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Supplier Portal Dokumentation

Überblick

Was ist das Onventis Supplier Portal?

Das Onventis Supplier Portal bietet B2B-Händlern, Herstellern und Dienstleistern ein zentrales Firmenkonto mit Zugriff auf alle ihre Kunden auf der Onventis-Plattform (früher auch “TradeCore”). Zusätzlich können Sie als Händler oder Lieferant ein eigenes Lieferantenprofil erstellen. Über das Lieferantenprofil haben potenzielle Kunden die Möglichkeit Sie als Lieferanten zu finden und zu kontaktieren um, nach Bedarf, sich mit Ihnen verbinden zu können.

Das OSP bietet Lieferanten eine zentrale Stelle für die Verwaltung sämtlicher Kundenbeziehungen im Onventis Network. Alle unternehmensrelevanten Informationen einschließlich Stammdaten, Zertifikate, Materialgruppen und Zugangsberechtigungen werden in einem vernetzten Lieferantenportal verwaltet.

Registrierung im Portal

Sie können Sich zur Onventis-Plattform sowohl als Lieferant mit bestehendem Lieferantenkonto, als auch als neuer Lieferant ohne Lieferantenkonto anmelden.

Hinweis

Bitte achten Sie darauf, dass für Ihr Unternehmen nur ein Unternehmenskonto im Onventis Supplier Portal angelegt wird. Falls Sie sich unsicher sind, ob Ihr Unternehmen bereits über ein Konto verfügt können Sie dies in der Onventis Public Supplier Search überprüfen: https://network.onventis.com/

Rechtlich eigenständige Unternehmen oder Auslandsniederlassungen innerhalb einer Konzernstruktur benötigen separate Unternehmenskonten.

Zukünftig wird es möglich sein eine Konzernstruktur und deren Tochterunternehmen abzubilden, sodass es für diese nicht mehr notwendig ist separate Konten zu erstellen.

Unterstützte Sprachen

Das Supplier Portal ist in 14 Sprachen verfügbar.

Das Supplier Portal ist für alle Lieferanten neben Deutsch und Englisch zusätzlich auch auf Tschechisch, Spanisch, Französisch, Ungarisch, Italienisch, Chinesisch, Holländisch, Polnisch, Portugiesisch (Brasilien), Russisch, Türkisch und Japanisch verfügbar. Die Sprache kann pro Benutzer jederzeit rechts oben auf der Seite angepasst werden.

Dashboard

Dashboard und Hauptmenü

Das Dashboard ist nach erfolgreichem Login die zentrale Startseite für jeden Benutzer im Onventis Supplier Portal.

Wenn Sie eingeloggt sind, erreichen Sie das Dashboard von jeder Seite über den entsprechenden Menüeintrag oder das “Onventis Supplier Portal”-Anwendungslogo.

Auf der linken Seite befindet sich das Hauptmenü, welches durch das Menü- Symbol jederzeit ein- und ausgeklappt werden kann.


Auf dem Dashboard wird für jeden ihrer Kunden eine Kachel dargestellt.

Für jeden Kunden werden die To-dos (z.B. offene Informationsanfragen) aus dem entsprechenden Konto dargestellt und bieten einen direkten Einsprung in die Aufgabenliste im hinterlegten Lieferantenkonto.

Über den Button <Konto öffnen> kann direkt in das jeweilige Lieferantenkonto eingesprungen werden, um dort die offenen To-dos zu bearbeiten (z.B. Anfrage beantworten).

Dabei wird im Browser des Benutzers ein neues Browser-Tab geöffnet und dieser automatisch mit seinem Benutzerkonto eingeloggt.

Als Administrator-Benutzer können Sie über den Menüpunkt „Kundenverwaltung“ ihre Mitarbeiter den einzelnen Kunden zuordnen. Somit erhalten diese Mitarbeiter Zugriff auf das Kundenkonto und es wird Ihnen die entsprechende Kunden-Kachel im Dashboard zum Schnelleinstieg in das Lieferantenkonto angezeigt.


Zurück zum Portal kehren Sie

aus dem Lieferantenkonto jederzeit über den Link „ZUM PORTAL-DASHBOARD“ im Benutzermenü rechts oben.


In der rechten Seitenleiste werden die ersten Schritte eingeblendet. Diese umfassen die Vervollständigung eines Lieferantenprofils, das Hinzufügen eines Benutzers und das Hinzufügen eines Kunden. Sobald Sie die drei Schritte erfüllt haben, wird der Bereich ausgeblendet.

Kundenverwaltung

Auf der Seite “Kunden” können Sie Ihre Kunden auf der Onventis-Plattform und die entsprechenden Lieferantenkonten verwalten. Diese Seite ist nur als Benutzer mit Administratoren-Rechten aufrufbar.

