Aperçu
Qu’est-ce que le portail fournisseurs Onventis ?
Le Supplier Portal d’Onventis offre aux commerçants B2B, aux fabricants et aux prestataires de services un compte d’entreprise central avec accès à tous leurs clients sur la plateforme Onventis (anciennement aussi “TradeCore”). De plus, en tant que distributeur ou fournisseur, vous pouvez créer votre propre profil de fournisseur. Grâce au profil fournisseur, les clients potentiels ont la possibilité de vous trouver et de vous contacter en tant que fournisseur afin de pouvoir, si nécessaire, se mettre en relation avec vous.
L’OSP offre aux fournisseurs un point central pour la gestion de toutes les relations avec les clients du réseau Onventis. Toutes les informations pertinentes pour l’entreprise, y compris les données de base, les certificats, les groupes de matériaux et les droits d’accès, sont gérées dans un portail fournisseur en réseau.
Langues prises en charge
Le Supplier Portal est disponible en 14 langues.
Le Supplier Portal est disponible pour tous les fournisseurs en allemand et en anglais, mais aussi en tchèque, en espagnol, en français, en hongrois, en italien, en chinois, en néerlandais, en polonais, en portugais (Brésil), en russe, en turc et en japonais. La langue peut être adaptée à tout moment par utilisateur en haut à droite de la page.
Tableau de bord
Tableau de bord et menu principal
Après une connexion réussie, le tableau de bord est la page d’accueil centrale pour chaque utilisateur dans le portail Onventis Supplier.
Si vous êtes connecté, vous pouvez accéder au tableau de bord depuis n’importe quelle page en cliquant sur l’élément de menu correspondant ou sur le logo de l’application “Onventis Supplier Portal”.
Sur le côté gauche se trouve le menu principal, qui peut être ouvert ou fermé à tout moment grâce au symbole du menu.
Sur le tableau de bord, une tuile est représentée pour chacun de leurs clients.
Pour chaque client, les tâches à effectuer (par ex. demandes d’informations ouvertes) sont représentées à partir du compte correspondant et offrent un accès direct à la liste des tâches dans le compte fournisseur enregistré.
Le bouton <Ouvrir le compte> permet d’accéder directement au compte du fournisseur concerné afin d’y traiter les tâches en cours (par ex. répondre à une demande).
Un nouvel onglet de navigateur s’ouvre alors dans le navigateur de l’utilisateur et celui-ci se connecte automatiquement à son compte d’utilisateur.
Retourner au portail
depuis le compte fournisseur à tout moment via le lien “VERS LE DASHBOARD PORTAIL” dans le menu utilisateur en haut à droite.
Les premières étapes s’affichent dans la barre latérale de droite. Il s’agit notamment de compléter un profil de fournisseur, d’ajouter un utilisateur et d’ajouter un client. Une fois les trois étapes remplies, la zone disparaît.
Gestion des clients
Sur la page “Clients”, vous pouvez gérer vos clients sur la plateforme Onventis et les comptes fournisseurs correspondants. Cette page n’est accessible qu’en tant qu’utilisateur disposant de droits d’administrateur.
En particulier, vous pouvez ici :
- donner à vos utilisateurs l’accès aux clients et mettre leurs coordonnées à la disposition de vos clients en tant que personnes de contact.
- Ajouter des comptes fournisseurs supplémentaires existants, mis à votre disposition par des clients, à votre compte central d’entreprise Onventis Supplier Portal (OSP).
- Si nécessaire, fusionner les utilisateurs existants de ces comptes fournisseurs avec les comptes utilisateurs du portail.
Liste des clients
La liste des clients affiche tous les clients pour lesquels un compte fournisseur a été mis à votre disposition et que vous avez lié à l’OSP. Si vous vous êtes authentifié avec un compte fournisseur Onventis lors de l’enregistrement, ce client sera automatiquement lié au portail.
Les informations suivantes sont présentées pour chaque client :
- Client: le nom du client est déterminé à partir de votre compte fournisseur Onventis au moment de l’association.
- Système: le système technique Onventis sur lequel se trouve le compte fournisseur Onventis associé.
- Utilisateurs: nombre d’utilisateurs affectés à ce client.
