Im Bereich Lieferantenverwaltung → Lieferantenselbstauskünfte können Sie Lieferantenselbstauskünfte an neue und Bestands Lieferanten senden. Das Modul bietet Ihnen die Möglichkeit individuelle Fragestellungen an Lieferanten zu erstellen, Dateianhänge wie z.B. die Allgemeinen Geschäftsbedingungen anzuhängen, sowie individuelle Texte zu hinterlegen. Die Fragen können Sie nach Ihrer Wichtigkeit für Ihr Unternehmen gewichten. Nach Eingang der Auskünfte können Sie die Antworten auswerten und die Auskünfte mehrerer Lieferanten vergleichen.

Neue Version erstellen

Nach dem Versenden der Lieferantenselbstauskunft können die Änderungen nur durchgeführt werden, indem eine Neue Version erstellt wird. Öffnen der Informationsanfrage, durch Klicken auf den Titel der Informationsanfrage und den Button Aktion, Neue Version betätigen.

Anhand der Versionsnummer wird angezeigt in welcher Version momentan Änderungen durchgeführt werden. Vor dem Versenden der überarbeiteten Version muss ein Grund für die neue Version hinterlegt werden. Dies ist ein Mussfeld.

Durch Wechseln der Versionsnummer können ältere Versionen geöffnet werden.

Nachdem die gewünschten Änderungen durchgeführt wurden, muss die Informationsanfrage erneut versendet werden. Die Lieferanten bekommen über das System eine E-Mail, dass von der Informationsanfrage eine neue Version versendet worden ist.

Teilnahmebestätigung

Nachdem der Lieferant die Informationsanfrage erhalten hat, muss er die Teilnahme bestätigen oder ablehnen. Darüber geht eine E-Mail ein.

Stornieren und Archivieren von Lieferantenselbstauskünften

Über Aktion, Stornieren kann eine laufende Informationsanfrage storniert werden. Um eine Informationsanfrage zu archivieren, auf den Button Aktion, Archivieren klicken.

Lieferantenselbstauskünfte können folgenden Status haben:

In Erfassung: Status der Informationsanfrage, solange sie nicht versendet ist. Nur in diesem Status kann eine Informationsanfrage bearbeitet werden.

An Lieferanten gesendet: Die Informationsanfrage wurde an die zugeordneten Lieferanten gesendet.

Archiviert: Lieferantenselbstauskünfte, die archiviert wurden.

Storniert: Lieferantenselbstauskünfte, die storniert wurden.

Lieferantenselbstauskünfte drucken

An Lieferanten gesendete Lieferantenselbstauskünfte können über den Drucken Button in eine PDF Datei umgewandelt und dann ausdruckt werden.

Reiter Basisdaten

Im Bereich Lieferantenmanagement → Lieferantenselbstauskünfte können Sie über den  Neu Button eine neue Lieferantenauskunft anlegen.

Um Informationsanfragen zu bearbeiten, in der Informationsanfragenliste auf den Titel der entsprechenden Informationsanfrage klicken.

Geben Sie bitte zunächst einen Titel, optional eine externe Bemerkung, die zugehörige Materialgruppe und eine Auskunftsfrist an. Des Weiteren kann noch eine externe, für den Lieferanten sichtbare Bemerkung, sowie eine interne, für den Lieferanten nicht sichtbare, Bemerkung hinterlegt und eigene Dateien angehängt werden.

Inhalte einer Informationsanfrage (Texte, Positionen, Fragen) können als Vorlage gespeichert werden. Die Inhalte können Materialgruppen spezifisch abgespeichert werden. Sollen zu einer Informationsanfrage Inhalte aus Vorlagen beigefügt werden, werden diejenigen angezeigt, die als „Standard“ markiert wurden oder die zur Materialgruppe passen.

Sie können für Informationsanfragen einen eigenen Nummernkreis definieren. Diesen können Sie unter Konfiguration → Organisationseinstellungen im Organisationseinstellungen – Reiter Nummernkreise einstellen.

Reiter Texte

Im Reiter Texte können Sie die allgemeinen Texte, wie z.B. Geheimhaltungsvereinbarungen zur Informationsanfrage über die Button Neues Strukturelement… und Neuer Text… angelegt werden oder über den Vorlagen-Button die bereits zuvor angelegten Fragen importiert werden. Strukturelemente (dunkelgrau) stellen die übergeordneten Punkte dar, ähnlich der Kapitelüberschrift eines Buches. Die eigentlichen Texte folgen darunter.

