Création centrale de fournisseurs
Guidés par un numéro central unique, les fournisseurs sont d’abord créés de manière centralisée dans Onventis Buyer . La création centrale comprend tous les attributs et configurations d’un fournisseur dans Onventis Buyer au niveau de l’organisation.
Extension des fournisseurs aux unités organisationnelles
Pour qu’un fournisseur soit également disponible pour les processus d’affaires dans Onventis Buyer, un fournisseur doit obligatoirement être étendu pour les unités organisationnelles correspondantes.
Dans la fiche du fournisseur à développer, il est possible d’ouvrir l’élément de commande pour développer le fournisseur en cliquant sur le bouton + et de le réduire à nouveau en cliquant sur le bouton –, sous la barre d’outils.
Dans le menu ouvert, l’option Étendre le fournisseur à toutes les unités organisationnelles permet d’étendre manuellement le fournisseur à toutes les unités organisationnelles sans devoir les ajouter explicitement.
Cela s’applique également aux unités organisationnelles qui seront ajoutées ultérieurement à l’organisation Onventis Buyer.
Il est également possible de compléter de manière ciblée certaines unités organisationnelles via un champ de saisie et de les étendre pour ces dernières en cliquant sur le bouton Étendre le fournisseur.
Étendre automatiquement les fournisseurs à toutes les unités organisationnelles
Outre la possibilité d’étendre manuellement les fournisseurs à toutes les unités organisationnelles ou de les étendre manuellement une à une, il est également possible d’étendre automatiquement les fournisseurs à toutes les unités organisationnelles. Il existe des possibilités de configuration à cet effet :
- Par type d’enregistrement, via le paramètre d’enregistrement correspondant
- Comme paramètre d’organisation général (paramètre de repli)
Paramètres de l’organisation
Dans les paramètres d’organisation, dans la zone Extension des données de base aux unités organisationnelles, l’option
Logique d’extension pour les importations
- Si les données d’importation contiennent des informations sur l’extension du fournisseur aux unités organisationnelles, celles-ci sont appliquées.
- Si les données d’importation ne contiennent pas d’informations sur l’extension du fournisseur aux unités organisationnelles, le système vérifie d’abord le paramètre d’enregistrement approprié et applique le paramètre qui y est défini.
- Si l’option d’extension du fournisseur aux unités organisationnelles est définie sur Indéterminé dans les paramètres d’ enregistrement, l’option est vérifiée et appliquée dans les paramètres d’organisation.
Séquence d’accès aux données pour les données de base des fournisseurs dans les commandes, les appels d’offres, etc.
Si un fournisseur a été étendu pour une unité organisationnelle et qu’en outre une expression individuelle des données et des paramètres du fournisseur a été effectuée pour ce fournisseur, ces données et paramètres seront également appliqués dans les différents processus commerciaux dans Onventis.
Afin de garantir que les données correctes d’un fournisseur sont toujours utilisées dans une transaction commerciale, une séquence d’accès a été définie, qui détermine les données du fournisseur à partir de sa fiche et des éventuelles caractéristiques existantes pour les unités organisationnelles.
Le principe est que la valeur spéciale pour les unités organisationnelles est utilisée avant la valeur générale dans les transactions commerciales. S’il n’existe pas de valeur spécifique pour un attribut de l’unité organisationnelle actuelle, la valeur générale de l’organisation elle-même est utilisée. S’il n’y a pas non plus de valeur, l’attribut est considéré comme “vide” ou non spécifié.
Avec cette version, aucun de vos fournisseurs n’est spécifique à une unité organisationnelle.
En principe, cela signifie que le comportement actuel du système ne change pas et que toutes les données d’un fournisseur sont déterminées comme auparavant à partir du niveau organisationnel.
Des règles particulières s’appliquent à la séquence d’accès pour les attributs énumérés ci-dessous :
Lors de la détermination des données, certains attributs sont exclusivement considérés en combinaison avec d’autres attributs, car ils n’ont aucune signification sans ces derniers.
Flux de travail pour le traitement des commandes
Si un type de traitement des commandes est sélectionné dans le champ Traitement des commandes (par ex. “Utiliser un workflow uniforme”) dans la spécification pour une unité organisationnelle sous l’onglet “Etendu” sous “Gestion des commandes”, le champ correspondant Workflow de traitement des commandes est également pris en compte dans tous les cas.
Si le champ Workflow de traitement des commandes est vide, le workflow de traitement des commandes de l’organisation n’est pas utilisé dans ce cas pour ce fournisseur.
Pour utiliser le type de traitement des commandes et le workflow de traitement des commandes de l’organisation, le champ Traitement des commandes doit être laissé vide dans l’expression des données de l’unité organisationnelle.