Cas particulierdu “compte multi-clients
Si vous avez plusieurs clients dans un compte fournisseur Onventis Supplier, cela sera marqué comme “compte multi-clients” dans la liste des clients. Cela peut être le cas, par exemple, si votre client est organisé dans une structure de groupe au sein de laquelle vous avez été créé en tant que fournisseur pour plusieurs filiales.
En cliquant sur une entrée de client, celle-ci s’ouvre et vous voyez la liste de tous les clients liés à ce compte fournisseur.
Modifier le client
Les fonctions suivantes sont disponibles pour traiter un client :
- Ouvrir un compte (cf. la fonction <Ouvrir un compte> sur le tableau de bord)
- Gérer les affectations d’utilisateurs
- Modifier la désignation : vous pouvez modifier la désignation de votre client dans le portail Onventis Supplier via l’icône en forme de crayon. Une modification affecte uniquement la représentation dans l’interface OSP, le compte fournisseur Onventis ou le système de votre client n’est pas affecté.
Supprimer le lien: le lien du client est supprimé du portail.
Ex : sélectionner “Editer la désignation” dans le menu et attribuer un nom (voir à droite).
Gérer l’affectation des utilisateurs
En cliquant sur l’icône de l’utilisateur, vous accédez à la page Affectation clients-utilisateurs, dans laquelle vous pouvez donner à vos utilisateurs l’accès à un client ou à un compte fournisseur et mettre les coordonnées des utilisateurs sélectionnés à la disposition de vos clients en tant que personnes de contact.
Si une action est nécessaire pour un client, une icône d’avertissement est affichée à la place de l’icône de l’utilisateur.
Cas particulier : compte fournisseur avec d’autres utilisateurs
Tant que le compte fournisseur contient encore d’autres comptes d’utilisateurs créés auparavant et qui n’ont pas encore été transférés dans Onventis Supplier Portal, un symbole d’indication apparaît dans la liste des clients à la place de l’icône d’utilisateur.
En cliquant sur l’icône, vous accédez à une page sur laquelle vous pouvez reprendre ou supprimer les comptes d’utilisateurs précédents. Vous trouverez des détails à ce sujet sur la page Affectation des clients-utilisateurs dans la section correspondante.
Ajouter un client
Lorsqu’un client vous ajoute comme fournisseur et vous fournit un accès au système, vous recevez un e-mail avec un lien qui vous permet d’ajouter le client à votre portail.
Si vous avez des clients existants dans le réseau Onventis, vous pouvez également leur demander de vous envoyer à nouveau l’accès au système pour vous connecter à eux.
Ajouter un compte fournisseur via les données d’accès
Si vous disposez encore de noms d’utilisateur et de mots de passe pour le compte fournisseur d’un client Onventis datant d’avant le portail Onventis Supplier, vous pouvez lier ce compte à votre compte d’entreprise dans le portail Onventis Supplier en cliquant sur le bouton correspondant situé sous la liste des clients.
Pour ce faire, vous devez saisir les données suivantes :
- Serveur (URL): sélectionnez ici dans la liste le système Onventis que votre client utilise. Vous reconnaissez le système à l’URL qui s’affiche dans la barre d’adresse de votre navigateur lorsque vous accédez au compte fournisseur correspondant.
- Nom d’utilisateur: nom d’utilisateur du compte fournisseur (pas votre login pour le portail fournisseur Onventis !).
- Le nom d’utilisateur vous a été envoyé par e-mail par votre client. Si vous ne l’avez pas, vous pouvez demander le nom d’utilisateur lors de la connexion au compte fournisseur en indiquant l’adresse e-mail utilisée. Vous pouvez également demander à votre client de vous envoyer à nouveau ses données d’accès.
- Mot de passe: le mot de passe associé.
- Si vous l’avez oublié, vous pouvez également le réinitialiser lors de la connexion au compte fournisseur en indiquant le nom d’utilisateur.
Si les données saisies sont correctes, le compte fournisseur Onventis correspondant est lié et apparaît comme “client” dans votre liste de clients.
Si d’autres utilisateurs étaient créés dans le compte fournisseur, ils peuvent désormais être importés ou fusionnés avec le portail fournisseur Onventis (voir la section Gérer l’affectation des utilisateurs).
Demandes de connexion
Dans la barre latérale droite de la gestion des clients, vous trouverez différents types de demandes de connexion de et vers vos clients :
Demandes de connexion entrantes
Lorsqu’un nouveau client vous ajoute en tant que fournisseur dans sa base de données fournisseurs et qu’un accès au système vous est accordé, tous les utilisateurs “administrateurs” reçoivent un e-mail de notification.