Über die Aktions-Buttons auf der rechten Seite können neue Strukturelemente oder Texte angelegt, kopiert oder gelöscht werden. Auch die Reihenfolge der einzelnen Punkte kann verändert werden über die Anpassung der Nummerierung am Anfang eines Texts.

Über das Feld Darstellung können folgende Darstellungsweise der Textstruktur ausgewählt werden:

• Komprimiert: Es werden nur Strukturelemente und Titel von Texten dargestellt, ohne Beschreibung, Bilder und Dateianhänge.
• Nicht komprimiert: Es werden alle Informationen (Überschriften, Beschreibungstexte, Bilder und Dateianhänge) dargestellt.

Texte aus Vorlagen können über den Button Vorlagen zu einer Informationsanfrage hinzugefügt werden. Hiermit gelangt man in die Informationsanfragen-Textvorlagen und kann hieraus weitere Textbereiche hinzufügen.

Texte bearbeiten

Um die Textstruktur zu bearbeiten, auf den Titel des entsprechenden Strukturelementes klicken. Dann können die Positions-Nr., der Titel, die Beschreibung und die Anhänge bearbeitet werden. Wird die Positions-Nr. verändert, wird der Text nach dem Speichern neu eingeordnet.

Reiter Positionen

Im Reiter Positionen können optional Artikel angelegt werden. Entweder werden die Positionen über Positionen importieren… per Excel–Liste, aus einer Positionsvorlage, Favoriten, Katalog, Auto–Learn Liste importiert oder Freitextpositionen über den Button Neue Freitextposition… hinzugefügt. Auch hier besteht über Neues Strukturelement… die Möglichkeit die Positionen entsprechend zu strukturieren.

Über das Feld Darstellung können folgende Darstellungsweisen der Positionen gewählt werden:

• Komprimiert: Es werden nur Strukturelemente und Titel von Positionen dargestellt, ohne Beschreibung, Bilder und Dateianhänge.
• Nicht komprimiert: Es werden alle Informationen (Überschriften, Beschreibungstexte, Bilder und Dateianhänge) dargestellt.

Neue Position erstellen

Soll eine Position unterhalb eines bestehenden Strukturelementes eingefügt werden, dann auf den Neu Button klicken. Es öffnet sich ein neues Fenster und es können alle Einzelheiten zu der angefragten Position hinterlegt werden.

Mengenstaffeln:

Sollen die Mengenstaffeln bei der Informationsanfrage mit einbezogen werden und diese selbst definiert werden, dann muss der Button Mengenstaffel aktiviert werden.

Mussposition:

Ist diese Checkbox gesetzt kann der Lieferant das Angebot nicht versenden, wenn für diese Position kein Angebot hinterlegt ist.

Positionstyp:

Hier kann gewählt werden, ob die Position eine Standardposition, eine Alternative Position oder eine Optionale Position sein soll. Die Positionen werden in der Übersicht entsprechend angezeigt.

Kostentyp:

Mit dem Kostentyp kann bestimmt werden, ob der angefragte Artikel zu den fixen oder variablen Kosten zählt. Wenn dies hinterlegt ist, kann dies im späteren Vergleich in der Break-Even-Analyse mit berücksichtigt werden.

Mit Speichern und Schließen werden die Änderungen gespeichert. Sollen mehrere Positionen nacheinander eingetragen werden, auf den Button Speichern und Neu klicken.

Materialgruppe auf Positionsebene zuordnen

Es besteht die Möglichkeit Materialgruppen auf Positionsebene zuzuordnen. Soll diese Zuordnung genutzt werden, muss die Checkbox im Bereich Administration, Einstellungen, Eigene Einstellungen, Anfragen aktiviert werden.

Nach Aktivierung kann pro Anfrageposition eine Materialgruppe zugeordnet werden.

Zusatzfelder einfügen

Über Zusatzfelder können weitere wichtige Attribute für Ihre Informationsanfrage-Positionen hinterlegt werden. Hierzu bei einer Informationsanfragen-Position auf den Register Zusatzfelder gehen und auf den Button Neues Zusatzfeld klicken.