Adresses
Si une adresse est affectée à l’entité organisationnelle dans l’onglet “Adresse”, celle-ci est utilisée intégralement avec tous les attributs qu’elle contient.
Dans ce cas, les attributs d’adresse de la caractéristique de l’unité organisationnelle ne sont pas combinés avec les attributs d’adresse de l’organisation.
Coordonnées bancaires
Si des coordonnées bancaires sont affectées à l’entité organisationnelle dans l’onglet “Banque”, elles sont utilisées intégralement avec tous les attributs qu’elles contiennent.
Dans ce cas, les attributs des coordonnées bancaires de la caractéristique de l’entité organisationnelle ne sont pas combinés avec les attributs des coordonnées bancaires de l’organisation.
Personne de contact
Si une personne de contact est affectée dans l’onglet “Personne de contact” de la valeur de l’unité organisationnelle, celle-ci est utilisée intégralement avec tous les attributs qu’elle contient.
Dans ce cas, les attributs de la personne de contact de la caractéristique de l’unité organisationnelle ne sont pas combinés avec les attributs de la personne de contact de l’organisation.
Dans la mesure où l’adaptation manuelle d’un contact dans certaines transactions est autorisée de manière générale et pour chaque utilisateur, cette possibilité subsiste sans restriction.
L’adresse e-mail utilisée dans certaines transactions commerciales pour l’envoi de documents à un fournisseur est déterminée selon l’ordre d’accès suivant :
- Personne de contact pour l’unité organisationnelleSiune personne de contact est attribuée dans l’expression de l’unité organisationnelle dans l’onglet “Personne de contact”, son adresse e-mail est utilisée pour les commandes (y compris le texte libre), les réclamations, les appels d’offres et les enchères.La possibilité d’adapter manuellement l’adresse e-mail dans certaines transactions commerciales (en fonction des paramètres et des autorisations) n’en est pas affectée.
- Adresses e-mail générales pour l’unité organisationnelleSiaucune personne de contact n’est attribuée dans la modalité pour une unité organisationnelle, l’adresse e-mail valable pour l’opération commerciale correspondante est utilisée dans l’onglet “Données de base” de la modalité spécifique à l’unité organisationnelle (par ex. B. “E-mail pour les commandes (sauf texte libre)”, “E-mail pour les appels d’offres”, etc).
- Interlocuteur standard au niveau de l’organisationSi aucune adresse e-mail n’est définie dans la configuration d’une unité organisationnelle pour la transaction concernée, l’adresse e-mail du contact par défaut de l’organisation est utilisée.Celui-ci est défini dans la fiche fournisseur sous l’onglet “Contact” en ouvrant un contact qui y figure et en activant l’option “Destinataire par défaut”.Attention : le contact par défaut ne reçoit que des commandes (sauf pour les commandes de texte libre)Les services de la Commission européenne comprennent le traitement des plaintes, des réclamations, des appels d’offres et des ventes aux enchères.
Cette étape de la séquence d’accès ne s’applique pas aux commandes de texte libre. - Adresses e-mail générales au niveau de l’organisationSiaucun destinataire standard n’est défini pour l’organisation, l’adresse e-mail valable pour la transaction concernée est utilisée dans l’onglet “Données de base” de la fiche fournisseur (par ex. B. “E-mail pour les commandes (sauf texte libre)”, “Commandes en texte libre”, “E-mail pour les appels d’offres”, etc).
- E-mail pour les notifications générales du systèmeSiaucune adresse e-mail n’est généralement enregistrée pour une organisation pour l’opération commerciale concernée, l’e-mail est utilisé pour les notifications générales du système.
Cette adresse e-mail est un champ obligatoire, ce qui garantit qu’au moins une possibilité de contact est définie pour un fournisseur.
Liste des fournisseurs Recherche & filtre
Dans le domaine de la gestion des fournisseurs > Fournisseurs, il est possible de rechercher, de créer ou de modifier des fournisseurs. Dans l’aperçu des fournisseurs, la recherche permet d’explorer les contenus des champs suivants :
- No.
- Société
- Complémentaire
- Rue
- Pays
- CODE POSTAL
- Lieu
- Remarque
- Programme de livraison
- Statut
Une icône de chaîne à côté du nom de l’entreprise indique si le fournisseur est connecté à vous via le réseau Onventis.
En outre, le bouton
Editer
le bouton “Filtres individuels”. Ainsi, il est par exemple possible d’afficher les fournisseurs qui livrent des groupes d’articles spécifiques ou qui sont situés dans une région à code postal spécifique.
Via Action et la sélection de l
Exportation…
du menu déroulant, les fournisseurs filtrés peuvent être exportés et un fichier Excel peut ainsi être téléchargé pour un traitement ultérieur.
Vous pouvez ajouter un nouveau fournisseur via le
Nouveau
créer un nouveau fournisseur.