Eingangsrechnungen

Unter Operativer Einkauf → Rechnungsabwicklung → Eingangsrechnungen sehen Sie eine Liste von Rechnungen.

Neue Rechnungen haben den Status Zur Freigabe bei Kunde. Nachdem Sie eine Rechnung freigegeben haben erhält diese den Status Freigegeben. Wurde eine Rechnung abgelehnt erhält Sie den Status Abgelehnt durch Kunde.

Der Lieferant wird über die Rechnungsfreigabe oder -ablehnung per E-Mail informiert.

Je nach Einstellung im Bestellabwicklungs-Workflow kann eine Rechnung als Sammelrechnung erstellt werden. Eine Sammelrechnung, Rechnung mit mehreren Bestellungen, können Sie an der Anzahl der Aufträge erkennen.

Spalten in Rechnungsübersicht

• Checkbox: wenn Sie mehrere Rechnungen gleichzeitig freigeben möchten können Sie, über das Aktivieren der Checkbox(en) und den Freigeben Button, alle markierten Rechnungen freigeben.
• Nr.: die Rechnungsnummer einer Rechnung.
• Titel: in der Spalte Titel sehen Sie den Rechnungstitel, das Erstelldatum und die Uhrzeit, die Anzahl der Rechnungspositionen, sowie die Anzahl der Aufträge. Bei einer Sammelrechnung ist die Anzahl Aufträge > 1.
• Lieferant: in der Spalte Lieferant sehen Sie den Lieferanten, welcher die Rechnung erstellt hat oder für den die Rechnung erstellt wurde.
• Rechnungsdatum: in der Spalte Rechnungsdatum steht das Datum ab welchem das Zahlungsziel berechnet wird, z.B. Rechnungsdatum 01.01.2017 bei einem Zahlungsziel von 14 Tagen ist die Rechnung am 15.01.2017 fällig.
• Erstelldatum: in der Spalte Erstelldatum sehen Sie wann die Rechnung, durch Kunden oder Lieferanten, in Onventis erstellt wurde.
• Rechnung-ID (Barcode): in der Spalte Rechnung-ID sehen Sie, falls vorhanden, eine Identifikations-Nummer. Mit der Rechnung-ID können gescannte Rechnungen eindeutig identifiziert werden.
• Versende-/Leistungserbringungsdatum: in der Spalte Versende- oder Leistungserbringungsdatum sehen Sie wann die Ware versendet wurde. Bei einer Dienstleistungsbestellung sehen Sie den Zeitraum (von-bis) an dem die Leistung erbacht wurde.
• Rechnungseingangsdatum: in der Spalte Rechnungseingangsdatum sehen Sie wann die Rechnung, postalisch oder elektronisch, eingegangen ist.
• Rechnungsdatum Lieferant: in der Spalte Rechnungsdatum Lieferant sehen Sie das vom Lieferanten genannte Rechnungsdatum.
• Organisationseinheit: in der Spalte Organisationseinheit sehen Sie die Organisationseinheit für welche die Rechnung erstellt wurde.
• Summe (netto): in der Spalte Summe sehen Sie die Netto-Summe aller Aufträge und Positionen. Die Netto-Summe beinhaltet keine Steuer.
• Währung: in der Spalte Währung sehen Sie die Rechnungswährung.
• Status: in der Spalte Status sehen Sie den Status der Rechnung. Folgende Status sind möglich:
  • Zur Freigabe bei Kunde: die Rechnung muss von dem zuständigen Benutzer geprüft und freigegeben werden.
  • Freigegeben: die Rechnung wurde freigeben.
  • Abgelehnt durch Kunde: die Rechnung wurde von einem Benutzer abgelehnt.
• Prüfung: in der Spalte Prüfung können Sie Abweichungen in den Belegen anhand der Ampeldarstellung sofort erkennen. Bei der Prüfung werden die Belege, Bestellung, Wareneingang und Rechnung auf Abweichungen hinsichtlich Mengen und Preise überprüft. Dabei können folgende Szenarien unterschieden werden:
  • rote Ampel: die Bestellpositionsmenge und der Wareneingang stimmen überein, die Rechnungsmenge weicht ab.
  • gelbe Ampel: die gebuchte Wareneingangsmenge und die Rechnungsmenge stimmen überein, die Bestellpositionsmenge weicht ab.
  • grüne Ampel: Bestellpositions-, Wareneingangs- und Rechnungsmenge stimmen überein.

Navigation und Eingabe über Tasten-Kombinationen

In den Eingangsrechnungen können Sie komplett über die Tastatur navigieren. Die Führung wird mittels der „Tab“-Taste und Tastenkombinationen (Hot-Keys) ausgeführt. Die Suche und das Befüllen von Feldern erfolgt ohne Springen auf weitere Seiten und nur über Direkteingabe in diesen Feldern

Folgende Tastenkombinationen stehen Ihnen im Bereich der Rechnungserstellung und – bearbeitung zur Verfügung:

Funktion	Tastenkombination
Navigation in der Rechnungsliste und innerhalb der RE-Positionen	– „Strg“ + „↑↓“
Öffnen einer ausgewählten Rechnung	– „Strg“ + „Enter“
Anlegen einer neuen Rechnung (Button „Neu“ in der Rechnungsliste)	– „Strg“ + „E“
Löschen einer ausgewählten Rechnung (Button „Löschen“)	– „Strg“ + „Entf“-Taste
Löschen einer ausgewählten RE-Position (Button „Löschen“)	– „Entf“-Taste
Anlegen einer neuen RE-Position (Button „Neu“ in der Pos.-Übersicht)	– „Strg“ + „P“
Speichern und Schließen (Button „Speichern und Schließen“)	– „Strg“ + „S“
Zurück-Button	– „Strg“ + „Zurück“
Registerwechsel (z.B. zwischen „Basisdaten“ und „Positionen“)	– „Strg“ + „↔“
Versenden einer Rechnung	– „Strg + Y“

Gutschriften als Kunde erstellen

Innerhalb Onventis haben Sie die Möglichkeit das Gutschriftsverfahren zu nutzen. Bei einem Gutschriftsverfahren erfolgt die Abrechnung mittels Erstellung einer Gutschrift durch den Kunden und deren Zusendung an den Lieferanten. Die Gutschrift ersetzt abrechnungstechnisch die Rechnung des Lieferanten. Eine Gutschrift enthält alle Positionen, welche aus einer oder mehrerer Bestellungen stammen können und umfasst alle in der Bestellung angefallenen Kosten, z.B. Versandkosten und Zusatzkosten.

Unter Operativer Einkauf → Rechnungsabwicklung → Gutschriften sehen Sie alle gesendeten und gespeicherten Gutschriften.

Hinweis Gutschriften, welche Sie an Lieferanten senden, müssen vom Lieferanten freigegeben werden. Eine Gutschrift ist erst dann abgeschlossen, wenn sie vom Lieferanten freigegeben wurde.

Reiter Basisdaten

Im Reiter Basisdaten sehen Sie den aktuellen Status der Gutschrift, die Lieferantendaten, sowie Ihre Kontaktdaten. Zudem können Sie hier eine externe Bemerkung für den Lieferanten hinterlegen.

Reiter Positionen

Im Reiter Positionen sehen Sie alle Kosten der in dieser Gutschrift erfassten Bestellungen. Um einzelne Positionen zu entfernen müssen Sie diese öffnen und auf das  Löschen Symbol klicken. Zudem können Sie die Menge der Positionen anpassen. Die Positionen in der Gutschrift werden geprüft und das Ergebnis in der Gutschrift angezeigt.

• Rote Ampel: eine rote Ampel bedeutet das die gutgeschriebene Menge größer als die gelieferte Menge ist.
• Gelbe Ampel: eine gelbe Ampel bedeutet das die im Wareneingang gebuchte Menge kleiner als die von Ihnen gutgeschriebene Menge ist.
• Grüne Ampel: bei einer grünen Ampel entspricht die gutgeschriebene Menge der gebuchten Wareneingangsmenge.

In der Positionszusammenfassung sehen Sie die Gesamtsumme und die einzelnen Mehrwertsteuer-Beträge.

Erstellen von Sammelgutschriften

Sie können mehrere einzelne Gutschriften zu einer Sammelgutschrift zusammenfassen. Voraussetzung hierfür sind bereits gebuchte Wareneingänge.

Um eine neue Sammelgutschrift zu erstellen rufen Sie die Gutschriftübersicht auf, unter Operativer Einkauf → Rechnungsabwicklung → Gutschriften.

Über den Automatisch erstellen Button können Sie, nach Eingabe des gewünschten Gutschrifts- und des letztes WE-Datums erstellt Onventis eine Sammelgutschrift für entsprechenden Belege.

Die Gutschriften befinden sich zunächst im Status in Erfassung. Über den Senden Button können Sie die Gutschrifen an den Lieferanten senden.