In dem sich neu öffnenden Fenster können die Einzelheiten des Zusatzfeldes definiert werden und beim Feldtyp kann angegeben werden, ob es sich um folgende Arten handelt:

• Text
• Zahl
• Datum
• Auswahl
• Feldgruppe

Mit Speichern und Schließen werden die Änderungen gespeichert. Sollen weitere Zusatzfelder definiert werden, geschieht dies durch Klicken auf den Button Speichern und Neu.

Positionen über Favoriten/Katalog/Auto-Learn Liste importieren

Weitere Möglichkeiten, Positionen zu importieren, sind:

Die Übernahme von Positionen aus Favoriten, aus einem Katalog oder aus der Auto-Learn Liste erfolgt durch Wählen des gewünschten Buttons und bestätigen der Wahl mit OK.

Nach der Suche des gewünschten Artikels aus einem Katalog, diesen über den Button Verwenden in die offene Anfrage übernehmen.

Nun den Artikel überarbeiten, durch Klicken auf den Titel. Es kann jetzt z.B. die Positions-Nr. eingetragen werden, um festzulegen, an welcher Stelle diese Position in der Anfrage erscheinen soll. Es können Zusatzfelder definiert werden oder auch weitere Bemerkungen hinterlegt werden. Nach dem Speichern erscheint der Artikel in der Positionsliste der Anfrage.

Genauso verfahren, wenn ein Artikel aus der Favoritenliste oder der Auto-Learn Liste übernommen werden soll.

Positionen über Excel-Import-Datei importieren

Nach Betätigen des Buttons Excel-Import-Datei gelangt man auf folgende Seite:

Auf dieser Seite kann zum einen die Vorlage für den Import über den Link Vorlage heruntergeladen werden. Bitte nur diese Vorlage verwenden. Über den Link Bestelleinheiten sieht man die in dem Unternehmen angelegten Bestelleinheiten im Bereich Administration, Interne Organisation, Bestelleinheiten und über den Link Währungen die im System hinterlegten Währungen. Zum anderen kann die gefüllte und abgespeicherte Datei ausgewählt und über den Button Importieren in die geöffnete Anfrage importiert werden.

Wurde der Import gestartet kann über den Button Aktualisieren geprüft werden, in welchem Status sich der Import befindet.

Reiter Fragen

Im Reiter Fragen können Sie die Fragenstruktur für den Lieferant definieren. Sie haben die Möglichkeit mit Strukturelementen zu arbeiten und bestehende Fragevorlagen zu nutzen. Zusätzlich kann pro Frage / Struktur eine eigene prozentuale Gewichtung der Fragen hinterlegen.

Über das Feld Darstellung können Sie folgende Darstellungsweisen der Fragen auswählen:

• Komprimiert: Es werden nur Strukturelemente und Titel von Fragen dargestellt, ohne Beschreibung, Bilder und Dateianhänge.
• Nicht komprimiert: Es werden alle Informationen (Überschriften, Beschreibungstexte, Bilder und Dateianhänge) dargestellt.

Falls Sie Ihre Fragen nicht gewichten möchten, können Sie im Feld Gewichten im Dropdown-Menü Nein auswählen. Diese Einstellungen gilt dann für alle Fragen innerhalb dieser Informationsanfrage.

Fragen aus Vorlagen können über den Neu über Vorlagen Button  zu einer Informationsanfrage hinzugefügt werden. Man gelangt in die Informationsanfragen-Fragenvorlagen und kann hieraus weitere Fragen hinzufügen.

Die Gewichtung der Fragen muss insgesamt bei 100% liegen. Mit dem Gewichtung angleichen Button kann die eingetragene Gewichtung angeglichen werden. Das System gleicht die Gewichtung, entsprechend dem Verhältnis, automatisch an 100% an.

Fragen können als K.O. Kriterium markiert sein. In diesem Fall steht das Kürzel K.O. neben der Frage. So gekennzeichnete Fragen werden bei der Darstellung besonders hervorgehoben und sind nur für interne User als solche sichtbar. Die Lieferanten sehen nicht, bei welchen Fragen es sich um K.O. Kriterien handelt. K.O. Kriterien haben stets eine Gewichtung von 0%.

Fragen, die nicht bewertet werden, sind mit dem Kürzel N.B. gekennzeichnet. So gekennzeichnete Fragen haben stets eine Gewichtung von 0%. Es ist sinnvoll, solche Fragen als nicht bewertbar zu markieren, die nur informativen Charakter haben (z.B. Abfrage von Ansprechpartnern, Adressen usw.).

