Sous Achats opérationnels → Traitement des commandes → Demandes de prix, vous disposez de demandes de prix simples.

Des demandes de prix simples permettent aux utilisateurs de demander très facilement à leurs fournisseurs les produits et articles dont ils ont besoin et de les commander ensuite.

Les demandes de prix peuvent être composées d’un ou de plusieurs postes et être envoyées à un ou plusieurs fournisseurs.

Les demandes de prix simples se composent en principe du moins de champs de saisie possible et ne contiennent en principe aucune information sur les prix. Cela permet de s’assurer que les informations de prix initiales ne sont pas envoyées avec les demandes d’articles du catalogue.

Le domaine est entièrement configurable via des droits d’utilisateur, de sorte que seuls les utilisateurs autorisés peuvent utiliser les fonctions. En outre, le statut du fournisseur vous permet de définir les fournisseurs auxquels les demandes de prix peuvent être envoyées.

Création et envoi de demandes de prix à partir du panier d’achat

Vous pouvez créer des demandes de prix directement à partir du panier – aperçu et les envoyer au fournisseur en cliquant sur le bouton Demander des positions du panier.

Sous Achats → Traitement des commandes → Demandes de prix , vous pouvez créer une demande de prix via le nouveau. Vous pouvez également voir ici le statut des demandes de prix déjà envoyées, ainsi que les offres reçues.

Le bouton Envoyer la demande de prix permet d’envoyer la demande de prix aux fournisseurs.

Vous pouvez demander aussi bien des articles du catalogue que des positions en texte libre. La demande d’articles de catalogue s’impose lorsque, par exemple, un article similaire ou un article avec d’autres caractéristiques ou unités doit être demandé.

La demande de positions de texte libre convient lorsqu’un article à spécifier librement doit être demandé par l’auteur du besoin.

Onglet Données de base

Section demande de prix

• N° : le numéro de la demande de prix, est généré automatiquement par Onventis.
• Titre : le titre de la demande de prix doit être saisi dans ce champ. Vous pouvez soit utiliser le titre proposé “Demande de prix JJ.MM.AAAA 09:19:46”, soit saisir votre propre titre. Ce champ est obligatoire et doit être saisi.
• Statut : dans le champ Statut, vous pouvez voir dans quel statut de traitement se trouve actuellement la demande de prix. Les statuts suivants sont possibles :
  • En cours de saisie : la demande n’a pas encore été envoyée au fournisseur
  • Envoyé aux fournisseurs : la demande a été envoyée aux fournisseurs et est en attente d’une offre.
  • Offres reçues : des fournisseurs ont soumis des offres pour la demande. La position peut être transférée dans le panier.
• Durée / délai de l’offre : dans ce champ, vous pouvez saisir la date jusqu’à laquelle vous attendez une offre de la part du fournisseur. Ce champ est obligatoire et doit être saisi.

Domaine des données clients

• Société : le champ Société contient le nom de la société de votre organisation. Ce champ est rempli automatiquement à partir des données de l’entreprise et ne peut pas être modifié.

Domaine des données de contact

• Utilisateur : le champ Utilisateur contient le nom de l’utilisateur qui a créé la demande de prix. Ce champ est automatiquement rempli à partir des données de l’utilisateur et ne peut pas être modifié.
• E-mail : le champ E-mail contient l’adresse e-mail qui est enregistrée dans les données de l’utilisateur qui a créé la demande de prix. Ce champ est automatiquement rempli à partir des données de l’utilisateur et ne peut pas être modifié.
• Téléphone : le champ Téléphone contient le numéro de téléphone qui est enregistré dans les données de l’utilisateur qui a créé la demande de prix. Ce champ est automatiquement rempli à partir des données de l’utilisateur et ne peut pas être modifié.

Position de l’onglet

Vous pouvez ajouter un article à la demande de prix en cliquant sur le bouton Ajouter une position.

Les champs suivants sont disponibles à cet effet :

• N° de position : dans le champ N° de position, il faut saisir le numéro pour la position. Le 99999 est toujours proposé, ce numéro peut être écrasé. Ce champ est obligatoire et doit être saisi.
• Titre : dans le champ Titre, vous devez saisir le titre de l’article. Ce champ est obligatoire et doit être saisi.
• Description : dans le champ Description, vous pouvez décrire l’article plus en détail.
• Quantité : dans le champ Quantité, vous devez saisir la quantité demandée. Vous devez sélectionner l’unité de quantité demandée dans le menu de sélection. Ce champ est obligatoire et doit être saisi.
• Groupe de matériaux : le menu de sélection vous permet de choisir un groupe de matériaux. Avec le bouton Sélection... vous pouvez sélectionner un groupe de matériaux dans la liste complète des groupes de matériaux. Si vous n’avez accès qu’à certains groupes d’articles en tant qu’utilisateur, vous ne pouvez voir que les groupes d’articles qui vous ont été attribués en tant qu’utilisateur.
• Remarque externe : dans ce champ, vous pouvez saisir des remarques supplémentaires sous forme de texte. Ce champ est visible pour le fournisseur.
• Fichier joint : en cliquant sur le bouton Sélectionner... vous pouvez ajouter une pièce jointe à la demande de prix. Pour cela, sélectionnez le fichier en cliquant sur … le fichier souhaité. Vous pouvez saisir un titre dans le champ Titre. Le bouton Joindre permet de joindre le fichier. Le bouton Fermer vous permet de revenir à la position.

Onglet Fournisseurs

Ajouter via le fournisseur… vous pouvez ajouter les fournisseurs auxquels vous souhaitez envoyer la demande de prix à partir de votre base de données fournisseurs en cliquant sur l’icône Utiliser.

Recevoir et utiliser des offres

Dès que vous envoyez une demande de prix au fournisseur, celui-ci est informé par e-mail et peut soumettre ses offres directement dans Onventis.

Sous Achats → Traitement des commandes → Demandes de prix, vous voyez toutes les demandes de prix. Vous pouvez reconnaître les demandes de prix pour lesquelles une offre a été reçue grâce au statut“Offres reçues“.

Pour consulter les offres, cliquez sur le numéro ou sur le titre de la demande souhaitée. Dans l’onglet Offres, vous voyez une liste des fournisseurs, ainsi que le statut de l’offre.

Si vous cliquez sur le nom du fournisseur dans la colonne Fournisseur, vous voyez la liste des articles demandés. Vous pouvez accéder à l’offre du fournisseur en cliquant sur le nom de l’article.

Pour commander les positions proposées, vous pouvez les ajouter directement à votre panier.

Remarque Pour que les directives et les workflows soient respectés, il n’est pas possible de commander directement les positions à partir des demandes de prix. Au lieu de cela, le porteur du besoin a la possibilité d’envoyer les positions à partir du panier dans le processus général de commande ou de traitement des besoins, dans lequel toutes les directives et les paramètres connus s’appliquent.

Vous pouvez ajouter les articles au panier en cochant la case à côté des articles souhaités. Vous pouvez ajouter les positions sélectionnées au panier – aperçu en cliquant sur le bouton Ajouter au panier.

Vous pouvez ajouter des articles individuels au panier dans la colonne Action et le symbole du panier.