Une demande de connexion apparaît dans la gestion des clients, que vous pouvez confirmer en cliquant sur “AJOUTER” ou refuser en cliquant sur “REFUSER LA DEMANDE”. Après l’ajout, le client apparaît dans votre liste de clients et vous pouvez procéder à d’autres réglages. Votre client n’est pas informé de la suppression de la demande.
Invitations à l’enregistrement
Lorsqu’un client Onventis invite votre entreprise à se porter candidate auprès de lui en tant que fournisseur (également appelé “enregistrement”), tous les administrateurs reçoivent un e-mail à ce sujet.
En cliquant sur le bouton “Vers l’enregistrement” à côté de l’entrée correspondante dans la zone “Invitations à l’enregistrement”, vous accédez au formulaire d’enregistrement pré-rempli du client. Après l’envoi de l’enregistrement et jusqu’à la confirmation par le client, une entrée apparaît dans la zone “Enregistrements ouverts”.
Enregistrements ouverts
Si vous avez effectué des enregistrements dans la solution d’approvisionnement d’un client Onventis, ceux-ci peuvent être confirmés à l’étape suivante côté client. Jusqu’à la confirmation, l’enregistrement est répertorié comme ouvert dans la section “Enregistrements ouverts”.
Que signifie “lié” ?
Si vous ajoutez un compte fournisseur Onventis à partir de votre compte d’entreprise Onventis Supplier Portal (OSP) et que vous vous identifiez pour cela avec le nom d’utilisateur et le mot de passe d’un utilisateur de ce compte fournisseur, celui-ci sera lié à votre compte d’entreprise OSP. Dans ce cas, le système enregistre que le compte du fournisseur et le compte de l’entreprise OSP “vont ensemble” et représentent la même entreprise juridique.
Les données de base de votre entreprise, telles qu’elles sont enregistrées dans l’OSP, sont automatiquement mises à jour dans tous les comptes fournisseurs liés à partir de ce moment-là. Vous pouvez également gérer de manière centralisée les utilisateurs de tous les comptes fournisseurs Onventis. Dans le compte fournisseur Onventis, les fonctions correspondantes sont bloquées.
Les différents comptes utilisateurs du compte fournisseur et de l’OSP sont également liés entre eux : Lorsque vous liez un compte fournisseur Onventis, son utilisateur principal est également lié à votre compte utilisateur OSP. Cela signifie que les comptes d’utilisateurs “vont ensemble” et représentent la même personne. Vos données personnelles de l’OSP sont automatiquement mises à jour dans tous les comptes d’utilisateurs liés dans le compte fournisseur d’Onventis.
Affectation client-utilisateur
Depuis la gestion des clients, vous accédez à l’attribution client-utilisateur en cliquant sur l’icône de l’utilisateur. Vous pouvez alors donner à vos utilisateurs l’accès à un client ou à un compte fournisseur et mettre les données de contact des utilisateurs sélectionnés à la disposition de vos clients en tant que personnes de contact.
Donner aux utilisateurs l’accès aux clients
Dans la liste des utilisateurs, vous pouvez sélectionner à gauche parmi vos utilisateurs ceux qui doivent avoir accès à ce client. Vous pouvez également modifier ici l’administrateur client, en quelque sorte le “responsable” du compte fournisseur de votre client, pour ce compte fournisseur.
- Utilisateurs: un nombre illimité d’utilisateurs peut être attribué à chaque client. Une affectation est effectuée en cochant la case.
- Admin client: un admin client doit être attribué à chaque client. Tant que l’utilisateur est l’admin client, cette attribution client ne peut pas être supprimée. Une attribution se fait en activant le bouton radio.
Si nécessaire, vous pouvez ajouter d’autres utilisateurs dans la gestion des utilisateurs OSP.
Partager les utilisateurs en tant que personnes de contact
Sur le côté droit de la liste, vous pouvez sélectionner les utilisateurs dont les coordonnées doivent être partagées avec vos clients en tant que personnes de contact. Les responsables des fournisseurs côté client sont informés de la mise à disposition des données de contact.
Toutes les modifications de l’attribution des utilisateurs ou des personnes de contact sont immédiatement enregistrées.