Nicht öffentliche Fragen werden ebenfalls gesondert dargestellt. Diese Fragen werden gegenüber den Lieferanten nicht angezeigt.

Neue Fragen

Soll eine Frage unterhalb eines bestehenden Strukturelementes eingefügt werden, dann auf das Neu Symbol klicken.  Es öffnet sich ein neues Fenster und dort können alle Einzelheiten zu der Fragenposition hinterlegt werden.

Hier können jetzt der Titel der Frage, eine Beschreibung und die Gewichtungsart hinterlegt werden. Im Feld Freie Restgewichtung wird die noch zur Verfügung stehende Restgewichtung angezeigt. Dabei wird die bereits eingetragene Gewichtung bei anderen Fragen berücksichtigt.

Im Feld Gewichtung kann eine prozentuale Gewichtung für diese Frage angegeben werden. In der Summe müssen die Gewichtungen der Strukturelemente einer Ebene 100% ergeben. Die Restgewichtung dient dabei als Anhaltspunkt.

Schlüsselkennzahl: Im Bereich Lieferantenverwaltung, Einstellungen, Bewertungseinstellungen können die Schlüsselkennzahlen (KPI’s) definiert und den Fragen zugeordnet werden. Bei der späteren Bewertung folgen die Bewertungspunktzahlen nach Schlüsselkennzahlen.

Im Bereich Sonstiges kann zu der Frage eine Datei beliebigen Formats angehängt werden. Diese ist für den Lieferanten sichtbar.

Antwortfelder erstellen und bearbeiten

Im Reiter Antwortfelder können die Antwortfelder zu der Frage erstellt oder bearbeitet werden. Hierzu bei einer Fragenposition auf den Register Antwortfelder gehen und auf den Neues Antwortfeld Button klicken.

Hier den Rang des Antwortfeldes eintragen und den Titel, der vor dem Antwortfeld erscheinen soll. Hier kann definiert werden:

• Kannfeld, d.h. der Lieferant kann eine Antwort eintragen
• Mussfeld, d.h. der Lieferant muss eine Antwort eintragen
• Unsichtbares Feld (nicht öffentlich) d.h. nur für interne User
• Schreibgeschützt d.h. der Lieferant darf das Feld nicht bearbeiten

Über das Feld Feldtyp wird die Art des Antwortfeldes bestimmt. Im Folgenden sind die möglichen Arten von Antwortfeldern dargestellt.

Mögliche Typen von Antwortfeldern:

Text:

Einheitentext: In diesem Feld kann eine Einheit (z.B. Mengen-, Währungs-, Zeiteinheit etc.) für das Antwortfeld eingegeben werden.

Anzahl der Textzeilen: Hier kann die Höhe des Eingabefelds bestimmt werden, indem angegeben wird, wie viele Textzeilen das Feld besitzen soll.

Länge der Textzeilen: Die Anzahl der Textzeilen, multipliziert mit der Länge der Textzeilen, ergibt die maximale Anzahl der Zeichen.

Zahl

Datum

Auswahl:

Auswahlwerte: Hier können die Auswahlwerte der DropDown-Liste bzw. der Checkboxen be stimmt werden.

Feldgruppe:

Über den Feldtyp Feldgruppe können Antwortfelder beliebigen Typs nebeneinander dargestellt werden. Dabei kann definiert werden, wie viele Antwortfelder nebeneinander angezeigt werden sollen. In der Übersicht der Antwortfelder erscheint nun der Titel Feldgruppe über die folgenden (Anzahl der von Ihnen festgelegten) Felder, d.h. die unter diesem Titel angelegten Antwortfelder bilden die Feldgruppe. Wie oben beschrieben, können unter der Feldgruppe beliebige Antwortfelder erstellt werden. Es können beliebig viele Feldgruppen untereinander erstellt werden.

Mit  Speichern und Schließen werden die Änderungen gespeichert. Sollen weitere Antwortfelder definiert werden, geschieht dies durch Klicken auf den Speichern und Neu Button.

Automatische Punktevergabe: Berechnungsregeln der Fragepositionen

Neben der manuellen Bewertung von Antworten des Lieferanten kann auch eine automatische Bewertung bei Fragen eingerichtet werden. Hierzu die Checkbox Automatische Bewertung aktivieren.