Insbesondere können Sie hier:

  • Ihren Benutzern Zugriff auf Kunden erteilen und ihre Kontaktdaten als Ansprechpartner Ihren Kunden zur Verfügung stellen.
  • Zusätzliche bestehende Lieferantenkonten, die Ihnen von Kunden zur Verfügung gestellt wurden, zu Ihrem zentralen Onventis Supplier Portal (OSP) Firmenkonto hinzufügen.
  • Falls nötig, bestehende Benutzer aus diesen Lieferantenkonten mit den Portal-Benutzerkonten zusammenführen.


Kundenliste

In der Kundenliste werden alle Kunden angezeigt, von denen Sie ein Lieferantenkonto zur Verfügung gestellt bekommen haben und dieses von Ihnen mit dem OSP verknüpft wurde. Wenn Sie sich bei der Registrierung mit einem Onventis-Lieferantenkonto authentifiziert haben, wird dieser Kunde automatisch mit dem Portal verknüpft.

Für jeden Kunden werden die folgenden Informationen dargestellt:

  • Kunde: Der Name des Kunden wird zum Zeitpunkt der Verknüpfung aus Ihrem Onventis-Lieferantenkonto ermittelt.
  • System: Das technische Onventis-System, auf dem sich das zugehörige Onventis-Lieferantenkonto befindet.
  • Benutzer: Anzahl der Benutzer, die diesem Kunden zugeordnet sind.

Sonderfall “Mehrkundenkonto“:

Falls Sie in einem Onventis Supplier Lieferantenkonto mehrere Kunden haben, wird dies als „Mehrkundenkonto“ in der Kundenliste gekennzeichnet. Dies kann zum Beispiel der Fall sein, wenn Ihr Kunde in einer Konzernstruktur organisiert ist, innerhalb welcher Sie als Lieferant für mehrere Tochterorganisationen angelegt wurden.

Durch Klick auf einen Kunden-Eintrag wird dieser geöffnet und Sie sehen alle mit diesem Lieferantenkonto verbundenen Kunden aufgelistet.


Kunde bearbeiten

Zur Bearbeitung eines Kunden stehen Ihnen die folgenden Funktionen zur Verfügung:

  • Konto öffnen (vgl. die Funktion <Konto öffnen> auf dem Dashboard)
  • Benutzer-Zuordnungen verwalten
  • Bezeichnung ändern: Sie können die Bezeichnung für Ihren Kunden im Onventis Supplier Portal über das Stift-Icon ändern. Eine Änderung wirkt sich ausschließlich auf die Darstellung in der OSP-Oberfläche aus, das Onventis-Lieferantenkonto oder das System Ihres Kunden werden davon nicht berührt.

Verknüpfung entfernen: Die Kunden-Verknüpfung wird aus dem Portal entfernt

Bsp.: Im Menü „Bezeichnung bearbeiten“ auswählen und einen Namen vergeben (s. rechts).


Benutzer-Zuordnung verwalten

Beim Mausklick auf das Benutzer-Icon gelangen Sie zur Seite Kunden-Benutzer-Zuordnung, auf der Sie Ihren Benutzern Zugriff auf einen Kunden bzw. Lieferantenkonto erteilen sowie die Kontaktdaten ausgewählter Benutzer Ihren Kunden als Ansprechpartner zur Verfügung stellen können.

Falls bei einem Kunden Handlungsbedarf besteht, wird anstelle des Benutzer-Icons ein Hinweis-Icon dargestellt.


Sonderfall: Lieferantenkonto mit weiteren Benutzern

Solange im Lieferantenkonto noch weitere, zuvor angelegte Benutzerkonten vorhanden sind, welche noch nicht ins Onventis Supplier Portal übernommen wurden, erscheint in der Kundenliste anstelle des Benutzer-Icons ein Hinweis-Symbol.

Durch Klick auf das Icon kommen Sie zu einer Seite, auf der Sie die bisherigen Benutzerkonten übernehmen oder löschen können. Details hierzu finden Sie auf der Seite Kunden-Benutzer-Zuordnung im entsprechenden Abschnitt.


Kunde hinzufügen

Wenn ein Kunde Sie als Lieferant hinzufügt und Ihnen einen Systemzugang zur Verfügung stellt, erhalten Sie eine E-Mail mit einem Link, welcher Ihnen ermöglicht, den Kunden zu Ihrem Portal hinzuzufügen.

Falls Sie bestehende Kunden im Onventis Network haben, können Sie diese auch bitten, Ihnen den Systemzugang erneut zuzusenden, um sich mit ihnen zu verbinden.

