Unter Operativer Einkauf → Bestellabwicklung → Preisanfragen stehen Ihnen einfache Preisanfragen zur Verfügung.

Einfache Preisanfragen ermöglichen es den Benutzern, auf einfachste Weise die benötigten Produkte und Artikel bei Ihren Lieferanten anfragen und anschließend bestellen zu können.

Preisanfragen können aus einer oder mehreren Positionen bestehen und an einen oder mehrere Lieferanten gesendet werden.

Die einfachen Preisanfragen bestehen grundsätzlich aus möglichst wenigen Eingabefeldern und enthält grundsätzlich keine Preisinformationen. So ist sichergestellt, dass auch beim Anfragen von Katalogartikeln die ursprüngliche Preisinformation nicht mit gesendet wird.

Der Bereich ist vollständig über Benutzerrechte konfigurierbar, sodass nur berechtigte Anwender die Funktionen nutzen können. Zusätzlich können Sie über den Lieferantenstatus festlegen, an welche Lieferanten Preisanfragen gesendet werden dürfen.

Erstellen und Absenden von Preisanfragen aus dem Warenkorb

Sie können über den Warenkorbpositionen anfragen Button, Preisanfragen direkt aus dem Warenkorb – Übersicht erstellen und an den Lieferanten senden.

Unter Einkauf → Bestellabwicklung → Preisanfragen können Sie eine Preisanfrage über den Neu erstellen. Hier sehen Sie auch den Status von bereits versendeten Preisanfragen, sowie die eingegangen Angebote.

Über den Preisanfrage senden Button wird die Preisanfrage an die Lieferanten versendet.

Sie können sowohl Katalogartikel als auch Freitextpositionen anfragen. Das Anfragen von Katalogartikeln bietet sich an, wenn z.B. ein ähnlicher Artikel bzw. ein Artikel mit anderen Eigenschaften oder Einheiten angefragt werden soll.

Das Anfragen von Freitextpositionen eignet sich dann, wenn ein frei zu spezifizierender Artiikel durch den Bedarfsträger angefragt werden soll.

Reiter Basisdaten

Bereich Preisanfrage

• Nr.: die Nummer der Preisnanfrage, wird von Onventis automatisch generiert.
• Titel: in diesem Feld muss der Titel für die Preisnanfrage eingetragen werden. Sie können entweder den vorgeschlagenen Titel “Preisanfrage DD.MM.JJJJ 09:19:46” verwenden oder einen eigenen Titel eintragen. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld und muss eingegeben werden.
• Status: im Feld Status können Sie sehen in welchem Bearbeitungsstatus sich die Preisanfrage derzeit befindet. Folgende Status sind möglich:
  • In Erfassung: die Anfrage wurde noch nicht an den Lieferanten versendet
  • An Lieferanten gesendet: die Anfrage wurde an Lieferanten gesendet und wartet auf Angebot
  • Angebote eingegangen: für die Anfrage sind von Lieferanten Angebote abgegeben worden. Die Position kann in den Warenkorb übertragen werden.
• Laufzeit / Angebotsfrist: in diesem Feld können Sie das Datum eingeben, bis wann Sie vom Lieferanten ein Angebot erwarten. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld und muss eingegeben werden.

Bereich Kundendaten

• Firma: im Feld Firma steht der Firmenname Ihrer Organisation. Dieses Feld wird automatisch, aus den Firmendaten befüllt und kann nicht verändert werden.

Bereich Kontaktdaten

• Benutzer: im Feld Benutzer steht der Name des Benutzers, welcher die Preisanfrage erstellt hat. Dieses Feld wird automatisch aus den Benutzerdaten befüllt und kann nicht verändert werden.
• E-Mail: im Feld E-Mail steht die E-Mail Adresse, welche in den Benutzerdaten des Benutzers hinterlegt ist, welcher die Preisanfrage erstellt hat. Dieses Feld wird automatisch aus den Benutzerdaten befüllt und kann nicht verändert werden.
• Telefon: im Feld Telefon steht die Telefonnummer, welche in den Benutzerdaten des Benutzers hinterlegt ist, welcher die Preisanfrage erstellt hat. Dieses Feld wird automatisch aus den Benutzerdaten befüllt und kann nicht verändert werden.

