Traitement des factures

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Factures fournisseurs

Sous Achats opérationnels → Traitement des factures → Factures entrantes, vous voyez une liste de factures.

Les nouvelles factures ont le statut Pour validation par le client. Une fois que vous avez validé une facture, celle-ci reçoit le statut Validé. Si une facture a été refusée, elle reçoit le statut Refusé par le client.

Le fournisseur est informé de la validation ou du refus de la facture par e-mail.

Selon le paramétrage du workflow de traitement des commandes, une facture peut être créée en tant que facture groupée. Vous pouvez reconnaître une facture groupée, facture avec plusieurs commandes, au nombre de commandes.

Colonnes dans l’aperçu de la facture

Case à cocher : si vous souhaitez valider plusieurs factures en même temps, vous pouvez valider toutes les factures sélectionnées en cochant la ou les cases et en cliquant sur le bouton Valider.
N° : le numéro d’une facture.
Titre : dans la colonne Titre, vous voyez le titre de la facture, la date et l’heure de création, le nombre de positions de la facture, ainsi que le nombre de commandes. Dans le cas d’une facture globale, le nombre de commandes est > 1.
Fournisseur : dans la colonne Fournisseur, vous voyez le fournisseur qui a établi la facture ou pour lequel la facture a été établie.
Date de la facture : dans la colonne date de la facture figure la date à partir de laquelle le délai de paiement est calculé, par ex. date de la facture 01.01.2017 pour un délai de paiement de 14 jours, la facture est due le 15.01.2017.
Date de création : dans la colonne Date de création, vous voyez quand la facture a été créée dans Onventis par le client ou le fournisseur.
ID de la facture (code-barres) : dans la colonne ID de la facture, vous voyez, le cas échéant, un numéro d’identification. Le numéro d’identification de la facture permet d’identifier clairement les factures scannées.
Date d’expédition/de prestation : dans la colonne Date d’expédition ou de prestation, vous voyez quand la marchandise a été expédiée. Dans le cas d’une commande de services, vous voyez la période (de-à) à laquelle le service a été fourni.
Date de réception de la facture : dans la colonne Date de réception de la facture, vous voyez quand la facture, postale ou électronique, a été reçue.
Date de facturation fournisseur: dans la colonne Date de facturation fournisseur, vous voyez la date de facturation indiquée par le fournisseur.
Unité d’organisation : dans la colonne Unité d’organisation, vous voyez l’unité d’organisation pour laquelle la facture a été établie.
Total (net) : dans la colonne Total, vous voyez le total net de tous les ordres et postes. Le montant net ne comprend pas les taxes.
Monnaie : dans la colonne Monnaie, vous voyez la monnaie de facturation.
Statut : dans la colonne Statut, vous voyez le statut de la facture. Les statuts suivants sont possibles :
- Pour la validation chez le client : la facture doit être vérifiée et validée par l’utilisateur responsable.
- Validé : la facture a été validée.
- Refusé par le client : la facture a été refusée par un utilisateur.
Contrôle : dans la colonne Contrôle, vous pouvez immédiatement identifier les écarts dans les documents grâce à l’affichage des feux tricolores. Lors de la vérification, les documents, la commande, l’entrée de marchandises et la facture sont examinés afin de détecter toute divergence concernant les quantités et les prix. On peut distinguer les scénarios suivants :
- feu rouge : la quantité du poste de commande et l’entrée de marchandises concordent, la quantité facturée diffère.
- feu orange : la quantité d’entrée de marchandises enregistrée et la quantité facturée concordent, la quantité du poste de commande diffère.
- feu vert : la quantité du poste de commande, de l’entrée de marchandises et de la facture concordent.

Dans les factures fournisseurs, vous pouvez naviguer entièrement au clavier. Le guidage s’effectue à l’aide de la touche “Tab” et de combinaisons de touches (touches de raccourci). La recherche et le remplissage des champs s’effectuent sans passer par d’autres pages et uniquement par une saisie directe dans ces champs.

Les combinaisons de touches suivantes sont disponibles dans le domaine de la création et du traitement des factures :

Fonction	Combinaison de touches
Navigation dans la liste des factures et au sein des postes RE	– “Ctrl” + “↑↓”
Ouvrir une facture sélectionnée	– “Ctrl” + “Entrée”
Créer une nouvelle facture (bouton “Nouveau” dans la liste des factures)	– “Ctrl” + “E
Supprimer une facture sélectionnée (bouton “Supprimer”)	– “Ctrl” + touche “Suppr
Suppression d’une position RE sélectionnée (bouton “Supprimer”)	– Bouton “Supprimer
Création d’une nouvelle position RE (bouton “Nouveau” dans l’aperçu des positions)	– “Ctrl” + “P
Enregistrer et fermer (bouton “Enregistrer et fermer”)	– “Ctrl” + “S
Bouton retour	– “Ctrl” + “Retour
Changement de registre (par ex. entre “Données de base” et “Positions”)	– “Ctrl” + “↔”
Envoi d’une facture	– “Ctrl + Y”

Créer des notes de crédit en tant que client

Au sein d’Onventis, vous avez la possibilité d’utiliser la procédure de crédit. Dans le cas d’une procédure de note de crédit, le décompte s’effectue par l’établissement d’une note de crédit par le client et son envoi au fournisseur. Du point de vue de la facturation, l’avoir remplace la facture du fournisseur. Une note de crédit contient tous les postes qui peuvent provenir d’une ou de plusieurs commandes et comprend tous les frais encourus dans la commande, par exemple les frais d’expédition et les frais supplémentaires.

Sous Achats opérationnels → Traitement des factures → Notes de crédit, vous voyez toutes les notes de crédit envoyées et enregistrées.

Remarque

Les notes de crédit que vous envoyez aux fournisseurs doivent être validées par ces derniers. Une note de crédit n’est pas clôturée tant qu’elle n’a pas été validée par le fournisseur.

Onglet Données de base

Dans l’onglet Données de base, vous voyez le statut actuel de la note de crédit, les données du fournisseur, ainsi que vos données de contact. En outre, vous pouvez enregistrer ici une remarque externe pour le fournisseur.

Onglet Positions

Dans l’onglet Positions, vous voyez tous les coûts des commandes saisies dans cette note de crédit. Pour supprimer des positions individuelles, il faut les ouvrir et cliquer sur l’icône de suppression. En outre, vous pouvez adapter la quantité de positions. Les positions dans l’avoir sont vérifiées et le résultat est affiché dans l’avoir.

Feu rouge : un feu rouge signifie que la quantité créditée est supérieure à la quantité livrée.
Feu jaune : un feu jaune signifie que la quantité enregistrée dans l’entrée de marchandises est inférieure à la quantité que vous avez créditée.
Feu vert : lorsque le feu est vert, la quantité créditée correspond à la quantité d’entrée de marchandises enregistrée.

Dans le récapitulatif des postes, vous voyez le montant total et les différents montants de TVA.

Création d’avoirs collectifs

Vous pouvez regrouper plusieurs notes de crédit individuelles en une note de crédit collective. Pour cela, il faut que les entrées de marchandises aient déjà été enregistrées.

Pour créer un nouvel avoir collectif, appelez l’aperçu des avoirs, sous Achats opérationnels → Traitement des factures → Avoirs.

En cliquant sur le bouton Créer automatiquement, vous pouvez, après avoir saisi la date d’avoir souhaitée et la dernière date d’entrée en vigueur, créer un avoir collectif pour les documents correspondants.

Les notes de crédit ont d’abord le statut en cours de saisie. En cliquant sur le bouton Envoyer, vous pouvez envoyer les notes de crédit au fournisseur.

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