Im Bereich Vertragsverwaltung können Sie mengen- und wertbasierte Rahmenverträge abbilden und diese in das Katalogmanagement einbinden.

Onventis überwacht für Sie die Auslastung und warnt Sie automatisch rechtzeitig vor Erreichen der vereinbarten Rahmenbedingungen.

Darüberhinaus können Vertragsdokumente und deren Attribute verwaltet sowie deren Laufzeiten und Fristen nachverfolgt werden.

Rahmenverträge

Mit Hilfe von Rahmenverträgen besteht die Möglichkeit, Mengenkontrakte zu verfolgen. Es können Katalogartikel zu einem Rahmenvertrag hinzugefügt und verfolgt werden, wie viel Artikel aus der vereinbarten Menge abgerufen worden sind. Weiterhin können Artikel, die sich in einem Rahmenvertrag befinden, direkt in eine Anfrage überführt werden.

Einen Rahmenvertrag anlegen

Im Bereich Operativer Einkauf → Verträge → Rahmenverträge werden die angelegten Rahmenverträge angezeigt und über den Neu Button kann ein neuer Rahmenvertrag angelegt werden.

Für die Anlage von Rahmenverträgen stehen Ihnen folgende Felder zur Verfügung:

Vertrag:

• Titel: Hier einen individuellen Titel des Rahmenvertrages eintragen. Dieser Titel erscheint im zweiten Schritt beim Zuordnen von Positionen zu einem Rahmenvertrag
• Status: Dem Rahmenvertrag kann ein Status zugeordnet werden. Folgende Möglichkeit gibt es: Aktiv, Inaktiv, Storniert, Archiviert
• Laufzeit: Hier besteht die Möglichkeit die Laufzeit des Rahmenvertrages zu hinterlegen
• Vertragspartner: In diesem Bereich besteht optional die Möglichkeit den dazugehörigen Vertragspartner zu hinterlegen.

Zuordnung:

• Zuständige Benutzergruppe: Hier die Benutzergruppe eintragen, die für diesen Rahmenvertrag verantwortlich ist. Diese Benutzergruppe erhält die Benachrichtigungen per E-Mail, sofern dieser Bereich Benachrichtigung aktiviert ist.
• Materialgruppe: Hier die dazugehörige Materialgruppe dem Rahmenvertrag zuordnen.
• Benachrichtigung: In diesem Bereich besteht die Möglichkeit eine Benachrichtigung zu aktivieren. Die Benachrichtigungen werden an die zugeordnete Benutzergruppe per E-Mail geschickt.

Sonstiges:

Bemerkungen zum Rahmenvertrag und/oder Dateien können hier eingetragen werden.

Zuordnen von Artikeln zu einem Rahmenvertrag

Dem angelegten Rahmenvertrag können in einem zweiten Schritt die dazugehörigen Artikel zugeordnet werden. Hierzu unter Administration in den Bereich Katalogmanagement gehen, den gewünschten Katalog öffnen und den Artikel, der dem Rahmenvertrag zugeordnet werden soll, öffnen. Dann in das Register Konditionen wechseln.

Eine Kondition auswählen und hier die Checkbox Rahmenvertrag aktivieren. Es besteht dann die Möglichkeit im Bereich Rahmenvertrag den Rahmenvertrag auszuwählen und die vereinbarte Menge einzutragen.

Der zugeordnete Artikel wird im dazugehörigen Rahmenvertrag im Bereich Katalogartikel gelistet. Weiterhin werden hier die Abgerufene Menge und die Auslastung angezeigt.

Einen Rahmenvertrag neu Anfragen

Mit Hilfe der Funktion Rahmenvertrag neu anfragen besteht die Möglichkeit die Artikel aus dem Rahmenvertrag in eine Anfrage zu übertragen. Dabei kann gewählt werden, ob die Vereinbarte Menge oder die Verbrauchte Menge angefragt werden soll.

Mengenkontrakte

Bei einer SAP Integration haben Sie die Möglichkeit, über eine Schnittstelle, Mengenkontrakte zu importieren.

Unter Operativer Einkauf → Verträge → Mengenkontrakte sehen Sie eine Auflistung aller importierten Mengenkontrakte.

Hinweis Diese Funktion ist nur in Verbindung mit einer SAP Anbindung verfügbar und erfordert, für den Import der Mengenkontrakte, die Einrichtung einer SAP-Schnittstelle.

Vertragsverwaltung

Die Onventis Vertragsverwaltung ermöglicht das Verwalten von Vertragsdaten einschließlich deren Dateien und Dokumenten mithilfe von frei definierbaren Formularvorlagen.

Zugriff auf Verträge und Vertragsvorlagen

Benutzerrechte

Der Zugriff auf die Vertragsverwaltung wird grundsätzlich über zwei Sets an Berechtigungen gesteuert:

Verträge

Bei diesen Berechtigungen handelt es sich um den Zugriff auf die eigentlichen Verträge. Sie müssen den Benutzern zur Verfügung gestellt werden, die Verträge anlegen, bearbeiten oder einsehen dürfen.

• Vertrag lesen
• Vertrag anlegen
• Vertrag bearbeiten
• Vertrag löschen

Vertragsvorlagen

Bei diesen Berechtigungen handelt es sich um administrative Rechte zum Anlegen und Pflegen von Vertragsvorlagen.S ie müssen den Benutzern zur Verfügung gestellt werden, welche Vertragsvorlagen für die gesamte Organisation anlegen, bearbeiten oder löschen dürfen.

• Vertragsvorlagen lesen
• Vertragsvorlagen anlegen
• Vertragsvorlagen bearbeiten
• Vertragsvorlagen löschen

Um einen Vertrag aus einer Vertragsvorlage erstellen zu können, wird das Recht Vertragsvorlagen lesen nicht benötigt. Beim Erstellen von Verträgen stehen automatisch immer die Vortragsvorlagen zur Verfügung, die den entsprechenden Benutzern bzw. Benutzergruppen freigegeben wurden (vgl. Lese- und Schreibzugriff auf bestimmte Vertragsvorlagen)

Lese- und Schreibzugriff auf bestimmte Verträge

Benutzer haben zunächst immer nur Lese- und Schreibzugriff auf Verträge, die sie selbst angelegt haben.

Zusätzlich gibt es verschiedene Möglichkeiten, Benutzern Lese- und Schreibzugriff auf weitere Verträge zu gewähren.

Um Lese- oder Schreibzugriff auf bestimmte Verträge zu erlangen, benötigen die entsprechenden Benutzer zuvor immer das Recht Vertrag lesen bzw. Vertrag bearbeiten, wie im Abschnitt Benutzerrechte beschrieben.

Lese- und Schreibzugriff auf bestimmte Verträge für einzelne Benutzer

In einem Vertrag kann gezielt einem oder mehreren Benutzern Lese- bzw. Schreibzugriff für diesen Vertrag gewährt werden.

Klicken Sie hierzu auf Mehr > Benutzerfreigaben, aktivieren Sie die Option Benutzer suchen und wählen Sie den Benutzer unter Lesezugriff bzw. Schreibzugriff aus.

Beachten Sie, dass das Gewähren von Schreibzugriffen auf Verträge automatisch den Lesezugriff einschließt.

Lese- und Schreibzugriff auf bestimmte Verträge für Benutzergruppen

In einem Vertrag kann gezielt einer oder mehreren Benutzergruppen Lese- bzw. Schreibzugriff für diesen Vertrag gewährt werden.

Es erhalten automatisch alle Mitglieder dieser Benutzergruppe Zugriff auf den Vertrag.

Klicken Sie hierzu auf Mehr > Benutzerfreigaben, aktivieren Sie die Option Benutzergruppe suchen und wählen Sie die Benutzergruppe unter Lesezugriff bzw. Schreibzugriff aus.

Beachten Sie, dass das Gewähren von Schreibzugriffen auf Verträge automatisch den Lesezugriff einschließt.

Lese- und Schreibzugriff auf alle Verträge für bestimmte Benutzer

Bestimmten Benutzern kann Lese- und Schreibzugriff auf alle Verträge der Organisation gegeben werden, unabhängig von den Einstellungen, die direkt in den einzelnen Verträgen getroffen wurden.

