Dans la section Gestion des fournisseurs → Renseignements sur les fournisseurs, vous pouvez envoyer des renseignements sur les fournisseurs aux nouveaux fournisseurs et aux fournisseurs existants. Le module vous offre la possibilité de créer des questions individuelles à l’intention des fournisseurs, d’attacher des fichiers joints tels que les conditions générales de vente, ainsi que d’enregistrer des textes individuels. Vous pouvez pondérer les questions en fonction de leur importance pour votre entreprise. Après réception des renseignements, vous pouvez évaluer les réponses et comparer les renseignements de plusieurs fournisseurs.

Créer une nouvelle version

Après l’envoi de l’autodéclaration du fournisseur, les modifications ne peuvent être effectuées qu’en créant une nouvelle version. Ouvrir la demande d’information, en cliquant sur le titre de la demande d’information et en cliquant sur le bouton Action, Nouvelle version.

Le numéro de version indique dans quelle version des modifications sont actuellement effectuées. Avant d’envoyer la version révisée, il faut enregistrer une raison pour la nouvelle version. Il s’agit d’un champ obligatoire.

En changeant le numéro de version, il est possible d’ouvrir des versions plus anciennes.

Une fois que les modifications souhaitées ont été effectuées, la demande d’informations doit être envoyée à nouveau. Les fournisseurs reçoivent un e-mail via le système pour les informer qu’une nouvelle version de la demande d’information a été envoyée.

Confirmation de participation

Après avoir reçu la demande d’information, le fournisseur doit confirmer ou refuser sa participation. Un e-mail est reçu à ce sujet.

Annulation et archivage des autodéclarations de fournisseurs

Une demande d’information en cours peut être annulée via Action, Annuler. Pour archiver une demande d’information, cliquez sur le bouton Action, Archiver.

Les informations sur les fournisseurs peuvent avoir le statut suivant :

En cours de saisie: statut de la demande d’information tant qu’elle n’a pas été envoyée. Ce n’est que dans ce statut qu’une demande d’information peut être traitée.

Envoyé aux fournisseurs: La demande d’informations a été envoyée aux fournisseurs affectés.

Archivées : Renseignements sur les fournisseurs qui ont été archivés.

Annulées dans le cas présent : Renseignements sur les fournisseurs qui ont été annulés.

Imprimer les informations sur les fournisseurs

Les informations sur les fournisseurs envoyées aux fournisseurs peuvent être converties en un fichier PDF via le bouton Imprimer, puis imprimées.

Onglet Données de base

Dans le domaine Gestion des fournisseurs → Renseignements sur les fournisseurs, vous pouvez créer un nouveau renseignement sur les fournisseurs en cliquant sur le bouton Nouveau.

Pour traiter les demandes d’information, cliquez sur le titre de la demande d’information correspondante dans la liste des demandes d’information.

Veuillez d’abord indiquer un titre, éventuellement une remarque externe, le groupe d’articles correspondant et un délai de renseignement. En outre, il est possible d’enregistrer une remarque externe, visible pour le fournisseur, ainsi qu’une remarque interne, non visible pour le fournisseur, et de joindre ses propres fichiers.

Le contenu d’une demande d’information (textes, positions, questions) peut être enregistré comme modèle. Les contenus peuvent être sauvegardés spécifiquement pour un groupe de matériaux. Si des contenus de modèles doivent être ajoutés à une demande d’information, ceux qui ont été marqués comme “standard” ou qui correspondent au groupe d’articles sont affichés.

Vous pouvez définir votre propre tranche de numéros pour les demandes d’informations. Vous pouvez le définir sous Configuration → Paramètres d’organisation dans Paramètres d’organisation – Onglet Tranches de numéros .

Onglet Textes

Dans l’onglet Textes, il est possible de créer les textes généraux, comme par exemple les accords de confidentialité pour la demande d’information, à l’aide des boutons Nouvel élément de structure… et Nouveau texte… ou d’importer les questions déjà créées auparavant à l’aide du bouton Modèle. Les éléments structurels (gris foncé) représentent les points supérieurs, à l’instar des titres de chapitre d’un livre. Les textes proprement dits suivent en dessous.

Les boutons d’action sur le côté droit permettent de créer, copier ou supprimer de nouveaux éléments de structure ou de nouveaux textes. Il est également possible de modifier l’ordre des différents points en adaptant la numérotation au début d’un texte.