Lieferantenkonto über Zugangsdaten hinzufügen

Falls Sie aus der Zeit vor dem Onventis Supplier Portal noch über Benutzernamen und Passwörter zu dem Lieferantenkonto eines Onventis-Kunden verfügen, können Sie dieses über den entsprechenden Button unterhalb der Kundenliste mit Ihrem Firmenkonto im Onventis Supplier Portal verknüpfen.

Sie müssen hierzu die folgenden Daten eingeben:

  • Server (URL): Wählen Sie hier aus der Liste das Onventis-System aus, welches Ihr Kunde verwendet. Sie erkennen das System an der URL, welche in der Adresszeile Ihres Browsers angezeigt werden, wenn Sie auf das entsprechende Lieferantenkonto zugreifen.
  • Benutzername: Benutzername des Lieferantenkontos (nicht Ihr Login zum Onventis Supplier Portal!).
    • Der Benutzername ist Ihnen von Ihrem Kunden per E-Mail zugeschickt worden. Falls er Ihnen nicht vorliegt, können Sie bei der Anmeldung zum Lieferantenkonto den Benutzernamen unter Angabe der verwendeten E-Mail-Adresse anfordern. Alternativ können Sie Ihren Kunden bitten, Ihnen die Zugangsdaten erneut zukommen zu lassen.
  • Passwort: Das zugehörige Passwort.
    • Falls Sie dieses vergessen haben, können Sie es ebenfalls bei der Anmeldung zum Lieferantenkonto unter Angabe des Benutzernamens zurücksetzen.

Wenn die eingegebenen Daten korrekt sind, wird das entsprechende Onventis-Lieferantenkonto verknüpft und erscheint als “Kunde” in Ihrer Kundenliste.

Falls im Lieferantenkonto weitere Benutzer angelegt waren, können diese nun importiert bzw. mit dem Onventis Supplier Portal zusammengeführt werden (s. Abschnitt Benutzer-Zuordnung verwalten).


Verbindungsanfragen

In der rechten Seitenleiste der Kundenverwaltung finden Sie verschiedene Arten von Verbindungsanfragen von und zu Ihren Kunden:

Eingehende Verbindungsanfragen

Wenn Sie durch einen neuen Kunden als Lieferant in dessen Lieferantenstamm hinzugefügt werden und Ihnen ein Systemzugang erteilt wird, erhalten alle „Administrator“-Benutzer eine Benachrichtigungs-E-Mail.

In der Kundenverwaltung erscheint eine Verbindungsanfrage, welche Sie durch „HINZUFÜGEN“ bestätigen oder durch „ANFRAGE ENTFERNEN“ ablehnen können. Nach dem Hinzufügen erscheint der Kunde in Ihrer Kundenliste und Sie können weitere Einstellungen vornehmen. Über das Entfernen der Anfrage wird Ihr Kunde nicht informiert.

Registrierungs-Einladungen

Wenn ein Onventis-Kunde Ihr Unternehmen dazu einlädt, sich bei ihm als Lieferant zu bewerben (auch “Registrierung” genannt), erhalten alle Administratoren hierzu eine E-Mail.

Über den Button “Zur Registrierung” beim entsprechenden Eintrag im Bereich “Registrierungs-Einladungen” kommen Sie zum vorausgefüllten Registrierungsformular des Kunden. Nach Absenden der Registrierung und bis zur Bestätigung durch den Kunden erscheint ein Eintrag im Bereich “Offene Registrierungen”.

Offene Registrierungen

Wenn Sie Registrierungen in der Beschaffungslösung eines Onventis-Kunden durchgeführt haben, können diese im nächsten Schritt auf Kundenseite bestätigt werden. Bis zur Bestätigung wird die Registrierung als offen im Bereich „Offene Registrierungen“ aufgeführt.


Was bedeutet “verknüpft”?

Wenn Sie sich aus Ihrem Onventis Supplier Portal (OSP) Firmenkonto heraus ein Onventis-Lieferantenkonto hinzufügen und sich dazu dem Benutzernamen und Passwort eines Benutzers dieses Lieferantenkontos identifizieren, wird dieses mit Ihrem OSP-Firmenkonto verknüpft. Hierbei wird im System gespeichert, dass das Lieferantenkonto und das OSP-Firmenkonto “zusammengehören” und das gleiche rechtliche Unternehmen darstellen.

Ihre Firmen-Stammdaten, wie Sie im OSP gespeichert sind, werden ab diesem Zeitpunkt automatisch in allen verknüpften Lieferantenkonten aktualisiert. Außerdem können Sie die Benutzer aller Onventis-Lieferantenkonten zentral verwalten. Im Onventis-Lieferantenkonto werden die entsprechenden Funktionen gesperrt.

