Le module VMI d’Onventis permet au fournisseur de surveiller les stocks actuels, les entrées et les sorties des articles importants pour la planification, et de générer automatiquement des propositions de commande pour le client. Les résultats de la planification des besoins en composants du système ERP du client (Material Ressource Planning ; “MRP”) servent de base à tous les calculs.
Fonctionnalités du module VMI :
- Prévision actualisée des stocks et des besoins sur la base des données de planification ERP transmises pour les clients et les fournisseurs
- Présentation des entrées et sorties fixes et planifiées côté clients et fournisseurs
- Informer les fournisseurs et les groupes d’acheteurs compétents du client lorsque les niveaux de déclaration définis ne sont pas atteints.
- Génération automatique de propositions de commande pour le fournisseur sur la base des prévisions de stock et de besoins
- L’interface pour l’importation des données de planification à partir de systèmes externes est nécessaire pour l’utilisation du module.
Travailler avec le module VMI
L’accès au module VMI se fait pour les achats via l’option de menu “Achats opérationnels” → “Traitement des commandes” → “VMI”.
L’accès au module VMI pour le fournisseur s’effectue de manière analogue via l’option de menu “Gestion des commandes” → “VMI”.
Aperçu des articles VMI disponibles
Dès l’entrée dans le module VMI, l’acheteur et le fournisseur disposent de toutes les informations pertinentes en un coup d’œil :
- Liste d’articles avec un tri par division, numéro d’article ou fournisseur
- Fonction de feu tricolore pour identifier immédiatement les ruptures de stock ou les risques potentiels pour le stock
- Somme des stocks actuels, des entrées et des sorties ainsi que de la quantité disponible requise par les clients.
La fonction “feux de signalisation” permet aussi bien au gestionnaire qu’au fournisseur d’avoir un aperçu rapide de l’état actuel de la planification. Ici, le statut des feux tricolores permet d’identifier immédiatement les articles qui nécessitent une décision de planification. Une fonction de filtre aide en outre à sélectionner l’affichage en fonction de l’état des feux de signalisation.
Colonnes disponibles dans l’aperçu VMI
L’aperçu du VMI contient les colonnes suivantes :
| Colonne | Description |
| État (fonction feu de signalisation) | La fonction de feu tricolore indique le statut de planification de l’article. Dans ce cas, les états suivants peuvent être représentés :
|
| Stock actuel | Stock de la division selon les données de planification de la dernière importation de l’interface. |
| Total des entrées (fixes) | Somme de tous les éléments d’entrée fixes importés pour l’article. |
| Total des sorties (fixes) | Somme de tous les éléments de sortie fixes importés pour l’article. |
| Quantité de besoins prévisionnels | Total de toutes les entrées planifiées (demandes d’achat de l’ERP et propositions d’achat générées automatiquement). |
Données sur les matériaux
Origine des données relatives aux matériaux
Toutes les informations relatives aux données sur les articles sont mises à disposition par l’interface de l’ERP lors de l’importation dans Onventis et traitées en conséquence.
Ces données de base article contiennent essentiellement les informations suivantes :
- À partir de la fiche article
- Numéro d’article et désignation synthétique ainsi que texte descriptif
- N° de fabricant (HTN)
- Périmètre analytique, société, division, magasin d’approvisionnement externe, organisation d’achats et groupe d’acheteurs
- Stock de sécurité
- Point de contact
- Effectif maximal
- Délai de livraison et temps de traitement de l’entrée de marchandises
- Valeur d’arrondi (intervalle de commande)
- Taille minimale du lot (quantité minimale de commande)
- De la fiche infos-achats
- Informations sur les conditions relatives au prix et à la quantité de prix ainsi qu’au fournisseur
- Numéro d’article du fournisseur
- De la liste des besoins et des stocks (MD04)
Toutes les données de planification spécifiques à la division et les éléments de planification pour l’article
Données de base article dans l’aperçu des besoins
Dans le détail de l’article (onglet : Prévision des besoins), l’acheteur et le fournisseur ont tous deux une vue d’ensemble des données de base des articles, telles qu’elles ont été importées de l’ERP et servent de base à la planification et au calcul de la prévision des besoins. Les données de base article ne peuvent pas être éditées du côté d’Onventis. Il est uniquement possible de définir un “supplément de planification au point de commande en %” par article(voir Définition d’un supplément de planification au point de commande). Ce supplément est pris en compte lors du calcul des propositions de commande, de sorte que la quantité calculée dépasse le point de commande de la valeur en % indiquée. Le stock maximal est également pris en compte.