Le champ Représentation permet de sélectionner les modes de représentation suivants de la structure du texte :

• Comprimés: Seuls les éléments de structure et les titres des textes sont représentés, sans description, images ni fichiers joints.
• Non compressé: Toutes les informations (titres, textes descriptifs, images et fichiers joints) sont affichées.

Les textes issus de modèles peuvent être ajoutés à une demande d’information en cliquant sur le bouton Modèles. Il permet d’accéder aux modèles de texte des demandes d’information et d’y ajouter d’autres zones de texte.

Modifier des textes

Pour éditer la structure de texte, cliquer sur le titre de l’élément de structure correspondant. Il est alors possible d’éditer le n° de position, le titre, la description et les annexes. Si le n° de position est modifié, le texte sera réorganisé après l’enregistrement.

Onglet Positions

Dans l’onglet Positions, il est possible de créer des articles en option. Soit les positions sont importées via Importer positions… par listeExcel, à partir d’un modèle de position, des favoris, du catalogue, de la liste Auto-Learn, soit des positions en texte libre sont ajoutées via le bouton Nouvelle position en texte libre…. Ici aussi, il est possible de structurer les positions en conséquence via Nouvel élément de structure….

Le champ Représentation permet de choisir les modes de représentation des positions suivants :

• Comprimés: Seuls les éléments de structure et les titres des postes sont affichés, sans description, images ou fichiers joints.
• Non compressé: Toutes les informations (titres, textes descriptifs, images et fichiers joints) sont affichées.

Créer un nouveau poste

Si une position doit être insérée sous un élément de structure existant, cliquez sur le bouton Nouveau. Une nouvelle fenêtre s’ouvre et tous les détails concernant le poste demandé peuvent être déposés.

Barèmes de quantité :

Si les échelles de quantité doivent être incluses dans la demande d’information et qu’elles sont définies par l’utilisateur, le bouton Echelle de quantité doit être activé.

Position obligatoire :

Si cette case est cochée, le fournisseur ne peut pas envoyer l’offre si aucune offre n’a été définie pour ce poste.

Type de poste :

On peut choisir ici si la position doit être une position standard, une position alternative ou une position optionnelle. Les postes sont affichés en conséquence dans l’aperçu.

Type de coûts :

Le type de coût permet de déterminer si l’article demandé fait partie des coûts fixes ou variables. Si cela est consigné, il est possible d’en tenir compte dans la comparaison ultérieure dans l’analyse du seuil de rentabilité.

Enregistrer et fermer permet d’enregistrer les modifications. Si plusieurs positions doivent être saisies successivement, cliquer sur le bouton Enregistrer et nouveau.

Affecter un groupe d’articles au niveau des postes

Il est possible d’attribuer des groupes d’articles au niveau des postes. Si cette attribution doit être utilisée, la case à cocher doit être activée dans la zone Administration, Paramètres, Paramètres propres, Demandes.

Après activation, un groupe de matériaux peut être attribué à chaque poste de demande d’offre.

Insérer des champs supplémentaires

Des champs supplémentaires permettent d’enregistrer d’autres attributs importants pour vos postes de demande d’information. Pour ce faire, aller dans l’onglet Champs supplémentaires pour un poste de demande d’information et cliquer sur le bouton Nouveau champ supplémentaire.

Dans la nouvelle fenêtre qui s’ouvre, il est possible de définir les détails du champ supplémentaire et d’indiquer, pour le type de champ, s’il s’agit des types suivants :

• Texte
• Nombre
• Date
• Sélection
• Groupe de champs

Enregistrer et fermer permet d’enregistrer les modifications. Si d’autres champs supplémentaires doivent être définis, cela se fait en cliquant sur le bouton Enregistrer et nouveau.

Importer des positions via Favoris/Catalogue/Auto-Learn Liste

Il existe d’autres possibilités d’importer des postes :

La reprise de positions à partir de favoris, d’un catalogue ou de la liste Auto-Learn s’effectue en sélectionnant le bouton souhaité et en confirmant la sélection avec OK.

Après avoir recherché l’article souhaité dans un catalogue, le reprendre dans la demande ouverte en cliquant sur le bouton Utiliser.