Auch die einzelnen Benutzerkonten aus Lieferantenkonto und OSP werden miteinander verknüpft: Bei der Verknüpfung eines Onventis-Lieferantenkontos wird auch dessen Hauptbenutzer mit Ihrem OSP-Benutzerkonto verknüpft. Dies bedeutet, dass die Benutzerkonten “zusammengehören” und die gleiche Person darstellen. Ihre persönlichen Daten aus dem OSP werden in allen verknüpften Benutzerkonten in den Onventis-Lieferantenkonto automatisch aktualisiert.

Kunden-Benutzer-Zuordnung

Aus der Kundenverwaltung gelangen Sie durch Mausklick auf das Benutzer-Icon zur Kunden-Benutzer-Zuordnung, auf der Sie Ihren Benutzern Zugriff auf einen Kunden bzw. Lieferantenkonto erteilen sowie die Kontaktdaten ausgewählter Benutzer Ihren Kunden als Ansprechpartner zur Verfügung stellen können.

Benutzern Zugriff auf Kunden erteilen

In der Benutzer-Liste können Sie auf der linken Seite aus Ihren Benutzern diejenigen auswählen, die Zugriff auf diesen Kunden haben sollen. Außerdem können Sie hier den Kunden-Administrator, sozusagen den “Verantwortlichen” des Lieferanten-Accounts Ihres Kunden, für dieses Lieferantenkonto ändern.

  • Benutzer: Je Kunde können beliebig viele Benutzer zugeordnet werden. Eine Zuordnung erfolgt durch das Setzen der Checkbox.
  • Kunden-Admin: Je Kunde muss ein Kunden-Admin zugewiesen sein. Solange der Benutzer der Kunden-Admin ist, kann diese Kunden-Zuordnung nicht entfernt werden. Eine Zuweisung erfolgt durch das Setzen des Radio-Buttons.

Bei Bedarf können Sie in der OSP-Benutzerverwaltung weitere Benutzer hinzufügen.

Benutzer als Ansprechpartner freigeben

Auf der rechten Seite der Liste können Sie die Benutzer auswählen, deren Kontaktdaten Ihren Kunden als Ansprechpartner freigegeben werden sollen. Die verantwortlichen Lieferanten-Manager auf Kundenseite werden über die Bereitstellung der Kontaktdaten informiert.

Alle Änderungen in der Benutzer- oder Ansprechpartner-Zuordnung werden unmittelbar gespeichert.

Systemzugriff-Anforderung des Kunden

Aus der kundenseitigen Lieferantenverwaltung heraus, können Anwender von Onventis Buyer für ihre bekannten und in ihrem System gespeicherten Ansprechpartner des Lieferanten einen Systemzugriff auf Ihr System (d.h. ihre Anfragen, Bestellungen, etc.) anfordern.

Die Anwender haben dabei die Möglichkeit, den Systemzugriff beim Lieferanten anzufragen oder den Systemzugriff unmittelbar anzulegen.

Variante 1: Anforderung des Systemzugriffs

Wenn ein Anwender des Kunden bei seinem Lieferanten anfordert, für einen Benutzer einen Systemzugang anzulegen,  Die Administratoren des Unternehmenskontos im Onventis Supplier Portal werden über diese Kundenanfrage benachrichtigt und können sie auf der Seite “Kunden” bearbeiten.

Es stehen dabei im Portal die folgenden Optionen zur Verfügung:

  • Benutzer anlegen: Den angeforderten Ansprechpartner als neuen Benutzer anlegen, unter Verwendung der Daten die vom Kunden zur Verfügung gestellt wurden. Der Benutzer wird hierdurch dem Kunden als Ansprechpartner zugeordnet und erhält einen Systemzugriff auf das Lieferantenkonto bei diesem Kunden. Er erhält eine E-Mail mit einem Link, über welchen er ein Passwort setzen und über das Portal auf den Kunden zugreifen kann.
  • Benutzer verknüpfen: Falls der von Ihrem Kunden angeforderte Ansprechpartner bereits ein Benutzerkonto im Onventis Supplier Portal haben sollte (möglicherweise mit einer abweichenden E-Mail-Adresse), können Sie diesen bei der Bearbeitung der Anfrage einfach auswählen. Falls er noch keinen Systemzugriff auf den Kunden haben oder noch nicht als Ansprechpartner zugeordnet sein sollte, werden diese Zuordnungen dabei angelegt.
  • Benutzer zuweisen: Falls die Zugriffs-Anfrage sich auf einen Ansprechpartner bezieht, welcher vom Lieferanten über das Portal zur Verfügung gestellt wurde aber noch keinen Systemzugriff hat, wird anstelle der vorigen Optionen die Option eingeblendet, den vorhandenen Benutzer dem Kunden zuzuweisen. Hierdurch wird der Benutzer als Ansprechpartner freigegeben und ihm wird Systemzugriff erteilt.
  • Anfrage verwerfen: Falls Sie diesen Ansprechpartner nicht anlegen möchten (z.B. weil die Person nicht zu Ihrem Unternehmen gehört), können Sie die Anfrage verwerfen. Da Ihr Kunde hierüber nicht automatisch informiert wird, empfehlen wir Ihnen, sich mit Ihrem Ansprechpartner bei Ihrem Kunden in Verbindung zu setzen.

