Dans le domaine de la gestion des contrats, vous pouvez représenter des contrats-cadres basés sur les quantités et les valeurs et les intégrer dans la gestion des catalogues.

Onventis surveille pour vous la charge de travail et vous avertit automatiquement à temps lorsque les conditions générales convenues sont atteintes.

Il est également possible de gérer les documents contractuels et leurs attributs, ainsi que de suivre leurs durées et leurs délais.

Contrats-cadres

Il est possible de suivre les contrats de quantité à l’aide de contrats-cadres. Il est possible d’ajouter des articles du catalogue à un contrat-cadre et de suivre combien d’articles ont été appelés à partir de la quantité convenue. En outre, les articles qui se trouvent dans un contrat-cadre peuvent être directement transférés dans un appel d’offres.

Créer un contrat-cadre

Dans le domaine Achats opérationnels → Contrats → Contrats-cadres, les contrats-cadres créés sont affichés et un nouveau contrat-cadre peut être créé en cliquant sur le bouton Nouveau.

Les champs suivants sont à votre disposition pour la création de contrats-cadres :

contrat :

• Titre : Inscrire ici un titre individuel du contrat-cadre. Ce titre apparaît lors de la deuxième étape de l’affectation des postes à un contrat-cadre.
• Statut : un statut peut être attribué au contrat-cadre. Les possibilités sont les suivantes : Actif, Inactif, Annulé, Archivé
• Durée : il est possible d’indiquer ici la durée du contrat-cadre.
• Partenaire contractuel : Dans ce domaine, il est possible d’enregistrer le partenaire contractuel correspondant.

Affectation :

• Groupe d’utilisateurs responsable : indiquez ici le groupe d’utilisateurs responsable de ce contrat-cadre. Ce groupe d’utilisateurs reçoit les notifications par e-mail, à condition que cette section Notification soit activée.
• Groupe d’articles : Attribuer ici le groupe d’articles correspondant au contrat-cadre.
• L’option de notification : Dans cette section, il est possible d’activer une notification. Les notifications sont envoyées par e-mail au groupe d’utilisateurs attribué.

Autre

Des remarques sur le contrat-cadre et/ou des fichiers peuvent être inscrits ici.

Affectation d’articles à un contrat-cadre

Dans une deuxième étape, les articles correspondants peuvent être attribués au contrat-cadre créé. Pour cela, aller sous Administration dans le domaine Gestion du catalogue, ouvrir le catalogue souhaité et ouvrir l’article qui doit être attribué au contrat-cadre. Puis passer à l’onglet Conditions.

Sélectionner une condition et activer ici la case à cocher Contrat-cadre. Il est alors possible de sélectionner le contrat-cadre dans la zone Contrat-cadre et de saisir la quantité convenue.

L’article attribué est référencé dans le contrat-cadre correspondant, dans la section Articles du catalogue. En outre, la quantité appelée et la charge de travail sont affichées ici.

Requêtes pour un contrat-cadre

A l’aide de la fonction Nouvelle demande de contrat-cadre, il est possible de transférer les articles du contrat-cadre dans une demande. Il est possible de choisir si la quantité convenue ou la quantité consommée doit être demandée.

Contrats de quantité

Lors d’une intégration SAP, vous avez la possibilité d’importer des contrats de quantité via une interface.

Sous Achats opérationnels → Contrats → Contrats de quantité , vous voyez une liste de tous les contrats de quantité importés.

Remarque Cette fonction n’est disponible qu’en combinaison avec une connexion SAP et nécessite la mise en place d’une interface SAP pour l’importation des contrats de quantité.

Gestion des contrats

La gestion des contrats Onventis permet de gérer les données contractuelles, y compris leurs fichiers et documents, à l’aide de modèles de formulaires librement définissables.

Accès aux contrats et aux modèles de contrats

Droits d’utilisateur

L’accès à la gestion des contrats est en principe contrôlé par deux ensembles d’autorisations :

Contrats

Ces autorisations concernent l’accès aux contrats proprement dits. Ils doivent être mis à la disposition des utilisateurs autorisés à créer, à modifier ou à consulter des contrats.

• Lire le contrat
• Créer un contrat
• Traiter le contrat
• Supprimer le contrat

Modèles de contrats

Ces autorisations sont des droits administratifs pour la création et la gestion de modèles de contrat.

• Lire les modèles de contrats
• Créer des modèles de contrat
• Traiter les modèles de contrat
• Supprimer les modèles de contrat

Pour pouvoir créer un contrat à partir d’un modèle de contrat, le droit Lire les modèles de contrat n’est pas nécessaire. Lors de la création de contrats, les modèles de présentation qui ont été validés pour les utilisateurs ou groupes d’utilisateurs correspondants sont toujours automatiquement disponibles (cf. accès en lecture et en écriture à certains modèles de contrat).

Accès en lecture et en écriture à certains contrats

Dans un premier temps, les utilisateurs n’ont toujours qu’un accès en lecture et en écriture aux contrats qu’ils ont eux-mêmes créés.

Il existe en outre différentes possibilités d’accorder aux utilisateurs un accès en lecture et en écriture à d’autres contrats.

Pour obtenir un accès en lecture ou en écriture à certains contrats, les utilisateurs concernés doivent toujours disposer au préalable du droit Lire le contrat ou Modifier le contrat, comme décrit dans la section Droits des utilisateurs.

Accès en lecture et en écriture à certains contrats pour des utilisateurs individuels

Dans un contrat, l’accès en lecture ou en écriture peut être accordé de manière ciblée à un ou plusieurs utilisateurs pour ce contrat.

Pour ce faire, cliquez sur Plus > Partages d’utilisateurs, activez l’option Rechercher un utilisateur et sélectionnez l’utilisateur sous Accès en lecture ou Accès en écriture.

Notez que l’octroi d’un accès en écriture aux contrats inclut automatiquement l’accès en lecture.

Accès en lecture et en écriture à certains contrats pour des groupes d’utilisateurs

Dans un contrat, l’accès en lecture ou en écriture peut être accordé de manière ciblée à un ou plusieurs groupes d’utilisateurs pour ce contrat.

Tous les membres de ce groupe d’utilisateurs auront automatiquement accès au contrat.

Pour ce faire, cliquez sur Plus > Partages d’utilisateurs, activez l’option Rechercher un groupe d’utilisateurs et sélectionnez le groupe d’utilisateurs sous Accès en lecture ou Accès en écriture.

Notez que l’octroi d’un accès en écriture aux contrats inclut automatiquement l’accès en lecture.

Accès en lecture et en écriture à tous les contrats pour certains utilisateurs

Il est possible de donner à certains utilisateurs un accès en lecture et en écriture à tous les contrats de l’organisation, indépendamment des paramètres définis directement dans les différents contrats.

Cette option est particulièrement adaptée aux administrateurs et aux utilisateurs clés qui aident d’autres utilisateurs à établir des contrats.

Pour ce faire, activez l’option Accès en lecture aux contrats de tous les utilisateurs ou Accès en écriture aux contrats de tous les utilisateurs dans l’onglet Avancé de la gestion des utilisateurs sous Documents tiers : contrats.

Veuillez noter que l’octroi d’un accès en écriture à tous les contrats de l’organisation implique automatiquement un accès en lecture à ces contrats.

Accès en lecture et en écriture à certains modèles de contrat

Dans un premier temps, les utilisateurs n’ont toujours qu’un accès en lecture et en écriture aux modèles de contrat qu’ils ont eux-mêmes créés.

Il existe en outre différentes possibilités d’accorder aux utilisateurs un accès en lecture et en écriture à d’autres modèles de contrat.

Accès en lecture et en écriture à certains modèles de contrat pour des utilisateurs individuels

Dans un modèle de contrat, l’accès en lecture ou en écriture peut être accordé de manière ciblée à un ou plusieurs utilisateurs pour ce modèle de contrat.

Si un utilisateur a un accès en lecture à un modèle de contrat, cet utilisateur peut créer des contrats basés sur ce modèle.

Pour ce faire, cliquez sur Plus > Partages d’utilisateurs, activez l’option Rechercher un utilisateur et sélectionnez l’utilisateur sous Accès en lecture ou Accès en écriture.

Notez que l’octroi d’un accès en écriture aux modèles de contrat inclut automatiquement un accès en lecture.

Accès en lecture et en écriture à des modèles de contrats spécifiques pour des groupes d’utilisateurs

Dans un modèle de contrat, l’accès en lecture ou en écriture peut être accordé de manière ciblée à un ou plusieurs groupes d’utilisateurs pour ce modèle de contrat.

Tous les membres de ce groupe d’utilisateurs ont automatiquement accès au modèle de contrat.

Si un groupe d’utilisateurs a un accès en lecture à un modèle de contrat, tous les membres de ce groupe d’utilisateurs peuvent créer des contrats basés sur ce modèle.

Pour ce faire, cliquez sur Plus > Partages d’utilisateurs, activez l’option Rechercher un groupe d’utilisateurs et sélectionnez le groupe d’utilisateurs sous Accès en lecture ou Accès en écriture.

Notez que l’octroi d’un accès en écriture aux modèles de contrat inclut automatiquement un accès en lecture.

Modèles de contrats

Dans Onventis, les contrats sont toujours établis sur la base de modèles de contrats.

Les modèles de contrat définissent la structure exacte du contenu d’un contrat, c’est-à-dire les champs ou attributs qui doivent être remplis lors de la création d’un contrat.

Création et traitement de modèles de contrat

Pour les étapes décrites ci-dessous, les droits d’utilisateur correspondants sont supposés.

Pour créer un nouveau modèle de contrat ou modifier des modèles de contrat existants, ouvrez d’abord l’option de menu Contrats & documents > Gestion des contrats > Modèles de contrat.

Création de nouveaux modèles de contrat

Cliquez sur Nouveau modèle de contrat dans la barre d’outils pour commencer à créer un nouveau modèle de contrat.

Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, saisissez le nom du modèle de contrat et confirmez en cliquant sur OK pour créer le modèle.

Le nouveau modèle de contrat est immédiatement créé avec un ensemble standard de champs (nom, statut).

Le chapitre Création de champs et de domaines explique quels types de champs sont disponibles dans les contrats et comment les créer.

Traitement des modèles de contrat

Cliquez sur une entrée dans la liste des modèles de contrat pour ouvrir le modèle de contrat correspondant.

La liste des modèles de contrat n’affiche que les modèles de contrat que vous avez créés ou pour lesquels vous avez explicitement obtenu un accès en lecture ou en écriture (voir Accès aux modèles de contrat et aux contrats).

Le modèle de contrat peut maintenant être modifié, à condition que vous soyez le créateur du modèle de contrat ou que vous ayez obtenu explicitement un accès en écriture à celui-ci.

Les modifications apportées aux modèles de contrats existants n’ont d’effet que sur les nouveaux contrats à créer. Les contrats existants qui ont été établis sur la base d’une ancienne variante du modèle de contrat ne sont pas modifiés de ce fait.

Copie de modèles de contrats

Les modèles de contrats peuvent être copiés afin de créer rapidement des modèles similaires et de pouvoir les adapter ensuite.

Pour copier un modèle de contrat, cliquez sur le bouton Copier de la barre d’outils dans le modèle de contrat.

Pour pouvoir copier des modèles de contrat, les autorisations de création de modèles de contrat sont nécessaires (voir Accès aux modèles de contrat et aux contrats).

Suppression de modèles de contrat

Pour supprimer un modèle de contrat, appelez d’abord l’option de menu Contrats & documents > Gestion des contrats > Modèles de contrat.

Ouvrez le modèle de contrat à supprimer en cliquant sur l’entrée correspondante dans la liste.

Cliquez sur l’action Supprimer dans la barre d’outils et confirmez à nouveau la boîte de dialogue suivante en cliquant sur Supprimer.

La suppression de modèles de contrat requiert une autorisation d’utilisateur correspondante ainsi qu’un accès en écriture au modèle de contrat à supprimer (voir Accès aux modèles de contrat et aux contrats).

La suppression d’un modèle de contrat ne supprime pas les contrats créés sur la base du modèle de contrat. Toutefois, le lien entre les contrats correspondants et le modèle de contrat supprimé est perdu. Dans la mesure où un modèle de contrat sur la base duquel de nombreux contrats ont été générés ne doit plus être utilisé à l’avenir, il est recommandé de supprimer les accès en lecture pour ce modèle de contrat au lieu de le supprimer.

Création et modification de domaines

Des domaines et des champs peuvent être créés individuellement au sein des modèles de contrat afin de pouvoir structurer ultérieurement le contenu des contrats et leur attribuer les attributs nécessaires.

Les domaines servent à regrouper et à structurer plusieurs champs au sein du modèle de contrat.

Le nom d’un domaine peut être attribué individuellement. Les interlocuteurs, les dates et les délais ou les partenaires commerciaux en sont des exemples.

Ajouter des zones

Pour ajouter un nouveau domaine à un modèle de contrat, cliquez sur Ajouter un domaine dans la barre d’outils, saisissez un nom de domaine dans la boîte de dialogue qui s’affiche et confirmez en cliquant sur OK.

La nouvelle zone est automatiquement ajoutée à la position la plus basse.

La section General est créée automatiquement lors de la création d’un nouveau modèle de contrat et ne peut pas être supprimée. Il est toutefois possible de renommer ou de déplacer la zone.

Déplacer des zones

La position des domaines dans un modèle de contrat peut être déplacée individuellement.

Pour déplacer une zone, cliquez et maintenez l’icône de flèche en haut à droite de la vignette de la zone et faites glisser la zone vers la position souhaitée.

Pendant le processus de déplacement, d’autres zones sont automatiquement repliées pour faciliter le positionnement.

Les champs qui sont déjà contenus dans le domaine à déplacer sont également déplacés en même temps que le domaine.

Modifier des domaines

Pour modifier le nom d’un domaine, cliquez sur l’icône en forme de crayon en haut à droite de la vignette du domaine.

Dans la boîte de dialogue suivante, le nom du domaine peut être modifié.

Suppression de zones

Pour supprimer une zone, cliquez sur l’icône de crayon en haut à droite de la vignette de la zone.

Dans la boîte de dialogue qui suit, cliquez sur Supprimer et confirmez à nouveau la boîte de dialogue suivante en cliquant sur Supprimer pour effacer la zone.

Si un domaine est supprimé, tous les champs qu’il contient sont également automatiquement et irrévocablement supprimés.

Création et modification de champs

Les champs peuvent être créés individuellement dans un modèle de contrat. Ils représentent les attributs qui caractérisent ultérieurement un contrat basé sur le modèle.

Les champs sont toujours définis au sein d’un domaine (voir Création et modification de domaines).

Les champs Nom et Statut sont créés automatiquement lors de la création d’un nouveau modèle de contrat et ne peuvent pas être supprimés ou renommés.

Ajouter des champs

Pour ajouter un champ, cliquez sur le bouton Ajouter un champ dans la zone où le champ doit être créé.

Dans le menu qui s’ouvre, sélectionnez le type de champ souhaité parmi les options décrites ci-dessous. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, il faut d’abord saisir un nom de champ.

De plus, le champ peut être défini comme obligatoire et, en option, une valeur par défaut peut être définie pour la création ultérieure du contrat.

En fonction du type de champ sélectionné, d’autres possibilités de paramétrage sont éventuellement disponibles.

Type de champ	Description
Zone de texte	Zone de texte d’une seule ligne pouvant être remplie avec n’importe quel caractère.
Champ numérique	Champ numérique pouvant être rempli exclusivement avec des chiffres, des séparateurs décimaux ainsi que des séparateurs de milliers. Le contenu du champ est automatiquement formaté en fonction du paramètre “Format des nombres et des dates” de l’utilisateur dans la gestion des utilisateurs.
Champ de date	Champ de date pouvant contenir uniquement des données de date. La date peut être saisie manuellement ou sélectionnée via une boîte de dialogue de sélection. Le contenu du champ est automatiquement formaté en fonction du paramètre “Format des nombres et des dates” de l’utilisateur dans la gestion des utilisateurs.
Champ de sélection (simple)	Le champ de sélection (simple) peut représenter des options définissables individuellement sous la forme d’une zone de liste déroulante. Lors de la création d’un contrat, il est toujours possible de choisir une seule valeur dans la liste déroulante. Les choix doivent être saisis dans le champ correspondant de la boîte de dialogue de création. Utilisez une nouvelle ligne par possibilité de sélection.
Champ de sélection (multiple)	Le champ de sélection (multiple) peut représenter des options définissables individuellement sous la forme d’une zone de liste déroulante. Lors de la création d’un contrat, plusieurs valeurs peuvent être sélectionnées simultanément dans la liste déroulante. Les choix doivent être saisis dans le champ correspondant de la boîte de dialogue de création. Utilisez une nouvelle ligne par possibilité de sélection.
Champ de sélection (Lookup)	Le champ de sélection (lookup) accède à d’autres tables de base de données dans Onventis Buyer et les présente sous forme de champ déroulant avec possibilité de recherche. Lors de la création d’un contrat, il est toujours possible de choisir une seule valeur dans la liste déroulante. La table de la base de données souhaitée à partir d’Onventis Buyer doit être sélectionnée dans la boîte de dialogue de création. Les options suivantes sont disponibles : Utilisateur Groupes d’utilisateurs Unités organisationnelles Secteurs d’activité Fournisseurs Groupes de matériaux Objets d’imputation de type “centre de coûts Objets d’imputation de type “projet Objets d’imputation de type “élément d’OTP Objets d’imputation de type “ordre
Date dynamique	Un champ de date dynamique peut être utilisé pour calculer automatiquement des dates.

Après confirmation de la boîte de dialogue par le bouton OK, le champ est créé à la position la plus basse dans la zone correspondante.

Déplacer des champs

La position des champs peut être déplacée individuellement au sein d’une zone.

Pour déplacer un champ, cliquez sur l’icône en forme de flèche à droite du champ et maintenez-la enfoncée, puis faites glisser le champ jusqu’à la position souhaitée.

Il n’est pas possible de déplacer un champ vers une autre zone.

Modifier des champs

Pour modifier ultérieurement le nom ou les paramètres d’un champ, cliquez sur l’icône en forme de crayon à droite du champ.

Dans le dialogue suivant, le nom du champ et les paramètres peuvent être modifiés.

Suppression de champs

Pour supprimer un champ du modèle de contrat, cliquez sur l’icône en forme de crayon à droite du champ, puis sur Supprimer.

Définir des catégories de pièces jointes

Dans un modèle de contrat, il est possible de définir des catégories pour les fichiers joints, qui peuvent être attribuées ultérieurement aux fichiers joints à un contrat basé sur le modèle.

Pour créer des catégories de fichiers joints pour un modèle de contrat, cliquez sur Plus dans la barre d’outils du modèle de contrat, puis sur Catégories de fichiers joints.

Dans le dialogue suivant, les catégories de pièces jointes peuvent être saisies. Utilisez une nouvelle ligne par catégorie.

Création de règles et de rappels dans les modèles de contrat

Dans les modèles de contrat, il est possible de définir des règles et des rappels qui seront automatiquement repris dans tous les contrats qui seront créés ultérieurement à partir de ce modèle de contrat.

Pour créer des règles et des rappels, cliquez sur Plus dans le modèle de contrat correspondant dans la barre d’outils, puis sur Règles et rappels.

Les règles et les rappels créés dans un modèle de contrat peuvent être modifiés ou supprimés ultérieurement dans les contrats basés sur ce modèle.

Veuillez consulter le chapitre Création de règles et de rappels dans les contrats pour vous familiariser en détail avec cette fonction.

Contrats

Sous l’option de menu Contrats & documents > Gestion des contrats > Contrats, il est possible de consulter les contrats existants et d’en créer de nouveaux.

Création et traitement de contrats

Pour créer de nouveaux contrats, il faut d’abord disposer de modèles de contrats. La création de modèles de contrats est expliquée plus en détail dans ce chapitre.

Création d’un nouveau contrat

Cliquez sur Nouveau contrat dans la liste des contrats (point de menu Contrats & documents > Gestion des contrats > Contrats) pour commencer à saisir un contrat.

Il faut tout d’abord sélectionner un modèle de contrat et saisir un titre de contrat dans le champ Nom.

Après avoir confirmé la création du contrat en cliquant sur le bouton OK, il est possible de commencer à remplir les données du contrat.

Remplir et traiter un contrat

Lors de la création d’un nouveau contrat, celui-ci s’ouvre automatiquement en mode édition et peut être rempli immédiatement.

Un contrat existant peut être modifié en cliquant sur le bouton Modifier dans la barre d’outils du contrat.

Dès qu’un contenu de champ est modifié, le bouton Enregistrer est activé dans la barre d’outils. Pour enregistrer les modifications, cliquez sur ce bouton.

Pour annuler les modifications, cliquez sur la flèche de retour dans la barre d’outils ou sur Annuler et confirmez le dialogue qui s’affiche.

Ajout et suppression de pièces jointes

Des fichiers peuvent être ajoutés ou supprimés d’un contrat lorsque celui-ci est en mode édition.

Pour ajouter un ou plusieurs fichiers, faites-les glisser vers la zone Déposer le fichier ici pour le télécharger... ou cliquez sur la zone pour ouvrir la boîte de dialogue Parcourir.

Un fichier téléchargé peut être supprimé en cliquant sur l’icône de la corbeille à droite du fichier.

En cliquant sur l’icône en forme de crayon, il est possible de modifier le titre du fichier et de sélectionner les catégories de fichiers joints définies dans le modèle de contrat.

Les fichiers sont immédiatement téléchargés et enregistrés. Le bouton “Enregistrer” de la barre d’outils ne sera pas activé si seuls des fichiers ont été téléchargés ou supprimés, mais que d’autres champs du contrat n’ont pas été modifiés. Pour faire passer le contrat en mode lecture après le téléchargement ou la suppression des fichiers, cliquez sur le bouton Annuler dans la barre d’outils.

Caractéristiques de différents types de champs

Champs obligatoires

Les champs définis comme obligatoires sont signalés par une couleur et par la mention “champ obligatoire ne doit pas être vide” lorsqu’ils ne sont pas remplis.

Toutefois, lors de l’enregistrement d’un contrat, aucune vérification automatique des champs obligatoires n’est effectuée afin de permettre aux utilisateurs d’interrompre la création d’un contrat et de l’enregistrer entre-temps.

Zone de texte

Tout texte peut être saisi dans les champs de type “texte”.

Champ numérique

Dans les champs de type “nombre”, il est possible de saisir n’importe quel nombre.

Il est également possible de saisir des séparateurs décimaux et des séparateurs de milliers.

Le nombre saisi est toujours formaté automatiquement en fonction du paramètre choisi pour le format des nombres et des dates de l’utilisateur qui consulte le contrat.

Champ de sélection (simple)

Dans le champ de sélection simple, il est possible de choisir parmi l’une des options définies dans le modèle de contrat sous-jacent.

Pour vider un champ de sélection précédemment rempli, il est possible de sélectionner la “sélection vide” en bas de la liste déroulante.

Champ de sélection (multiple)

Le champ de sélection multiple permet de choisir une ou plusieurs options définies dans le modèle de contrat sous-jacent.

Après avoir cliqué sur le champ de sélection, il est possible de cliquer sur les options souhaitées dans la zone de liste déroulante qui s’ouvre.

Champ de sélection (Lookup)

Dans les champs de sélection de type “Lookup”, il est possible de choisir parmi les résultats correspondants après avoir saisi un terme de recherche.

Date

Dans un champ de date, il est possible de saisir manuellement une date valide ou de la sélectionner via le calendrier affiché.

Les options sur le côté droit du calendrier permettent de passer rapidement à une date correspondante (par exemple “fin de l’année”).

Date dynamique

Une date dynamique est calculée automatiquement en fonction de sa configuration dans le contrat.

Pour définir une date dynamique, cliquez sur l’icône en forme de crayon à droite du champ.

Les options suivantes sont disponibles dans la boîte de dialogue qui s’ouvre :

• Fin de l’année

La date de fin d’année suivante est déterminée à partir de la date actuelle. La date est automatiquement recalculée au changement d’année.

exemple :

Si le contrat est considéré le 15 juin 2020, la date dynamique affichée est le 31 décembre 2020.

Au 01.01.2021, la date sera automatiquement fixée au 31.12.2021.

• Fin du mois

La fin du mois suivant est déterminée à partir de la date actuelle. La date est automatiquement recalculée au changement de mois.

exemple :

Si le contrat est considéré le 15/06/2020, la date dynamique affichée est le 30/06/2020.

Le 01.07.2020, la date sera automatiquement fixée au 31.07.2020.

• Fin d’un mois donné

En partant de la date actuelle, la prochaine fin du mois sélectionné est déterminée. Une fois cette date atteinte, elle est automatiquement recalculée.

exemple :

Le mois de novembre a été choisi.

Si le contrat est considéré le 15 juin 2020, la date dynamique affichée est le 30 novembre 2020.

Au 01.12.2020, la date sera automatiquement fixée au 30.11.2021.

• Fin du trimestre

La fin du trimestre suivant est déterminée à partir de la date du jour. La date est automatiquement recalculée au changement de trimestre.

exemple :

Si le contrat est considéré le 15/06/2020, la date dynamique affichée est le 30/06/2020.

Le 01.07.2020, la date sera automatiquement fixée au 30.09.2020.

• Date de référence

La date est extraite d’un autre champ de date non dynamique au sein du même contrat.

Cette option est particulièrement utile en combinaison avec le paramètre “n jours/semaines/mois” décrit plus loin (cf. Explication de l’option de calcul ci-dessous).

• Jour spécifique

La date est toujours fixée au jour précis du mois qui suit la date actuelle.

exemple :

Le jour choisi est le 31 janvier.

Si le contrat est considéré le 15/06/2020, la date dynamique affichée est le 31/01/2021.

Au 01.02.2021, la date sera automatiquement fixée au 31.01.2022.

Option de calcul

Sur la base du paramètre sélectionné précédemment, un calcul peut être effectué sous la forme de n jours/semaines/mois.

Une période antérieure à la date dynamique calculée est ainsi calculée.

Ce paramètre sert notamment à déterminer une date à partir d’un délai de préavis.

Exemple 1

Un contrat expire le 31 décembre 2020 et doit être résilié avec un préavis de trois mois.

Un champ de date a été créé dans le contrat avec la désignation Fin du contrat et la date du 31.12.2020 a été enregistrée.

En outre, un champ de date dynamique a été créé sous le nom de Dernière date de résiliation. Dans ce champ, l’option Date de référence : fin du contrat et l’option de calcul 3 mois ont été sélectionnées.

La date dynamique déterminée est le 30/09/2020.

Exemple 2

Un contrat expire toujours à la fin de l’année et doit être résilié avec un préavis d’un mois. Dans le cas contraire, le contrat est prolongé d’un an.

Un champ de date dynamique intitulé Prochaine fin de contrat a été créé dans le contrat et l’option Fin de l’année a été sélectionnée.

En outre, un champ de date dynamique a été créé sous le nom de Dernière date de résiliation. Dans ce champ, l’option Date de référence : prochaine fin de contrat et l’option de calcul 1 mois ont été sélectionnées.

Si le contrat est considéré le 15/06/2020, la date dynamique pour la dernière date de résiliation sera le 30/11/2020.

Au 01.12.2020, la date sera automatiquement fixée au 30.11.2021.

Modification en masse des contrats

La modification en masse des contrats permet de traiter de nombreux contrats à la fois.

L’autorisation de traiter les contrats est nécessaire pour utiliser les modifications en masse.

Toutes les modifications effectuées à l’aide des modifications en masse sont enregistrées dans l’historique des modifications des contrats concernés.

Exécution de la modification en masse

Créez ou sélectionnez d’abord dans la liste des contrats (point de menu Contrats & documents > Gestion des contrats > Contrats) un filtre qui contient les contrats auxquels la modification en masse doit être appliquée.

Cliquez ensuite sur Plus dans la barre d’outils de la liste des contrats, puis sur Modification en masse.

L’assistant pour les modifications en masse vous guide ensuite à travers les étapes nécessaires.

En cliquant sur Supprimer en bas à droite, la modification en masse peut être annulée à tout moment. Les contrats sélectionnés restent alors inchangés. Les contrats ne sont à aucun moment supprimés par la modification en masse.

Étape 1 – Sélection des contrats à modifier

Choisissez si tous les contrats du filtre actuel doivent être adaptés ou limitez davantage la sélection à ce stade.

Étape 2 – Sélection des modifications à apporter

La modification en masse permet de modifier les données contractuelles suivantes :

Partages d’utilisateurs

Les accès en lecture et/ou en écriture pour tous les contrats sélectionnés peuvent être écrasés.

Cela est particulièrement utile lorsque les responsabilités en matière de contrats ont changé au sein de l’organisation.

Contenu des champs

Modifie le contenu des champs dans les contrats sélectionnés.

Étape 3.1 – Modifier les partages d’utilisateurs

Choisissez quels utilisateurs et/ou groupes d’utilisateurs doivent avoir un accès en lecture ou en écriture aux contrats sélectionnés précédemment.

L’accès en écriture aux contrats inclut automatiquement l’accès en lecture.

Si des autorisations de lecture ou d’écriture ont déjà été définies dans les contrats sélectionnés, elles sont écrasées par la modification en masse.

L’option Retirer toutes les autorisations d’utilisateur permet de supprimer les autorisations de lecture ou d’écriture déjà enregistrées dans les contrats.

Les créateurs d’un contrat et les utilisateurs qui disposent d’un accès en écriture aux contrats de tous les utilisateurs ou d’un accès en lecture aux contrats de tous les utilisateurs dans l’administration des utilisateurs ne sont pas concernés.

Étape 3.2 – Modifier le contenu des champs

Cochez les champs qui doivent être modifiés dans les contrats sélectionnés précédemment. Saisissez ensuite sur le côté droit la nouvelle valeur qui doit s’appliquer à tous les contrats.

Si un champ doit être vidé dans tous les contrats, sélectionnez-le, mais ne choisissez pas de nouvelle valeur sur le côté droit.

Si des contrats basés sur différents modèles de contrat ont été sélectionnés, il se peut que les champs disponibles dans les contrats diffèrent. Les champs affichés à l’étape 3 sont regroupés en conséquence en champs disponibles dans tous les contrats sélectionnés et en champs qui ne sont que partiellement disponibles dans les contrats sélectionnés. Les champs qui ne sont disponibles que dans une partie des contrats sélectionnés ne sont modifiés par la modification en masse que dans ces contrats.

Étape 4 – Résumé

A l’étape 4, vous obtenez un résumé des options précédemment sélectionnées pour la modification en masse.

Vérifiez-les soigneusement et confirmez-les en cliquant sur le bouton Lancer la modification en masse.

Après avoir confirmé le bouton Démarrer la modification en masse, la modification en masse ne peut plus être interrompue. Les modifications apportées ne peuvent pas être annulées.

Étape 5 – Confirmation

La réussite de la modification en masse est confirmée.

Quittez l’assistant en cliquant sur le bouton Fermer.

Copie de contrats

Pour créer très rapidement des contrats qui se ressemblent, il est possible de copier un contrat déjà existant.

Pour copier des contrats, il faut disposer de l’autorisation de créer des contrats.

Dans un contrat, cliquez sur le bouton Copier de la barre d’outils pour créer une copie du contrat.

Pour copier également les fichiers joints du contrat source dans le nouveau contrat, confirmez la boîte de dialogue “Copier les fichiers joints” qui s’affiche en cliquant sur Oui.

La copie du contrat est ensuite créée et s’ouvre automatiquement en mode édition.

Le nom du nouveau contrat est précédé du texte “Copie de”.

Suppression de contrats

Pour supprimer un contrat, il faut disposer à la fois de l’autorisation de traiter les contrats et de celle de les supprimer.

Dans un contrat, cliquez d’abord sur Modifier dans la barre d’outils, puis sur Supprimer et confirmez à nouveau la boîte de dialogue suivante en cliquant sur Supprimer.

Le contrat, y compris ses fichiers joints et l’historique des modifications, est irrévocablement supprimé.

Valider les contrats

Dans un premier temps, les utilisateurs n’ont toujours qu’un accès en lecture et en écriture aux contrats qu’ils ont eux-mêmes créés.

Il existe en outre différentes possibilités d’accorder aux utilisateurs un accès en lecture et en écriture à d’autres contrats.

Pour obtenir un accès en lecture ou en écriture à certains contrats, les utilisateurs concernés doivent toujours disposer au préalable du droit de lire les contrats ou de traiter les contrats, comme décrit dans Droits des utilisateurs.

Accès en lecture et en écriture à certains contrats pour des utilisateurs individuels

Dans un contrat, l’accès en lecture ou en écriture peut être accordé de manière ciblée à un ou plusieurs utilisateurs pour ce contrat.

Pour ce faire, cliquez sur Plus > Partages d’utilisateurs, activez l’option Rechercher un utilisateur et sélectionnez l’utilisateur sous Accès en lecture ou Accès en écriture.

Veuillez noter que l’octroi d’un accès en écriture aux contrats inclut automatiquement un accès en lecture.

Accès en lecture et en écriture à certains contrats pour des groupes d’utilisateurs

Dans un contrat, l’accès en lecture peut être accordé de manière ciblée à un ou plusieurs groupes d’utilisateurs pour ce contrat.

Tous les membres de ce groupe d’utilisateurs auront automatiquement accès au contrat.

Pour ce faire, cliquez sur Plus > Partages d’utilisateurs, activez l’option Rechercher un groupe d’utilisateurs et sélectionnez le groupe d’utilisateurs sous Accès en lecture ou Accès en écriture.

Veuillez noter que l’octroi d’un accès en écriture aux contrats inclut automatiquement un accès en lecture.

Accès en lecture et en écriture à tous les contrats

Il est possible de donner à certains utilisateurs un accès en lecture et en écriture à tous les contrats de l’organisation, indépendamment des paramètres définis directement dans les différents contrats.

Pour ce faire, activez l’option Accès en lecture aux contrats de tous les utilisateurs ou Accès en écriture aux contrats de tous les utilisateurs dans l’onglet Avancé de la gestion des utilisateurs sous Documents tiers : contrats.

Veuillez noter que l’octroi d’un accès en écriture à tous les contrats de l’organisation implique automatiquement un accès en lecture à ces contrats.

Création de vues de filtres

Les vues de filtrage permettent de limiter la liste des contrats en fonction de certains critères et de définir le type de présentation (tri, colonnes à afficher).

Le filtrage et la représentation sont tous deux enregistrés dans une vue de filtre et peuvent ainsi être rappelés à tout moment.

Créer une nouvelle vue de filtre

Pour créer une nouvelle vue de filtrage, cliquez sur Plus dans la barre d’outils de la liste des contrats, puis sur Nouvelle vue de filtrage.

La boîte de dialogue de définition des critères de filtrage s’ouvre.

Saisissez d’abord un nom pour la nouvelle vue de filtre en haut de la boîte de dialogue.

Modifier une vue de filtre existante

Dans la barre d’outils, sélectionnez un filtre dans la liste déroulante et cliquez sur Modifier le filtre.

La boîte de dialogue de définition des critères de filtrage s’ouvre.

Supprimer une vue de filtre

Pour supprimer une vue de filtre, sélectionnez le filtre dans la barre d’outils dans la liste déroulante et cliquez sur Modifier le filtre.

La boîte de dialogue de définition des critères de filtrage s’ouvre. Cliquez sur Supprimer la vue en bas à gauche.

Définition des critères de filtrage

Dans la boîte de dialogue de définition des critères de filtrage, les contrats peuvent être filtrés selon les critères les plus divers.

Les critères peuvent être combinés au moyen de liens ET ou OU. Pour ce faire, choisissez d’abord l’option AND ou OR sur la gauche .

Cliquez ensuite sur l’icône “plus” à droite pour ajouter un critère. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, il est possible de choisir parmi tous les champs disponibles dans tous les modèles de contrat de l’organisation.

Le champ Recherche de la boîte de dialogue permet de trouver rapidement le critère souhaité.

Le critère modèle de contrat permet de filtrer tous les contrats créés à partir d’un modèle de contrat donné.

L’option Groupe permet d’ajouter un niveau de critères supplémentaire.

Les exemples suivants montrent des configurations possibles de filtres.

Exemple 1

Ce filtre affiche tous les contrats de location pour le site CIRRUS Marketing Ltd.

Le champ Site a été défini dans le modèle de contrat comme un champ de sélection (lookup) de type unité organisationnelle.

Exemple 2

Ce filtre affiche tous les contrats de véhicules gérés par les acheteurs responsables “Jonathan Bruckner” OU “Alina Hamann”.

Le champ Acheteur responsable a été défini dans le modèle de contrat comme un champ de sélection (lookup) de type utilisateur.

Exemple 3

Ce filtre affiche tous les contrats de véhicules qui expirent avant la fin de l’année.

Le champ Fin du contrat a été défini comme un champ de date dans le modèle de contrat.

Le filtre s’actualise automatiquement de manière à toujours afficher les contrats dont la fin se situe dans l’année en cours.

Définir les colonnes à afficher

Les colonnes à afficher dans la liste des contrats peuvent être définies comme faisant partie de l’affichage du filtre. Tous les champs disponibles dans tous les modèles de contrat de l’organisation peuvent être définis comme colonnes.

Dans la liste des contrats de la barre d’outils, sélectionnez d’abord la vue de filtre dans la liste déroulante dont vous souhaitez définir les colonnes.

Cliquez ensuite sur Plus > Modifier les colonnes dans la barre d’outils.

Dans la boîte de dialogue qui apparaît, il est possible de sélectionner les colonnes qui doivent être affichées dans la vue du filtre.

Le champ Recherche de la boîte de dialogue permet de trouver rapidement la colonne souhaitée.

Confirmez votre choix en cliquant sur Enregistrer pour ajouter les colonnes sélectionnées à la vue du filtre.

Si vous appelez à nouveau la vue de filtre sélectionnée à une date ultérieure, la configuration des colonnes sera automatiquement appliquée à nouveau.

Définir l’ordre des colonnes

L’ordre des colonnes dans la liste des contrats peut également être défini comme faisant partie de l’affichage du filtre.

Dans la liste des contrats de la barre d’outils, sélectionnez d’abord dans la liste déroulante la vue de filtrage dont vous souhaitez définir l’ordre des colonnes

Cliquez ensuite sur un en-tête de colonne et maintenez-le enfoncé, puis faites glisser la colonne jusqu’à la position souhaitée. Le nouvel ordre des colonnes est automatiquement enregistré.

Si vous appelez à nouveau la vue de filtre sélectionnée ultérieurement, l’ordre des colonnes sera à nouveau automatiquement appliqué.

Définir le tri

Le tri dans la liste des contrats peut également être défini comme faisant partie de l’affichage des filtres.

Dans la liste des contrats de la barre d’outils, sélectionnez d’abord dans la liste déroulante la vue de filtrage dont vous souhaitez définir le tri

Pour modifier l’ordre de tri de la liste, passez la souris sur les en-têtes de colonne et cliquez sur l’icône en forme de flèche qui apparaît dans la colonne à trier.

Il est possible d’inverser l’ordre de tri en cliquant à nouveau sur le symbole de la flèche. Le nouveau tri est automatiquement enregistré dans l’affichage des filtres.

Si vous appelez à nouveau la vue de filtre sélectionnée ultérieurement, le tri sera automatiquement appliqué à nouveau.

Création de règles et de rappels

Les règles et les rappels permettent d’envoyer automatiquement des rappels par e-mail pour un contrat ou d’adapter le statut d’un contrat.

Il est possible de créer plusieurs règles et rappels pour un même contrat.

Création de rappels automatiques

Pour créer un rappel automatique pour un contrat, cliquez sur Plus dans la barre d’outils du contrat, puis sur Règles et rappels.

La boîte de dialogue qui apparaît affiche les règles et les rappels déjà existants. Le cas échéant, elles ont été reprises du modèle de contrat à partir duquel le contrat a été établi.

Pour créer un nouveau rappel, cliquez sur le bouton Nouveau.

Dans la boîte de dialogue suivante, saisissez un nom pour le rappel et sélectionnez le type de rappel par e-mail. Cliquez ensuite sur Nouveau.

Dans la liste des règles et des rappels, cliquez maintenant sur l’icône de crayon à côté du rappel nouvellement créé pour commencer à le modifier. La boîte de dialogue pour la configuration du rappel s’ouvre.

Configuration de la mémoire

Pour créer un rappel automatique, les paramètres suivants doivent être définis dans la boîte de dialogue de configuration du rappel

Conditions

Les conditions sont le déclencheur de la mémoire. Une condition est toujours une date à laquelle le rappel doit être envoyé.

Dans le champ Exécuter le rappel, sélectionnez un champ de date dans le contrat. Il peut s’agir de champs de date statiques ou de champs de date dynamiques.

Choisissez ensuite si le rappel doit être envoyé exactement lorsque la date saisie dans le champ de date est atteinte, ou si le rappel doit être envoyé n jours/semaines/mois avant ou après que la date soit atteinte.

Notification à

Ce paramètre permet de contrôler quels utilisateurs doivent recevoir la notification par e-mail.

Dans le champ Notification à, sélectionnez un champ d’utilisateur ou de groupe d’utilisateurs dans le contrat.

Si un champ utilisateur est sélectionné, la notification est envoyée à l’adresse électronique de l’utilisateur sélectionné dans le champ du contrat. Si un champ de groupe d’utilisateurs est sélectionné, la notification est envoyée aux adresses électroniques de tous les utilisateurs qui font partie du groupe d’utilisateurs au moment de l’envoi.

Configurer la notification

Cette section permet de définir le contenu de la notification par e-mail.

Dans le champ Titre, il faut saisir l’objet de l’e-mail, dans le champ Contenu, le contenu de l’e-mail.

L’objet et le contenu de l’e-mail peuvent également inclure des contenus de champs du contrat. Pour ce faire, cliquez sur les champs affichés afin de les ajouter en tant que variables au texte du sujet ou du contenu.

La variable est toujours insérée à l’endroit où se trouve le curseur. Notez que les variables sont insérées sous la forme \{nom du champ\} et que cette orthographe ne doit pas être modifiée.

Exemple de rappel

Un contrat se termine le 31.12.2020 et doit être résilié avec un préavis de 3 mois avant la fin du contrat.
Un e-mail de rappel doit être envoyé 2 semaines avant la fin du délai de résiliation aux membres du groupe d’acheteurs défini dans le contrat.
Groupe d’acheteurs responsables
doivent être envoyés.

Dans un contrat, le champ de date Fin du contrat a été défini et renseigné avec la date du 31.12.2020.

Dans le contrat, on a également défini le champ de date dynamique Dernière date de résiliation, qui détermine le délai 3 mois avant la fin du contrat. Le champ indique en conséquence le 30.09.2020 dans le contrat.

La configuration suivante doit être effectuée dans le rappel :

• Exécuter le rappel le : “Dernière date de résiliation” et “2 semaines avant”.
• Notification à : “groupe d’acheteurs responsable”.

Veuillez noter que les rappels relatifs aux contrats ne sont pas visibles dans la file d’attente des e-mails dans Onventis.

Activation automatique du statut du contrat

Pour créer un changement de statut automatique pour un contrat, cliquez sur Plus dans la barre d’outils du contrat, puis sur Règles et rappels.

La boîte de dialogue qui apparaît affiche les règles et les rappels déjà existants. Le cas échéant, elles ont été reprises du modèle de contrat à partir duquel le contrat a été établi.

Pour créer une nouvelle règle de changement d’état, cliquez sur le bouton Nouveau.

Dans la boîte de dialogue suivante, saisissez un nom pour la règle et sélectionnez le type de changement de statut (actif/inactif). Cliquez ensuite sur Nouveau.

Dans la liste des règles et des rappels, cliquez maintenant sur l’icône de crayon à côté de la règle nouvellement créée pour commencer à la modifier. La boîte de dialogue pour la configuration de la règle s’ouvre.

Configuration de la règle

Pour faire passer automatiquement le statut d’un contrat d'”Actif” à “Inactif” (ou inversement), les réglages suivants doivent être effectués dans la boîte de dialogue de configuration de la règle

Conditions

Les conditions sont le déclencheur de la règle. Une condition est toujours une date à laquelle la règle, c’est-à-dire le changement de statut, doit être exécutée.

Dans le champ Exécuter le rappel, sélectionnez un champ de date dans le contrat. Il peut s’agir de champs de date statiques ou de champs de date dynamiques.

Choisissez ensuite si la règle doit être exécutée exactement lorsque la date saisie dans le champ de date est atteinte, ou si la règle doit être exécutée n jours/semaines/mois avant ou après que la date soit atteinte.

Lorsque la date est atteinte, le statut passe toujours automatiquement à l’autre état, c’est-à-dire qu’un contrat qui a actuellement le statut “Actif” passe au statut “Inactif”. Un contrat dont le statut est “Inactif” passe au statut “Actif”.

Exemple de règle

Un contrat actif se termine le 31.12.2020 et doit passer automatiquement au statut “Inactif” à cette date.

Dans un contrat, le champ de date Fin du contrat a été défini et renseigné avec la date du 31.12.2020.

La configuration suivante doit être effectuée dans le rappel :

• Exécuter le rappel le : “fin de contrat” et “lorsque la date est atteinte”.

Suppression de règles et de rappels

Pour supprimer une règle ou un rappel existant, cliquez sur Plus dans la barre d’outils du contrat, puis sur Règles et rappels.

Cliquez sur l’icône du crayon à côté de la règle ou du rappel que vous souhaitez supprimer, puis sur Supprimer dans la boîte de dialogue qui s’ouvre en bas à gauche.

Importer des contrats

La fonction d’importation des contrats permet d’importer un grand nombre de contrats en une seule fois dans Onventis, y compris leurs fichiers joints.

Pour pouvoir importer des contrats, il faut d’abord disposer de modèles de contrats prêts à l’emploi. En outre, les autorisations pour la création de contrats sont nécessaires.

Cliquez sur Plus dans la liste des contrats (option de menu Contrats & documents > Gestion des contrats > Contrats) et sur Importer des contrats.

L’assistant pour l’importation de contrats s’ouvre et vous guide à travers les étapes nécessaires.

Étape 1

Sélectionnez d’abord le modèle de contrat pour lequel vous souhaitez importer des contrats. Cliquez ensuite sur le bouton Télécharger.

Un fichier zip sera téléchargé, contenant tous les fichiers nécessaires pour préparer l’importation.

Le fichier zip contient les fichiers et répertoires suivants :

• Fichier data.csv
  Les données du contrat doivent être introduites dans ce fichier.
• Fichier system-do-not-delete.ini
  Ce fichier est de nature purement technique et ne doit pas être modifié.
• Répertoire attachmentsToutes les pièces jointes à joindre aux contrats à importer doivent être placées dans ce dossier.

Modifier le fichier data.csv

Le fichier data.csv contient des colonnes séparées par des points-virgules.
Dans la ligne 1 du fichier CSV, chaque colonne représente exactement un champ défini dans le modèle de contrat. Cette ligne ne doit pas être modifiée.

Les colonnes s’affichent comme suit : Nom du domaine|Nom du champ

Inscrivez dans le fichier CSV les contrats à importer, utilisez une nouvelle ligne par contrat.

Lorsque vous remplissez le fichier CSV, tenez compte des types de champs définis dans le modèle de contrat.
Par exemple, si un champ a été défini comme un champ numérique, seuls des chiffres peuvent être saisis dans le fichier CSV pour ce champ. Dans le cas contraire, l’importation échoue.

En fonction des différents types de champs, les colonnes du fichier CSV doivent être remplies comme suit :

• Statut : texte Active ou Inactive (orthographe anglaise)
• Zone de texte : Texte
• Champ numérique : nombre ; les séparateurs décimaux doivent être saisis sous forme de virgule ; les zéros de tête sont supprimés lors de l’importation
• champ de sélection (simple) : l’option sélectionnée doit être saisie sous forme de texte
• champ de sélection (multiple) : les options sélectionnées doivent être saisies sous forme de texte et séparées par le symbole | (“pipe”)
• Champ de sélection (lookup) : Le numéro interne de l’objet correspondant dans Onventis (par ex. numéro de fournisseur, numéro d’utilisateur, etc.), y compris les zéros de tête le cas échéant.
• Champ de date : date sous la forme dd.mm.yyyy, par ex. 15.02.2020
• Date dynamique :
  Les différentes options de la date dynamique doivent être saisies comme suit :

Option	Entrée	Remarque
Fin de l’année	0|1|1|1|0|0
Fin du mois	1|1|1|1|0|0
Fin d’un mois donné	2|1|5|1|0|0	Le chiffre en gras définit le mois (de 0 – janvier à 11 – décembre). Dans l’exemple de gauche, le mois de juin est sélectionné.
Fin du trimestre	3|1|1|1|0|0
Date de référence	4|1|1|nom de domaine:nom de champ|0|0	Le nom du domaine et du champ de la date de référence doit être saisi en le séparant par :.
Jour spécifique	5|9|4|1|0|0	Les chiffres en gras définissent le jour (de 1 à 31) ainsi que le mois (de 0 – janvier à 11 – décembre). Dans l’exemple de gauche, le jour 9 et le mois de mai sont sélectionnés.
Calcul “n jours/semaines/mois” avant	0|1|1|1|3|2	Les deux chiffres en gras à l’arrière définissent le nombre et l’unité du calcul. L’unité est définie comme 0 = jours, 1 = semaines et 2 = mois. Dans l’exemple de gauche, la date est avancée de 3 mois. Le décalage peut être appliqué à toutes les options mentionnées précédemment dans ce tableau.

Caractères non pris en charge ou partiellement pris en charge

Les caractères suivants ne peuvent pas être importés dans un champ de contrat ou ne peuvent l’être que partiellement :

Signes	Utilisé pour	Soutien
|	Séparateurs pour les champs de sélection, les champs de date dynamiques et les fichiers joints	Le caractère peut être utilisé dans tous les champs, sauf les champs de sélection et les champs de date dynamiques.
;	Séparateur CSV	Le caractère ne peut être utilisé dans aucun champ
:	Séparateur de date de référence dans les champs de date dynamiques	Le caractère peut être utilisé dans tous les champs , à l’exception des champs de date dynamiques.
“		Le caractère ne peut être utilisé dans aucun champ
‘		Le caractère ne peut être utilisé dans aucun champ

Ajouter des pièces jointes

Les pièces jointes doivent être placées dans le répertoire attachments.

Si plusieurs fichiers portant le même nom doivent être téléchargés, il est possible de créer des sous-répertoires supplémentaires dans le répertoire attachments.

Dans le fichier data.csv, les pièces jointes associées à un contrat doivent être indiquées dans la colonne attachments sous la forme suivante :

Exemple 1

contrat.pdf

Exemple 2

sous-répertoire/contrat.pdf

Si plusieurs fichiers doivent être joints à un seul contrat, il convient de les indiquer sous la forme suivante, en les séparant par le symbole | (“pipe”) :

Exemple 1

fichier-contrat-1.pdf|fichier-contrat-2.pdf

Exemple 2

sous-répertoire/fichier-contrati-1.pdf|sous-répertoire/fichier-contrati-2.pdf

Étape 2

Le fichier CSV modifié ainsi que toutes les pièces jointes doivent être à nouveau ajoutés au fichier zip.

Le fichier zip peut ensuite être déposé dans le champ Déposer le fichier à télécharger ici… peut être glissé. En cliquant sur ce champ, vous pouvez également ouvrir la boîte de dialogue Parcourir.

Une fois le fichier sélectionné, il est immédiatement téléchargé et traité.

Étape 3

Si toutes les informations ont pu être traitées avec succès, cela est confirmé par un message d’état correspondant.

Si des erreurs sont survenues lors du traitement, elles sont affichées dans la zone Error Details.

Si les données du contrat ont été correctement saisies dans le fichier data.csv, mais que des problèmes sont survenus lors de l’attribution des fichiers joints, les contrats seront tout de même créés.

Restrictions

L’importation de contrats est actuellement soumise aux restrictions suivantes :

• Il n’est pas possible d’importer des règles et des rappels pour les contrats.
• La mise à jour de contrats existants n’est pas possible via l’importation. Un contrat inclus dans l’importation est toujours recréé.

Exporter des contrats

Les données contractuelles enregistrées peuvent être exportées à tout moment sous forme de fichier CSV.

Deux options sont disponibles pour l’exportation des contrats :

Exportation complète de tous les contrats et de tous les contenus de champs
Pour exporter tous les contrats, y compris le contenu de tous les champs, cliquez sur Plus dans la barre d’outils de la liste des contrats, puis sur Exportation complète.

Exportation basée sur la vue de filtre sélectionnée
Pour exporter des contrats basés sur la vue de filtrage actuellement sélectionnée, cliquez sur Plus dans la barre d’outils de la liste des contrats, puis sur Exporter la vue actuelle (y compris le filtrage).
L’exportation contient les contrats du filtre actuellement sélectionné et tient également compte des colonnes qui y sont définies.

Veuillez noter que les fichiers joints aux contrats ne sont actuellement pas inclus dans l’exportation. Les pièces jointes peuvent être téléchargées directement sur le contrat concerné dans l’interface utilisateur.

Recherche de contrats

Les contrats peuvent être recherchés via la recherche centrale dans l’en-tête de l’application.

Pour ce faire, sélectionnez le domaine de recherche Recherche par contrat. Lorsque vous accédez à la gestion des contrats, la zone de recherche est automatiquement présélectionnée.

Contenu consultable

Les contenus de contrat suivants peuvent faire l’objet d’une recherche :

• Titre du contrat
• Champs de type “texte
• Champs de type “fournisseur” (numéro de fournisseur et nom du fournisseur)
• Champs de type “Utilisateur” (nom)
• Noms des fichiers joints
• Contenu des fichiers joints (en fonction du format de fichier)

Les contenus de contrat suivants ne sont actuellement pas consultables :

• Champs de recherche qui ne sont pas de type “fournisseur” ou “utilisateur”.
• Champs de chiffres et de dates
• Titre des fichiers joints

Comportement de recherche

Les mots isolés peuvent être trouvés à partir d ‘une longueur de mot d’un caractère (p. ex. terme de recherche “IT”).

Des parties de mots (p. ex. le terme de recherche “location” dans le terme “contrat de location”) peuvent être trouvées à partir d’une longueur de mot d’au moins trois caractères.

Seul le début du mot peut être recherché. Les fins de mots ne peuvent pas être recherchées (par exemple, le terme de recherche “vertrag” dans le terme “Mietvertrag”).

Les caractères spéciaux tels que “-” sont interprétés par le moteur de recherche comme des séparateurs entre deux mots (par exemple “contrat informatique” – il est possible de rechercher à la fois “informatique” et “contrat”).