Onventis 2024.3
De nieuwe Onventis 2024.3 release bevat verschillende verbeteringen, verbeteringen en bugfixes. Bekijk de volledige lijst hieronder!
Releasedatum bèta: maandag 18 maart 2024
Release datum: woensdag 3 april 2024
Deze Release is van grote waarde voor veel klanten en gebruikers van Onventis.
We hebben het proces voor het kwalificeren van leveranciers verder geoptimaliseerd en geautomatiseerd. We hebben ons ook gericht op belangrijke verbeteringen en uitbreidingen binnen Service Procurement en hebben een veelgevraagde functionaliteit toegevoegd aan onze module Raamovereenkomsten, namelijk een orderstop om orders te voorkomen met items uit ongeldige of uitgeputte raamovereenkomsten.
Lees er alles over in onze release notes!
Supplier Management
1. Weergave bestandsopslag in stamgegevens leverancier
Met de functie ‘Geüploade bestanden’ in de stamgegevens van leveranciers kunnen gebruikers alle bestanden die ze hebben ontvangen in het kader van kwalificatieprocessen en -aanvragen voor de betreffende leverancier op één tabblad openen. Alle bestanden die door de leverancier zijn geüpload voor alle vragenlijsten onder alle kwalificatieprocessen en -aanvragen worden op dit tabblad samengevoegd.
Het tabblad ‘Geüploade bestanden’ is te vinden in de stamgegevens van de leverancier naast ‘Documenten’, zoals hieronder weergegeven:
Aanvullende details zoals bestandstitel, categorie, geldig tot datum en geldigheidsstatus van het bestand worden weergegeven in een tabelweergave. Het systeem bepaalt automatisch de ‘Bestandsgeldigheidsstatus’ op basis van de geldigheidsdatum die de leverancier heeft ingevoerd en elk bestand dat verlopen is, wordt gemarkeerd. Door op het downloadpictogram te klikken, kunnen de bestanden worden gedownload. De gebruikers kunnen deze bestanden ook filteren en sorteren.
2. Standalone kwalificatieverzoeken afbreken:
Met deze functie kan de gebruiker zelfstandige kwalificatieverzoeken afbreken. Zodra de gebruiker het verzoek afbreekt, wordt de status van het verzoek gewijzigd in ‘Geannuleerd’. De leverancier krijgt per e-mail bericht dat de gebruiker de kwalificatieaanvraag heeft ingetrokken.
Deze functionaliteit is echter alleen beschikbaar als het verzoek bepaalde toestanden heeft. Als de leverancier bijvoorbeeld al heeft gereageerd op het kwalificatieverzoek, kan het verzoek niet worden afgebroken. De logica werkt als volgt:
3. Toon maximale totaalscore aan de vragenlijstontwerper
In de vragenlijstservice onder kwalificatiemodule wordt de “Totale score” weergegeven aan de vragenlijstontwerper tijdens het toekennen van scores. Met deze functie kan de gebruiker een overzicht houden van de hoogst haalbare score per vragenlijst of scores herbalanceren.
Deze functie is beschikbaar op het tabblad ‘Scoring & Weging’ onder ‘Editor’, zoals hieronder weergegeven.
Voor onze Onventis Spend Analytics klanten hebben we voorgeconfigureerde Spend Analytics grafieken geïntroduceerd, precies daar waar ze het meeste effect hebben. Beginnend met leveranciersbeheer, kun je nu alle relevante uitgaven voor een bepaalde leverancier zien door een leverancier te selecteren en naar het tabblad “Spend Analytics” te gaan. Let op, dit is alleen zichtbaar als een gebruiker ten minste het Onventis Spend Analytics “Viewer” recht heeft.
Procure-to-pay
Positiegebaseerde goedkeuring/afwijzing van servicenota’s
We hebben de optie voor de klant geïntroduceerd om servicenota’s per positie goed te keuren in plaats van het hele document.