Sobald der Ansprechpartner zugeordnet wurde, werden die verantwortlichen Lieferantenmanager auf Kundenseite per E-Mail hierüber informiert.

Variante 2: Anlage des Systemzugriffs durch den Kunden

Für den Fall, dass ein Lieferanten-Unternehmen keinen Zugriff auf das Unternehmenskonto im Onventis Supplier Portal hat, haben Anwender von Onventis Buyer alternativ die Möglichkeit, für einen ihrer Ansprechpartner einen Systemzugriff direkt anzulegen.

Falls zu diesem Ansprechpartner noch kein Benutzer im Portal existiert (erkannt anhand der E-Mail-Adresse), wird dieser angelegt und diesem Kunden zugeordnet. Das Benutzerkonto erhält keine Administratoren-Rechte und kann daher nur auf den zugeordneten Kunden und nicht auf andere interne Daten im Unternehmenskonto des Lieferanten zugreifen.

Alle Administrator-Benutzer des Lieferanten-Unternehmenskonto werden über die Anfrage und die Anlage des Benutzers informiert und können gegebenenfalls weitere Benutzer-Einstellungen vornehmen.

Neues Benutzerkonto anlegen:



Mit bestehendem Benutzerkonto verknüpfen:

Sonderfall: Lieferantenkonto mit weiteren Benutzern

Solange im Lieferantenkonto noch weitere, zuvor angelegte Benutzerkonten vorhanden sind, welche noch nicht ins Onventis Supplier Portal übernommen wurden, erscheint in der Kundenliste anstelle des Benutzer-Icons ein Hinweis-Symbol.

In diesem Fall kann nicht auf die Benutzer-Zuordnung zugegriffen werden, sondern es müssen diese Benutzerkonten zunächst geprüft und entweder mit dem Portal zusammengeführt oder entfernt werden.

Durch Klick auf das blaue Hinweis-Symbol gelangen Sie zu einer Seite, auf welcher Sie für jeden bisherigen Benutzerzugang die Möglichkeit haben diesen zu entfernen („Löschen“) oder weiterzuverwenden.

Um das Benutzerkonto weiterverwenden zu können, müssen Sie es mit dem Portal verbinden. Dabei können Sie über die Option „Zusammenführen“ entscheiden, ob Sie für das bisherige Konto entweder ein neues Portal-Benutzerkonto anlegen oder es mit einem bereits bestehenden Portal-Benutzerkonto verknüpfen.

  • Sollten Sie für den Benutzer noch kein Portal-Benutzerkonto angelegt haben, wählen Sie „zusammenführen“ und im folgenden Dialog die Option „Als neues Portal-Benutzerkonto übernehmen”.Wenn Sie einen neuen Benutzer im Onventis Supplier Portal anlegen, wird dieser automatisch per E-Mail benachrichtigt und aufgefordert ein persönliches Passwort festzulegen. Legen Sie den Benutzer als „Administrator“ an, erhält er vollen Zugriff auf Ihr Firmenkonto. Andernfalls hat er nur Zugriff auf den oder die ihm zugeordneten Kunden (vgl. Benutzerverwaltung).
  • Falls ein bestehendes Benutzerkonto aus dem Lieferantenkonto nicht mehr benötigt wird, können Sie es über das Mülleimer-Symbol löschen.

Nachdem alle bisherigen Benutzer mit dem Portal verbunden oder gelöscht wurden, kommen Sie zur Seite “Benutzer-Zuordnungen verwalten”, auf welcher Sie Ihrem Kunden gegebenenfalls weitere Portal-Benutzer zuordnen können (siehe Abschnitt “Benutzer-Zuordnung verwalten)”.

Firmendaten

Firmendaten administrieren

Im Abschnitt „Firmendaten“ verwalten Sie zentral Ihre Firmen-Stammdaten wie Firmenbezeichnung, Kontaktdaten, Firmensprache und Firmennummern. Ihr Vorteil: Die Firmen-Stammdaten sind nun zentral in einem Portal-Firmenkonto abgelegt und können bei einer Aktualisierung an alle ihre Kunden gleichzeitig bereitgestellt werden.