Nach dem Aktivieren der Checkbox bestehen folgende Möglichkeiten:

• Alle erzielten Punkte summieren
• Nur niedrigste Punktzahl zählt
• Nur höchste Punktzahl zählt

Um die Funktionsweise zu verdeutlichen, folgt für jede Möglichkeit ein Beispiel:

Die Kriterien der automatischen Bewertung sind nur für Antwortfelder mit Typ “Zahl”, “Datum” und “Auswahl” verfügbar.

Wenn diese Fragenposition mehr als ein Antwortfeld besitzt, kann mit der Dropdown-Liste festgelegt werden, wie sich die Punktezahl auf der Fragenposition zusammensetzen soll. Hierbei stehen folgende drei Optionen zur Auswahl:

Alle erzielten Punkte summieren = Die Punkte aller Antwortfelder werden zusammengezählt.

Beispiel: Fragenposition hat zwei Antwortfelder: “Mitarbeiterzahl”
Antwortfeld 1: “Wie viele Mitarbeiter beschäftigt Ihr Unternehmen in Deutschland?”
Antwortfeld 2: “Wie viele Mitarbeiter beschäftigt Ihr Unternehmen in Frankreich?”

Aufgrund der Antwort des Lieferanten ermittelt die Software automatisch folgende Punkte:
Antwortfeld 1: “50 Mitarbeiter” => 2 Punkte
Antwortfeld 2: “10 Mitarbeiter” => 1,5 Punkte

Resultat:
+ 2,0 Punkte
+ 1,5 Punkte

—————–
=3,5 Punkte

Nur niedrigste Punktzahl zählt = Nur das Ergebnis des Antwortfelds, das die niedrigste Punktzahl erzielt hat, ist gültig. Die übrigen Antwortfelder bleiben ohne Berücksichtigung.

Beispiel: Fragenposition mit drei Antwortfeldern: “In welchen Ländern betreiben Sie Service-Niederlassungen”
Antwortfeld 1: “Niederlassung in Deutschland vorhanden”
Antwortfeld 2: “Niederlassung in Frankreich vorhanden”
Antwortfeld 3: “Niederlassung in Polen vorhanden”

Aufgrund der Antwort des Lieferanten ermittelt die Software automatisch folgende Punkte:
Antwortfeld 1: “Nein” => 1 Punkt
Antwortfeld 2: “Ja” => 5 Punkte
Antwortfeld 3: “Ja” => 5 Punkte
Resultat:
Antwortfeld 1 hat die niedrigste Punktezahl => 1 Punkt

Nur höchste Punktzahl zählt = Nur das Ergebnis des Antwortfelds, das die höchste Punktzahl erzielt hat, ist gültig. Die übrigen Antwortfelder bleiben ohne Berücksichtigung.

Beispiel: Fragenposition hat zwei Antwortfelder: “Zertifikate”
Antwortfeld 1: “Ist Ihr Qualitätsmanagement zertifiziert?”
Antwortfeld 2: “Wenn Sie zertifiziert sind, welches Zertifikat besitzen Sie?”
(Lieferant hat Auswahl zwischen “EN ISO 9000 ff” und “Wir besitzen ein anderes Zertifikat)

Aufgrund der Antwort des Lieferanten ermittelt die Software automatisch folgende Punkte:
Antwortfeld 1: “Ja” => 3 Punkte
Antwortfeld 2: “Wir besitzen ein anderes Zertifikat” => 2 Punkte

Resultat:
Antwortfeld 1 hat die höchste Punktezahl => 3 Punkte

Automatische Punktevergabe: Berechnungsregeln der Antwortfelder

Mit Hilfe von Kriterien kann definiert werden, mit welcher Punktzahl eine bestimmte Antwort automatisch bewertet werden soll. Gibt ein Lieferant eine Antwort ab, dann wird geprüft welche Kriterien erfüllt sind. Wenn mehr als ein Kriterium erfüllt ist, kann mit Hilfe der Dropdown-Liste “Berechnungsregel Fragenposition” definiert werden, wie sich die Punktezahl berechnen soll.

Alle erzielten Punkte summieren = Die Punkte aller erfüllten Kriterien werden zusammengezählt.

