wird, um Benutzer mit mehreren zugewiesenen E-Mail-Adressen langsam auslaufen zu lassen.
Mit OB 2024.4 werden wir die Aggregation von BcJob-Benachrichtigungen in einer E-Mail pro Stunde einführen. Anstatt direkt nach Beendigung der BcJob-Ausführung eine Benachrichtigungs-E-Mail zu senden, prüfen wir jede Stunde, wie oft ein BcJob ausgeführt wurde und senden Ihnen eine E-Mail mit den Informationen über Erfolg, Fehler und fehlgeschlagene Ausführungen.
Wir tun dies, um die Anzahl der von uns versendeten Benachrichtigungs-E-Mails zu reduzieren, da wir oft eine große Anzahl von E-Mails für ein und denselben BcJob innerhalb eines sehr kurzen Zeitrahmens versenden. Da die meisten von ihnen nicht gelesen werden, überschwemmen sie nur die E-Mail-Postfächer Ihrer Benutzer und gefährden den Ruf unserer E-Mail-Versandlösung.