Maintenant, modifie l’article en cliquant sur le titre. Il est maintenant possible d’indiquer par exemple le numéro de position. afin de déterminer à quel endroit cette position doit apparaître dans la requête. Il est possible de définir des champs supplémentaires ou de consigner d’autres remarques. Après l’enregistrement, l’article apparaît dans la liste des positions de la demande.

Procéder de la même manière lorsqu’un article doit être repris de la liste des favoris ou de la liste Auto-Learn.

Importer des postes via un fichier d’importation Excel

Après avoir cliqué sur le bouton Fichier d’importation Excel, on accède à la page suivante :

Sur cette page, il est possible de télécharger d’une part le modèle pour l’importation en cliquant sur le lien Modèle. Veuillez utiliser uniquement ce modèle. Le lien Unités de commande permet de voir les unités de commande créées dans l’entreprise dans le domaine Administration, Organisation interne, Unités de commande et le lien Devises permet de voir les devises enregistrées dans le système. D’autre part, le fichier rempli et enregistré peut être sélectionné et importé dans la demande ouverte en cliquant sur le bouton Importer.

Si l’importation a été lancée, le bouton Actualiser permet de vérifier l’état de l’importation.

Questions des cavaliers

Dans l’onglet Questions, vous pouvez définir la structure des questions pour le fournisseur. Vous avez la possibilité de travailler avec des éléments de structure et d’utiliser des modèles de questions existants. En outre, il est possible d’enregistrer une pondération en pourcentage des questions pour chaque question/structure.

Le champ Présentation vous permet de choisir les modes de présentation des questions suivants :

• Comprimé: Seuls les éléments de structure et les titres des questions sont affichés, sans description, images ou fichiers joints.
• Non compressé: Toutes les informations (titres, textes descriptifs, images et fichiers joints) sont affichées.

Si vous ne souhaitez pas pondérer vos questions, vous pouvez sélectionner Non dans le champ Pondérer du menu déroulant. Ces paramètres s’appliquent ensuite à toutes les questions de cette demande d’informations.

Les questions issues de modèles peuvent être ajoutées à une demande d’information via le bouton Nouveau via modèles. On accède aux modèles de questions de demandes d’informations et on peut y ajouter d’autres questions.

La pondération des questions doit être de 100% au total. Le bouton Ajuster la pond ération permet d’ajuster la pondération saisie. Le système adapte automatiquement la pondération à 100%, en fonction du rapport.

Les questions peuvent être marquées comme critère d’élimination. Dans ce cas, l’abréviation K.O. figure à côté de la question. Les questions ainsi marquées sont particulièrement mises en évidence lors de la présentation et ne sont visibles en tant que telles que pour les utilisateurs internes. Les fournisseurs ne voient pas quelles questions sont des critères d’exclusion. Les critères K.O. ont toujours une pondération de 0%.

Les questions qui ne sont pas notées sont signalées par l’abréviation N.B. Les questions ainsi marquées ont toujours une pondération de 0%. Il est judicieux de marquer comme non évaluables les questions qui n’ont qu’un caractère informatif (p. ex. demande de contacts, d’adresses, etc.).

Les questions non publiques sont également présentées séparément. Ces questions ne sont pas affichées vis-à-vis des fournisseurs.

Nouvelles questions

Si une question doit être insérée sous un élément de structure existant, cliquez sur l’icône Nouveau. Une nouvelle fenêtre s’ouvre et tous les détails concernant la position de la question peuvent y être enregistrés.

Il est maintenant possible d’enregistrer ici le titre de la question, une description et le type de pondération. La pondération résiduelle encore disponible est affichée dans le champ Pondération résiduelle libre. La pondération déjà inscrite pour d’autres questions est prise en compte.

Le champ Pondération permet d’indiquer un pourcentage de pondération pour cette question. Au total, les pondérations des éléments structurels d’un niveau doivent être égales à 100%. La pondération résiduelle sert alors de point de repère.

Indicateur clé : dans le domaine Gestion des fournisseurs, Paramètres, Paramètres d’évaluation, les indicateurs clés de performance (KPI) peuvent être définis et attribués aux questions. Lors de l’évaluation ultérieure, les scores d’évaluation se succèdent en fonction de ratios clés.

Dans la section Autres, il est possible de joindre un fichier de n’importe quel format à la question. Celle-ci est visible pour le fournisseur.