Beispiel: Feldtyp “Auswahl / Checkboxen (Mehrfachauswahl)”
Antwortfeld “In welchen Farben können Sie liefern?”
Kriterium 1: = “Grün” (1,25 Punkte)
Kriterium 2: = “Gelb” (1,25 Punkte)
Kriterium 3: = “Rot” (1,25 Punkte)
Kriterium 4: = “Blau” (1,25 Punkte)

Aufgrund der Antwort des Lieferanten ermittelt die Software automatisch folgende Punkte:
Lieferant setzt das Häkchen bei folgenden Checkboxen “Grün”, “Gelb” und “Blau”

Resultat:
+ 1,25 Punkte (“Grün”)
+ 1,25 Punkte (“Gelb”)
+ 1,25 Punkte (“Blau”)
=3,75 Punkte

Nur niedrigste Punktzahl zählt = Alle Kriterien werden geprüft. Von den Kriterien, die erfüllt sind, wird nur das Kriterium berücksichtigt, welches die niedrigste Punktzahl ergibt. Die übrigen erfüllten Kriterien bleiben ohne Berücksichtigung.

Beispiel: Feldtyp “Zahl”
Antwortfeld: “Wie viele Mitarbeiter beschäftigen Sie?”
Kriterium 1: “< 10” (1 Punkt)
Kriterium 2: “< 100” (2 Punkte)
Kriterium 3: “< 500” (3 Punkte)
Kriterium 4: “>= 500” (5 Punkte)

Aufgrund der Antwort des Lieferanten ermittelt die Software automatisch folgende Punkte:
Lieferant antwortet: “93” Mitarbeiter
Alle Kriterien werden geprüft:
“< 10” –> Kriterium nicht erfüllt
“< 100” –> Kriterium erfüllt
“<500” –> Kriterium erfüllt
“>= 500” –> Kriterium nicht erfüllt

Resultat:
Erfüllte Kriterien
“<100” (2 Punkte)
“<500” (3 Punkte)
–> Minimum = 2 Punkte

Nur höchste Punktzahl zählt = Alle Kriterien werden geprüft. Von den Kriterien, die erfüllt sind, wird nur das Kriterium berücksichtigt, welches die höchste Punktzahl ergibt. Die übrigen erfüllten Kriterien bleiben ohne Berücksichtigung.

Beispiel: Feldtyp “Zahl”
Antwortfeld: “Welchen Stundensatz (in Euro) hat bei Ihnen ein Lackierer?”
Kriterium 1: “< 50” (5 Punkt)
Kriterium 2: “< 100” (3 Punkte)
Kriterium 3: “<150 ” (2 Punkte)
Kriterium 4: “>= 150” (1 Punkt)

Aufgrund der Antwort des Lieferanten ermittelt die Software automatisch folgende Punkte:

Lieferant antwortet: “59,50” Euro
Alle Kriterien werden geprüft:
“< 50” (5 Punkt) –> Kriterium nicht erfüllt
“< 100” (3 Punkte) –> Kriterium erfüllt
“<150 ” (2 Punkte) –> Kriterium erfüllt
“>= 150” (1 Punkt) –> Kriterium nicht erfüllt

Resultat:
Erfüllte Kriterien
“<100” (3 Punkte)
“<150” (2 Punkte)
–>Maximum = 3 Punkte

Reiter Lieferanten

Im Register Lieferanten sind die Lieferanten aufgeführt, die mit der Informationsanfrage verbunden sind. Um Detailinformationen zu den hier aufgeführten Lieferanten zu bekommen, auf den Namen des jeweiligen Lieferanten klicken.

Lieferanten aus dem Lieferantenstamm können Sie über den Lieferanten hinzufügen… Button, die Auswahl des / der Lieferanten im Lieferantenstamm und über den Button Lieferant hinzufügen zur einer Informationsanfrage hinzufügen.

Einen neuen, noch nicht im Lieferantenstamm angelegten, Lieferanten können Sie über den Neuer Lieferant… Button, das Ausfüllen des Formulars hinzufügen.

Lieferanten zuordnen

Bevor die aktuelle Informationsanfrage versendet wird, können Lieferanten hinzugefügt und zugefügte Lieferanten wieder entfernt werden.

Mit dem Löschen Symbol können einzelne Lieferanten aus dem Register Lieferanten entfernt werden.