SN aanmaken voor leveranciers wanneer “Orderbevestigingsstap automatisch sluiten voor ingevoerde servicenotities” actief is
Bij de laatste wijziging ontbrak er één geval, dat we nu hebben toegevoegd. Met de komende Release wordt het ook mogelijk voor leveranciers om een nieuwe servicenotitie toe te voegen, zelfs als er geen orderbevestiging is aangemaakt en de instelling “Automatisch orderbevestigingsstap sluiten voor ingevoerde servicenotities” is geactiveerd in de workflowinstellingen voor orderverwerking.
Uitgebreid zoeken
Zoals te zien was in de laatste Release, was de uitgebreide zoekopdracht toegevoegd aan de nieuwe winkelwagen en ontbrak het totale aantal items dat elk van onze zoekopdrachten heeft. Daarom hebben we deze informatie in deze Release toegevoegd.
Inkoopgroep in de nieuwe winkelwagen
We hebben een bug verholpen waardoor inkoopgroepinformatie nog steeds werd ingevuld met informatie die uit het systeem was verwijderd.
Multi-accounting
We hebben een bug verholpen waardoor bepaalde waarden niet correct werden verdeeld bij multi-accounting.
Vertalingen
We hebben een bug verholpen waardoor bepaalde informatie niet correct werd weergegeven afhankelijk van de vertaling die de gebruiker gebruikte.
Bestel pdf FormField uitbreidingen
We hebben de manier waarop de volgorde van pdf-velden wordt weergegeven verbeterd, zodat na elk nieuw formulierveld een lege regel volgt.
Handmatig en automatisch aangemaakte plaatsvervanger voor dezelfde periode toestaan
Het is nu mogelijk om handmatig aangemaakte plaatsvervangers niet te overschrijven door lijsten met plaatsvervangers te importeren.
Validatie van voorwaarden tijdens goedkeuring
Nu zal de goedkeurder, zelfs als hij de snelkoppeling gebruikt tijdens de goedkeuring van inkooporders en vraagposities, via een pop-upbericht op de hoogte worden gebracht van een wijziging in de voorwaarden.
Wijziging verkooporder
We hebben een verbetering geïntroduceerd als het gaat om het valideren van wijzigingen die door de leverancier zijn aangebracht (Wijziging verkooporder) in de velden Leveringsvoorwaarden en Betalingsvoorwaarden, waarbij wijzigingen die in dit veld zijn aangebracht nu worden gemarkeerd voor een betere visualisatie.
Hiervoor moet de workflow voor het verwerken van bestellingen worden geconfigureerd op het tabblad Bevestiging van verkooporders en moet het vakje Leverings- en betalingsvoorwaarden worden aangevinkt.
CPD-leverancier
Er is een bug verholpen die leidde tot het verkeerde land van de CPD-leverancier wanneer de order werd overgebracht naar SAP.
Het e-mailadres controleren door de leverancier te importeren uit SAP en via Excel
E-mailadressen uit het buitenland konden niet worden geïmporteerd via Excel/CSV of via de SAP-interface voor het aanmaken of bijwerken van leveranciers. Dit gedrag is nu aangepast.
Bankgegevens importeren uit SAP
We hebben een aantal nieuwe verbeteringen geïntroduceerd met betrekking tot het importeren van bankgegevens van SAP naar Onventis:
1. Er kunnen nu meerdere bankgegevens per leverancier vanuit SAP in Onventis worden geïmporteerd.
2. Bij het importeren van bankgegevens uit SAP wordt het betreffende nummer van de invoer uit SAP nu weergegeven in Onventis.
3. Bij het importeren van bankgegevens voor leveranciers wordt het IBAN-nummer overgedragen. De infomelding dat het rekeningnummer is verwijderd bij het overzetten van het IBAN is uitgebreid omdat niet alleen het rekeningnummer maar ook de sorteercode wordt verwijderd bij het invullen van het IBAN.
CPD-leverancier
Er is een fout hersteld waardoor bestellingen met een CPD-leverancier niet konden worden verzonden binnen de externe Release.
Belasting ID
Als het gaat om Belasting ID, hebben we een bug aangepakt:
De fout met de toewijzing van de buitenlandse belasting-ID in het veld “Registratienummer” bij het importeren vanuit SAP is opgelost.
En introduceerde ook een verbetering:
Bij het importeren van zakenpartners uit SAP worden het belastingnummer en de btw-identificatie nu ook correct geïnterpreteerd en overgedragen aan Onventis voor buitenlandse bedrijven.