Wichtig:
Aktuell ist es nur möglich eine zentrale Adresse für ihre Organisation einzupflegen. Eine Abbildung von etwaigen Niederlassungen und Tochterunternehmen und deren Adressen ist derzeit noch nicht möglich. Beim Publizieren der Firmendaten wird jedem Kunden dieselbe Lieferanten-Adresse zugeordnet. Die Seite „Firmendaten“ ist nur als Benutzer mit Administratoren-Rechten aufrufbar.


Firmendaten ändern und speichern

Der Bereich Firmendaten ist in vier Abschnitte unterteilt. Jeder Abschnitt kann separat von den anderen geändert und gespeichert werden. Speicherungen werden in ihrem OSP-Lieferantenprofil sofort wirksam und veröffentlicht.

Sobald Sie Ihr zentrales Portal-Firmenkonto mit einem Lieferantenkonto ihres Kunden verknüpft haben, können Organisations-Stammdaten nicht mehr in der Stammdatenverwaltung dieses Onventis-Lieferantenkontos geändert werden. Sie erhalten hier den Hinweis, dass die Stammdaten nun zentral im OSP verwaltet werden.

Nach Änderung und Speicherung der Firmen-Stammdaten sollten Sie die aktualisierten Daten an Ihre Kunden in Onventis Buyer bereitstellen.


Firmen-Stammdaten an alle Kunden bereitstellen

Sofern Sie seit der letzten Bereitstellung ihrer Firmen-Stammdaten keine Änderungen vorgenommen haben und auch keine neuen Kunden aufgenommen haben sehen Sie die folgende Mitteilung in der rechten Seitenleiste.

Nach initialer Registrierung im OSP und sobald Sie Änderungen in den Stammdaten vorgenommen und gespeichert haben, wird der Button <Stammdaten bereitstellen> aktiv und kann von Ihnen verwendet werden.

Beim Aufruf des Buttons <Stammdaten bereitstellen> erscheint folgender Dialog (s. rechts).

Wenn Sie <Speichern> gewählt haben, werden Ihre Stammdaten in den Organisationsdaten aller Ihrer Kunden aktualisiert.

Zudem werden Ihre Kunden wie folgt informiert:

  • An alle Kunden wird eine automatisch erstellte E-Mail versendet mit einer Übersicht der aktualisierten Lieferanten-Stammdaten und einem Link, um die Daten direkt in Onventis Buyer in deren Lieferantenverwaltung zu übernehmen

In der Lieferantenverwaltung Ihres Kunden in Onventis Buyer wird der Eintrag für Ihre Firma als „Aktualisiert“ gekennzeichnet. Die Daten können bei Auswahl der Links auf einer separaten Seite durch den Kunden überprüft und übernommen oder abgelehnt werden.

Die Daten können nach Überprüfung durch den Kunden übernommen oder abgelehnt werden.

Benutzerverwaltung

Benutzerverwaltung im Hauptmenü

Die Benutzerverwaltung des Onventis Supplier Portal ermöglicht die Anlage, Bearbeitung und das Löschen von Benutzern.

Der Aufruf der Benutzerverwaltung erfolgt zentral über das Hauptmenü. Diese Seite ist nur als Benutzer mit Administratoren-Rechten aufrufbar.

Verwenden Sie die Kundenverwaltung, um bestehende Benutzerkonten aus Ihren verschiedenen Onventis-Lieferantenaccounts zu importieren oder neue Supplier-Portal-Benutzerkonten Ihren Kunden zuweisen.


Benutzerliste

Die Benutzerliste enthält alle Benutzer ihres Firmenkontos und stellt diese in einer Liste mit folgenden Informationen dar:

  • Name und E-Mail (Login)
  • Zugeordnete Benutzerrolle(n)
  • Zeitpunkt des letzten Logins, falls vorhanden
  • Anzahl der diesem Benutzerkonto zugeordneten Kunden


Benutzer bearbeiten

Durch einen Mausklick auf den Eintrag eines Benutzers in der Benutzerliste öffnet sich die Benutzer-Detailansicht.

