Innerhalb von Onventis haben Sie die Möglichkeit, Ihre Konzernstrukturen in einem Multi-Account-Szenario abzubilden. Mit diesem Szenario bekommt jeder Teilkonzern einen eigenen Onventis-Mandanten = Sub Account (SA) zugewiesen.
Die Konzernstruktur baut auf bereits bestehenden Onventis Eigenschaften auf. Es ist vom Head-Account aus möglich, verschiedene Stammdaten in die Sub-Accounts zu vererben. Somit können Konzernlieferanten zentral gesteuert und für relevante Teilkonzerne zur Verfügung gestellt werden.
Vom Head-Account aus können zentrale Anfragen und ihre Vorlagen an Sub-Accounts weitergegeben und zentral gepflegt werden. Materialgruppen können vom Head-Account auf die Sub-Accounts vererbt werden; sie ergänzen die Sub-Account-spezifischen um konzernweite Daten.
Bestellungen, Bedarfspositionen und Genehmigungen eines Sub-Accounts können im Head-Account entsprechend der Benutzer-Berechtigungen zugänglich gemacht werden. Die Sub-Accounts, auf welche der Benutzer zugreifen darf, erscheinen in einer Dropdown-Liste, z.B. im Menü der Bestellübersicht.
Mit der Abbildung des Multi-Account-Szenarios haben Sie folgende Vorteile:
- Abbildung einer gesamten Konzernstruktur mit der Möglichkeit der rechtlichen Trennung der einzelnen Teilkonzerne untereinander
- Konzernweite Betreuung und Administration der Sub-Accounts
- Zentrales Benutzermanagement
- Zentrales Management von Katalogen (Lieferantenkataloge und eigene) mit der Möglichkeit der Definition konzernweiter Konditionen oder Sub-Account-spezifischer Konditionen
- Zentrales Materialgruppenmanagement
- Zentrales Lieferantenmanagement
- Zentrales eSourcing
- Zentrale Analytics
- Bei Herauslösung oder Verkauf eines Teilkonzernes kann dieser vollständig eigenständig weiterhin Onventis betreiben
Für die Sub-Accounts ergeben sich daraus folgende, weitere Vorteile:
- Komplett autarke Geschäftsprozessabwicklung aufgrund eigener Mandanten
- Backend-spezifische Schnittstellenkonfiguration zu eigenständigen ERPs (z.B. SAP, Microsoft Dynamics AX oder NAV, etc.)
- Individuelle Datenhaltung und -management
- Sub-Account-spezifische Lieferanten
- Abbildung backend-spezifischer Kreditoren inkl. Konsolidierung des Lieferanten im Head-Account
- Sub-Account-spezifische Bestellübertragung und Bestellabwicklung mit Head-Account Lieferanten
- Sub-Account-spezifische Genehmigungsworkflows
- Profitieren von konzernweiten Vorteilen
- Nutzung von Konzernlieferanten
- Nutzung von konzernweiten Konditionen bei Kreditoren
- Nutzung von zentralen Katalogen
Konfiguration und Einstellungen der Konzernstruktur
Innerhalb von Onventis haben Sie die Möglichkeit, Ihre Konzernstrukturen in einem Multi-Account-Szenario abzubilden. Mit diesem Szenario bekommt jeder Teilkonzern einen eigenen Onventis-Mandanten = Sub-Account (SA) zugewiesen.
Die Konzernstruktur baut auf bereits bestehenden Onventis Eigenschaften auf. Sie können vom Head-Account aus verschiedene Stammdaten an die Sub-Accounts vererben. Somit können Konzernlieferanten zentral gesteuert und für relevante Teilkonzerne zur Verfügung gestellt werden.
Vom Head-Account aus können Sie zentrale Ausschreibungen und ihre Vorlagen an Sub-Accounts weitergeben und zentral pflegen. Materialgruppen können vom Head-Account an die Sub-Accounts vererbt werden. Sie ergänzen die Sub-Account-spezifischen um konzernweite Daten.
Bestellungen, Bedarfspositionen und Genehmigungen eines Sub-Accounts können im Head-Account entsprechend der Benutzer Berechtigungen zugänglich gemacht werden. Die Sub-Accounts, auf welche der Benutzer zugreifen darf, erscheinen in einer Dropdown-Liste, z.B. im Menü der Bestellübersicht.
