Zentrale Anlage von Lieferanten
Geführt von einer eindeutigen, zentralen Nummer, werden Lieferanten in Onventis Buyer zunächst zentral angelegt. Die zentrale Anlage umfasst dabei alle Attribute und Konfigurationen innerhalb eines Lieferanten in Onventis Buyer auf Ebene der Organisation.
Erweiterung von Lieferanten auf Organisationseinheiten
Um einen Lieferanten auch für Geschäftsprozesse in Onventis Buyer zur Verfügung zu stellen, muss ein Lieferant zwingend für die entsprechenden Organisationseinheiten erweitert werden.
Im Stammsatz des zu erweiternden Lieferanten kann unterhalb der Werkzeugleiste durch einen Klick auf den + Button das Steuerelement zum Erweitern des Lieferanten geöffnet und über den – Button wieder minimiert werden.
Im geöffneten Menü kann über die Option Lieferant für alle Organisationseinheiten erweitern der Lieferant manuell für alle Organisationseinheiten erweitert werden ohne diese explizit hinzufügen zu müssen
Dies gilt auch für Organisationseinheiten, die zu einem späteren Zeitpunkt der Onventis Buyer Organisation hinzugefügt werden.
Alternativ dazu können über ein Eingabefeld gezielt einzelne Organisationseinheiten ergänzt und über die Schaltfläche Lieferant erweitern für diese erweitert werden.
Lieferanten automatisch auf alle Organisationseinheiten erweitern
Neben der Möglichkeit Lieferanten manuell auf alle Organisationseinheiten zu erweitern oder diese einzeln manuell zu erweitern, besteht die Möglichkeit, Lieferanten auch automatisch auf alle Organisationseinheiten erweitern zu lassen. Hierfür existieren Konfigurationsmöglichkeiten:
- Pro Registrierungstyp, über die jeweilige Registrierungseinstellung
- Als generelle Organisationseinstellung (Fallback-Einstellung)
Organisationseinstellung
In den Organisationseinstellungen kann im Bereich Erweiterung von Stammdaten auf Organisationseinheiten über die Option
Erweiterungslogik bei Importen
- Sind in den Import-Daten Angaben zur Erweiterung des Lieferanten auf Organisationseinheiten vorhanden, so werden wird diese angewendet
- Sind in den Import-Daten keine Angaben zur Erweiterung des Lieferanten auf Organisationseinheiten vorhanden, wird zuerst die passende Registrierungseinstellung geprüft und die dort hinterlegte Einstellung angewendet
- Ist in den Registrierungseinstellungen die Option zur Erweiterung des Lieferanten auf Organisationseinheiten auf unbestimmt eingestellt, wird die Option in den Organisationseinstellungen geprüft und angewendet
Datenzugriffsfolge für Lieferantenstammdaten in Bestellungen, Ausschreibungen etc.
Wurde ein Lieferant für eine Organisationseinheit erweitert und zusätzlich eine individuelle Ausprägung von Daten und Einstellungen des Lieferanten für diesen Lieferanten vorgenommen, so werden diese Daten und Einstellungen auch in den verschiedenen Geschäftsprozessen in Onventis angewendet.
Um sicherzustellen, dass immer die korrekten Daten eines Lieferanten in einem Geschäftsvorgang verwendet werden, wurde eine sog. Zugriffsfolge definiert, welche die Lieferantendaten aus dessen Stammsatz sowie den ggf. existierenden Ausprägungen für Organisationseinheiten ermittelt.
Es gilt der Grundsatz, dass die spezielle Ausprägung für Organisationseinheiten vor der allgemeinen Ausprägung in Geschäftsvorgängen verwendet wird. Existiert für ein Attribut keine spezielle Ausprägung für die aktuelle Organisationseinheit, so wird die allgemeine Ausprägung aus der Organisation selbst verwendet. Existiert auch dort kein Wert, so wird das Attribut als “leer” bzw. nicht spezifiziert angesehen.
Mit dem Release ist zunächst keiner Ihrer Lieferanten spezifisch für eine Organisationseinheit ausgeprägt.
Grundsätzlich gilt damit, dass sich das bestehende Systemverhalten nicht ändert und alle Daten eines Lieferanten wie bisher aus der Organisationsebene ermittelt werden.
Für die nachfolgend aufgeführten Attribute gelten besondere Regeln für die Zugriffsfolge:
Bestimmte Attribute werden bei der Ermittlung der Daten ausschließlich in Kombination mit anderen Attributen betrachtet, da sie ohne diese keine Aussagekraft besitzen.
Bestellabwicklungs-Workflow
Ist in der Ausprägung für eine Organisationseinheit im Reiter “Erweitert” unter “Bestellwesen” im Feld Bestellabwicklung ein Typ der Bestellabwicklung ausgewählt (z. B. “Einheitlichen Workflow verwenden”), so wird in jedem Fall auch das zugehörige Feld Bestellabwicklungs-Workflow berücksichtigt.
Ist das Feld Bestellabwicklungs-Workflow leer, so wird in diesem Fall nicht der Bestellabwicklungs-Workflow der Organisation für diesen Lieferanten herangezogen.
Um den Typ der Bestellabwicklung und den Bestellabwicklungs-Workflow der Organisation zu verwenden, ist das Feld Bestellabwicklung in der Datenausprägung der Organisationseinheit leer zu lassen.