  • Zugangsdaten: Wenn die E-Mail-Adresse eines Benutzers geändert werden soll, muss sie neu bestätigt werden. Nachdem Sie eine neue E-Mail-Adresse eingegeben haben, erhält der Benutzer an die alte und an die neue Adresse eine Benachrichtigungs-E-Mail. Die E-Mail an die neue Adresse enthält einen Link, der angeklickt werden muss, um die Änderung zu bestätigen. Erst nach der Bestätigung ist die neue E-Mail-Adresse aktiv. Solange die Änderung nicht bestätigt ist, können sowohl jeder Administrator als auch der Benutzer selbst die Änderung abbrechen.
  • Persönliche Daten: Vorname, Nachname und die Position des Benutzers im Unternehmen können hier bearbeitet werden.
  • Position: Hier kann die Position des Benutzers in ihrer Lieferanten-Organisation eingetragen werden.
  • Benutzerrolle: Sie können einem Benutzer Benutzerrollen zuweisen oder entfernen. Derzeit mögliche Auswahl: „Standard-Benutzer“ und „Administrator“ durch Setzen und Entfernen der Checkbox (s. auch Kapitel 9.5).
  • Anzeigesprache: Die Sprache kann nur durch den Benutzer selbst geändert werden.
  • Zugeordnete Kunden: Hier sehen Sie die dem Benutzer zugeordneten Kunden. Die Zuordnungen können in der Kundenverwaltung angepasst werden.
  • Einladung erneut zusenden: Sie können Benutzern, die von Ihnen eingeladen wurden und die Benutzerregistrierung noch nicht abgeschlossen haben, die Einladungs-E-Mail erneut zusenden.


Benutzer anlegen

Sie können direkt aus der Listenansicht einen neuen Benutzer erstellen. Wählen Sie in der Benutzerliste den Button <Benutzer erstellen>. Im folgenden Dialog-Fenster legen Sie den neuen Benutzer an.

Hierzu müssen Sie die E-Mail-Adresse des Benutzers angeben, seinen Vor- und Nachnamen sowie optional seine Position im Unternehmen. Zusätzlich können Sie angeben, ob der Benutzer die Rolle eines Administrators für das Firmenkonto erhalten soll.

Nachdem der Benutzer angelegt wurde, erhält dieser eine E-Mail, die Ihn darüber informiert, dass Sie für ihn ein Benutzerkonto im Onventis Supplier Portal angelegt haben. Über einen Link in der E-Mail kann er sich ein eigenes Passwort für das Benutzerkonto auswählen.

Zugriff auf Lieferantenkonten Ihrer Kunden

Nach der Anlage eines Benutzers nicht vergessen: Damit der neue Benutzer Zugriff auf Lieferantenkonten hat, müssen Sie ihm die jeweiligen Kunden in der Kundenverwaltung zuweisen.


Benutzer löschen

Wählen Sie in der Benutzerliste beim entsprechenden Konto per Mausklick das Menü-Icon aus.

Im Dropdown-Feld klicken Sie auf die Funktion LÖSCHEN.

Im sich nun öffnenden Dialogfenster müssen Sie das Löschen nochmals per Mausklick auf LÖSCHEN bestätigen. Dann ist das Benutzerkonto gelöscht.

  • Das Löschen wird zentral für alle Lieferantenkonten durchgeführt, welche diesem Benutzer über die Kundenverwaltung zugewiesen waren.
  • Der Benutzerzugang wird hierdurch entfernt, es bleibt jedoch ein Datensatz gespeichert, um gegebenenfalls Aktionen dieses Benutzers aus der Vergangenheit weiter zuordnen zu können.
  • Da jedem Ihrer Lieferantenkonten bei Ihren Kunden ein Benutzer als “Kunden-Administrator” zugeordnet sein muss, kann ein Benutzer, welcher Administrator ist, nicht gelöscht werden. Weisen Sie gegebenenfalls in der Kundenverwaltung einen anderen Benutzer als Kunden-Administrator zu, um den Benutzer anschließend löschen zu können.
Beachten Sie, dass ein gelöschter Benutzer aktuell nicht mit derselben E-Mail-Adresse neu angelegt werden kann.


Benutzerrollen

Einem Benutzer können Rollen zugewiesen werden, welche bestimmen, auf welche Bereiche er im Onventis Supplier Portal zugreifen darf. Es gibt derzeit zwei Benutzerrollen. Den Standard-Benutzer und den Administrator.

  • Standard-Benutzer: Benutzer, denen keine spezifische Rolle zugewiesen ist, werden als Standard-Benutzer bezeichnet. Sie haben nach Login Zugriff auf die Hauptmenüeinträge Dashboard und Lieferantenprofil. Im Dashboard sehen Sie alle Kunden, welche ihren Benutzerkonten durch einen Administrator in der Kundenverwaltung zugeordnet worden sind. Das Lieferantenprofil kann nur im Lesemodus verwendet werden.
  • Administratoren: Benutzer mit der Rolle Administrator haben vollen Zugriff auf das Portal-Firmenkonto. Zusätzlich zu den Rechten des Standard-Benutzers können Sie:
    • die Firmendaten ändern
    • das Lieferantenprofil bearbeiten
    • die Kunden verwalten sowie Benutzern (inklusive des eigenen Administrator-Benutzers) Zugriff auf diese Kunden erteilen und entziehen
    • Benutzer hinzufügen, ändern und löschen.
    • Administratoren können sowohl Standard-Benutzer zu Administratoren machen, als auch Administratoren zu Standard-Benutzern zurückstufen. Pro OSP-Konto muss es mindestens einen Administrator geben und es können beliebig viele weitere Benutzer in der Benutzerverwaltung zu Administratoren gemacht werden. Administratoren können sich selbst nicht zu einem Standard-Benutzer zurückstufen.

