Im Bereich Kundenverwaltung → Kunden besteht die Möglichkeit Kunden zu suchen, anzulegen oder Kundendaten zu ändern. In der Kundenübersicht können über die Suche die Inhalte folgender Felder durchsucht werden:

• Nr.
• Firma
• Zusatz
• Strasse
• Land
• PLZ
• Ort
• Bemerkung

Weiterhin können über den Button  Bearbeiten individuelle Filter generiert werden. Somit können z.B. Kunden angezeigt werden die in einer bestimmten PLZ-Region ansässig sind.

Über den Export Button kann die Kundenübersicht als EXCEL-Datei exportiert werden.

Um einen neuen Kunden anzulegen, auf den  Neu Button klicken.

Über den  Registrierungslink Button können Sie einem potentiellen neuen Kunden einen Link per E-Mail senden, mit dem er sich dann bei Ihnen als neuer Kunde registrieren kann.

Kopieren Sie den Link und schicken Sie diesen Ihrem Kunden zu.

Reiter Basisdaten

Im Reiter Basisdaten werden die Anschrift und die Kommunikationsdaten des Kunden hinterlegt. Es kann zudem angegeben werden, an wen die automatisierten E-Mails verschickt werden sollen.

Die Kundendaten beinhalten u.a. die Kontaktdaten des Kunden, Katalogansichten und Konditionen, den Ansprechpartner sowie die Einstellungen und Lizenzzuordnungen.

In der Standardsymbolleiste stehen Ihnen zusätzlich folgende Funktionen zur Verfügung:

Direkt-Login: über den Direkt-Login Button können Sie sich direkt bei Ihrem Kunden einloggen.

Hinweis Wenn Sie die Funktion Direkt-Login nutzen, melden Sie sich in dem betreffendem Account immer als Super-Admin der betreffenden Organisation ein. Als Super-Admin haben Sie immer alle verfügbaren Rechte.

Zugangsdaten senden: über den Zugangsdaten senden Button bekommt der Kunde eine Standard Willkommens E-Mail mit den Zugangsdaten, sowie einen Link für einen Direkt Login in Onventis.

Die E-Mail wird an die in den Basisdaten eingetragene E-Mail-Adresse gesendet.

Bereich Kunde

• Nr.: Kundennummer, wird von Onventis automatisch generiert.
• Firma: die Firmenbezeichnung der Organisation zu der die Adresse zugeordnet werden soll.
• Zusatz: der Firmenzusatz beschreibt die Rechtsform, z.B. GmbH, AG, etc.
• Straße: die Straße und Hausnummer der Geschäftsstelle.
• Postfach: die Postfach Nummer der Geschäftsstelle.
• PLZ/Ort: die Postleitzahl und der Ort der Geschäftsstelle.
  
• Land: das Land der Geschäftsstelle.

Bereich Kommunikation

• Telefon: die zentrale Telefonnummer Ihres Kunden.
• Fax: die zentrale Faxnummer Ihres Kunden.
• E-Mail: die zentrale E-Mail-Adresse Ihres Kunden.
• Url: Eintrag der URL unter der die Firmenhomepage aufgerufen werden kann.

Bereich Bemerkung

• Bemerkung: Zu jeder Adresse können Sie im Bereich Bemerkungen externe Bemerkungen pflegen. Diese sind innerhalb des Lieferabwicklungsprozesses für den Kunden sichtbar (z.B. Angabe der Lieferzeiten, Angabe der genauen Abladestelle etc.).

Reiter Erweitert

Im Reiter Erweitert können optional weitere Daten zu Ihrem Kunden hinterlegt werden: Bankverbindung, Konditionen, Weitere Daten, Einstellungen, Kataloge und Konditionen und Sonstiges.