Reiter Position

Über den Position hinzufügen Button können Sie einen Artikel zu der Preisnanfrage hinzufügen.

Hierfür stehen Ihnen folgende Felder zur Verfügung:

• Positions-Nr.: im Feld Positionsnummer muss die Nummer für die Position eingetragen werden. Es wird immer die 99999 vorgeschlagen, diese Nummer kann überschrieben werden. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld und muss eingegeben werden.
• Titel: im Feld Titel müssen Sie den Artikeltitel eintragen. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld und muss eingegeben werden.
• Beschreibung: im Feld Beschreibung können Sie den Artikel näher beschreiben.
• Menge: im Feld Menge müssen Sie die angefragte Menge eingeben. Die angefragte Mengeneinheit müssen Sie aus dem Auswahlmenü auswählen. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld und muss eingegeben werden.
• Materialgruppe: über das Auswahlmenü können Sie eine Materialgruppe auswählen. Über den Auswahl… Button können Sie, aus der gesamten Materialgruppenliste, eine Materialgruppe auswählen. Falls Sie als Benutzer nur auf bestimmte Materialgruppen Zugriff haben, können Sie nur die Materialgruppen sehen, welche Ihnen als Benutzer zugeordnet wurden.
• Externe Bemerkung: in diesem Feld können Sie zusätzliche Bemerkungen in Textform eingeben. Dieses Feld ist für den Lieferanten sichtbar.
• Dateinanhang: über den Auswahl… Button können Sie einen Anhang zu der Preisanfrage hinzufügen. Hierzu wählen Sie über den … Button die gewünschte Datei aus. Im Feld Titel können Sie einen Titel eintragen. Über den Anhängen Button wird die Datei angehängt. Über den Schließen Button gelangen Sie zurück zur Position.

Reiter Lieferanten

Über den Lieferanten hinzufügen… Button können Sie aus Ihrem Lieferantenstamm, die Lieferanten über das Verwenden-Symbol hinzufügen, an welche Sie die Preisanfrage senden möchten.

Empfangen und Verwenden von Angeboten

Sobald Sie eine Preisanfrage an den Lieferanten senden, wird der Lieferant per E-Mail informiert und kann direkt in Onventis seine Angebote abgeben.

Unter Einkauf → Bestellabwicklung → Preisanfragen sehen Sie alle Preisanfragen. Preisanfragen bei welchen ein Angebot eingegangen ist erkennen Sie anhand des “Angebote eingegangen” Status.

Um die Angebote einzusehen klicken Sie auf die Nummer oder auf den Titel der gewünschten Anfrage. Im Reiter Angebote sehen Sie eine Auflistung der Lieferanten, sowie den Status der Angebotsabgabe.

Wenn Sie in der Spalte Lieferant auf den Lieferantennamen klicken sehen Sie die Auflistung der angefragten Artikel. Das Angebot des Lieferanten können Sie über das Anklicken des Artikelnamens aufrufen.

Um die angebotenen Positionen zu bestellen, können Sie diese direkt in den Warenkorb legen.

Hinweis Damit die Richtlinien und Workflows eingehalten werden, ist ein unmittelbares bestellen der Positionen aus den Preisanfragen nicht möglich. Stattdessen hat der Bedarfsträger die Möglichkeit, die Positionen aus dem Warenkorb heraus in den allgemeinen Bestell- oder Bedarfsabwicklungsprozess zu senden, in dem alle bekannten Richtlinien und Einstellungen greifen.

Sie können die Artikel in den Warenkorb hinzufügen indem Sie das Kontrollkästchen  neben den gewünschten Artikel markieren. Die markierten Positionen können Sie über den In den Warenkorb Button zu Warenkorb – Übersicht hinzufügen.

Einzelnen Artikel können Sie in der Spalte Aktion und das Warenkorb Symbol zum Warenkorb hinzufügen.