La “dernière mise à jour” indique la date de la dernière importation des données depuis SAP. Tous les calculs et les quantités prévues ont été effectués à ce moment-là.
Pour mettre à jour les prévisions de besoins et les quantités planifiées (en cas d’intervalles importants entre l’importation des données de planification SAP et la connexion au système Onventis), les utilisateurs disposent du bouton “Recalculer les propositions de commande”. Lors de cette mise à jour, ce sont surtout les délais de livraison des entrées planifiées qui sont recalculés à partir de la date actuelle.
Tableau de planification avec tous les éléments MRP
Dans le tableau de planification, toutes les entrées et sorties planifiées et fixes sont représentées de manière claire et analogue à la planification ERP, exactement comme elles ont été transmises depuis l’ERP.
La première ligne contient toujours comme entrée fixe le dernier “stock d’usine” valable issu de l’importation ainsi que comme sortie fixe le “stock de sécurité” défini. Le “stock d’œuvres disponibles” ainsi déterminé constitue la base de la poursuite de l’anticipation des besoins.
Les boutons “Jours”, “Semaines” et “Mois” permettent d’agréger la représentation des périodes en conséquence, afin d’obtenir une vue d’ensemble encore meilleure de la prévision des besoins.
Les entrées planifiées qui ont été transférées depuis l’ERP avec un numéro de document spécifique sont marquées d’un “i” dans le tableau de planification. En déplaçant le curseur de la souris sur ce “i”, il est possible d’afficher le numéro de document attribué à la quantité.
Les entrées planifiées sans symbole “i” ne proviennent pas de l’ERP, mais ont été ajoutées par la planification des besoins Onventis en tant que propositions de commande.
Statut (fonction feu de signalisation) dans le tableau de planification
La fonction de feux de signalisation aide en outre le fournisseur et le gestionnaire à consulter le tableau de planification. Pour chaque élément de planification nécessitant l’attention du fournisseur ou du gestionnaire, un message d’avertissement s’affiche en ROUGE ou en JAUNE.
Comme la planification des besoins n’est pertinente qu’à l’avenir, la fonction des feux de signalisation prend exclusivement en compte les dates à partir de la date de la dernière mise à jour des données. La fonction de feu tricolore n’est donc pas disponible pour les éléments de planification dans le passé.
ROUGE
– le stock de sécurité n’a pas été atteint et il n’y a pas assez de temps disponible pour réapprovisionner les stocks en tenant compte des délais de livraison et de traitement des entrées de marchandises. Pour cet article, les propositions de commande (entrées planifiées) ne peuvent plus être générées automatiquement en temps voulu. La quantité nécessaire sera donc prise en compte à la date la plus proche possible.
JAUNE
– le point de commande a été atteint ou dépassé vers le bas, mais il reste suffisamment de temps pour la prochaine livraison, compte tenu des délais de livraison et de traitement des entrées de marchandises. Les quantités d’entrées planifiées peuvent être reprises dans les propositions de commande, à condition que l’article ait été configuré en conséquence (voir Contrôle de la planification des besoins en tant qu’article VMI ou article prévisionnel).
Le niveau d’alerte le plus élevé dans le tableau de planification définit donc l’affichage de la fonction de feu de signalisation dans l’aperçu de l’article VMI. Si aucun message d’état n’est marqué “JAUNE” ou “ROUGE” dans le tableau de planification, le feu de signalisation apparaît “VERT” dans l’aperçu de l’article VMI pour cet article .
Exportation de la liste des besoins
Le bouton Export liste des besoins permet d’exporter sous Excel toutes les sorties fixes et planifiées du matériel pour le fournisseur et le gestionnaire.
L’exportation contient toutes les informations pertinentes sur les éléments de sortie, y compris les numéros de documents. Le fournisseur et le gestionnaire ont ainsi une vue d’ensemble complète des quantités requises qui sont encore en attente.
Affectations et conditions SAP
L’onglet “Données de base” contient les données d’affectation SAP telles que la société, la division, le magasin d’approvisionnement externe, le groupe d’acheteurs responsable ainsi que les numéros d’article et les conditions.
En outre, l’acheteur a ici la possibilité de définir si le fournisseur peut créer des propositions de commande pour l’article ou s’il peut seulement voir l’article en tant qu’article d’aperçu (voir Commande MRP comme article VMI ou article d’aperçu).
En option, il est possible de saisir une adresse e-mail différente de celle du fournisseur, à laquelle les notifications doivent être envoyées lorsque le stock de déclaration ou le stock de sécurité n’est pas atteint (voir Notifications par e-mail). L’adresse e-mail n’est valable que dans le contexte VMI et uniquement pour l’article VMI concerné et n’est pas automatiquement reprise dans les données de base du fournisseur.
Commande MRP comme article VMI ou article d’aperçu
L’acheteur ou le gestionnaire a la possibilité de décider pour chaque article si le fournisseur doit recevoir pour cet article uniquement une vue d’ensemble des données de planification comme prévision pour sa propre planification de la production ou si le fournisseur doit assumer la responsabilité de la planification des réapprovisionnements.
En le sélectionnant comme “article VMI”, le fournisseur a la possibilité de créer des propositions de commande correspondantes à partir des entrées planifiées du tableau de planification (voir Création de propositions de commande par le fournisseur).
En le sélectionnant comme “article prévisionnel”, le fournisseur obtient un aperçu complet du tableau de planification, mais n’a pas la possibilité de créer une proposition de commande de manière autonome.
Cette sélection doit être effectuée initialement pour chaque article marqué “NOUVEAU” et importé pour la première fois. La sélection est prédéfinie comme “article VMI” par le système lors de la première importation.
Établissement de propositions de commande par le fournisseur
Reprise des “entrées planifiées” dans les propositions de commande
Sur la base des données de planification de l’ERP, les ruptures de stock sont identifiées et les entrées planifiées aux dates requises sont générées automatiquement. Si l’article a été défini comme “article VMI”, le fournisseur peut transférer les entrées planifiées dans les propositions de commande.
Pour ce faire, le fournisseur sélectionne les lignes souhaitées des éléments d’entrée planifiés et confirme sa sélection en cliquant sur le bouton “CREER UN PROJET DE COMMANDE”.
Si le tableau de planification se trouve dans la vue agrégée “SEMAINES” ou “MOIS”, toutes les entrées de planification se trouvant dans la période concernée sont automatiquement sélectionnées.
Choix des échéances de livraison ou commande individuelle
Après avoir sélectionné la ou les quantités concernées dans le tableau de planification, le fournisseur dispose de deux possibilités pour la création automatique de la proposition de commande :
- Proposition de commande avec reprise des quantités sous forme d’échéances de livraison séparées
- Proposition de commande avec un poste contenant le total de toutes les quantités à la première date de livraison possible
Avant de créer une proposition de commande en tant que commande individuelle, le système vérifie en outre si le stock maximal serait éventuellement dépassé. Dans ce cas, seule la variante avec des échéances de livraison et une remarque correspondante est disponible.
Seules les quantités et les dates peuvent être modifiées dans la proposition de commande. Toutes les autres données proviennent de la base de données articles et ne peuvent pas être modifiées par le fournisseur.
En cliquant sur le bouton “ACTION” et “ENVOYER”, la proposition de commande peut être envoyée par le fournisseur.
| Les propositions de commande créées sur la base des demandes d’achat (éléments de planification “BA”) font référence à celles-ci dans la commande, de sorte que lorsque la commande est transmise à l’ERP, les demandes d’achat sont correctement clôturées.
Les propositions de commande créées sur la base d’autres éléments de planification (non “BA”) font référence à ces derniers dans le numéro de besoin de la position de commande concernée, de sorte que la référence est également conservée et peut être suivie dans l’ERP. |
Approbation des propositions de commande par l’acheteur
Le service des achats a la possibilité de faire valider les propositions de commande créées par les fournisseurs par un workflow d’approbation de commande spécifique.
Le workflow d’approbation des commandes à utiliser doit être attribué aux fournisseurs VMI dans la gestion des fournisseurs, dans la base des fournisseurs, onglet “Avancé” dans la section “Gestion des commandes”.
Notifications par e-mail
Lors de l’importation des données de planification depuis l’ERP, le module VMI vérifie l’état actuel des besoins et des stocks de toutes les informations sur les matériaux transférées. Si une situation dans laquelle le point de commande ou le point de sécurité a été atteint ou dépassé vers le bas est identifiée, le système Onventis informe le fournisseur et l’acheteur responsable (du groupe d’acheteurs affecté à l’article) de la situation du stock.
Il est ainsi possible de réagir activement aux variations de stock avant d’atteindre des états critiques.
Paramètres spécifiques au client
Afin de reproduire au mieux les paramètres de planification du système client, Onventis offre la possibilité de configurer les éléments de planification de la même manière que l’ERP ainsi que le Customizing qui s’y rapporte.
Dans le point de menu “Gestion des données de base” → “Données ERP” → “Configuration VMI”, les paramètres spécifiques peuvent être configurés.
Les réglages sont préconfigurés et donc prêts à l’emploi. Si nécessaire, les adaptations individuelles des clients peuvent être effectuées manuellement sous ce point de menu. Les adaptations de ces paramètres seront effectives lors de la prochaine importation de données depuis l’ERP.
La page de configuration est accessible à tous les utilisateurs disposant de droits d’administration.
Définition d’une majoration de planification pour le point de commande
La configuration offre l’option d’un supplément de planification au point de commande en pourcentage. Cette majoration augmente les propositions de commande calculées par Onventis ou les entrées planifiées sur lesquelles elles reposent, de sorte que le stock d’usine disponible calculé (fixe+planifié) dépasse le point de commande du pourcentage défini.
Si cette valeur est prédéfinie à 0%, le module VMI d’Onventis calcule les propositions de commande de manière à ce que le stock d’usine disponible (fixe+planifié) soit le plus proche possible du point de commande. Cette valeur est préconfigurée par défaut à 10%, de sorte que le stock d’usine disponible (fixe+planifié) dépasse le point de commande d’au moins 10%.
La valeur configurée ici est automatiquement enregistrée lors de l’importation initiale des données de planification d’un article. Une adaptation ultérieure de la valeur par article VMI peut être effectuée manuellement à tout moment dans les données de l’article.
Définition des entrées et sorties “planifiées” et “fixes
La répartition des différents éléments de planification en “planifié” et “fixe” peut être administrée en fonction des besoins du client. Comme dans le Customizing de l’ERP, il est possible de définir ici si, par exemple, les besoins dépendants sont repris et affichés dans le calcul des besoins prévisionnels en tant que sorties fixes ou planifiées. Grâce à cette configuration, le service des achats peut mettre à la disposition du fournisseur une information aussi précise que possible et adaptée aux besoins individuels de sa propre production.
Définition des éléments de planification pouvant être commandés
Tous les éléments de planification de type “Entrées planifiées” peuvent être configurés de manière à ce qu’une proposition de commande puisse être créée par le fournisseur à partir de ces éléments. Pour cela, il faut activer la case à cocher dans la colonne “Créer une proposition de commande”.