Bereich Bankverbindung

• Name des Zahlungsdienstleisters: hinterlegen Sie hier den Namen des Zahlungsdienstleisters/Bank Ihres Kunden.
• Ort: hinterlegen Sie hier den Ort der Kundenbank.
• Straße: fügen Sie hier die Straße der Kundenbank ein.
• Land: Angabe des Landes der Kundenbank über die Drop-Down-Liste.
• BIC: Angabe der BIC (Business Identifier Code) der Kundenbank.
• BLZ: die Bankleitzahl der Kundenbank.
• Konto: die Kontonummer Ihres Kunden.

Bereich Konditionen

• Zahlungsbedingungen: die Zahlungsbedingungen Ihres Kunden.
• Lieferbedingungen: die Lieferbedingungen Ihres Kunden.

Bereich Weitere Daten

• Nr. bei Kunde: hinterlegen Sie hier die Kundennummer. Diese Kundennummer wird im Auftrags-PDF mit angedruckt und ist in der XML-Datei (OpenTrans) hinterlegt, die bei ERP-Integrationen vom ERP-System automatisiert verarbeitet wird.
• Ust.-ID: die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer der Geschäftsstelle Ihres Kunden.
• Steuernummer: die Steuernummer der Geschäftsstelle Ihres Kunden.
• Registernummer: die Registernummer der Geschäftsstelle Ihres Kunden.
• Registergericht: das Registergericht der Geschäftsstelle Ihres Kunden.

Bereich Einstellungen

• Kategorie(n): über den Auswahl Button können Sie Ihrem Kunden eine zuvor angelegte Kundenkategorie zuordnen.
  Über den Neu Button kann eine neue Kundenkategorie angelegt werden.
  • Titel: Eingabe des Kundenkategorie Titels. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld und muss eingetragen werden.
  • Beschreibung: in der Beschreibung können Sie eine kurze Beschreibung für die Kundenkategorie hinterlegen.

Über den Kategorien bearbeiten Button kann eine markierte Kundenkategorie bearbeitet werden.

• Status: der Status des Kunden kann folgendermaßen definiert werden:
  
  • aktiv
  • inaktiv

Über die Filterfunktion in der Kundenliste ist es möglich, gezielt nach dem Kundenstatus zu suchen und sich nur die zugehörigen Kunden anzeigen zu lassen

• Sprache: definieren SIe hier die Sprache Ihres Kunden. Folgende Sprachen stehen zur Auswahl:
  • Deutsch
  • Tschechisch
  • Englisch (US)
  • Spanisch
  • Französisch
  • Ungarisch
  • Italienisch
  • Japanisch
  • Holländisch
  • Polnisch
  • Portugiesisch (Brasilien)
  • Russisch
  • Türkisch
  • Chinesisch (vereinfacht)

Bereich Kataloge und Konditionen

• Katalogansicht: hier können Sie die Zuordnung der Katalogansicht eines Kunden definieren. Über den Suchen Button können Sie eine Katalogansicht aus der Katalogansichtenliste suchen und über den “Verwenden” Button dem Kunden zuordnen.
  • Als Standard-Katalogansicht weitergeben: Standardsicht des Providers für den Kunden: Hat der Provider eine Standardsicht für die Kundenorganisation des Benutzers festgelegt und hat der Benutzer der Kundenorganisation selbst keine Katalogsicht zugeordnet, so wird diese genommen. Dem Benutzer werden dann unter “Kataloge” alle Kataloge dieser Katalogsicht angezeigt.
• Kundengruppe:
  • Konditionen wie Provider: es werden die Artikelkonditionen des Providers übernommen, es sei denn der Kunde hat in seiner Organisation für diesen Artikel eigene Konditionen gepflegt.
• Artikelgruppenkondition:
• Als Lieferant anzeigen:
• Einkaufszentrumsicht:
• Versandarten:
  • Alle Versandarten zulassen:

Bereich Sonstiges

• Datei(en): Anhang von Dateien, der den Kunden zur Verfügung steht.
  

Reiter Ansprechpartner

Im Reiter Ansprechpartner können weitere Ansprechpartner des Kunden über den “Neuer Ansprechpartner” Button angelegt werden.