Demande d’accès au système par le client
Depuis la gestion des fournisseurs côté client, les utilisateurs d’Onventis Buyer peuvent demander un accès système à votre système (c’est-à-dire leurs demandes, commandes, etc.) pour leurs contacts fournisseurs connus et enregistrés dans leur système.
Les utilisateurs ont alors la possibilité de demander l’accès au système au fournisseur ou de créer directement l’accès au système.
Variante 1 : demande d’accès au système
Si un utilisateur du client demande à son fournisseur de créer un accès au système pour un utilisateur, Les administrateurs du compte de l’entreprise dans Onventis Supplier Portal sont informés de cette demande du client et peuvent la modifier sur la page “Clients”.
Les options suivantes sont disponibles sur le portail :
- Créer un utilisateur : Créer le contact demandé en tant que nouvel utilisateur, en utilisant les données fournies par le client. L’utilisateur est ainsi affecté au client en tant que personne de contact et reçoit un accès système au compte fournisseur chez ce client. Il reçoit un e-mail avec un lien qui lui permet de définir un mot de passe et d’accéder au client via le portail.
- Lier l’ utilisateur : si la personne de contact demandée par votre client doit déjà avoir un compte utilisateur dans Onventis Supplier Portal (éventuellement avec une adresse e-mail différente), vous pouvez facilement la sélectionner lors du traitement de la demande. S’il n’a pas encore accès au système pour le client ou s’il n’est pas encore affecté comme personne de contact, ces affectations sont créées.
- Attribuer un utilisateur : Si la demande d’accès concerne une personne de contact qui a été mise à disposition par le fournisseur via le portail mais qui n’a pas encore accès au système, l’option d’attribuer l’utilisateur existant au client s’affiche à la place des options précédentes. Cela permet de valider l’utilisateur en tant que personne de contact et de lui donner accès au système.
- Rejeter la demande : Si vous ne souhaitez pas créer cette personne de contact (par exemple parce que la personne ne fait pas partie de votre entreprise), vous pouvez rejeter la demande. Comme votre client n’en est pas automatiquement informé, nous vous recommandons de prendre contact avec votre interlocuteur chez votre client.
Dès que le contact a été attribué, les responsables des fournisseurs du client en sont informés par e-mail.
Variante 2 : création de l’accès au système par le client
Dans le cas où une entreprise fournisseur n’a pas accès au compte de l’entreprise dans Onventis Supplier Portal, les utilisateurs d’Onventis Buyer ont alternativement la possibilité de créer directement un accès au système pour l’un de leurs interlocuteurs.
Si aucun utilisateur n’existe encore pour cette personne de contact dans le portail (reconnu grâce à l’adresse e-mail), celui-ci est créé et attribué à ce client. Le compte utilisateur ne reçoit pas de droits d’administrateur et ne peut donc accéder qu’au client attribué et non à d’autres données internes dans le compte d’entreprise du fournisseur.
Tous les utilisateurs administrateurs du compte d’entreprise fournisseur sont informés de la demande et de la création de l’utilisateur et peuvent, le cas échéant, procéder à d’autres réglages d’utilisateur.
Créer un nouveau compte d’utilisateur :
L’associer à un compte d’utilisateur existant :
Cas particulier : compte fournisseur avec d’autres utilisateurs
Tant que le compte fournisseur contient encore d’autres comptes d’utilisateurs créés auparavant et qui n’ont pas encore été transférés dans Onventis Supplier Portal, un symbole d’indication apparaît dans la liste des clients à la place de l’icône d’utilisateur.
Dans ce cas, il n’est pas possible d’accéder à l’attribution des utilisateurs, mais il faut d’abord vérifier ces comptes d’utilisateurs et soit les fusionner avec le portail, soit les supprimer.
En cliquant sur l’icône bleue, vous accédez à une page sur laquelle vous avez la possibilité desupprimerou de réutiliser chaque accès utilisateur existant.
Pour pouvoir continuer à utiliser le compte d’utilisateur, vous devez le connecter au portail. Vous pouvez alors décider, via l’option “Fusionner“, soit de créer un nouveau compte utilisateur portail pour l’ancien compte, soit de le lier à un compte utilisateur portail déjà existant.