Um Lieferanten hinzuzufügen, in der Maske Lieferanten auf den Button Lieferanten zuordnen klicken. In der sich öffnenden Maske sind standardmäßig alle Lieferanten der Organisation aufgeführt. Mit dem Button Verwenden werden die Lieferanten der Informationsanfrage zugeordnet.

Neuer Lieferant

Neben bereits vorhandenen Lieferanten können auch neue Lieferanten zur Informationsanfrage eingeladen werden. Hierzu erhält der gewünschte Lieferant eine E-Mail mit einem Registrierungslink und kann nach der Registrierung ein Angebot für die Informationsanfrage abgeben.

Mit dem Button Neuer Lieferant öffnet sich automatisch ein neues Fenster. In diesem Fenster können die Daten des Lieferanten eingegeben werden, der bis dato noch nicht in der Lieferantenverwaltung hinterlegt ist.

Der Lieferant erhält mit Veröffentlichung der Informationsanfrage eine E-Mail mit Registrierungslink. Nach erfolgreicher Registrierung kann er ein Angebot abgeben.

Mit dem Button Mail senden können ausgewählten oder allen Lieferanten eine individuelle E-Mail oder eine E-Mail aus einer Vorlage gesendet werden. Dabei besteht die Möglichkeit auf verschiedene Variablen zurückzugreifen, um die E-Mails zu individualisieren.

Mit dem Button Senden wird die E-Mail an die gewählten Lieferanten verschickt.

Informationsanfrage versenden

Mit dem Versenden der Informationsanfrage erhalten alle der Informationsanfrage zugeordneten, Lieferanten eine E-Mail.

Weitere Lieferanten können auch nach Versand zugeordnet werden, indem diese über den oben erwähnten Weg zugeordnet werden und dann kann über Button Aktion Senden an die neu zugeordneten Lieferanten die E-Mail versendet werden.

Formulare per E-Mail mit HTML-Anhängen senden

Formulare von Informationsanfragen (RFI´s) können auch per E-Mail mit HTML-Anhängen an Lieferanten gesendet werden. Hierzu muss bei den entsprechenden Lieferanten in der Lieferantenverwaltung, Lieferanten, Reiter Erweitert, die Funktion Anfragen als HTML-Anhang an Lieferanten senden im Bereich Sonstiges aktiviert werden.

Wenn diese Funktion aktiviert ist, erhält der Lieferant nach dem Veröffentlichen einer Informationsanfrage (RFI) eine E-Mail mit einem HTML-Anhang.

Per Doppelklick auf die HTML-Anhänge kann der Lieferant Positionen und Fragen bearbeiten und die Informationsauskunft über den Button Absenden abgeben.

Auskünfte

Neu eingegangene Auskünfte werden mit einer E-Mail angekündigt.

Alle Auskünfte einer Informationsanfrage können eingesehen werden. Hierzu den Bereich Lieferantenverwaltung, Informationsanfragen öffnen, die entsprechende Informationsanfrage durch Klicken auf den Titel öffnen, die Version auswählen und anschließend in den Reiter Auskünfte wechseln.

In der sich öffnenden Maske sind alle eingegangenen Auskünfte aufgeführt:

Durch Klicken auf den Titel können einzelne Auskünfte geöffnet und die Antworten und Preise im Detail betrachtet werden.

Preisvergleich

Markieren Sie die Auskünfte, die verglichen werden sollen, durch Aktivieren der Checkbox vor dem Lieferantennamen. Anschließend am Ende der Maske auf den Button Preisvergleich klicken.

Vom Lieferanten angebotene Staffelpreise werden bei der Artikelposition besonders hervorgehoben. Die Staffelpreise können durch Klicken auf das [+] angesehen werden.

Weiterhin werden die Staffelpreise und die Gesamt- und Einzelpreise detailliert über die Exportfunktion dargestellt.

Angabe Zusatzkosten durch Kunde im Preisvergleich

Als Kunde besteht die Möglichkeit im Preisvergleich Interne Zusatzkosten pro Angebot (Lieferant) zu definieren und somit das Angebot besser vergleichbar zu machen. Hierzu folgendermaßen vorgehen:

Öffnen der gewünschten Anfrage und in das Register Angebot wechseln. Durch Klicken auf den entsprechenden Button den Preisvergleich öffnen. Im Preisvergleich können die Internen Zusatzkosten definiert und die Beträge entsprechend hinterlegt werden.