Verkooporder
We hebben een bug verholpen waardoor een teken werd weergegeven op het verkooporderscherm.
Gebundelde vereisten
We hebben een bug verholpen die resulteerde in een systeemfout wanneer de vraagposities in één order werden gebundeld.
Zoeken in leverancierscatalogus
We hebben een update geïntroduceerd voor leveranciers, die nu eenvoudig de algemene voorwaarden van de koper kunnen bekijken wanneer ze in de catalogus zoeken, zodat ze nieuwe diensten uit de catalogus kunnen toevoegen.
Source-2-Contract
Orderwisselstop in raamovereenkomsten
Vanaf nu worden de stopcriteria van de raamovereenkomst in OB 2024.2 ook gecontroleerd wanneer een orderwijziging wordt verzonden.
Verplichte extra velden voor niet aangeboden regelitems
Vanaf nu hoeft de leverancier niet langer de “verplichte extra velden” in te vullen voor regelitems die niet worden aangeboden
UI Verbetering in prijsvergelijking
Vanaf nu worden de staffelprijzen weergegeven in de prijsvergelijking zonder dat verschillende items elkaar overlappen.
Platform & Core
Met de release OB 2024.3 introduceren we een nieuw proces voor het bijwerken van je SAML Provider ondertekeningscertificaat. Met dit proces kunt u de certificaten die worden gebruikt voor SAML-communicatiecodering zelf bijwerken.
Daarom hebben we de SAML-configuratie-UI uitgebreid.
U ziet nu een visualisatie van het momenteel gebruikte certificaat.
Door op de knop “Herlaad extern SAML-certificaat” te klikken, laden we je vernieuwde certificaat en alle andere configuraties van je metagegevensbron.
Vanaf nu, wanneer je de certificaten van je SAML Provider hebt bijgewerkt op je Identity Management oplossing, kun je daarna inloggen op Onventis Buyer. Navigeer naar je SSO-instelling en vraag de update van de SAML-configuratie aan om ervoor te zorgen dat je SSO Login nog steeds werkt.
In deze Release introduceren we een update voor de OB gebruikersbeheer export van gebruikersgegevens:
Wanneer je op de knop “Exporteren…” klikt, wordt het proces voor het maken van de export gestart. Je ontvangt een e-mail met een downloadlink zodra de export is voltooid.
De link is 24 uur geldig. Daarna verwijderen we de gemaakte export en moet je een nieuwe aanvragen.
Als u op de link klikt, wordt u doorgestuurd naar Onventis Buyer. Daar moet je je verifiëren en daarna krijg je de Bestandsbijlagen-weergave, waar je de gevraagde export kunt downloaden.
Tot nu toe bood Onventis Buyer de mogelijkheid om meerdere e-mailadressen per gebruiker te onderhouden. In de loop van onze inspanningen om het e-mailadres te ontwikkelen tot een unieke identificatiecode voor een gebruiker in ons systeem, zal dit niet langer mogelijk zijn.
Vanaf OB 2024.3 zal de validatie van het kenmerk OB User Email ervoor zorgen dat er slechts één e-mailadres wordt bijgehouden wanneer een gebruiker wordt aangemaakt of bijgewerkt, zodat gebruikers met meerdere toegewezen e-mailadressen langzaam worden uitgefaseerd.
Met OB 2024.4 introduceren we de aggregatie van BcJob-meldingen in één e-mail per uur. In plaats van direct na het voltooien van een BcJob een notificatie-e-mail te sturen, controleren we elk uur hoe vaak een BcJob is uitgevoerd en sturen we je één e-mail met informatie over succesvolle, foutieve en mislukte uitvoeringen.
We doen dit om de hoeveelheid e-mails die we versturen te verminderen, omdat we vaak binnen een zeer kort tijdsbestek grote aantallen e-mails versturen voor dezelfde BcJob. Aangezien de meeste van deze e-mails niet worden gelezen, overspoelen ze de e-mailpostvakken van uw gebruikers en brengen ze de reputatie van onze oplossing voor het verzenden van e-mails in gevaar.