- Si vous n’avez pas encore créé de compte d’utilisateur portail pour l’utilisateur, choisissez ” “.fusionner“Lorsque vous créez un nouvel utilisateur dans Onventis Supplier Portal, celui-ci est automatiquement averti par e-mail et invité à définir un mot de passe personnel. Si vous créez l’utilisateur en tant qu'”administrateur”, il aura un accès complet au compte de votre entreprise. Dans le cas contraire, il n’a accès qu’au(x) client(s) qui lui est (sont) attribué(s) (cf. gestion des utilisateurs).
- Si un compte utilisateur existant du compte fournisseur n’est plus nécessaire, vous pouvez le supprimer en cliquant sur l’icône de la poubelle.
Une fois que tous les utilisateurs précédents ont été connectés au portail ou supprimés, vous arrivez à la page “Gérer les affectations d’utilisateurs”, sur laquelle vous pouvez éventuellement affecter d’autres utilisateurs du portail à votre client (voir section “Gérer les affectations d’utilisateurs)”.
Données de la société
Administrer les données de l’entreprise
Dans la section “Données de l’entreprise”, vous gérez de manière centralisée les données de base de votre entreprise, telles que le nom de l’entreprise, les coordonnées, la langue de l’entreprise et les numéros d’entreprise. Leur avantage : les données de base de l’entreprise sont désormais centralisées dans un compte d’entreprise du portail et peuvent être mises à disposition de tous leurs clients en même temps lors d’une mise à jour.
Important :
Actuellement, il n’est possible de saisir qu’une seule adresse centrale pour votre organisation. Il n’est pas encore possible de représenter les éventuelles succursales et filiales ainsi que leurs adresses. Lors de la publication des données de l’entreprise, la même adresse de fournisseur est attribuée à chaque client. La page “Données de l’entreprise” ne peut être consultée qu’en tant qu’utilisateur disposant de droits d’administrateur.
Modifier et enregistrer les données de l’entreprise
Le domaine des données d’entreprise est divisé en quatre sections. Chaque section peut être modifiée et enregistrée séparément des autres. Les enregistrements sont immédiatement effectifs et publiés dans leur profil de fournisseur OSP.
Une fois que vous avez lié votre compte d’entreprise du portail central à un compte fournisseur de votre client, les données de base de l’organisation ne peuvent plus être modifiées dans la gestion des données de base de ce compte fournisseur Onventis. Vous recevez ici l’indication que les données de base sont désormais gérées de manière centralisée dans l’OSP.
Après avoir modifié et enregistré les données de base de l’entreprise, vous devez fournir les données mises à jour à vos clients dans Onventis Buyer.
Fournir les données de base de l’entreprise à tous les clients
Si vous n’avez pas modifié les données de base de votre entreprise depuis la dernière mise à disposition et que vous n’avez pas ajouté de nouveaux clients, vous verrez le message suivant dans la barre latérale droite.
Après l’enregistrement initial dans l’OSP et dès que vous avez effectué et enregistré des modifications dans les données de base, le bouton <Fournir les données de base> devient actif et vous pouvez l’utiliser.
En cliquant sur le bouton <Mettre à disposition les données de base>, la boîte de dialogue suivante apparaît (voir à droite).
Si vous avez choisi <Enregistrer>, vos données de base seront mises à jour dans les données organisationnelles de tous vos clients.
En outre, vos clients seront informés comme suit :
- Un e-mail automatique est envoyé à tous les clients avec un aperçu des données de base fournisseurs mises à jour et un lien permettant de reprendre les données directement dans Onventis Buyer dans leur gestion des fournisseurs.
Dans la gestion des fournisseurs de votre client dans Onventis Buyer, l’entrée pour votre entreprise est marquée comme “Mise à jour”. Les données peuvent être vérifiées et acceptées ou refusées par le client lors de la sélection des liens sur une page séparée.
Les données peuvent être acceptées ou refusées après vérification par le client.
Gestion des utilisateurs
Gestion des utilisateurs dans le menu principal
La gestion des utilisateurs d’Onventis Supplier Portal permet de créer, de modifier et de supprimer des utilisateurs.
L’accès à la gestion des utilisateurs se fait de manière centralisée via le menu principal. Cette page n’est accessible qu’en tant qu’utilisateur disposant de droits d’administrateur.
Utilisez la
Gestion des clients
pour importer des comptes d’utilisateurs existants depuis vos différents comptes fournisseurs Onventis ou pour attribuer de nouveaux comptes d’utilisateurs du portail fournisseur à vos clients.
Liste des utilisateurs
La liste des utilisateurs contient tous les utilisateurs de leur compte d’entreprise et les présente dans une liste avec les informations suivantes :
- Nom et e-mail (login)
- Rôle(s) d’utilisateur(s) attribué(s)
- Heure de la dernière connexion, si disponible
- Nombre de clients affectés à ce compte d’utilisateur
Modifier l’utilisateur
Un clic de souris sur l’entrée d’un utilisateur dans la liste des utilisateurs permet d’ouvrir la vue détaillée de l’utilisateur.
- Données d’accès : Si l’adresse e-mail d’un utilisateur doit être modifiée, elle doit être reconfirmée. Après avoir saisi une nouvelle adresse e-mail, l’utilisateur reçoit un e-mail de notification à l’ancienne et à la nouvelle adresse. L’e-mail envoyé à la nouvelle adresse contient un lien sur lequel il faut cliquer pour confirmer le changement. Ce n’est qu’après la confirmation que la nouvelle adresse e-mail est active. Tant que la modification n’est pas confirmée, tout administrateur ou l’utilisateur lui-même peut annuler la modification.
- Les données personnelles: Le prénom, le nom et la position de l’utilisateur dans l’entreprise peuvent être modifiés ici.
- Position: la position de l’utilisateur dans l’organisation de son fournisseur peut être saisie ici.
- Rôle d’utilisateur: vous pouvez attribuer ou supprimer des rôles d’utilisateur à un utilisateur. Choix possible actuellement : “Utilisateur standard” et “Administrateur” en cochant et décochant la case (voir aussi chapitre 9.5).
- Langue d’affichage: la langue ne peut être modifiée que par l’utilisateur lui-même.
- Clients affectés: Vous voyez ici les clients attribués à l’utilisateur. Les attributions peuvent être adaptées dans la gestion des clients.
- Renvoyer l’invitation: Vous pouvez renvoyer l’e-mail d’invitation aux utilisateurs que vous avez invités et qui n’ont pas encore terminé l’enregistrement de l’utilisateur.
Créer un utilisateur
Vous pouvez créer un nouvel utilisateur directement depuis la vue en liste. Dans la liste des utilisateurs, sélectionnez le bouton <Créer un utilisateur>. Dans la fenêtre de dialogue suivante, créez le nouvel utilisateur.
Pour ce faire, vous devez indiquer l’adresse e-mail de l’utilisateur, son prénom et son nom et, en option, sa position dans l’entreprise. En outre, vous pouvez indiquer si l’utilisateur doit avoir le rôle d’administrateur pour le compte de l’entreprise.
Une fois l’utilisateur créé, il reçoit un e-mail l’informant que vous avez créé un compte d’utilisateur pour lui dans le portail Onventis Supplier. Un lien dans l’e-mail lui permet de choisir son propre mot de passe pour le compte d’utilisateur.
Accès aux comptes fournisseurs de vos clients
Supprimer un utilisateur
Dans la liste des utilisateurs, sélectionnez l’icône de menu du compte correspondant en cliquant dessus.
Dans la zone de liste déroulante, cliquez sur la fonction EFFACER.
Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, vous devez confirmer la suppression en cliquant à nouveau sur SUPPRIMER. Le compte d’utilisateur est alors supprimé.
- La suppression est effectuée de manière centralisée pour tous les comptes fournisseurs qui ont été attribués à cet utilisateur via la gestion des clients.
- L’accès de l’utilisateur est ainsi supprimé, mais un enregistrement est conservé afin de pouvoir, le cas échéant, continuer à attribuer des actions passées à cet utilisateur.
- Comme un utilisateur doit être attribué à chacun de vos comptes fournisseurs chez vos clients en tant qu'”administrateur client”, un utilisateur qui est administrateur ne peut pas être supprimé. Le cas échéant, attribuez un autre utilisateur comme administrateur client dans la gestion des clients afin de pouvoir ensuite supprimer l’utilisateur.
Rôles des utilisateurs
Il est possible d’attribuer à un utilisateur des rôles qui déterminent les domaines auxquels il a le droit d’accéder dans Onventis Supplier Portal. Il existe actuellement deux rôles d’utilisateur. L’utilisateur standard et l’administrateur.