Durch Klicken auf das Symbol Neue Zusatzkosten hinzufügen gelangt man in folgende Ansicht:

Jetzt können die gewünschten Zusatzkosten definiert werden und mit Speichern und Schließen werden diese Zusatzkosten im Angebotsvergleich angezeigt.

Vergleichspreis

Pro Anfragenposition ist es möglich, einen Vergleichspreis anzugeben. Dieser Vergleichspreis kann z.B. der alte Preis aus einer vorherigen Anfrage sein.

Dieser Vergleichspreis wird im Preisvergleich als Bemerkung und beim exportierten Excel-Preisvergleich in einer separaten Spalte angezeigt. Er kann für weitere Berechnungen verwendet werden.

Weiterhin besteht  die Möglichkeit über den Positionsimport innerhalb der Anfrage den Vergleichspreis inkl. Währung zu importieren.

Fragenvergleich

Markieren der Auskünfte, die verglichen werden sollen, durch Aktivieren der Checkbox vor dem Lieferantennamen. Anschließend am Ende der Maske auf den Button Fragenvergleich klicken.

Weiterhin werden die Antworten detailliert über die Exportfunktion dargestellt.

Wurden bei den angelegten Fragen Schlüsselkennzahlen zugeordnet, erfolgt im Register Schlüsselkennzahlen (KPI’s) die Berechnung der Bewertungspunktzahlen nach Schlüsselkennzahl.

Um die jeweilige Bewertungspunktzahl beim Lieferanten einfließen zu lassen, muss bei der jeweiligen Auskunft im Register Auskünfte das rot markierte Symbol betätigt werden.

Gewichtungsassistent

Der Gewichtungsassistent  unterstützt bei der Gewichtung Ihrer Fragen innerhalb der Informationsanfragen. Der Assistent kann pro Strukturelement in Register Fragen aufgerufen werden. Dabei geht er halb-automatisiert vor, indem 1:1 Vergleiche erzeugt werden.

Um den Gewichtungsassistent zu verwenden, die gewünschte Anfrage öffnen und in das Register Fragen wechseln. Formulieren der gewünschten Fragenstruktur mit Hilfe von Strukturelementen.

Um den Assistenten zu starten, auf den Button  klicken.

Nach dem Bestätigen des Startens des Assistenten, öffnet sich das Fenster, in dem die Paarvergleiche durchgeführt werden können, um so die Gewichtung zu erstellen.

Die Aufgabe besteht nun darin die angezeigten Paare zu vergleichen, und mit dem Button Pfeil rechts festzulegen, welcher Bereich die höhere Gewichtung hat. Über das Pulldown-Menü Rang können die einzelnen Bereiche durchgegangen und gewichtet werden.

Eine mögliche Gewichtung als Beispiel:

Service ist wichtiger als die Qualität

Service ist wichtiger als das Preisniveau

Service ist wichtiger als die Zusatzangebote

Somit erfolgt eine entsprechende Gewichtung nach eigenen Vorgaben für das Strukturelement.

Um die Gewichtung zu ändern, den Gewichtungsassistenten erneut über den Button öffnen.

Der Gewichtungsassistenten kann bei Anfragen durchgeführt werden, die im Status In Erfassung sind, bei Anfragen die an den Lieferanten gesendet wurden oder die sich im Vergabestatus befinden. Hierzu muss im Bereich Administration, Einstellungen, Eigene Einstellungen, Anfragen die angegebene Checkbox aktiviert sein.

Auskunftskorrektur

Sollte einem Lieferanten bei der Eingabe der Auskunft ein Fehler unterlaufen sein, kann diesem Lieferanten über den Button Auskunftskorrektur die Möglichkeit gegeben werden, eine Korrektur der Auskunft durchzuführen.

Öffnen der Auskunft, die korrigiert werden soll, durch Klicken auf den Titel und bestätigen des Buttons Auskunftskorrektur.

Im Feld Lieferanteninformation kann eine kurze Erläuterung hinterlegt werden.

Informationsanfragen stornieren

Analog zu Anfragen, kann ebenfalls eine Informationsanfrage (RFI) storniert werden.

Bei aktiven Recht erscheint nach einem Klick auf den Button Aktion die Option Stornieren.

Der Lieferant wird per E-Mail informiert. Er kann die gewünschten Änderungen durchführen und im Anschluss die geänderte Auskunft versenden.