Créer et modifier des champs de réponse

Dans l’onglet Champs de réponse, il est possible de créer ou d’éditer les champs de réponse à la question. Pour ce faire, allez dans l’onglet Champs de réponse à la position d’une question. et cliquer sur le bouton Nouveau champ de réponse.

Saisir ici le rang du champ de réponse et le titre qui doit apparaître devant le champ de réponse. Il est possible de définir ici

• Champ facultatif, c’est-à-dire que le fournisseur peut saisir une réponse
• Champ obligatoire, c’est-à-dire que le fournisseur doit saisir une réponse
• Champ invisible (non public), c’est-à-dire réservé aux utilisateurs internes
• Lecture seule, c’est-à-dire que le fournisseur ne peut pas modifier le champ.

Le champ Type de champ permet de déterminer le type de champ de réponse. Les types de champs de réponse possibles sont présentés ci-dessous.

Types de champs de réponse possibles :

Texte :

Texte de l’unité : ce champ permet de saisir une unité (par ex. unité de quantité, de monnaie, de temps, etc.) pour le champ de réponse.

Nombre de lignes de texte : On peut déterminer ici la hauteur du champ de saisie en indiquant combien de lignes de texte le champ doit avoir.

Longueur des lignes de texte : Le nombre de lignes de texte, multiplié par la longueur des lignes de texte, donne le nombre maximal de caractères.

Nombre

Date

sélection :

Valeurs de sélection : Les valeurs de sélection de la liste déroulante ou des cases à cocher peuvent être déterminées ici.

Groupe de champs :

Le type de champ Groupe de champs permet d’afficher côte à côte des champs de réponse de n’importe quel type. Il est possible de définir combien de champs de réponse doivent être affichés les uns à côté des autres. Dans l’aperçu des champs de réponse, le titre Groupe de champs apparaît maintenant au-dessus des champs suivants (nombre que vous avez défini), c’est-à-dire que les champs de réponse créés sous ce titre constituent le groupe de champs. Comme décrit ci-dessus, il est possible de créer n’importe quel champ de réponse sous le groupe de champs. Il est possible de créer autant de groupes de champs que l’on veut entre eux.

Enregistrer et fermer permet d’enregistrer les modifications. Si d’autres champs de réponse doivent être définis, cela se fait en cliquant sur le bouton Enregistrer et nouveau.

Attribution automatique des points : règles de calcul des positions des questions

Outre l’évaluation manuelle des réponses du fournisseur, il est également possible de mettre en place une évaluation automatique en cas de questions. Pour ce faire, activer la case à cocher Évaluation automatique.

Après avoir coché la case, les possibilités suivantes s’offrent à vous :

• Additionner tous les points obtenus
• Seul le score le plus bas compte
• Seul le meilleur score compte

Pour illustrer le fonctionnement, voici un exemple pour chaque possibilité :

Les critères de notation automatique ne sont disponibles que pour les champs de réponse de type “nombre”, “date” et “choix”.

Si cette position de question possède plus d’un champ de réponse, la liste déroulante permet de définir comment le score de la position de question doit être composé. Les trois options suivantes sont disponibles :

Additionner tous les points obtenus = les points de tous les champs de réponse sont additionnés.

Exemple : le poste de question comporte deux champs de réponse : “Nombre d’employés”.
Champ de réponse 1 : “Combien de personnes votre entreprise emploie-t-elle en Allemagne ?”
Champ de réponse 2 : “Combien de personnes votre entreprise emploie-t-elle en France ?”

Sur la base de la réponse du fournisseur, le logiciel détermine automatiquement les points suivants :
Champ de réponse 1 : “50 employés” => 2 points
Champ de réponse 2 : “10 collaborateurs” => 1,5 point

Résultat :
+ 2,0 points
+ 1,5 point

—————–
=3,5 points

Seul le score le plus bas compte = seul le résultat du champ de réponse qui a obtenu le score le plus bas est valable. Les autres champs de réponse ne sont pas pris en compte.

Exemple : Position de la question avec trois champs de réponse : “Dans quels pays avez-vous des succursales de service”.
Champ de réponse 1 : “Présence d’un établissement en Allemagne”.
Champ de réponse 2 : “Présence d’un établissement en France”.
Champ de réponse 3 : “Présence d’un établissement en Pologne”.