- Utilisateurs standard: les utilisateurs auxquels aucun rôle spécifique n’est attribué sont appelés utilisateurs standard. Après vous être connecté, vous avez accès aux entrées du menu principal Tableau de bord et Profil du fournisseur. Dans le tableau de bord, vous voyez tous les clients qui ont été attribués à leurs comptes utilisateurs par un administrateur dans la gestion des clients. Le profil fournisseur ne peut être utilisé qu’en mode lecture.
- Les administrateurs: Les utilisateurs ayant le rôle d’administrateur ont un accès complet au compte d’entreprise du portail. En plus des droits de l’utilisateur standard, vous pouvez :
- modifier les données de l’entreprise
- modifier le profil du fournisseur
- gérer les clients et accorder ou retirer l’accès à ces clients aux utilisateurs (y compris à son propre utilisateur administrateur)
- Ajouter, modifier et supprimer des utilisateurs.
- Les administrateurs peuvent aussi bien transformer des utilisateurs standard en administrateurs que rétrograder des administrateurs en utilisateurs standard. Il doit y avoir au moins un administrateur par compte OSP et il est possible de transformer autant d’autres utilisateurs que l’on veut en administrateurs dans la gestion des utilisateurs. Les administrateurs ne peuvent pas se rétrograder eux-mêmes en tant qu’utilisateur standard.
D’autres rôles sont en préparation.
Analytics
Nos fournisseurs PREMIUM disposent d’une section “Analytics” avec une évaluation du volume d’entrées de commandes par client sur les 13 derniers mois.
La fonction est en phase bêta, le fonctionnement complet n’est pas encore garanti. Les réactions via la fonction de feedback dans la barre latérale de droite sont les bienvenues.
Pour chaque client lié au Supplier Portal d’Onventis, ils peuvent analyser les transactions via un rapport de données sur les entrées de commandes des 13 derniers mois. Vous pouvez également télécharger ce rapport de données sur les entrées de commandes sous forme de fichier Excel et de fichier PDF.
Abonnements
L’enregistrement et l’utilisation du portail fournisseur Onventis n’entraînent pas de frais supplémentaires. L’abonnement gratuit “CONNECT”, que chaque entreprise enregistrée reçoit automatiquement, comprend déjà toutes les fonctions de base pour la collaboration avec les clients dans le réseau Onventis. En option, il est possible de conclure d’autres abonnements payants qui offrent des valeurs ajoutées supplémentaires.
Abonnements disponibles
Les niveaux d’abonnement suivants sont actuellement disponibles :
- “CONNECT” : offre de base comprenant toutes les fonctions de collaboration avec les clients d’Onventis, notamment la gestion centralisée des clients, la gestion des utilisateurs et des accès et le profil des fournisseurs.
- “PROMOTE” : pack promotionnel supplémentaire avec des zones de profil de fournisseur étendues : photo de couverture, slogan, galerie de produits, références clients et liens individuels, ainsi qu’une visibilité garantie dans la recherche publique de fournisseurs.*
- “PREMIUM” : Paquet individuel incluant, selon les besoins, la mise à disposition de catalogues de produits statiques ou dynamiques ou des intégrations EDI avec des systèmes backend. De plus, un rapport sur les entrées de commandes est activé dans le domaine Analytics (voir chapitre 11).
*Remarque : à l’heure actuelle, tous les fournisseurs enregistrés peuvent être trouvés via la recherche publique. Prochainement, seuls les profils PROMOTE et PREMIUM y seront représentés dans leur intégralité. Nos clients acheteurs Onventis pourront trouver durablement tous les profils de fournisseurs à partir de leur application.
Gestion des abonnements
La page “Abonnements” présente le statut actuel de l’abonnement ainsi que les options d’abonnement. La gestion des abonnements et la commande d’abonnements ne sont accessibles qu’aux utilisateurs disposant de droits d'”administrateur”.
L’abonnement actuellement en cours est représenté dans la zone “Statut de l’abonnement“.
- L’abonnement gratuit “CONNECT” est activé par défaut et n’a pas de durée fixe.
- Dans le cas d’un abonnement “PROMOTE” souscrit en ligne, la durée actuelle de l’abonnement et les informations relatives à son renouvellement sont présentées.
- L’abonnement “PREMIUM” fait partie d’offres individuelles et ne peut pas être géré en ligne.
La section “Informations de facturation” contient les informations déposées pour la facturation par Onventis. En dessous, tous les niveaux d’abonnement sont présentés sous forme de tableau avec les prestations qu’ils comprennent. Chez PROMOTE, un bouton permet de passer une commande en ligne.