Diese Option eignet sich insbesondere für Administratoren und Key User, welche andere Benutzern bei der Erstellung von Verträgen unterstützen.

Aktivieren Sie hierzu in der Benutzerverwaltung im Reiter Erweitert unter Fremdbelege: Verträge die Option Lesezugriff auf Verträge aller Benutzer bzw. Schreibzugriff auf Verträge aller Benutzer.

Bitte beachten Sie, dass das Gewähren von Schreibzugriffen auf alle Verträge der Organisation automatisch den Lesezugriff auf diese Verträge einschließt.

Lese- und Schreibzugriff auf bestimmte Vertragsvorlagen

Benutzer haben zunächst immer nur Lese- und Schreibzugriff auf Vertragsvorlagen, die sie selbst angelegt haben.

Zusätzlich gibt es verschiedene Möglichkeiten, Benutzern Lese- und Schreibzugriff auf weitere Vertragsvorlagen zu gewähren.

Lese- und Schreibzugriff auf bestimmte Vertragsvorlagen für einzelne Benutzer

In einer Vertragsvorlage kann gezielt einem oder mehreren Benutzern Lese- bzw. Schreibzugriff für diese Vertragsvorlage gewährt werden.

Hat ein Benutzer Lesezugriff auf eine Vertragsvorlage, kann dieser Benutzer Verträge basierend auf dieser Vorlage erstellen.

Klicken Sie hierzu auf Mehr > Benutzerfreigaben, aktivieren Sie die Option Benutzer suchen und wählen Sie den Benutzer unter Lesezugriff bzw. Schreibzugriff aus.

Beachten Sie, dass das Gewähren von Schreibzugriffen auf Vertragsvorlagen automatisch den Lesezugriff einschließt.

Lese- und Schreibzugriff auf bestimmte Vertragsvorlagen für Benutzergruppen

In einer Vertragsvorlage kann gezielt einer oder mehreren Benutzergruppen Lese- bzw. Schreibzugriff für diese Vertragsvorlage gewährt werden.

Es erhalten automatisch alle Mitglieder dieser Benutzergruppe Zugriff auf die Vertragsvorlage.

Hat eine Benutzergruppe Lesezugriff auf eine Vertragsvorlage, können alle Mitglieder dieser Benutzergruppe Verträge basierend auf dieser Vorlage erstellen.

Klicken Sie hierzu auf Mehr > Benutzerfreigaben, aktivieren Sie die Option Benutzergruppe suchen und wählen Sie die Benutzergruppe unter Lesezugriff bzw. Schreibzugriff aus.

Beachten Sie, dass das Gewähren von Schreibzugriffen auf Vertragsvorlagen automatisch den Lesezugriff einschließt.

Vertragsvorlagen

Verträge werden in Onventis immer auf Basis von Vertragsvorlagen erstellt.

In Vertragsvorlagen ist definiert, wie genau ein Vertrag inhaltlich aufgebaut ist, d. h. welche Felder oder Attribute bei Anlage eines Vertrags auszufüllen sind.

Anlegen und Bearbeiten von Vertragsvorlagen

Für die nachfolgend beschriebenen Schritte werden entsprechende Benutzerrechte vorausgesetzt.

Um eine neue Vertragsvorlage anzulegen oder existierende Vertragsvorlagen zu bearbeiten, öffnen Sie zunächst den Menüpunkt Verträge & Dokumente > Vertragsverwaltung > Vertragsvorlagen.

Anlegen neuer Vertragsvorlagen

Klicken Sie auf Neue Vertragsvorlage in der Toolbar, um mit der Erstellung einer neuen Vertragsvorlage zu beginnen.

Geben Sie im erscheinenden Dialog den Namen der Vertragsvorlage ein und bestätigen Sie mit OK, um die Vorlage anzulegen.

Die neue Vertragsvorlage wird sofort mit einem Standardset an Feldern (Name, Status) erstellt.

Im Kapitel Anlegen von Feldern und Bereichen wird erläutert, welche Arten von Feldern in Verträgen zur Verfügung stehen und wie diese angelegt werden.

Bearbeiten von Vertragsvorlagen

Klicken Sie in der Liste von Vertragsvorlagen auf einen Eintrag, um die entsprechende Vertragsvorlage zu öffnen.

In der Liste der Vertragsvorlagen werden nur solche Vertragsvorlagen angezeigt, die entweder von Ihnen erstellt wurden, oder für die Sie explizit Lese- oder Schreibzugriff erhalten haben (vgl. Zugriff auf Vertragsvorlagen und Verträge).

Die Vertragsvorlage kann nun bearbeitet werden, vorausgesetzt Sie sind der Ersteller der Vertragsvorlage oder haben explizit Schreibzugriff auf diese erhalten.

Änderungen an existierenden Vertragsvorlagen wirken sich immer nur auf neu zu erstellende Verträge aus. Bestehende Verträge, die auf Basis einer älteren Variante der Vertragsvorlage erstellt wurden, werden hierdurch nicht geändert.

Kopieren von Vertragsvorlagen

Vertragsvorlagen können kopiert werden, um schnell ähnliche Vorlagen zu erstellen und anschließend anpassen zu können.

Um eine Vertragsvorlage zu kopieren, klicken Sie in der Vertragsvorlage auf die Schaltfläche Kopieren in der Toolbar.

Um Vertragsvorlagen kopieren zu können, werden die Berechtigungen zum Erstellen von Vertragsvorlagen benötigt (vgl. Zugriff auf Vertragsvorlagen und Verträge).

Löschen von Vertragsvorlagen

Um eine Vertragsvorlage zu löschen, rufen Sie zunächst den Menüpunkt Verträge & Dokumente > Vertragsverwaltung > Vertragsvorlagen auf.

Öffnen Sie die zu löschende Vertragsvorlage, indem Sie auf den entsprechenden Eintrag in der Liste klicken.

Klicken Sie in der Toolbar auf die Aktion Löschen und bestätigen Sie den nachfolgenden Dialog erneut mit Löschen.

Das Löschen von Vertragsvorlagen setzt eine entsprechende Benutzerberechtigung sowie Schreibzugriff auf die zu löschende Vertragsvorlage voraus (vgl. Zugriff auf Vertragsvorlagen und Verträge).

Das Löschen einer Vertragsvorlage löscht nicht die Verträge, die auf Basis der Vertragsvorlage erstellt wurden. Die Verknüpfung zwischen den entsprechenden Verträgen und der gelöschten Vertragsvorlage geht jedoch verloren. Sofern eine Vertragsvorlage, auf deren Basis viele Verträge erzeugt wurden, künftig nicht mehr verwendet werden soll, wird empfohlen, die Lesezugriffe für diese Vertragsvorlage zu entfernen, anstatt diese zu löschen.

Anlegen und Bearbeiten von Bereichen

Innerhalb von Vertragsvorlagen können Bereiche und Felder individuell erstellt werden, um Verträge später inhaltlich zu strukturieren und mit den benötigten Attributen versehen zu können.

Bereiche dienen zur Bündelung und Strukturierung mehrerer Felder innerhalb der Vertragsvorlage.

Der Name eines Bereichs kann individuell vergeben werden. Beispiele hierfür sind Ansprechpartner, Termine und Fristen oder Geschäftspartner.

Hinzufügen von Bereichen

Um einer Vertragsvorlage einen neuen Bereich hinzuzufügen, klicken Sie auf Bereich hinzufügen in der Toolbar, geben Sie im nachfolgenden Dialog einen Bereichsnamen ein und bestätigen Sie mit OK.

Der neue Bereich wird automatisch an unterster Stelle angefügt.

Der Bereich General wird bei Neuanlage einer Vertragsvorlage automatisch erstellt und kann nicht entfernt werden. Es ist jedoch möglich, den Bereich umzubenennen oder zu verschieben.

Verschieben von Bereichen

Die Position von Bereichen in einer Vertragsvorlage kann individuell verschoben werden.

Um einen Bereich zu verschieben, klicken und halten Sie das Pfeil-Symbol oben rechts in der Bereichs-Kachel und ziehen Sie den Bereich an die gewünschte Position.