Adressen
Ist in der Ausprägung der Organisationseinheit im Reiter “Adresse” eine Adresse zugeordnet, so wird diese vollständig mit allen enthaltenen Attributen verwendet.
Es werden in diesem Fall nicht Adressattribute der Ausprägung der Organisationseinheit mit Adressattributen der Organisation kombiniert.
Bankverbindungen
Ist in der Ausprägung der Organisationseinheit im Reiter “Bank” eine Bankverbindung zugeordnet, so wird diese vollständig mit allen enthaltenen Attributen verwendet.
Es werden in diesem Fall nicht Attribute der Bankverbindung der Ausprägung der Organisationseinheit mit Attributen der Bankverbindung der Organisation kombiniert.
Ansprechpartner
Ist in der Ausprägung der Organisationseinheit im Reiter “Ansprechpartner” ein Ansprechpartner zugeordnet, so wird dieser vollständig mit allen enthaltenen Attributen verwendet.
Es werden in diesem Fall nicht Attribute Ansprechpartners der Ausprägung der Organisationseinheit mit Attributen des Ansprechpartners der Organisation kombiniert.
Sofern das manuelle Anpassen eines Ansprechpartners in bestimmten Geschäftsvorgängen generell und für den einzelnen Nutzer zugelassen ist, besteht diese Möglichkeit uneingeschränkt weiterhin.
Die E-Mail-Adresse, welche in bestimmten Geschäftsvorgängen für den Versand von Belegen an einen Lieferanten verwendet wird, wird mit folgender Zugriffsreihenfolge ermittelt:
- Ansprechpartner für OrganisationseinheitIst in der Ausprägung der Organisationseinheit im Reiter “Ansprechpartner” ein Ansprechpartner zugeordnet, so wird dessen E-Mail-Adresse für Bestellungen (inkl. Freitext), Reklamationen, Ausschreibungen und Auktionen verwendet.Die Möglichkeit, die E-Mail-Adresse in bestimmten Geschäftsvorgängen manuell anzupassen (abhängig von Einstellungen und Berechtigungen) bleibt davon unberührt.
- Generelle E-Mail-Adressen für OrganisationseinheitIst in der Ausprägung für eine Organisationseinheit kein Ansprechpartner zugeordnet, wird die für den jeweiligen Geschäftsvorgang gültige E-Mail-Adresse im Reiter “Basisdaten” der für die Organisationseinheit spezifischen Ausprägung verwendet (z. B. “E-Mail für Bestellungen (außer Freitext)”, “E-Mail für Ausschreibungen”, etc.)
- Standard-Ansprechpartner auf OrganisationsebeneSind in der Ausprägung für eine Organisationseinheit für den jeweiligen Geschäftsvorgang generell keine E-Mail-Adressen hinterlegt, so wird die E-Mail-Adresse des Standard-Ansprechpartners der Organisation verwendet.Dieser wird im Lieferantenstammsatz im Reiter “Ansprechpartner” durch Öffnen eines dort aufgeführten Ansprechpartners und Aktivieren der Option “Standard-Empfänger” definiert.Obacht: Der Standard-Ansprechpartner erhält nur Bestellungen (ausgenommen Freitextbestellungen), Reklamationen sowie Ausschreibungen und Auktionen.
Für Freitextbestellungen wird dieser Schritt der Zugriffsfolge nicht angewendet. - Generelle E-Mail-Adressen auf OrganisationsebeneIst für die Organisation kein Standard-Empfänger definiert, wird die für den jeweiligen Geschäftsvorgang gültige E-Mail-Adresse im Reiter “Basisdaten” des Lieferantenstammsatzes verwendet (z. B. “E-Mail für Bestellungen (außer Freitext)”, “Freitextbestellungen”, “E-Mail für Ausschreibungen”, etc.)
- E-Mail für allgemeine SystembenachrichtigungenSind für eine Organisation für den jeweiligen Geschäftsvorgang generell keine E-Mail-Adressen hinterlegt, so wird die E-Mail für allgemeine Systembenachrichtigungen verwendet.
Bei dieser E-Mail-Adresse handelt es sich um ein Pflichtfeld, sodass sichergestellt ist, dass für einen Lieferanten mindestens eine Kontaktmöglichkeit definiert ist.
Lieferantenliste Suche & Filter
Im Bereich Lieferantenverwaltung > Lieferanten besteht die Möglichkeit Lieferanten zu suchen, anzulegen oder abzuändern. In der Lieferantenübersicht können über die Suche die Inhalte folgender Felder durchsucht werden:
- Nr.
- Firma
- Zusatz
- Straße
- Land
- PLZ
- Ort
- Bemerkung
- Lieferprogramm
- Status
Ein Kettenglied-Icon neben dem Firmennamen zeigt an, ob der Lieferant über das Onventis Network mit Ihnen verbunden ist.
Weiterhin können über den Bearbeiten Button individuelle Filter generiert werden. Somit können z. B. Lieferanten angezeigt werden, die spezielle Materialgruppen liefern oder die in einer bestimmten PLZ-Region ansässig sind.
Über Aktion und die Auswahl des Export… Buttons aus dem Dropdown-Menü können die gefilterten Lieferanten exportiert werden und somit eine Excel-Datei zur weiteren Bearbeitung heruntergeladen werden.
Einen neuen Lieferanten können Sie über den Neu anlegen.