Commande d’abonnement “PROMOTE
En cliquant sur <CONTINUER> dans la colonne “PROMOTE” de l’aperçu des abonnements sur la page “Abonnements”, vous accédez au processus de commande. Dans celui-ci, vous pouvez choisir la durée de l’abonnement (12 ou 36 mois) et saisir vos informations de facturation. Le paiement est possible par prélèvement automatique ou sur facture. Une fois la commande passée, vous recevez une confirmation de commande au format PDF par e-mail.
Chaque entreprise dispose une fois d’un mois d’essai gratuit. Si l’abonnement n’est pas résilié avant la fin du mois d’essai, il est prolongé de la durée choisie. Après le début de l’abonnement payant, le montant total pour une période d’abonnement est dû au début de chaque période. Vous recevez une facture au format PDF par e-mail à l’adresse e-mail indiquée lors du processus de commande.
Remarque : actuellement, la commande en ligne n’est disponible que pour les entreprises dont le siège social se trouve dans l’espace de paiement SEPA.
Profil du fournisseur
Profil de fournisseur et recherche de réseau
Avec le Supplier Portal, vous avez la possibilité, en tant que fournisseur, de créer une présentation publique de votre entreprise, ce que l’on appelle le profil fournisseur. Ce profil est automatiquement publié dans le réseau Onventis Cloud Procurement Network et peut donc être trouvé aussi bien via la nouvelle recherche de fournisseurs dans la solution d’approvisionnement Onventis Buyer que dans la nouvelle recherche publique de fournisseurs Onventis.
En principe, chaque organisation enregistrée dans l’OSP peut créer un profil et y introduire les données de base de son entreprise. Seul le rôle d’utilisateur “Administrateur” peut éditer le profil fournisseur.
Sur le profil du fournisseur, il est possible d’enregistrer des informations sur l’entreprise dans différents domaines, qui sont présentés dans la liste ci-dessous. Les domaines individuels qui ne sont accessibles qu’aux entreprises ayant souscrit un abonnement “PROMOTE” ou “PREMIUM” sont marqués d’un astérisque (*) :
- Image d’arrière-plan du titre*
- Logo de l’entreprise
- Nom de l’entreprise + complément
- Slogan*
- Coordonnées et personnes de contact
- La République tchèque en bref
- Informations légales
- Brève description de l’entreprise
- Galerie de produits et de services*.
- Catégories de produits et de services (eCl@ss)
- Zones de livraison et de service
- Témoignages* de clients
- Certificats
- Intégration de l’eProcurement
- Gauche*
- Lien public vers le profil
Plus ces informations sont bien gérées et complètes, plus il est facile de trouver votre organisation dans le réseau Onventis Cloud Procurement.
Pour les fournisseurs, le profil fournisseur sert à présenter leur propre organisation à l’extérieur et à se faire repérer dans le réseau de fournisseurs Onventis. Pour les entreprises acheteuses, il en résulte la possibilité d’identifier de nouveaux fournisseurs dans le réseau d’approvisionnement Onventis, en plus de la recherche de fournisseurs déjà ajoutés à la base de données fournisseurs.
Un fournisseur peut être contacté directement par le biais de ses coordonnées ou d’un formulaire de contact et ajouté à la base clients-fournisseurs dans Onventis Buyer par simple pression sur un bouton.
Dans la solution d’approvisionnement “Onventis Buyer”, les organisations acheteuses peuvent sélectionner la fonction “Rechercher dans le réseau de fournisseurs” dans le champ de recherche central. La condition préalable à l’utilisation de cette fonctionnalité est l’activation de la licence correspondante. Il permet de trouver les profils de fournisseurs créés.
La page des résultats de la recherche répertorie tous les fournisseurs dont les informations dans le profil fournisseur (par ex. nom, lieu, description, groupes de marchandises eCl@ss) renvoient des résultats correspondant à la demande de recherche. Ici, un client peut se faire une idée des nouveaux fournisseurs potentiels et les ajouter à sa base de données fournisseurs en appuyant sur un bouton.
Un profil de fournisseur peut également être trouvé via la “Onventis Public Supplier Search”. Cette recherche accessible au public est intégrée au site web d’Onventis suivant : https://network.onventis.com/