Während des Verschieben-Vorgangs werden andere Bereiche automatisch zugeklappt, um die Positionierung zu vereinfachen.

Felder, welche in dem zu verschiebenden Bereich bereits enthalten sind, werden gemeinsam mit dem Bereich ebenfalls verschoben.

Bearbeiten von Bereichen

Um den Namen eines Bereichs zu ändern, klicken Sie auf das Stift-Symbol oben rechts in der Bereichs-Kachel.

Im nachfolgenden Dialog kann der Bereichsname geändert werden.

Löschen von Bereichen

Um einen Bereich zu löschen, klicken Sie auf das Stift-Symbol oben rechts in der Bereichs-Kachel.

Im nachfolgenden Dialog klicken Sie auf Löschen und bestätigen den nachfolgenden Dialog erneut mit Löschen, um den Bereich zu löschen.

Wird ein Bereich gelöscht, so werden automatisch auch alle in dem Bereich enthaltenen Felder unwiderruflich gelöscht.

Anlegen und Bearbeiten von Feldern

Felder können in einer Vertragsvorlage individuell erstellt werden. Sie stellen die Attribute da, die einen auf der Vorlage basierenden Vertrag später auszeichnen.

Felder werden immer innerhalb eines Bereiches definiert (vgl. Anlegen und Bearbeiten von Bereichen).

Die Felder Name und Status werden bei Neuanlage einer Vertragsvorlage automatisch erstellt und können nicht entfernt oder umbenannt werden.

Hinzufügen von Feldern

Um ein Feld hinzuzufügen, klicken Sie innerhalb des Bereichs, in dem das Feld angelegt werden soll, auf die Schaltfläche Feld hinzufügen.

Wählen Sie in dem sich öffnenden Menü den gewünschten Feldtyp aus den nachfolgend beschriebenen Optionen. In dem sich öffnenden Dialog muss zunächst ein Feldname eingegeben werden.

Zusätzlich kann das Feld als Pflichtfeld definiert sowie optional ein Standardwert für die spätere Vertragsanlage vorgeben werden.

In Abhängigkeit des gewählten Feldtyps stehen ggf. weitere Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung.

Feldtyp	Beschreibung
Textfeld	Einzeiliges Textfeld, das mit beliebigen Zeichen befüllt werden kann.
Zahlenfeld	Zahlenfeld, das ausschließlich mit Zahlen, Dezimaltrennzeichen sowie Tausendertrennzeichen befüllt werden kann. Der Inhalt des Feldes wird automatisch entsprechend der Einstellung für “Zahlen- und Datumsformat” des Benutzers in der Benutzerverwaltung formatiert.
Datumsfeld	Datumsfeld, welches ausschließlich Datumsangaben beinhalten kann. Das Datum kann manuell eingetragen oder über einen Auswahldialog ausgewählt werden. Der Inhalt des Feldes wird automatisch entsprechend der Einstellung für “Zahlen- und Datumsformat” des Benutzers in der Benutzerverwaltung formatiert.
Auswahlfeld (einfach)	Das Auswahlfeld (einfach) kann individuell definierbare Optionen in Form eines Dropdown-Feldes darstellen. Bei der Erstellung eines Vertrags kann immer genau ein Wert aus dem Dropdown-Feld gewählt werden. Die Auswahlmöglichkeiten sind in das entsprechende Feld im Erstellungsdialog einzugeben. Verwenden Sie je Auswahlmöglichkeit eine neue Zeile.
Auswahlfeld (mehrfach)	Das Auswahlfeld (mehrfach) kann individuell definierbare Optionen in Form eines Dropdown-Feldes darstellen. Bei der Erstellung eines Vertrags können mehrere Werte gleichzeitig aus dem Dropdown-Feld gewählt werden. Die Auswahlmöglichkeiten sind in das entsprechende Feld im Erstellungsdialog einzugeben. Verwenden Sie je Auswahlmöglichkeit eine neue Zeile.
Auswahlfeld (Lookup)	Das Auswahlfeld (Lookup) greift auf andere Datenbank-Tabellen in Onventis Buyer zu und stellt diese in Form eines Dropdown-Feldes mit Suchmöglichkeit dar. Bei der Erstellung eines Vertrags kann immer genau ein Wert aus dem Dropdown-Feld gewählt werden. Die gewünschte Datenkbank-Tabelle aus Onventis Buyer ist im Erstellungsdialog auszuwählen. Dabei stehen folgende Optionen zur Verfügung: Benutzer Benutzergruppen Organisationseinheiten Geschäftsbereiche Lieferanten Materialgruppen Kontierungsobjekte vom Typ “Kostenstelle” Kontierungsobjekte vom Typ “Projekt” Kontierungsobjekte vom Typ “PSP-Element” Kontierungsobjekte vom Typ “Auftrag”
Dynamisches Datum	Ein dynamisches Datumsfeld kann zur automatischen Berechnung von Datumsangaben verwendet werden.

Nach Bestätigung des Dialogs über die Schaltfläche OK wird das Feld an unterster Stelle im entsprechenden Bereich angelegt.

Verschieben von Feldern

Die Position von Feldern kann innerhalb eines Bereichs individuell verschoben werden.

Um ein Feld zu verschieben, klicken und halten Sie das Pfeil-Symbol auf der rechten Seite neben dem Feld und ziehen Sie das Feld an die gewünschte Position.

Es ist nicht möglich, ein Feld in einen anderen Bereich zu verschieben.

Bearbeiten von Feldern

Um den Namen oder die Einstellungen eines Feldes nachträglich zu bearbeiten, klicken Sie auf das Stift-Symbol auf der rechten Seite neben dem Feld.

Im nachfolgenden Dialog können Feldname und Einstellungen bearbeitet werden.

Löschen von Feldern

Um ein Feld aus der Vertragsvorlage zu löschen, klicken Sie auf das Stift-Symbol auf der rechten Seite neben dem Feld und anschließend auf Löschen.

Definieren von Dateianhang-Kategorien

In einer Vertragsvorlage können Kategorien für Dateianhänge definiert werden, die Dateien, welche einem auf der Vorlage basierenden Vertrag angehängt werden, später zugeordnet werden können.

Um Dateianhang-Kategorien für eine Vertragsvorlage zu erstellen, klicken Sie in der Vertragsvorlage in der Toolbar auf Mehr und auf Dateianhang-Kategorien.

Im nachfolgenden Dialog können die Dateianhang-Kategorien eingegeben werden. Verwenden Sie pro Kategorie eine neue Zeile.

Erstellen von Regeln und Erinnerungen in Vertragsvorlagen

In Vertragsvorlagen können Regeln und Erinnerungen definiert werden, welche automatisch in alle Verträge übernommen werden, die später aus dieser Vertragsvorlage erzeugt werden.

Um Regeln und Erinnerungen zu erstellen, klicken Sie in der entsprechenden Vertragsvorlage in der Toolbar auf Mehr und auf Regeln und Erinnerungen.

Regeln und Erinnerungen, welche in einer Vertragsvorlage erstellt wurden, können in den darauf aufbauenden Verträgen nachträglich geändert oder entfernt werden.

Bitte rufen Sie das Kapitel Erstellen von Regeln und Erinnerungen in Verträgen auf, um sich mit dieser Funktion im Detail vertraut zu machen.

Verträge

Unter dem Menüpunkt Verträge & Dokumente > Vertragsverwaltung > Verträge können bestehende Verträge eingesehen und neue Verträge erstellt werden.

Anlegen und Bearbeiten von Verträgen

Für die Anlage von neuen Verträgen werden zunächst Vertragsvorlagen benötigt. Die Erstellung von Vertragsvorlagen wird in diesem Kapitel näher erläutert.

Erstellen eines neuen Vertrages

Klicken Sie in der Vertragsliste (Menüpunkt Verträge & Dokumente > Vertragsverwaltung > Verträge) auf Neuer Vertrag, um mit der Erfassung eines Vertrages zu beginnen.

Zunächst ist die Auswahl einer Vertragsvorlage sowie die Eingabe eines Vertragstitels im Feld Name erforderlich.

Nach Bestätigung der Vertragsanlage über den Button OK kann mit dem Ausfüllen der Vertragsdaten begonnen werden.

