Dans le domaine Gestion des clients → Clients, il est possible de rechercher des clients, d’en créer ou de modifier des données clients. Dans l’aperçu des clients, la recherche permet d’explorer les contenus des champs suivants :

• No.
• Société
• Complémentaire
• Rue
• Pays
• CODE POSTAL
• Lieu
• Remarque

En outre, il est possible de générer des filtres individuels en cliquant sur le bouton Editer. Ainsi, il est par exemple possible d’afficher les clients qui résident dans une certaine région NPA.

Le bouton d’exportation permet d’exporter l’aperçu des clients sous forme de fichier EXCEL.

Pour créer un nouveau client, cliquer sur le bouton Nouveau.

Le bouton Lien d’enregistrement vous permet d’envoyer un lien par e-mail à un nouveau client potentiel, qui pourra alors s’enregistrer chez vous en tant que nouveau client.

Copiez le lien et envoyez-le à votre client.

Onglet Données de base

Dans l’onglet Données de base, l’adresse et les données de communication du client sont enregistrées. Il est en outre possible d’indiquer à qui les e-mails automatisés doivent être envoyés.

Les données client comprennent entre autres les coordonnées du client, les vues du catalogue et les conditions, la personne de contact ainsi que les paramètres et les attributions de licences.

Les fonctions suivantes sont également disponibles dans la barre d’outils standard :

Connexion directe : grâce au bouton de connexion directe, vous pouvez vous connecter directement chez votre client.

Remarque Si vous utilisez la fonction de connexion directe, connectez-vous toujours au compte concerné en tant que super-admin de l’organisation concernée. En tant que super-admin, vous avez toujours tous les droits disponibles.

Envoyer les données d’accès : en cliquant sur le bouton Envoyer les données d’ accès, le client reçoit un e-mail standard de bienvenue avec les données d’accès, ainsi qu’un lien pour une connexion directe à Onventis.

L’e-mail est envoyé à l’adresse e-mail saisie dans les données de base.

Secteur client

• N° : numéro de client, généré automatiquement par Onventis.
• Société : la raison sociale de l’organisation à laquelle l’adresse doit être attribuée.
• Complément : le complément d’entreprise décrit la forme juridique, p. ex. SARL, SA, etc.
• Rue : la rue et le numéro de l’établissement.
• Boîte postale : le numéro de la boîte postale du bureau.
• NPA/localité : le code postal et la localité du bureau.
  
• Pays : le pays du siège social.

Domaine de la communication

• Téléphone : le numéro de téléphone central de votre client.
• Fax : le numéro de fax central de votre client.
• E-mail : l’adresse e-mail centrale de votre client.
• Url : inscription de l’URL sous laquelle la page d’accueil de l’entreprise peut être appelée.

Domaine Remarque

• Remarque : pour chaque adresse, vous pouvez gérer des remarques externes dans la zone Remarques. Ceux-ci sont visibles pour le client au sein du processus de traitement de la livraison (par exemple, indication des délais de livraison, indication du lieu de déchargement exact, etc.)

Onglet Avancé

Dans l’ onglet Avancé, il est possible d’enregistrer en option d’autres données sur votre client : Coordonnées bancaires, Conditions, Autres données, Paramètres, Catalogues et conditions et Autres.

Domaine des relations bancaires

• Nom du prestataire de services de paiement : enregistrez ici le nom du prestataire de services de paiement/de la banque de votre client.
• Lieu : enregistrez ici le lieu de la banque du client.
• Rue : insérez ici la rue de la banque du client.
• Pays : indication du pays de la banque du client via la liste déroulante.
• BIC : indication du BIC(Business Identifier Code) de la banque du client.
• BLZ : le code bancaire de la banque du client.
• Compte : le numéro de compte de votre client.

Domaine des conditions

• Conditions de paiement : les conditions de paiement de votre client.
• Conditions de livraison : les conditions de livraison de votre client.

Domaine Autres données

• N° chez le client : enregistrez ici le numéro de client. Ce numéro de client est également imprimé dans le PDF de la commande et est enregistré dans le fichier XML (OpenTrans) qui est traité automatiquement par le système ERP en cas d’intégration ERP.
• ID TVA : le numéro de TVA du bureau de votre client.
• Numéro fiscal : le numéro fiscal du bureau de votre client.
• Numéro d’enregistrement : le numéro d’enregistrement du bureau de votre client.
• Tribunal d’enregistrement : le tribunal d’enregistrement du bureau de votre client.

Section Réglages

• Catégorie(s) : en cliquant sur le bouton de sélection, vous pouvez attribuer à votre client une catégorie de clients préalablement créée.
  Le bouton Nouveau permet de créer une nouvelle catégorie de clients.
  • Titre : Saisie du titre de la catégorie de clients. Ce champ est obligatoire et doit être rempli.
  • Description : dans la description, vous pouvez enregistrer une brève description pour la catégorie de clients.

Le bouton Modifier les catégories permet d’éditer une catégorie de clients sélectionnée.

• Statut : le statut du client peut être défini comme suit :
  
  • actif
  • inactif

Grâce à la fonction de filtre dans la liste des clients, il est possible d’effectuer une recherche ciblée selon le statut du client et de n’afficher que les clients correspondants.