Mit der Abbildung des Multi-Account-Szenarios haben Sie folgende Vorteile:
- Abbildung einer gesamten Konzernstruktur mit der Möglichkeit der rechtlichen Trennung der einzelnen Teilkonzerne untereinander
- Konzernweite Betreuung und Administration der Sub-Accounts
- Zentrales Benutzermanagement
- Zentrales Management von Katalogen (Lieferantenkataloge und eigene) mit der Möglichkeit der Definition konzernweiter Konditionen oder Sub-Account-spezifischer Konditionen
- Zentrales Materialgruppenmanagement
- Zentrales Lieferantenmanagement
- Zentrales eSourcing
- Zentrale Analytics
- Bei Herauslösung oder Verkauf eines Teilkonzernes kann dieser vollständig eigenständig weiterhin Onventis betreiben
Für die Sub Accounts ergeben sich daraus folgende, weitere Vorteile:
- Komplett autarke Geschäftsprozessabwicklung aufgrund eigener Mandanten
- Backend-spezifische Schnittstellenkonfiguration zu eigenständigen ERPs (z.B. SAP, Microsoft Dynamics AX oder NAV, etc.)
- Individuelle Datenhaltung und -management
- Sub-Account-spezifische Lieferanten
- Abbildung backend-spezifischer Kreditoren inkl. Konsolidierung des Lieferanten im Head-Account
- Sub-Account-spezifische Bestellübertragung und Bestellabwicklung mit Haupt-Account Lieferanten
- Sub-Account-spezifische Genehmigungsworkflows
- Profitieren von konzernweiten Vorteilen
- Nutzung von Konzernlieferanten
- Nutzung von konzernweiten Konditionen bei Kreditoren
- Nutzung von zentralen Katalogen
Um die Eigenschaften des Datenaustausches und der Interaktion zwischen Head-Account und den Sub-Accounts zu nutzen, müssen Sie zunächst diverse Einstellungen in Onventis vornehmen.
Benutzerberechtigungen
Um einen Benutzer für den Zugriff auf einen Sub-Account zu berechtigen, müssen Sie zunächst im Head-Account eine Benutzerrolle mit den entsprechenden Rechten anlegen.
Unter Stammdatenverwaltung → Benutzerverwaltung → Benutzerrollen können Sie über den Neu eine neue Benutzerrolle anlegen.
Anschließend muss ein bereits im Sub-Account existierender, berechtigter Benutzer dem zu berechtigenden Benutzer aus dem Head-Account im Reiter Erweitert eine Benutzerrolle zuweisen.
Eine Benutzerrolle können Sie dem Benutzer unter Konfiguration → Benutzerverwaltung → Benutzer zuweisen.
Einem Head-Account kann zudem durch die Einstellungen im Datenaustausch vom Head-Account der Zugriff auf die folgenden Bereiche vererbt bzw. gewährt werden: Bestellungen, Bedarfsanforderungen, Freigaben.
Einem Sub-Account wiederum können bestimmte Stammdaten freigegeben werden:
- Lieferanten, Materialgruppen und Vorlagen für Ausschreibungen
Die Einstellungen für den Datenaustausch können Sie unter Stammdatenverwaltung → Organisationsverwaltung → Datenaustausch im Bereich Datenzugriff vornehmen.
Sub-Account als Kunde definieren
Im Head-Account können Sie einen Sub-Account als Kunden definieren. Einen Kunden können Sie unter Kundenverwaltung → Kunden, über den Neu Button anlegen.
Im Reiter Provider müssen Sie dann über den Neu Button die entsprechende Lizenz an den Sub-Account = Kunden zuordnen.
Administration Head-Account
In der Administration des Head-Accounts wird der Datenaustausch mit den jeweiligen Sub-Accounts definiert. Einen Datenaustausch können Sie unter Stammdatenverwaltung → Organisationsverwaltung → Datenaustausch einrichten.
Um das Feature zu aktivieren, müssen Sie zunächst den Organisations-Code des zu verknüpfenden Sub-Accounts eingeben.
Den Organisations-Code für die Organisation des Sub-Accounts finden Sie unter Stammdatenverwaltung → Organisationsdaten → Reiter Sonstiges, unter Code.
Der Datenaustausch unterteilt sich in die Bereiche “Datenfreigabe” und “Datenzugriff”.
Unter Datenfreigabe werden die Stammdaten des Head-Accounts an den Sub-Account vererbt.
Folgende Daten können an den Sub-Account vererbt werden:
Lieferanten: mit dem für den SA vordefiniertem Status. Die Lieferanten können Sie über den Auswahl Button zuordnen. Diese Option erlaubt dem Head-Account, Lieferanten an den Sub-Account zu vererben.
Dabei können Sie festlegen, welche Lieferanten an den Sub-Account übergeben werden, indem Sie den Status definieren, der für den Sub-Account relevant ist.