Sur la base de la réponse du fournisseur, le logiciel détermine automatiquement les points suivants :
Champ de réponse 1 : “Non” => 1 point
Champ de réponse 2 : “Oui” => 5 points
Champ de réponse 3 : “Oui” => 5 points
Résultat :
Le champ de réponse 1 a le nombre de points le plus bas => 1 point

Seul le score le plus élevé compte = seul le résultat du champ de réponse qui a obtenu le score le plus élevé est valable. Les autres champs de réponse ne sont pas pris en compte.

Exemple : la position de la question comporte deux champs de réponse : “Certificats”.
Champ de réponse 1 : “Votre gestion de la qualité est-elle certifiée ?”
Champ de réponse 2 : “Si vous êtes certifié, quel certificat possédez-vous ?”
(Le fournisseur a le choix entre “EN ISO 9000 ff” et “Nous possédons un autre certificat”)

Sur la base de la réponse du fournisseur, le logiciel détermine automatiquement les points suivants :
Champ de réponse 1 : “Oui” => 3 points
Champ de réponse 2 : “Nous possédons un autre certificat” => 2 points

Résultat :
Le champ de réponse 1 a le plus grand nombre de points => 3 points

Attribution automatique de points : règles de calcul des champs de réponse

Des critères permettent de définir le nombre de points avec lequel une réponse donnée doit être automatiquement évaluée. Si un fournisseur donne une réponse, le système vérifie quels critères sont remplis. Si plus d’un critère est rempli, la liste déroulante “Règle de calcul de la position de la question” permet de définir comment le nombre de points doit être calculé.

Additionner tous les points obtenus = les points de tous les critères remplis sont additionnés.

Exemple : Type de champ “Sélection / cases à cocher (choix multiple)”.
Champ de réponse “En quelles couleurs pouvez-vous livrer ?”
Critère 1 : = “vert” (1,25 point)
Critère 2 : = “jaune” (1,25 point)
Critère 3 : = “rouge” (1,25 point)
Critère 4 : = “bleu” (1,25 point)

Sur la base de la réponse du fournisseur, le logiciel détermine automatiquement les points suivants :
Le fournisseur coche les cases “Vert”, “Jaune” et “Bleu” suivantes

Résultat :
+ 1,25 point (“vert”)
+ 1,25 point (“jaune”)
+ 1,25 point (“bleu”)
=3,75 points

Seul le score le plus bas compte = tous les critères sont examinés. Parmi les critères remplis, seul celui qui donne le score le plus bas est pris en compte. Les autres critères remplis ne sont pas pris en compte.

Exemple : type de champ “nombre
Champ de réponse : “Combien de personnes employez-vous ?”
Critère 1 : “< 10” (1 point)
Critère 2 : “< 100” (2 points)
Critère 3 : “< 500” (3 points)
Critère 4 : “>= 500” (5 points)

Sur la base de la réponse du fournisseur, le logiciel détermine automatiquement les points suivants :
Le fournisseur répond : “93” employés
Tous les critères sont vérifiés :
“< 10” –> Critère non rempli
“< 100” –> Critère rempli
“<500” –> Critère rempli
“>= 500” –> Critère non rempli

Résultat :
Critères remplis
“<100 ” (2 points)
“<500 ” (3 points)
–> Minimum = 2 points

Seul le score le plus élevé compte = tous les critères sont examinés. Parmi les critères remplis, seul celui qui donne le plus grand nombre de points est pris en compte. Les autres critères remplis ne sont pas pris en compte.

Exemple : type de champ “nombre
Champ de réponse : “Quel est le taux horaire (en euros) d’un peintre chez vous ?”
Critère 1 : “< 50” (5 points)
Critère 2 : “< 100” (3 points)
Critère 3 : “<150 ” (2 points)
Critère 4 : “>= 150” (1 point)

Sur la base de la réponse du fournisseur, le logiciel détermine automatiquement les points suivants :

Le fournisseur répond : “59,50” euros
Tous les critères sont vérifiés :
“< 50” (5 points) –> Critère non rempli
“< 100” (3 points) –> Critère rempli
“<150 ” (2 points) –> Critère rempli
“>= 150” (1 point) –> Critère non rempli

Résultat :
Critères remplis
“<100 ” (3 points)
“<150 ” (2 points)
–>Maximum = 3 points

Onglet Fournisseurs

L’onglet Fournisseurs reprend les fournisseurs associés à la demande d’informations. Pour obtenir des informations détaillées sur les fournisseurs mentionnés ici, cliquez sur le nom du fournisseur concerné.