Weitere Rollen sind in Vorbereitung.

Analytics

Unseren PREMIUM-Lieferanten steht der Bereich “Analytics” mit einer Auswertung des Auftragseingangs-Volumen pro Kunde über die letzten 13 Monate zur Verfügung.

Die Funktion ist im Beta-Stadium, die vollständige Funktionsfähigkeit ist noch nicht garantiert. Rückmeldungen über die Feedback-Funktion in der rechten Seitenleiste sind gerne willkommen.

Für jeden im Onventis Supplier Portal verknüpften Kunden können sie die Transaktionen über einen Datenreport der Auftragseingänge der letzten 13 Monate analysieren. Zudem können sie diesen Datenreport der Auftragseingänge als Excel-Datei und als PDF-Datei herunterladen.

Abonnements

Für die Registrierung und Nutzung des Onventis Supplier Portals entstehen keine zusätzlichen Kosten. Im kostenlosen „CONNECT“-Abonnement, welches jedes registrierte Unternehmen automatisch erhält, sind bereits alle Basis-Funktionen zur Zusammenarbeit mit den Kunden im Onventis Network enthalten. Optional können weitere kostenpflichtige Abonnements abgeschlossen werden, welche zusätzliche Mehrwerte bieten.

Verfügbare Abonnements

Die folgenden Abonnement-Stufen stehen aktuell zur Verfügung:

  • CONNECT“: Basis-Angebot mit allen Funktionen zur Zusammenarbeit mit den Onventis-Kunden, insbesondere zentrale Kundenverwaltung, Benutzer- und Zugriffsverwaltung und Lieferantenprofil.
  • PROMOTE“: Zusätzliches Promotion-Paket mit erweiterten Lieferantenprofil-Bereichen Titelbild, Slogan, Produktgalerie, Kundenreferenzen und individuellen Links sowie garantierte Auffindbarkeit in der öffentlichen Lieferantensuche.*
  • PREMIUM“: Individuelles Paket, bei welchem je nach Bedarf die Bereitstellung von statischen oder dynamischen Produktkatalogen oder EDI-Integrationen mit Backend-Systemen inklusive sind. Zusätzlich wird im Bereich Analytics (s. Kapitel 11) ein Auftragseingangs-Report freigeschaltet.

*Hinweis: Zum aktuellen Zeitpunkt sind alle registrierten Lieferanten über die öffentliche Suche auffindbar. Demnächst werden dort nur noch PROMOTE- und PREMIUM-Profile vollständig dargestellt. Unsere Onventis-Buyer-Kunden werden aus ihrer Anwendung heraus dauerhaft alle Lieferantenprofile auffinden können.


Abo-Verwaltung

Auf der Seite „Abonnements“ werden der derzeitige Abo-Status sowie die Abo-Optionen dargestellt. Die Abo-Verwaltung und die Abo-Bestellung sind nur für Benutzer mit „Administrator“-Rechten verfügbar.

Im Bereich „Abo-Status“ wird das aktuell laufende Abonnement dargestellt.

  • Standardmäßig ist das kostenlose „CONNECT“-Abonnement aktiv, welches keine festgelegte Laufzeit hat.
  • Bei einem online gebuchten „PROMOTE“-Abonnement werden die aktuelle Abo-Laufzeit und Informationen zur Verlängerung dargestellt.
  • Das „PREMIUM“-Abonnement ist Teil von individuellen Angeboten und kann nicht online verwaltet werden.

Im Bereich „Rechnungsinformationen“ werden die hinterlegten Informationen zur Rechnungsstellung durch Onventis hinterlegt. Darunter sind tabellarisch alle Abonnement-Stufen mit den jeweils beinhalteten Leistungen aufgeführt. Bei PROMOTE führt ein Button zur Online-Bestellung.


Abonnement-Bestellung “PROMOTE”

Per Klick auf <WEITER> in der „PROMOTE“-Spalte der Abonnement-Übersicht auf der Seite „Abonnements“ gelangen Sie zum Bestellprozess. In diesem können Sie die Abo-Laufzeit (12 oder 36 Monate) auswählen und Ihre Rechnungsinformationen eingeben. