Das Onventis VMI-Modul ermöglicht dem Lieferanten eine Überwachung der aktuellen Bestände, der Zu- und Abgänge von dispositionsrelevanten Materialien sowie die automatische Generierung von Bestellvorschlägen für den Kunden. Als Basis für alle Berechnungen dienen die Ergebnisse des Planungslaufes aus dem ERP-System des Kunden (Material Ressource Planning; „MRP“).
Funktionalitäten des VMI-Moduls:
- Aktuelle Bestands- und Bedarfsvorschau auf Basis der übermittelten ERP-Planungsdaten für Kunden und Lieferanten
- Darstellung der fixen und geplanten Zu- und Abgänge auf Kunden- und Lieferantenseite
- Benachrichtigung der Lieferanten und der zuständigen Einkäufergruppen des Kunden bei Unterschreitung der definierten Meldebestände
- Automatisches Erzeugen von Bestellvorschlägen für den Lieferanten auf Basis der Bestands- und Bedarfsvorschau
- Für den Einsatz des Moduls wird die Schnittstelle für den Import der Planungsdaten aus externen Systemen benötigt
Arbeiten mit dem VMI-Modul
Der Einstieg in das VMI-Modul erfolgt für den Einkauf über den Menüpunkt „Operativer Einkauf“ → „Bestellabwicklung“ → „VMI“.
Der Einstieg in das VMI-Modul für den Lieferanten erfolgt analog über den Menüpunkt „Auftragsabwicklung“ → „VMI“.
Übersicht der verfügbaren VMI-Artikel
Direkt nach dem Einstieg ins VMI-Modul hat sowohl der Einkäufer als auch der Lieferant alle relevanten Infos auf einen Blick:
- Artikel-Liste mit einer Sortierung nach Werk, Artikel-Nummer oder Lieferant
- Ampelfunktion, um Unterdeckungen oder mögliche Bestandsrisiken sofort zu erkennen
- Summe der aktuellen Bestände, Zugänge und Abgänge sowie der von Kunden benötigten dispositiven Menge
Die Ampel-Funktion ermöglicht sowohl dem Disponenten als auch dem Lieferanten einen schnellen Überblick über den aktuellen Planungsstand. Hier können anhand des Ampelstatus diejenigen Materialien sofort identifiziert werden, die eine dispositive Entscheidung benötigen. Eine Filterfunktion unterstützt zusätzlich die Auswahl der Anzeige nach dem Ampelstatus.
Verfügbare Spalten in der VMI-Übersicht
Die VMI-Übersicht enthält die folgenden Spalten:
| Spalte | Beschreibung |
| Status (Ampelfunktion) | Die Ampelfunktion gibt den dispositiven Status des Artikels an. Hierbei können die folgenden Zustände dargestellt werden:
|
| Aktueller Bestand | Werksbestand gemäß den Planungsdaten aus dem letzten Schnittstellen-Import. |
| Summe Zugänge (fix) | Summe aller importierten, fixen Zugangselemente zum Material. |
| Summe Abgänge (fix) | Summe aller importierten, fixen Abgangselemente zum Material. |
| Dispositive Bedarfsmenge | Summe aller geplanten Zugänge (Bestellanforderungen aus dem ERP und automatisch generierte Bestellvorschläge). |
Materialdaten
Ursprung der Materialdaten
Sämtliche Informationen zu den Materialdaten werden durch die Schnittstelle vom ERP beim Import in Onventis zur Verfügung gestellt und entsprechend verarbeitet.
In diesen Materialstammdaten sind im Wesentlichen die folgenden Informationen enthalten:
- Aus dem Materialstammsatz
- Materialnummer und Kurztext sowie Langtext
- Hersteller-Nr. (HTN)
- Kostenrechnungskreis, Buchungskreis, Werk, Fremdbeschaffungslagerort, Einkaufsorganisation und Einkäufergruppe
- Sicherheitsbestand
- Meldebestand
- Maximalbestand
- Lieferzeit und Wareneingangsbearbeitungszeit
- Rundungswert (Bestellintervall)
- Mindestlosgröße (Mindestbestellmenge)
- Aus dem Einkaufsinfosatz
- Konditionsinformationen zu Preis und Preismenge sowie Lieferant
- Lieferanten-Artikelnummer
- Aus der Bedarfs- und Bestandsliste (MD04)
Sämtliche werksspezifischen Planungsdaten und Dispositionselemente zum Material
Materialstammdaten in der Bedarfsvorschau
In dem Artikeldetail (Reiter: Bedarfsvorschau) hat sowohl der Einkäufer als auch der Lieferant die Übersicht über die Materialstammdaten, wie sie aus dem ERP importiert wurden und für die Disposition und Berechnung der Bedarfsvorschau als Basis dienen. Die Materialstammdaten können auf Onventis-Seite nicht editiert werden. Es besteht ausschließlich die Möglichkeit, pro Artikel einen „Planungszuschlag zum Meldebestand in %“(siehe Festlegung eines Planungszuschlags zum Meldebestand) zu definieren. Dieser Zuschlag wird bei der Berechnung von Bestellvorschlägen berücksichtigt, sodass die kalkulierte Menge den Meldebestand um den angegebenen %-Wert überschreitet. Hierbei wird ebenfalls der Maximalbestand berücksichtigt.
Die „Letzte Aktualisierung“ gibt den Zeitpunkt des letzten Imports der Daten aus SAP an. Alle Berechnungen und geplanten Mengen wurden zu diesem Zeitpunkt durchgeführt.
Um die Bedarfsvorschau und die geplanten Mengen zu aktualisieren (bei größeren Abständen zwischen Import der SAP-Planungsdaten und Anmeldung ins Onventis-System) steht den Benutzern der Button „Bestellvorschläge neu kalkulieren“ zur Verfügung. Bei dieser Aktualisierung werden vor allem die Lieferzeiten der geplanten Zugänge ausgehend vom aktuellen Datum neu berechnet.
Planungstabelle mit allen Dispoelementen
In der Planungstabelle werden alle geplanten und fixen Zu- und Abgänge übersichtlich analog zur ERP Planung dargestellt, exakt so wie sie aus dem ERP übergeben wurden.
Die erste Zeile enthält immer als fixen Zugang den letztgültigen „Werksbestand“ aus dem Import sowie als fixen Abgang den definierten „Sicherheitsbestand“. Der so ermittelte „verfügbare Werksbestand“ bildet die Basis für die weitere Bedarfsvorschau.
Über die Buttons „Tage“, „Wochen“ und „Monate“ kann die Darstellung der Perioden entsprechend aggregiert werden, um einen noch besseren Überblick über die Bedarfsvorschau zu erhalten.
Geplante Zugänge, die aus dem ERP mit einer spezifischen Belegnummer übergeben wurden, sind in der Planungstabelle mit einem „i“ gekennzeichnet. Wenn der Mauszeiger auf dieses „i“ bewegt wird, kann die der Menge zugeordnete Belegnummer angezeigt werden.
Geplante Zugänge ohne „i“ Symbol stammen nicht aus dem ERP, sondern wurden durch die Onventis Bedarfsplanung als Bestellvorschläge hinzugefügt.
Status (Ampelfunktion) in der Planungstabelle
Die Ampelfunktion unterstützt den Lieferanten und Disponenten zusätzlich bei der Betrachtung der Planungstabelle. Zu jedem Dispositionselement, das die Aufmerksamkeit des Lieferanten oder Disponenten bedarf, wird eine Warnmeldung in ROT oder in GELB angezeigt.
Da die Disposition nur in der Zukunft relevant ist, werden bei der Ampelfunktion ausschließlich die Termine ab dem Datum der letzten Datenaktualisierung berücksichtigt. Für Dispositionselemente in der Vergangenheit steht die Ampelfunktion somit nicht zur Verfügung.
ROT – der Sicherheitsbestand wurde unterschritten und es steht nicht genügend Zeit zur Verfügung, um die Bestände unter Berücksichtigung der Liefer- und Wareneingangsbearbeitungszeiten nachzufüllen. Bei diesem Material können Bestellvorschläge (geplante Zugänge) nicht mehr rechtzeitig automatisch generiert werden. Die benötigte Menge wird somit zum nächstmöglichen Termin berücksichtigt.
GELB – der Meldebestand wurde erreicht oder unterschritten, aber es steht genügend unter Berücksichtigung der Liefer- und Wareneingangsbearbeitungszeiten noch ausreichend Zeit für die nächste Lieferung zur Verfügung. Die geplanten Zugangsmengen können in Bestellvorschläge übernommen werden, sofern das Material entsprechend konfiguriert wurde (siehe Disposteuerung als VMI-Artikel oder Vorschau-Artikel).
Die höchste Warnstufe in der Planungstabelle definiert somit die Anzeige der Ampelfunktion in der VMI-Artikel Übersicht. Sind in der Planungstabelle weder Statusmeldungen mit „GELB“ oder „ROT“ gekennzeichnet, erscheint die Ampel in der VMI-Artikel Übersicht für dieses Material „GRÜN“.
Export der Bedarfsliste
Über den Button Export Bedarfsliste steht ein Excel-Export aller fixen und geplanten Abgänge des Materials für den Lieferanten und Disponenten zur Verfügung.
In dem Export sind alle relevanten Informationen zu den Abgangselementen inklusive der Belegnummern enthalten. Somit haben Lieferant und Disponent einen vollständigen Überblick über die noch ausstehenden, benötigten Bedarfsmengen.
SAP-Zuordnungen und Konditionen
Im Reiter „Basisdaten“ sind die SAP-Zuordnungsdaten wie Buchungskreis, Werk, Fremdbeschaffungslagerort, zuständige Einkäufergruppe sowie Artikelnummern und Konditionen zu finden.
Weiterhin hat der Einkäufer hier die Möglichkeit zu definieren, ob der Lieferant Bestellvorschläge zu dem Artikel anlegen darf oder nur den Artikel nur als Vorschau-Artikel sehen darf (siehe Disposteuerung als VMI-Artikel oder Vorschau-Artikel).
Optional kann eine abweichende Email-Adresse des Lieferanten eingetragen werden, an die die Benachrichtigungen bei Unterschreitung des Melde- oder Sicherheitsbestandes gesendet werden sollen (siehe E-Mail Benachrichtigungen). Die E-Mail-Adresse ist nur im VMI-Kontext und nur für den jeweiligen VMI-Artikel gültig und wird nicht automatisch in die Lieferanten-Stammdaten übernommen.
Disposteuerung als VMI-Artikel oder Vorschau-Artikel
Der Einkäufer oder Disponent hat die Möglichkeit für jeden Artikel zu entscheiden, ob der Lieferant für dieses Material ausschließlich einen Überblick über die Planungsdaten als Forecast für seine eigene Produktionsplanung erhält oder ob der Lieferant die Verantwortung für die Nachschubdisposition übernehmen soll.
Mit der Auswahl als „VMI-Artikel“ erhält der Lieferant die Möglichkeit, aus den geplanten Zugängen der Planungstabelle entsprechende Bestellvorschläge zu erstellen (siehe Erstellung von Bestellvorschlägen durch den Lieferanten).
Mit der Auswahl als „Vorschau-Artikel“ erhält der Lieferant die vollständige Übersicht auf die Planungstabelle, hat jedoch keine Möglichkeit, eigenständig einen Bestellvorschlag zu erstellen.
Diese Auswahl sollte initial für jeden mit „NEU“ gekennzeichneten, erstmals importierten Artikel vorgenommen werden. Die Auswahl ist als „VMI-Artikel“ vom System beim ersten Import vorbelegt.
Erstellung von Bestellvorschlägen durch den Lieferanten
Übernahme von „geplanten Zugängen“ in Bestellvorschläge
Auf Basis der Planungsdaten aus dem ERP werden Unterdeckungen erkannt und geplante Zugänge zu den benötigten Terminen automatisch generiert. Sofern der Artikel als „VMI-Artikel“ definiert wurde, können durch den Lieferanten die geplanten Zugänge in Bestellvorschläge transferiert werden.
Hierzu markiert der Lieferant die gewünschten Zeilen der geplanten Zugangselemente und bestätigt die Auswahl mit dem Button „BESTELLVORSCHLAG ERZEUGEN“.
Befindet sich die Planungstabelle in der aggregierten Ansicht „WOCHEN“ oder „MONATE“, werden automatisch alle in der betreffenden Periode befindlichen Planzugänge ausgewählt.
Auswahl von Liefereinteilungen oder Einzelbestellung
Nach der Auswahl der jeweiligen Menge(n) aus der Planungstabelle stehen dem Lieferanten zwei Möglichkeiten für die automatische Erstellung des Bestellvorschlags zur Verfügung:
- Bestellvorschlag mit Übernahme der Mengen als separate Liefereinteilungen
- Bestellvorschlag mit einer Position, die die Summe aller Mengen zum frühestmöglichen Lieferdatum enthält
Vor dem Erzeugen eines Bestellvorschlags als Einzelbestellung wird zusätzlich geprüft, ob der Maximalbestand dadurch möglicherweise überschritten würde. In diesem Fall steht ausschließlich die Variante mit Liefereinteilungen sowie einem entsprechenden Hinweis zur Verfügung.
Im Bestellvorschlag können lediglich Mengen und Termine geändert werden. Alle restlichen Angaben kommen aus dem Materialstamm und sind für den Lieferanten nicht änderbar.
Mit einem Klick auf den Button „AKTION“ und „SENDEN“ kann der Bestellvorschlag durch den Lieferanten versendet werden.
| Bestellvorschläge, die auf der Grundlage von Bestellanforderungen (Dispositionselemente „BA“) erstellt wurden, referenzieren auf diese in der Bestellung, so dass bei Übergabe der Bestellung an das ERP die Bestellanforderungen korrekt abgeschlossen werden.
Bestellvorschläge, die auf der Grundlage anderer Dispositionselemente (nicht „BA“) erstellt wurden, referenzieren auf diese in der Bedarfsnummer der betreffenden Bestellposition, so dass auch hier der Bezug im ERP erhalten bleibt und nachvollzogen werden kann. |
Genehmigung von Bestellvorschlägen durch den Einkäufer
Der Einkauf hat die Möglichkeit, von Lieferanten erstellte Bestellvorschläge durch einen spezifischen Bestellgenehmigungs-Workflow freigeben zu lassen.
Der zu verwendende Bestellgenehmigungs-Workflow muss den VMI-Lieferanten in der Lieferantenverwaltung im Lieferantenstamm, Reiter „Erweitert“ im Abschnitt „Bestellwesen“ zugeordnet werden.
E-Mail Benachrichtigungen
Das VMI-Modul prüft beim Import der Planungsdaten aus dem ERP die aktuelle Bedarfs- und Bestandssituation aller übergebener Materialinformationen. Wird hierbei eine Situation erkannt, in der der Melde- oder Sicherheitsbestand erreicht oder unterschritten wurde, informiert das Onventis System sowohl den Lieferanten als auch den zuständigen Einkäufer (aus der dem Material zugeordneten Einkäufergruppe) über die Bestandssituation.
So kann aktiv auf Bestandsveränderungen reagiert werden, bevor kritische Zustände erreicht werden.
Kundenspezifische Einstellungen
Um die Planungseinstellungen des Kundensystems bestmöglich wiederzugeben, besteht die Möglichkeit in Onventis, die Dispositionselemente analog dem ERP sowie dem dortigen Customizing einzustellen.
Im Menüpunkt „Stammdatenverwaltung“ → „ERP-Daten“ → „VMI-Konfiguration“ können die spezifischen Einstellungen konfiguriert werden.
Die Einstellungen sind vorkonfiguriert und somit sofort einsatzbereit. Kundenindividuelle Anpassungen können bei Bedarf unter diesem Menüpunkt manuell vorgenommen werden. Anpassungen dieser Einstellungen werden mit dem nächsten Datenimport aus dem ERP wirksam.
Die Konfigurationsseite steht allen Benutzern mit Administrationsrechten zur Verfügung.
Festlegung eines Planungszuschlags zum Meldebestand
Die Konfiguration bietet die Option für einen Planungszuschlag zum Meldebestand in Prozent. Durch diesen Zuschlag werden die durch Onventis ermittelten Bestellvorschläge bzw. diesen zugrundeliegende Planzugänge in der Form erhöht, dass der errechnete verfügbare Werksbestand (fix+geplant) den Meldebestand um den definierten Prozentwert überschreitet.
Ist dieser Wert auf 0% voreingestellt, errechnet das Onventis VMI-Modul die Bestellvorschläge so, dass der verfügbare Werksbestand (fix+geplant) möglichst nah am Meldebestand liegt. Dieser Wert ist standardmäßig mit 10% vorkonfiguriert, so dass der verfügbare Werksbestand (fix+geplant) den Meldebestand um mindestens 10% überschreitet.
Der hier konfigurierte Wert wird beim initialen Import der Planungsdaten eines Materials automatisch hinterlegt. Eine nachträgliche Anpassung des Wertes pro VMI-Artikel kann jederzeit in den Materialdaten manuell erfolgen.
Definition von „geplanten“ und „fixen“ Zugängen und Abgängen
Die Aufteilung der verschiedenen Dispositionselemente in „geplant“ und „fix“ kann kundenindividuell administriert werden. Hier kann analog zum Customizing des ERP festgelegt werden, ob z.B. Sekundärbedarfe als fixe oder als geplante Abgänge in die Kalkulation der Bedarfsvorschau übernommen und angezeigt werden. Durch diese Konfiguration kann der Einkauf eine möglichst präzise und auf die individuellen Bedürfnisse der eigenen Produktion abgestimmte Information dem Lieferanten zur Verfügung stellen.
Festlegung von bestellbaren Dispositionselementen
Alle Dispositionselemente vom Typ „Geplante Zugänge“ können so konfiguriert werden, dass aus Ihnen ein Bestellvorschlag durch den Lieferanten erstellt werden kann. Hierzu ist die Checkbox in der Spalte „Bestellvorschlag erzeugen“ zu aktivieren.