Hinweis Wird kein Ansprechpartner hinterlegt wird ein „Default-User“ auf Kundenseite erzeugt. Der erste Ansprechpartner (User) der angelegt wird, wäre zugleich der Super-Admin User. Diese Vorgehensweise ist wichtig, da der Super-Admin User das Kundensystem konfiguriert und alle Rechte dafür besitzt.

Über “Zugangsdaten senden” Button kann sich der angelegte Anprechpartner die Zugangsdaten des Kundenaccounts per E-Mail zuschicken lassen und sich damit in den Kundenaccount einloggen und die Administration als Super-Admin durchführen.

Neuen Ansprechpartner anlegen

Bereich Ansprechpartner

• Anrede: Anrede des Ansprechpartners beim Kunden.
• Vorname: Vorname des Ansprechpartners beim Kunden.
• Nachname: Nachname des Anprechpartners beim Kunden. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld und muss ausgefüllt werden
• Position: Berufsbezeichnung des Ansprechpartners beim Kunden.
• Abteilung: Abteilung in welcher der Ansprechpartner beim Kunden tätig ist
  

Bereich Kommunikation

• Telefon: die Telefonnummer des Ansprechpartners Ihres Kunden.
• Fax: die Faxnummer des Ansprechpartners Ihres Kunden.
• Mobil: die mobile Nummer des Ansprechpartners Ihres Kunden.
• E-Mail: die E-Mail-Adresse des Ansprechpartners Ihres Kunden.

Bereich Zugangsdaten

• Benutzerkennung: die TradeCore-Benutzerkennung Ihres Ansprechpartners beim Kunden.
• Passwort: das TradeCore-Passwort Ihres Ansprechpartners beim Kunden.

Bereich Bemerkung

• Bemerkung: Zu jedem Ansprechpartner können Sie im Bereich Bemerkungen externe Bemerkungen pflegen. Diese sind für den Ansprechpartner beim Kunden sichtbar.

Reiter Provider

Im Reiter Provider wird dem angelegten Kunden das entsprechende Lizenzpaket zugeordnet.

Bereich Einstellungen

• Einstellungen: unter Einstellungen wird ein Konfigurationstemplate zugewiesen welches die wichtigsten Grundeinstellungen für die Konfiguration enthält.
• Gesperrt: über diese Option kann der Kunde gesperrt werden.
• Gültig von: hier kann die Accountgültigkeit des Kunden definiert werden.
• Händler-Shop URL: hier kann die URL des Händler-Shops hinterlegt werden.

Bereich Nutzungsbedingungen

• Status:
  • nicht gelesen:
  • zugestimmt:
  • nicht zugestimmt:
• Datum/Benutzer: das Datum wann welcher Benutzer den Nutzungsbedingungen zugestimmt oder diese agbelehnt hat.

Bereich Lizenzen

Über den Neu Button kann eine neue Lizenz hinzugefügt werden.

• Menge: Eintrag der Lizenzmenge die dem Kunden zur Verfügung stehen sollen. Bei einer Menge von 10 kann er 10 User in seinem Account anlegen.
• Titel: der Titel einer Lizenz.
• Beschreibung: detaillierte Beschreibung der Lizenz.
• Typ: Angabe ob Kunden- oder Lieferantenlizenz.
• Frei: die noch nicht vergebene Menge von Userlizenzen. Diese freien Lizenzen stehen dem Kunden noch zur Verfügung.
• Verwendet: die bereits verwendeten Userlizenzen.
• Weitergegeben:
• Aktion: über den Löschen Button kann die Lizenz gelöscht werden.
  

Reiter User-Logins

Im Reiter User-Logins werden die bereits angelegten User mit Benutzerrollen, Status und E-Mail Adresse angezeigt.

Hinweis Bei der Neuanlage eines Kunden sieht man i.d.R. nur den ersten User, den Super-Admin.