Die freigegebenen Lieferanten tauchen dann mit entsprechendem Status im Sub-Account auf und können übernommen werden.
Benutzer: Die Benutzer können Sie über den Auswahl Button zuordnen. Diese Option erlaubt dem Head-Account, Benutzer an den Sub-Account zu vererben. Jeder Benutzer des Head-Accounts kann dabei ausgewählt und dem Sub-Account zugeordnet werden.
Ist die Zuordnung erfolgt, werden die entsprechenden Benutzer im Sub-Account angelegt und gekennzeichnet. Diese Benutzer müssen sowohl im Head-Account als auch im Sub-Account angelegt werden. Die Benutzer können Sie unter Stammdatenverwaltung → Benutzerverwaltung → Benutzer über den Neu Button anlegen.
Bei der Zuordnung der Benutzer wird die Benutzernummer des Head-Accounts an den Sub-Account vererbt. Dort ist sie schreibgeschützt und kann nicht verändert werden. Vorteile ergeben sich beim Benutzerimport-Template. Durch dieselbe Benutzernummer können die Benutzer des Head-Accounts für den Sub-Account übernommen werden.
Materialgruppen: Die Materialgruppen können Sie über den Auswahl Button zuordnen. Materialgruppen vom Head-Account können ebenfalls an den Sub-Account übergeben werden. Dabei erscheinen die vererbten Materialgruppen im Sub-Account als externe Materialgruppen. Die externen Materialgruppen können dabei nicht editiert werden.
RFx Vorlagen: durch Aktivieren dieser Option hat der Sub-Account Zugriff auf alle RFx-Vorlagen des Head-Accounts. RFx-Vorlagen, die unter Konfiguration → Strategischer Einkauf → Ausschreibungsvorlagen im Head Account angelegt wurden, können mit dieser Option an den Sub-Account übergeben werden.
Die vererbten Vorlagen beinhalten Komplettvorlagen, Textvorlagen, Positionsvorlagen, Fragenvorlagen und Teamvorlagen.
Ausschreibungen: durch Aktivieren dieser Option hat der Sub-Account Zugriff auf alle Ausschreibungen des Head-Accounts. Anfragevorlagen, die Konfiguration → Strategischer Einkauf → Ausschreibungsvorlagen im Head Account angelegt wurden, können mit dieser Option an den Sub-Account übergeben werden.
Die vererbten Vorlagen beinhalten Komplettvorlagen, Textvorlagen, Positionsvorlagen, Fragenvorlagen, Teamvorlagen.
Über die Auswahl der Optionen können Sie dem Head-Account den Zugriff auf folgende Transaktionen erlauben:
Bestellungen:
Bestellungen eines Sub-Accounts können im Head-Account entsprechend der Berechtigungen zugänglich gemacht werden. Ist diese Option aktiviert, der Benutzer im Sub-Account angelegt und entsprechend berechtigt, kann er auf Bestellungen im Sub-Account über den Head-Account zugreifen. Über das Dropdown-Menü erscheinen alle für den Benutzer berechtigten Sub-Accounts im Menü Bestellübersicht unter Order Management → Bestellungen.
Bedarfsanforderungen: Auch Bedarfsanforderungen eines Sub-Accounts können im Head-Account entsprechend der Berechtigungen zugänglich gemacht werden.
Ist diese Option aktiviert, der Benutzer im Sub-Account angelegt und auch entsprechend berechtigt, kann auf Bedarfsanforderungen im Sub-Account über den Head-Account zugegriffen werden. Über eine Dropdown-Liste erscheinen alle für den Benutzer berechtigten Sub-Accounts im Menü Bedarfspositionen unter Operativer Einkauf → Bestellabwicklung → Bedarfspositionen.
Freigaben (Genehmigungsworkflows des Sub-Accounts): Auch Freigaben eines Sub-Accounts können im Head-Account entsprechend der Berechtigungen zugänglich gemacht werden. Ist diese Option aktiviert, der Benutzer im Sub-Account angelegt und auch entsprechend berechtigt, kann auf Freigaben im Sub-Account über den Head-Account zugegriffen werden.
Über eine Dropdown-Liste erscheinen alle für den Benutzer berechtigten Sub-Accounts im Menü Freigabeliste unter Operativer Einkauf → Freigabeliste.
Reportingdaten des SA: Diese Option erlaubt es dem Head-Account, die Onventis Analytics-Daten vom Sub-Account zu übernehmen und zusätzlich auszuwerten. Die Auswahl der Daten erfolgt über die Auswahl des Sub-Accounts als Organisation.
Die Einstellungen können Sie jederzeit über den Datenaustausch mit dem Sub-Account Button synchronisieren.