Vous pouvez ajouter des fournisseurs de la base de données fournisseurs en cliquant sur le bouton Ajouter un fournisseur… bouton, la sélection du / des fournisseur(s) dans la base des fournisseurs et via le bouton Ajouter fournisseur à une demande d’information.

Vous pouvez ajouter un nouveau fournisseur qui n’a pas encore été créé dans la base des fournisseurs en cliquant sur le bouton Nouveau fournisseur.… en remplissant le formulaire.

Affecter les fournisseurs

Avant d’envoyer la demande d’information actuelle, il est possible d’ajouter des fournisseurs et de supprimer des fournisseurs ajoutés.

L’icône Supprimer permet de supprimer des fournisseurs individuels de l’onglet Fournisseurs.

Pour ajouter des fournisseurs, cliquez sur le bouton Affecter fournisseurs dans le masque Fournisseurs. Dans le masque qui s’ouvre, tous les fournisseurs de l’organisation sont listés par défaut. Le bouton Utiliser permet d’attribuer les fournisseurs à la demande d’informations.

Nouveau fournisseur

Outre les fournisseurs déjà existants, il est également possible d’inviter de nouveaux fournisseurs à faire une demande d’informations. Pour ce faire, le fournisseur souhaité reçoit un e-mail contenant un lien d’enregistrement et peut, après s’être enregistré, soumettre une offre pour la demande d’informations.

En cliquant sur le bouton Nouveau fournisseur, une nouvelle fenêtre s’ouvre automatiquement. Dans cette fenêtre, il est possible de saisir les données du fournisseur qui n’a pas encore été enregistré dans la gestion des fournisseurs.

Le fournisseur reçoit un e-mail avec un lien d’enregistrement lors de la publication de la demande d’informations. Une fois l’inscription réussie, il peut soumettre une offre.

Le bouton Envoyer un mail permet d’envoyer un mail individuel ou un mail à partir d’un modèle à des fournisseurs sélectionnés ou à tous les fournisseurs. Il est possible de recourir à différentes variables pour personnaliser les e-mails.

En cliquant sur le bouton Envoyer, l’e-mail est envoyé aux fournisseurs sélectionnés.

Envoyer une demande d’information

Lors de l’envoi de la demande d’informations, tous les fournisseurs affectés à la demande d’informations reçoivent un e-mail.

D’autres fournisseurs peuvent également être attribués après l’envoi, en les attribuant par la voie mentionnée ci-dessus et en envoyant ensuite l’e-mail aux fournisseurs nouvellement attribués via le bouton Action Envoyer.

Envoyer des formulaires par e-mail avec des pièces jointes HTML

Les formulaires de demande d’information (RFI) peuvent également être envoyés aux fournisseurs par e-mail avec des pièces jointes HTML. Pour cela, il faut activer la fonction Envoyer les demandes en tant que pièce jointe HTML aux fournisseurs dans le domaine Divers pour les fournisseurs concernés dans la gestion des fournisseurs, fournisseurs, onglet Avancé.

Si cette fonction est activée, le fournisseur reçoit un e-mail avec une pièce jointe HTML après la publication d’une demande d’information (RFI).

En double-cliquant sur les pièces jointes HTML, le fournisseur peut modifier les postes et les questions et soumettre les informations en cliquant sur le bouton Envoyer.

Renseignements

Les nouveaux renseignements reçus sont annoncés par un e-mail.

Tous les renseignements d’une demande d’information peuvent être consultés. Pour ce faire, ouvrir le domaine Gestion des fournisseurs, Demandes d’information, sélectionner la demande d’information correspondante en cliquant sur le titre sélectionner la version et passer ensuite à l’onglet Renseignements.

Dans le masque qui s’ouvre, tous les renseignements reçus sont mentionnés :

En cliquant sur le titre, il est possible d’ouvrir certains renseignements et de voir les réponses et les prix en détail.

Comparaison des prix

Marquez les renseignements qui doivent être comparés en activant la case à cocher devant le nom du fournisseur. Cliquez ensuite sur le bouton Comparaison de prix à la fin du masque.

Les prix échelonnés proposés par le fournisseur sont particulièrement mis en évidence dans la position de l’article. Les prix échelonnés peuvent être consultés en cliquant sur le [+].

En outre, les prix échelonnés et les prix totaux et individuels sont présentés en détail via la fonction d’exportation.

Indication des coûts supplémentaires par le client dans la comparaison des prix

En tant que client, il est possible de définir des coûts supplémentaires internes par offre (fournisseur) dans la comparaison des prix et de rendre ainsi l’offre plus facilement comparable. Pour ce faire, procéder comme suit :

Ouvrir la demande souhaitée et passer à l’onglet Offre. Ouvrir le comparateur de prix en cliquant sur le bouton correspondant. Dans la comparaison des prix, les coûts supplémentaires internes peuvent être définis et les montants enregistrés en conséquence.

En cliquant sur l’icône Ajouter de nouveaux frais supplémentaires, on accède à l’écran suivant :

Maintenant, les frais supplémentaires souhaités peuvent être définis et avec Enregistrer et Fermer, ces frais supplémentaires sont affichés dans la comparaison des offres.

Prix comparatif

Il est possible d’indiquer un prix comparatif par poste de demande d’offre. Ce prix comparatif peut par exemple être l’ancien prix d’une demande précédente.

Ce prix comparatif est affiché dans la comparaison de prix en tant que remarque et dans la comparaison de prix Excel exportée dans une colonne séparée. Il peut être utilisé pour d’autres calculs.

Il est également possible d’importer le prix comparatif, y compris les frais de port, dans la demande. devise à importer.

Comparaison des questions

Marquer les renseignements qui doivent être comparés en cochant la case devant le nom du fournisseur. Cliquez ensuite sur le bouton Comparer les questions à la fin du masque.

De plus, les réponses sont présentées en détail via la fonction d’exportation.

Si des indicateurs clés de performance ont été attribués aux questions créées, le calcul des scores de notation s’effectue dans l’onglet Indicateurs clés de performance (ICP) en fonction de l’indicateur clé de performance.

Pour intégrer le nombre de points d’évaluation correspondant chez le fournisseur, il faut cliquer sur le symbole rouge dans l’onglet Renseignements.

Assistant de pondération

L’assistant de pondération vous aide à pondérer vos questions au sein des demandes d’informations. L’assistant peut être appelé par élément de structure dans l’onglet Questions. Pour ce faire, il procède de manière semi-automatisée en générant des comparaisons 1:1.

Pour utiliser l’assistant de pondération, ouvrir la demande souhaitée et passer à l’onglet Questions. Formuler la structure de question souhaitée à l’aide d’éléments structurels.

Pour démarrer l’assistant, cliquer sur le bouton.

Après avoir confirmé le lancement de l’assistant, la fenêtre s’ouvre pour effectuer les comparaisons de paires et ainsi créer la pondération.

Il s’agit maintenant de comparer les paires affichées et de déterminer, à l’aide du bouton Flèche à droite, quel domaine a la plus grande pondération. Le menu déroulant Rang permet de passer en revue les différents domaines et de les pondérer.

Une pondération possible à titre d’exemple :

Le service est plus important que la qualité

Le service est plus important que le niveau de prix

Le service est plus important que les offres supplémentaires

Ainsi, une pondération correspondante est effectuée selon ses propres directives pour l’élément de structure.

Pour modifier la pondération, ouvrir à nouveau l’assistant de pondération en cliquant sur le bouton.

L’assistant de pondération peut être exécuté pour les appels d’offres qui ont le statut En cours de saisie, pour les appels d’offres qui ont été envoyés au fournisseur ou qui ont le statut Attribué. Pour cela, la case indiquée doit être activée dans la zone Administration, Paramètres, Mes paramètres, Demandes.

Correction des renseignements

Si un fournisseur a commis une erreur lors de la saisie du renseignement, il peut être donné à ce fournisseur la possibilité de corriger le renseignement en cliquant sur le bouton Correction du renseignement .

Ouvrir le renseignement qui doit être corrigé en cliquant sur le titre et en confirmant le bouton Correction du renseignement.

Une brève explication peut être enregistrée dans le champ Informations sur le fournisseur.

Annuler les demandes d’information

Comme pour les demandes, une demande d’information (RFI) peut également être annulée.

Si le droit est actif, l’option Annuler apparaît après avoir cliqué sur le bouton Action.

Le fournisseur est informé par e-mail. Il peut effectuer les modifications souhaitées et envoyer ensuite le renseignement modifié.