• Langue : définissez ici la langue de votre client. Les langues suivantes sont disponibles :
  • Allemand
  • Tchèque
  • Anglais (US)
  • Espagnol
  • Français
  • Hongrois
  • Italien
  • Japonais
  • Hollandais
  • Polonais
  • portugais (Brésil)
  • Russe
  • Turc
  • Chinois (simplifié)

Secteur Catalogues et conditions

• Vue du catalogue : vous pouvez définir ici l’attribution de la vue du catalogue d’un client. Le bouton Rechercher vous permet de rechercher une vue du catalogue dans la liste des vues du catalogue et de l’attribuer au client en cliquant sur le bouton “Utiliser”.
  • Transmettre comme vue de catalogue par défaut : vue par défaut du fournisseur pour le client : Si le fournisseur a défini une vue par défaut pour l’organisation client de l’utilisateur et que l’utilisateur n’a pas lui-même attribué de vue de catalogue à l’organisation client, c’est cette dernière qui sera prise. L’utilisateur voit alors s’afficher sous “Catalogues” tous les catalogues de cette vue de catalogue.
• Groupe de clients :
  • Conditions identiques à celles du fournisseur : les conditions de l’article du fournisseur sont reprises, à moins que le client n’ait géré ses propres conditions pour cet article dans son organisation.
• Condition de groupe d’articles :
• Afficher en tant que fournisseur :
• Vue du centre commercial :
• Modes d’expédition :
  • Autoriser tous les modes d’expédition :

Domaine Autres

• Fichier(s) : Pièce jointe de fichiers à la disposition des clients.
  

Cavalier Contact

Dans l’onglet Personnes de contact, il est possible de créer d’autres personnes de contact du client en cliquant sur le bouton “Nouvelle personne de contact“.

Remarque Si aucune personne de contact n’est définie, un “utilisateur par défaut” est créé côté client. Le premier contact (utilisateur) créé serait également l’utilisateur super-admin. Cette procédure est importante, car l’utilisateur super-admin configure le système du client et possède tous les droits pour le faire.

En cliquant sur le bouton “Envoyer les données d’accès”, l’interlocuteur créé peut se faire envoyer les données d’accès du compte client par e-mail et ainsi se connecter au compte client et effectuer l’administration en tant que super-admin.

Créer une nouvelle personne de contact

Secteur Contact

• Titre : Titre de la personne de contact chez le client.
• Prénom : Prénom de la personne à contacter chez le client.
• Nom de famille : nom de famille de la personne à contacter chez le client. Ce champ est obligatoire et doit être rempli.
• Poste : titre professionnel de la personne de contact chez le client.
• Service : service dans lequel l’interlocuteur travaille chez le client
  

Domaine de la communication

• Téléphone : le numéro de téléphone de la personne de contact de votre client.
• Fax : le numéro de fax de la personne de contact de votre client.
• Mobile : le numéro mobile de la personne de contact de votre client.
• E-mail : l’adresse e-mail de la personne de contact de votre client.

Domaine des données d’accès

• Identifiant : l’identifiant TradeCore de votre contact chez le client.
• Mot de passe : le mot de passe TradeCore de votre interlocuteur chez le client.

Domaine Remarque

• Remarque : vous pouvez gérer des remarques externes pour chaque personne de contact dans la zone Remarques. Ceux-ci sont visibles pour l’interlocuteur chez le client.

Onglet Fournisseur

Dans l’onglet Fournisseur, le paquet de licences correspondant est attribué au client créé.

Section Réglages

• Paramètres : sous Paramètres, un modèle de configuration est attribué qui contient les principaux paramètres de base pour la configuration.
• Bloqué : cette option permet de bloquer le client.
• Valable de : la validité du compte du client peut être définie ici.
• URL de la boutique du commerçant : l’URL de la boutique du commerçant peut être consignée ici.

Section Conditions d’utilisation

• Statut :
  • pas lu
  • a été approuvé :
  • n’a pas donné son accord :
• Date/utilisateur : la date à laquelle quel utilisateur a accepté ou refusé les conditions d’utilisation.

Domaine des licences

Le bouton Nouveau permet d’ajouter une nouvelle licence.

• Quantité : saisie de la quantité de licences qui doit être mise à disposition du client. Pour une quantité de 10, il peut créer 10 utilisateurs dans son compte.
• Titre : le titre d’une licence.
• Description : description détaillée de la licence.
• Type : indication si licence client ou fournisseur.
• Libre : la quantité de licences d’utilisateur qui n’a pas encore été attribuée. Ces licences libres sont encore à la disposition du client.
• Utilise : les licences d’utilisateur déjà utilisées.
• Transmis :
• Action : le bouton Supprimer permet de supprimer la licence.
  

Onglet Logins utilisateur

Dans l’onglet User-Logins, les utilisateurs déjà créés sont affichés avec leur rôle d’utilisateur, leur statut et leur adresse e-mail.

Remarque Lors de la création d’un nouveau client, on ne voit en général que le premier utilisateur, le super-admin.