Ausfüllen und bearbeiten eines Vertrages

Bei Neuerstellung eines Vertrages wird dieser automatisch im Bearbeiten-Modus geöffnet und kann sofort befüllt werden.

Ein bestehender Vertrag kann über die Schaltfläche Bearbeiten in der Toolbar des Vertrags bearbeitet werden.

Sobald ein Feldinhalt verändert wird, wird die Schaltfläche Speichern in der Toolbar aktiviert. Um Änderungen zu speichern, klicken Sie auf diese Schaltfläche.

Um Änderungen zu verwerfen, klicken Sie in der Toolbar auf den Zurück-Pfeil oder auf Abbrechen und bestätigen Sie den darauf folgenden Dialog.

Hinzufügen und Löschen von Dateianhängen

Dateien können zu einem Vertrag hinzugefügt oder gelöscht werden, wenn sich dieser im Bearbeiten-Modus befindet.

Um eine oder mehrere Dateien hinzuzufügen, ziehen Sie diese in den Bereich Datei zum Hochladen hier ablegen… oder klicken Sie auf den Bereich, um den Durchsuchen-Dialog zu öffnen.

Eine hochgeladene Datei kann über das Papierkorb-Symbol rechts neben der Datei wieder entfernt werden.

Durch Klick auf das Stift-Symbol kann der Titel der Datei verändert sowie die in der Vertragsvorlage definierten Dateianhang-Kategorien ausgewählt werden.

Dateien werden unmittelbar hochgeladen und gespeichert. Die Schaltfläche “Speichern” in der Toolbar wird nicht aktiviert, wenn ausschließlich Dateien hochgeladen oder gelöscht wurden, andere Felder des Vertrags jedoch nicht geändert wurden. Um den Vertrag nach Hochladen oder Löschen der Dateien wird in den Lese-Modus zu versetzen, klicken Sie auf die Schaltfläche Abbrechen in der Toolbar.

Ausprägung verschiedener Feldtypen

Pflichtfelder

Als Pflichtfeld definierte Felder werden farblich und mit dem Hinweis “Pflichtfeld darf nicht leer sein” gekennzeichnet, wenn sie nicht befüllt sind.

Beim Speichern eines Vertrags findet jedoch keine automatische Pflichtfeldprüfung statt, um Benutzern zu ermöglichen, die Erstellung eines Vertrages zu unterbrechen und zwischen zu speichern.

Textfeld

In Felder vom Typ “Text” kann belieber Text eingegeben werden.

Zahlenfeld

In Felder vom Typ “Zahl” können beliebige Zahlen eingegeben werden.

Außerdem ist die Eingabe von Dezimal-Trennzeichen und Tausender-Trennzeichen möglich.

Die eingegebene Zahl wird immer automatisch entsprechend der gewählten Einstellung für Zahlen- und Datumsformat des Benutzers formatiert, der den Vertrag betrachtet.

Auswahlfeld (einfach)

Im einfachen Auswahlfeld kann aus einer der Optionen, die in der zugrundeliegenden Vertragsvorlage definiert wurden, ausgewählt werden.

Um ein zuvor befülltes Auswahlfeld wieder zu leeren, kann die “Leerauswahl” an unterster Stelle des Dropdown-Feldes gewählt werden.

Auswahlfeld (mehrfach)

Im mehrfachen Auswahlfeld können eine oder mehrere Optionen, die in der zugrundeliegenden Vertragsvorlage definiert wurden, ausgewählt werden.

Nach Klick auf das Auswahlfeld können die gewünschten Optionen im sich öffnenden Dropdown-Feld angeklickt werden.

Auswahlfeld (Lookup)

In Auswahlfeldern vom Typ “Lookup” kann nach Eingabe eines Suchbegriffs aus den entsprechenden Ergebnissen ausgewählt werden.

Datum

In einem Datumsfeld kann manuell ein gültiges Datum eingetragen oder über den angezeigten Kalender ausgewählt werden.

Über die Optionen auf der rechten Seite des Kalenders kann schnell zu einem entsprechenden Datum gesprungen werden (z. B. “Ende des Jahres”).

Dynamisches Datum

Ein dynamisches Datum wird entsprechend seiner Konfiguration im Vertrag automatisch berechnet

Um ein dynamisches Datum zu definieren, klicken Sie auf das Stift-Symbol rechts neben dem Feld.

Im sich öffnenden Dialog stehen folgende Optionen zur Verfügung:

• Ende des Jahres

Ausgehend vom aktuellen Datum wird das nächste Jahresende ermittelt. Das Datum wird zum Jahreswechsel automatisch neu berechnet.

Beispiel:

Wird der Vertrag am 15.06.2020 betrachtet, wird als dynamisches Datum der 31.12.2020 angezeigt.

Am 01.01.2021 wird das Datum automatisch auf den 31.12.2021 gesetzt.

• Ende des Monats

Ausgehend vom aktuellen Datum wird das nächste Monatsende ermittelt. Das Datum wird zum Monatswechsel automatisch neu berechnet.

Beispiel:

Wird der Vertrag am 15.06.2020 betrachtet, wird als dynamisches Datum der 30.06.2020 angezeigt.

Am 01.07.2020 wird das Datum automatisch auf den 31.07.2020 gesetzt.

• Ende eines bestimmten Monats

Ausgehend vom aktuellen Datum wird das nächste Ende des gewählten Monats ermittelt. Nach Erreichen dieses Datums wird es automatisch neu berechnet.

Beispiel:

Der Monat November wurde ausgewählt.

Wird der Vertrag am 15.06.2020 betrachtet, wird als dynamisches Datum der 30.11.2020 angezeigt.

Am 01.12.2020 wird das Datum automatisch auf den 30.11.2021 gesetzt.

• Ende des Quartals

Ausgehend vom aktuellen Datum wird das nächste Quartalsende ermittelt. Das Datum wird zum Quartalswechsel automatisch neu berechnet.

Beispiel:

Wird der Vertrag am 15.06.2020 betrachtet, wird als dynamisches Datum der 30.06.2020 angezeigt.

Am 01.07.2020 wird das Datum automatisch auf den 30.09.2020 gesetzt.

• Referenzdatum

Das Datum wird aus einem anderen, nicht-dynamischen, Datumsfeld im selben Vertrag gezogen.

Diese Option ist insbesondere in Kombination mit der weiter unten folgenden Einstellung “n Tage/Wochen/Monate” sinnvoll (vgl. Erläuterung zu Berechnungsoption weiter unten).

• Bestimmter Tag

Das Datum wird immer auf den bestimmten Tag eines Monats gesetzt, der ausgehend auf dem aktuellen Datum folgt.

Beispiel:

Der Tag 31. Januar wurde ausgewählt.

Wird der Vertrag am 15.06.2020 betrachtet, wird als dynamisches Datum der 31.01.2021 angezeigt.

Am 01.02.2021 wird das Datum automatisch auf den 31.01.2022 gesetzt.

Berechnungsoption

Aufbauend auf der zuvor gewählten Einstellung kann eine Berechnung in Form von n Tage/Wochen/Monaten erfolgen.

Es wird damit ein Zeitraum vor dem ermittelten dynamischen Datum errechnet.

Diese Einstellung dient insbesondere zur Ermittlung eines Datums aus einer Kündigungsfrist.

Beispiel 1

Ein Vertrag läuft am 31.12.2020 aus und muss mit einer Frist von drei Monaten gekündigt werden.

Im Vertrag wurde ein Datumsfeld mit der Bezeichnung Vertragsende erstellt und der 31.12.2020 als Datum hinterlegt.

Zusätzlich wurde ein dynamisches Datumsfeld mit der Bezeichnung Spätester Kündigungstermin erstellt. In diesem Feld wurde die Option Referenzdatum: Vertragsende und die Berechnungsoption 3 Monate gewählt.

Als dynamisches Datum wird der 30.09.2020 ermittelt.

Beispiel 2

Ein Vertrag läuft immer zum Jahresende aus und muss mit einer Frist von einem Monat gekündigt werden. Der Vertrag verlängert sich ansonsten um ein Jahr.

Im Vertrag wurde ein dynamisches Datumsfeld mit der Bezeichnung Nächstes Vertragsende erstellt und die Option Ende des Jahres gewählt.

Zusätzlich wurde ein dynamisches Datumsfeld mit der Bezeichnung Spätester Kündigungstermin erstellt. In diesem Feld wurde die Option Referenzdatum: Nächstes Vertragsende und die Berechnungsoption 1 Monat gewählt.

Wird der Vertrag am 15.06.2020 betrachtet, wird als dynamisches Datum für den spätesten Kündigungstermin der 30.11.2020 ermittelt.

Am 01.12.2020 wird das Datum automatisch auf den 30.11.2021 gesetzt.

Massenänderung von Verträgen

Mithilfe der Massenänderung von Verträgen können viele Verträge auf einmal bearbeitet werden.

Für die Nutzung der Massenänderung wird die Berechtigung zum Bearbeiten von Verträgen benötigt.

Alle Änderungen, die mithilfe der Massenänderung durchgeführt werden, werden im Änderungsverlauf der betroffenen Verträge geloggt.

Durchführen des Massenänderung

Erstellen oder wählen Sie zunächst in der Vertragsliste (Menüpunkt Verträge & Dokumente > Vertragsverwaltung > Verträge) einen Filter, der die Verträge enthält, auf die die Massenänderung angewendet werden soll.

Klicken Sie anschließend in der Toolbar der Vertragsliste auf Mehr und auf Massenänderung.

Der Assistent für die Massenänderung führt Sie anschließend durch die erforderlichen Schritte.

Durch Klick auf Löschen unten Rechts kann die Massenänderung zu jeder Zeit abgebrochen werden. Die ausgewählten Verträge bleiben dann unverändert. Verträge werden durch die Massenänderung zu keiner Zeit gelöscht.

Schritt 1 – Auswahl der zu ändernden Verträge

Wählen Sie, ob alle Verträge des aktuellen Filters angepasst werden sollen oder schränken Sie die Auswahl an dieser Stelle weiter ein.

Schritt 2 – Auswahl der vorzunehmenden Änderungen

Mit der Massenänderung können folgende Vertragsdaten geändert werden:

Benutzerfreigaben

Die Lese- und/oder Schreibzugriffe für alle gewählten Verträge können überschrieben werden.

Dies ist insbesondere hilfreich, wenn sich die Verantwortlichkeiten für Verträge innerhalb der Organisation geändert haben.

Feldinhalte

Ändert die Inhalte von Feldern in den gewählten Verträgen.

Schritt 3.1 – Ändern von Benutzerfreigaben

Wählen Sie, welche Benutzer und/oder Benutzergruppen Lese- bzw. Schreibzugriff auf die zuvor gewählten Verträge erhalten sollen.

Schreibzugriff auf Verträge beinhaltet automatisch auch Lesezugriff.

Sind in den gewählten Verträgen bereits Lese- oder Schreibberechtigungen hinterlegt, so werden diese durch die Massenänderung überschrieben.

Über die Option Alle Benutzerfreigaben entziehen können in den Verträgen bereits hinterlegte Lese- oder Schreibberechtigungen entfernt werden.

Ersteller eines Vertrags sowie Benutzer, die in der Benutzerverwaltung über Einstellung Schreibzugriff auf Verträge aller Benutzer oder Lesezugriff auf Verträge aller Benutzer verfügen, sind hiervon nicht betroffen.

Schritt 3.2 – Ändern von Feldinhalten

Markieren Sie die Felder, die in den zuvor gewählten Verträgen geändert werden sollen. Tragen Sie anschließend auf der rechten Seite den neuen Wert ein, der für alle Verträge gelten soll.

Soll ein Feld in allen Verträgen geleert werden, so markieren Sie es, wählen auf der rechten Seite jedoch keinen neuen Wert aus.

Wurden Verträge ausgewählt, die auf verschiedenen Vertragsvorlagen basieren, so unterscheiden sich möglicherweise die in den Verträgen verfügbaren Felder. Die in Schritt 3 angezeigten Felder werden entsprechend gruppiert in Felder, die in allen gewählten Verträgen zur Verfügung stehen, sowie in Felder, die nur teilweise in den gewählten Verträgen zur Verfügung stehen. Felder, die nur in einem Teil der gewählten Verträge zur Verfügung stehen werden durch die Massenänderung auch nur in diesen Verträgen geändert.

Schritt 4 – Zusammenfassung

In Schritt 4 erhalten Sie eine Zusammenfassung der zuvor gewählten Einstellungen für die Massenänderung.

Prüfen Sie diese sorgfältig und bestätigen Sie sie über die Schaltfläche Massenänderung starten.

Nach Bestätigen der Schaltfläche Massenänderung starten kann die Massenänderung nicht mehr abgebrochen werden. Die vorgenommenen Änderungen können nicht widerrufen werden.

Schritt 5 – Bestätigung

Die erfolgreiche Durchführung der Massenänderung wird bestätigt.

Verlassen Sie den Assistenten über die Schaltfläche Schließen.

Kopieren von Verträgen

Um sehr schnell sich ähnelnde Verträge zu erzeugen, kann ein bereits bestehender Vertrag kopiert werden.

Um Verträge zu kopieren, ist die Berechtigung zum Erstellen von Verträgen erforderlich.

Klicken Sie in einem Vertrag in der Toolbar auf die Schaltfläche Kopieren, um eine Kopie des Vertrags zu erstellen.

Um auch die Dateianhänge des Ausgangsvertrags in den neuen Vertrag zu kopieren, bestätigen Sie den darauffolgenden Dialog “Dateianhänge kopieren” mit Ja.

Die Vertragskopie wird anschließend erstellt und automatisch im Bearbeiten-Modus geöffnet.

Dem Namen des neuen Vertrags wird der Text “Kopie von” vorangestellt.

Löschen von Verträgen

Um einen Vertrag zu Löschen, werden sowohl die Berechtigungen zum Bearbeiten von Verträgen als auch zum Löschen von Verträgen benötigt.

Klicken Sie in einem Vertrag in der Toolbar zunächst auf Bearbeiten und anschließend auf Löschen und bestätigen Sie den nachfolgenden Dialog erneut mit Löschen.

Der Vertrag wird einschließlich seiner Dateianhänge und dem Änderungsverlauf unwiderruflich gelöscht.

Freigeben von Verträgen

Benutzer haben zunächst immer nur Lese- und Schreibzugriff auf Verträge, die sie selbst angelegt haben.

Zusätzlich gibt es verschiedene Möglichkeiten, Benutzern Lese- und Schreibzugriff auf weitere Verträge zu gewähren.

Um Lese- oder Schreibzugriff auf bestimmte Verträge zu erlangen, benötigen die entsprechenden Benutzer zuvor immer das Recht Verträge lesen bzw. Verträge bearbeiten, wie unter Benutzerrechte beschrieben.

Lese- und Schreibzugriff auf bestimmte Verträge für einzelne Benutzer

In einem Vertrag kann gezielt einem oder mehreren Benutzern Lese- bzw. Schreibzugriff für diesen Vertrag gewährt werden.

Klicken Sie hierzu auf Mehr > Benutzerfreigaben, aktivieren Sie die Option Benutzer suchen und wählen Sie den Benutzer unter Lesezugriff bzw. Schreibzugriff aus.

Bitte beachten Sie, dass das Gewähren von Schreibzugriffen auf Verträge automatisch den Lesezugriff einschließt.

Lese- und Schreibzugriff auf bestimmte Verträge für Benutzergruppen

In einem Vertrag kann gezielt einer oder mehreren Benutzergruppen Lesezugriff für diesen Vertrag gewährt werden.

Es erhalten automatisch alle Mitglieder dieser Benutzergruppe Zugriff auf den Vertrag.

Klicken Sie hierzu auf Mehr > Benutzerfreigaben, aktivieren Sie die Option Benutzergruppe suchen und wählen Sie die Benutzergruppe unter Lesezugriff bzw. Schreibzugriff aus.

Bitte beachten Sie, dass das Gewähren von Schreibzugriffen auf Verträge automatisch den Lesezugriff einschließt.

Lese- und Schreibzugriff auf alle Verträge

Bestimmten Benutzern kann Lese- und Schreibzugriff auf alle Verträge der Organisation gegeben werden, unabhängig von den Einstellungen, die direkt in den einzelnen Verträgen getroffen wurden.

Aktivieren Sie hierzu in der Benutzerverwaltung im Reiter Erweitert unter Fremdbelege: Verträge die Option Lesezugriff auf Verträge aller Benutzer bzw. Schreibzugriff auf Verträge aller Benutzer.

Bitte beachten Sie, dass das Gewähren von Schreibzugriffen auf alle Verträge der Organisation automatisch den Lesezugriff auf diese Verträge einschließt.

Erstellen von Filteransichten

Mithilfe von Filteransichten kann die Vertragsliste anhand von bestimmten Kriterien eingeschränkt sowie die Art der Darstellung (Sortierung, anzuzeigende Spalten) definiert werden.

Sowohl die Filterung als auch die Darstellung werden kombiniert in einer Filteransicht gespeichert und können so jederzeit wieder aufgerufen werden.

Erstellen einer neuen Filteransicht

Um eine neue Filteransicht zu erstellen, klicken Sie in der Toolbar der Vertragsliste auf Mehr und auf Neue Filteransicht.

Der Dialog für Definition der Filterkriterien wird geöffnet.

Tragen Sie zunächst oben in dem Dialog einen Namen für die neue Filteransicht ein.

Bearbeiten einer bestehenden Filteransicht

Wählen Sie in der Toolbar in der Dropdown-Liste einen Filter aus und klicken Sie auf Filter bearbeiten.

Der Dialog für Definition der Filterkriterien wird geöffnet.

Löschen einer Filteransicht

Um eine Filteransicht zu löschen wählen Sie den Filter in der Toolbar in der Dropdown-Liste  aus und klicken Sie auf Filter bearbeiten.

Der Dialog für Definition der Filterkriterien wird geöffnet. Klicken Sie links unten auf Ansicht löschen.

Definition der Filterkriterien

Im Dialog für die Definition der Filterkriterien können die Verträge nach verschiedensten Kriterien gefiltert werden.

Kriterien können mittels UND- bzw. ODER-Verknüpfungen kombiniert werden. Wählen Sie hierzu zunächst auf der linken Seite die Option AND oder OR.

Klicken Sie anschließend auf das Plus-Symbol auf der rechten Seite, um ein Kriterium hinzuzufügen. Im sich öffnenden Dialog kann aus allen Feldern gewählt werden, die in allen Vertragsvorlagen der Organisation zur Verfügung stehen.

Das Feld Suchen in dem Dialog ermöglich das schnelle Auffinden des gewünschten Kriteriums.

Über das Kriterium Vertragsvorlage können alle Verträge gefiltert werden, die aus einer bestimmten Vertragsvorlage erzeugt wurden.

Über die Option Gruppe kann eine weitere Kriterienebene hinzugefügt werden.

Die folgenden Beispiele zeigen mögliche Konfigurationen von Filtern.

Beispiel 1

Dieser Filter zeigt alle Mietverträge für den Standort CIRRUS Marketing Ltd.

Das Feld Standort wurde in der Vertragsvorlage als Auswahlfeld (Lookup) vom Typ Organisationseinheit definiert.

Beispiel 2

Dieser Filter zeigt alle Fahrzeugverträge, die von den Verantwortlichen Einkäufern “Jonathan Bruckner” ODER “Alina Hamann”  betreut werden.

Das Feld Verantwortlicher Einkäufer wurde in der Vertragsvorlage als Auswahlfeld (Lookup) vom Typ Benutzer definiert.

Beispiel 3

Dieser Filter zeigt alle Fahrzeugverträge, die bis zum Ende des Jahres auslaufen.

Das Feld Vertragsende wurde in der Vertragsvorlage als Datumsfeld definiert.

Der Filter aktualisiert sich automatisch selbst, sodass immer die Verträge angezeigt werden, deren Vertragsende im aktuellen Jahr liegt.

Definieren der anzuzeigenden Spalten

Die in der Vertragsliste anzuzeigenden Spalten können als Teil der Filteransicht definiert werden. Als Spalten können alle Felder, die in allen Vertragsvorlagen der Organisation zur Verfügung stehen, definiert werden.

Wählen Sie in der Vertragsliste in der Toolbar zunächst die Filteransicht aus der Dropdown-Liste, deren Spalten Sie definieren möchten.

Klicken Sie anschließend in der Toolbar auf Mehr > Spalten bearbeiten.

In dem erscheinenden Dialog können die Spalten gewählt werden, die in der Filteransicht angezeigt werden sollen.

Das Feld Suchen in dem Dialog ermöglich das schnelle Auffinden der gewünschten Spalte.

Bestätigen Sie die Auswahl mit Speichern, um die gewählten Spalten der Filteransicht hinzuzufügen.

Rufen Sie die gewählte Filteransicht zu einem späteren Zeitpunkt erneut auf, wird die Spaltenkonfiguration automatisch wieder angewendet.

Definieren der Spaltenreihenfolge

Die Spaltenreihenfolge in der Vertragsliste kann ebenfalls als Teil der Filteransicht definiert werden.

Wählen Sie in der Vertragsliste in der Toolbar zunächst die Filteransicht aus der Dropdown-Liste, deren Spaltenreihenfolge Sie definieren möchten

Klicken und halten Sie anschließend eine Spaltenüberschrift und ziehen Sie die Spalte an die gewünschte Position. Die neue Spaltenreihenfolge wird automatisch gespeichert.

Rufen Sie die gewählte Filteransicht zu einem späteren Zeitpunkt erneut auf, wird die Spaltenreihenfolge automatisch wieder angewendet.

Definieren der Sortierung

Die Sortierung in der Vertragsliste kann ebenfalls als Teil der Filteransicht definiert werden.

Wählen Sie in der Vertragsliste in der Toolbar zunächst die Filteransicht aus der Dropdown-Liste, deren Sortierung Sie definieren möchten

Um die Sortierung der Liste zu ändern, fahren Sie mit der Maus über die Spaltenüberschriften und klicken Sie in der zu sortierenden Spalte auf das erscheinende Pfeil-Symbol.

Durch erneutes Klicken auf das Pfeil-Symbol kann die Sortierreihenfolge umkehrt werden. Die neue Sortierung wird automatisch in der Filteransicht gespeichert.

Rufen Sie die gewählte Filteransicht zu einem späteren Zeitpunkt erneut auf, wird die Sortierung automatisch wieder angewendet.

Erstellen von Regeln und Erinnerungen

Mithilfe von Regeln und Erinnerungen können zu einem Vertrag automatisch Erinnerungen per E-Mail versendet oder der Status eines Vertrags angepasst werden.

Es ist möglich, zu einem Vertrag mehrere Regeln und Erinnerungen zu erzeugen.

Erstellen von automatischen Erinnerungen

Um eine automatische Erinnerung zu einem Vertrag zu erstellen, klicken Sie in dem Vertrag in der Toolbar auf Mehr und auf Regeln und Erinnerungen.

Im erscheinenden Dialog werden bereits vorhandene Regeln und Erinnerungen angezeigt. Diese wurden ggf. aus der Vertragsvorlage übernommen, aus der der Vertrag erstellt wurde.

Um eine neue Erinnerung zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neu.

Geben Sie im nachfolgenden Dialog einen Namen für die Erinnerung ein und wählen Sie den Typ E-Mail-Erinnerung. Klicken Sie anschließend auf Neu.

Klicken Sie in der Liste der Regeln und Erinnerungen nun auf das Stift-Symbol neben der neu erstellten Erinnerung, um mit der Bearbeitung zu beginnen. Der Dialog für die Konfiguration der Erinnerung öffnet sich.

Konfiguration der Erinnerung

Um eine automatische Erinnerung zu erzeugen, müssen im Dialog für die Konfiguration der Erinnerung die nachfolgend erläuterten Einstellungen getätigt werden

Bedingungen

Bedingungen sind der Auslöser für die Erinnerung. Bei einer Bedingung handelt es sich immer im ein Datum, zu dem die Erinnerung versendet werden soll.

Wählen Sie im Feld Erinnerung ausführen am ein Datumsfeld aus dem Vertrag aus. Es kann sich hierbei um statische Datumsfelder sowie um dynamische Datumsfelder handeln.

Wählen Sie anschließend, ob die Erinnerung exakt beim Erreichen des in dem Datumsfeld eingetragenen Datums versendet werden soll, oder ob die Erinnerung n Tage/Wochen/Monate vor oder nach Erreichen des Datums versendet werden soll.

Benachrichtigung an

Über diese Einstellung wird gesteuert, welche Benutzer die Benachrichtigung per E-Mail erhalten sollen.

Wählen Sie im Feld Benachrichtigung an ein Benutzer- oder Benutzergruppenfeld aus dem Vertrag aus.

Bei Auswahl eines Benutzerfeldes wird die Benachrichtigung an die E-Mail-Adresse des Benutzers versendet, der in dem Vertragsfeld ausgewählt wurde. Bei Auswahl eines Benutzergruppenfeldes wird die Benachrichtigung an die E-Mail-Adressen aller Benutzer versendet, die zum Zeitpunkt des Versands in der Benutzergruppe enthalten sind.

Benachrichtigung konfigurieren

In diesem Abschnitt kann der Inhalt der E-Mail-Benachrichtigung definiert werden.

Im Feld Titel ist der Betreff der E-Mail einzugeben, im Feld Inhalt der Inhalt der E-Mail.

E-Mail-Betreff und Inhalt können auch Feldinhalte aus dem Vertrag beinhalten. Klicken Sie hierzu auf die angezeigten Felder, um sie als Variable dem Betreff- oder Inhaltstext hinzuzufügen.

Die Variable wird immer an der Stelle eingefügt, an der sich der Cursor befindet. Beachten Sie, dass die Variablen in der Form \{Feldname\} eingefügt werden und diese Schreibweise nicht verändert werden darf.

Beispiel für eine Erinnerung

Ein Vertrag endet am 31.12.2020 und muss mit einer Frist von 3 Monaten zum Vertragsende gekündigt werden.
Es soll eine E-Mail-Erinnerung 2 Wochen vor Ende der Kündigungsfrist an die Mitglieder der im Vertrag hinterlegten Verantwortliche Einkäufergruppe versendet werden.

In einem Vertrag wurde das Datumsfeld Vertragsende definiert und mit dem Datum 31.12.2020 befüllt.

In dem Vertrag wurde zusätzlich das dynamische Datumsfeld Spätester Kündigungstermin definiert, welches die Frist 3 Monate vor Vertragsende ermittelt. Das Feld zeigt im Vertrag entsprechend den 30.09.2020 an.

In der Erinnerung ist folgende Konfiguration vorzunehmen:

• Erinnerung ausführen am: “Spätester Kündigungstermin” und “2 Wochen vor”
• Benachrichtigung an: “Verantwortliche Einkäufergruppe”

Bitte beachten Sie, dass Erinnerungen zu Verträgen nicht in der E-Mail-Warteschlange in Onventis einsehbar sind.

Automatisches Setzen des Vertragsstatus

Um eine automatische Statusänderung zu einem Vertrag zu erstellen, klicken Sie in dem Vertrag in der Toolbar auf Mehr und auf Regeln und Erinnerungen.

Im erscheinenden Dialog werden bereits vorhandene Regeln und Erinnerungen angezeigt. Diese wurden ggf. aus der Vertragsvorlage übernommen, aus der der Vertrag erstellt wurde.

Um eine neue Regel für die Statusänderung zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neu.

Geben Sie im nachfolgenden Dialog einen Namen für die Regel ein und wählen Sie den Typ Statusänderung (aktiv/inaktiv). Klicken Sie anschließend auf Neu.

Klicken Sie in der Liste der Regeln und Erinnerungen nun auf das Stift-Symbol neben der neu erstellten Regel, um mit der Bearbeitung zu beginnen. Der Dialog für die Konfiguration der Regel öffnet sich.

Konfiguration der Regel

Um den Status eines Vertrags automatisch von “Aktiv” auf “Inaktiv” (oder umgekehrt) zu setzen, müssen im Dialog für die Konfiguration der Regel die nachfolgend erläuterten Einstellungen getätigt werden

Bedingungen

Bedingungen sind der Auslöser für die Regel. Bei einer Bedingung handelt es sich immer im ein Datum, zu dem die Regel, d. h. die Statusänderung, ausgeführt werden soll.

Wählen Sie im Feld Erinnerung ausführen am ein Datumsfeld aus dem Vertrag aus. Es kann sich hierbei um statische Datumsfelder sowie um dynamische Datumsfelder handeln.

Wählen Sie anschließend, ob die Regel exakt beim Erreichen des in dem Datumsfeld eingetragenen Datums ausgeführt werden soll, oder ob die Regel n Tage/Wochen/Monate vor oder nach Erreichen des Datums ausgeführt werden soll.

Bei Erreichen des Datums wird der Status immer automatisch in den anderen Zustand versetzt, d. h. ein Vertrag, der aktuell den Status “Aktiv” hat, wird in den Status “Inaktiv” versetzt. Ein Vertrag mit dem Status “Inaktiv” wird in den Status “Aktiv” versetzt.

Beispiel für eine Regel

Ein aktiver Vertrag endet am 31.12.2020 und soll an diesem Tag automatisch auf den Status “Inaktiv” gesetzt werden.

In einem Vertrag wurde das Datumsfeld Vertragsende definiert und mit dem Datum 31.12.2020 befüllt.

In der Erinnerung ist folgende Konfiguration vorzunehmen:

• Erinnerung ausführen am: “Vertragsende” und “beim Erreichen des Datums”

Löschen von Regeln und Erinnerungen

Um eine bestehende Regel oder Erinnerung zu löschen, klicken Sie in dem Vertrag in der Toolbar auf Mehr und auf Regeln und Erinnerungen.

Klicken Sie neben der Regel oder Erinnerung, die Sie löschen möchten, auf das Stift-Symbol und im sich öffnenden Dialog links unten auf Löschen.

Importieren von Verträgen

Mithilfe der Importfunktion für Verträge kann eine große Anzahl an Verträgen einschließlich ihrer Dateianhänge auf einmal in Onventis importiert werden.

Um Verträge importieren zu können, sind zunächst fertig ausgeprägte Vertragsvorlagen erforderlich. Außerdem wird die Berechtigungen zum Erstellen von Verträgen benötigt.

Klicken Sie in der Vertragsliste (Menüpunkt Verträge & Dokumente > Vertragsverwaltung > Verträge) auf Mehr und auf Verträge importieren.

Der Assistent für den Vertragsimport öffnet sich und führt durch die erforderlichen Schritte.

Schritt 1

Wählen Sie zunächst die Vertragsvorlage, für die Sie Verträge importieren möchten. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Herunterladen.

Es wird eine Zip-Datei heruntergeladen, welche alle erforderlichen Dateien enthält, um den Import vorzubereiten.

Die Zip-Datei enthält folgende Dateien und Verzeichnisse:

• Datei data.csv
  In diese Datei sind die Vertragsdaten einzutragen.
• Datei system-do-not-delete.ini
  Diese Datei ist rein technischer Natur und darf nicht geändert werden.
• Verzeichnis attachments
  In diesem Ordner sind alle Dateianhänge abzulegen, die an die zu importierenden Verträge angehängt werden sollen

Bearbeiten der Datei data.csv

Die Datei data.csv enthält Semikolon-getrennte Spalten.
In Zeile 1 der CSV-Datei stellt jede Spalte genau ein Feld dar, das in der Vertragsvorlage definiert wurde. Diese Zeile darf nicht verändert werden.

Die Spalten werden wie folgt angezeigt: Bereichsname|Feldname

Tragen Sie in die CSV-Datei die zu importierenden Verträge ein, verwenden Sie pro Vertrag eine neue Zeile.

Beachten Sie beim Befüllen der CSV-Datei die in der Vertragsvorlage definierten Feldtypen.
Wurde ein Feld beispielsweise als Zahlenfeld definiert, so dürfen in der CSV-Datei für dieses Feld ebenfalls ausschließlich Zahlen eingetragen werden. Der Import schlägt ansonsten fehl.

In Abhängigkeit der verschiedenen Feldtypen sind die Spalten der CSV-Datei wie folgt zu befüllen:

• Status: Text Active oder Inactive (englische Schreibweise)
• Textfeld: Text
• Zahlenfeld: Zahl; Dezimaltrennzeichen sind als Komma einzugeben; führende Nullen werden beim Import entfernt
• Auswahlfeld (einfach): gewählte Option ist als Text einzugeben
• Auswahlfeld (mehrfach): gewählte Optionen sind als Text einzugeben und durch das |-Symbol (“Pipe”) zu trennen
• Auswahlfeld (Lookup): Die interne Nummer des entsprechenden Objektes in Onventis (z. B. Lieferantennummer, Benutzernummer, etc.), einschließlich ggf. führender Nullen
• Datumsfeld: Datum in der Form dd.mm.yyyy, z. B. 15.02.2020
• Dynamisches Datum:
  Die unterschiedlichen Optionen des dynamischen Datums sind wie folgt einzugeben:

Option	Eingabe	Anmerkung
Ende des Jahres	0|1|1|1|0|0
Ende des Monats	1|1|1|1|0|0
Ende eines bestimmten Monats	2|1|5|1|0|0	Die fett gekennzeichnete Ziffer definiert den Monat (von 0 – Januar bis 11 – Dezember). Im links zu sehenden Beispiel wird Monat Juni ausgewählt.
Ende des Quartals	3|1|1|1|0|0
Referenzdatum	4|1|1|Bereichsname:Feldname|0|0	Der Bereichs- und Feldname des Referenzdatums ist durch : getrennt einzugeben.
Bestimmter Tag	5|9|4|1|0|0	Die fett gekennzeichneten Ziffern definieren den Tag (von 1 bis 31) sowie den Monat (von 0 – Januar bis 11 – Dezember). Im links zu sehenden Beispiel wird Tag 9 und Monat Mai ausgewählt.
Berechnung “n Tage/Wochen/Monate” vorher	0|1|1|1|3|2	Die fett gekennzeichneten hinteren beiden Ziffern definieren die Anzahl und Einheit der Berechnung. Die Einheit wird als 0 = Tage, 1 = Wochen und 2 = Monate definiert. Im links zu sehenden Beispiel wird das Datum um 3 Monate nach vorne verschoben. Die Verschiebung kann für alle zuvor in dieser Tabelle genannten Optionen angewendet werden.

Nicht oder nur teilweise unterstützte Zeichen

Folgende Zeichen können in einem Vertragsfeld nicht oder nur teilweise importiert werden:

Zeichen	Benutzt für	Unterstützung
|	Trennzeichen für Auswahlfelder, dynamische Datumsfelder und Dateianhänge	Zeichen kann in allen Feldern außer Auswahlfeldern und dynamischen Datumsfeldern verwendet werden
;	CSV-Trennzeichen	Zeichen kann in keinem Feld verwendet werden
:	Trennzeichen für Referenzdatum in dynamischen Datumsfeldern	Zeichen kann in allen Feldern außer dynamischen Datumsfeldern verwendet werden
“		Zeichen kann in keinem Feld verwendet werden
‘		Zeichen kann in keinem Feld verwendet werden

Hinzufügen von Dateianhängen

Dateianhänge sind im Verzeichnis attachments abzulegen.

Sollen mehrere Dateien gleichen Namens hochgeladen werden, können im Verzeichnis attachments weitere Unterverzeichnisse erstellt werden.

In der Datei data.csv sind die zu einem Vertrag gehörenden Dateianhänge in der Spalte attachments in folgender Form anzugeben:

Beispiel 1

vertrag.pdf

Beispiel 2

unterverzeichnis/vertrag.pdf

Sollen mehrere Dateien an einen einzelnen Vertrag angehängt werden, so sind diese getrennt durch das |-Symbol (“Pipe”) in folgender Form anzugeben:

Beispiel 1

vertragsdatei-1.pdf|vertragsdatei-2.pdf

Beispiel 2

unterverzeichnis/vertragsdatei-1.pdf|unterverzeichnis/vertragsdatei-2.pdf

Schritt 2

Die bearbeitete CSV-Datei sowie alle Dateianhänge müssen der Zip-Datei wieder hinzugefügt werden.

Die Zip-Datei kann anschließend auf das Feld Datei zum Hochladen hier ablegen… gezogen werden. Durch Klick auf dieses Feld kann alternativ der Durchsuchen-Dialog geöffnet werden.

Nach Auswählen der Datei wird diese unmittelbar hochgeladen und verarbeitet.

Schritt 3

Sofern alle Informationen erfolgreich verarbeitet werden konnten, wird dies durch eine entsprechende Statusmeldung bestätigt.

Sollten bei der Verarbeitung Fehler aufgetreten sein, werden diese im Bereich Error Details angezeigt.

Falls die Vertragsdaten in der Datei data.csv korrekt eingetragen wurden, jedoch Probleme beim Zuweisen der Dateianhänge aufgetreten sind, so werden die Verträge dennoch angelegt.

Einschränkungen

Der Import von Verträgen unterliegt derzeit folgenden Einschränkungen:

• Das Importieren von Regeln und Erinnerungen zu Verträgen ist nicht möglich.
• Das Aktualisieren von bestehenden Verträgen ist über den Import nicht möglich. Ein im Import enthaltener Vertrag wird immer neu angelegt.

Exportieren von Verträgen

Die gespeicherten Vertragsdaten können jederzeit als CSV-Datei exportiert werden.

Für den Export von Verträgen stehen zwei Optionen zur Verfügung:

Vollständiger Export aller Verträge und aller Feldinhalte
Um alle Verträge einschließlich aller Feldinhalte zu exportieren, klicken Sie in der Toolbar der Vertragsliste auf Mehr und auf Vollständiger Export.

Export basierend auf der gewählten Filteransicht
Um Verträge basierend auf der aktuell gewählten Filteransicht zu exportieren, klicken Sie in der Toolbar der Vertragsliste auf Mehr und auf Aktuelle Ansicht (inkl. Filterung) exportieren.
Der Export enthält die Verträge des aktuell gewählten Filters und berücksichtigt auch die darin definierten Spalten.

Bitte beachten Sie, dass Dateianhänge von Verträgen im Export derzeit nicht enthalten sind. Dateianhänge können am jeweiligen Vertrag in der Benutzeroberfläche direkt heruntergeladen werden.

Suche nach Verträgen

Verträge können über die zentrale Suche im Kopfbereich der Anwendung durchsucht werden.

Wählen Sie dazu den Suchbereich Suche nach Verträgen. Beim Aufrufen der Vertragsverwaltung wird der Suchbereich automatisch vorausgewählt.

Durchsuchbare Inhalte

Folgende Vertragsinhalte können durchsucht werden:

• Vertragstitel
• Felder vom Typ “Text”
• Felder vom Typ “Lieferant” (Lieferantennummer und Lieferantenname)
• Felder vom Typ “Benutzer” (Name)
• Dateinamen angehängter Dateien
• Dateiinhalte angehängter Dateien (abhängig vom Dateiformat)

Folgende Vertragsinhalte sind derzeit nicht durchsuchbar:

• Lookup-Felder, welche nicht vom Typ “Lieferant” oder “Benutzer” sind
• Zahlen- und Datumsfelder
• Titel von angehängten Dateien

Suchverhalten

Einzelne Worte sind ab einem Zeichen Wortlänge auffindbar (z. B. Suchbegriff “IT”).

Teile von Worten (z. B. Suchbegriff “Miet” im Begriff “Mietvertrag”) können aber einer Wortlänge von mindestens drei Zeichen auffindbar.

Dabei kann nur der Wortanfang gesucht werden. Wortenden können nicht gesucht werden (z. B. Suchbegriff “vertrag” im Begriff “Mietvertrag”).

Sonderzeichen wie “-” werden von der Suchmaschine als Trennzeichen zwischen zwei Worten interpretiert (z. B. “IT-Vertrag” – hier kann sowohl nach “IT” als auch nach “Vertrag” gesucht werden).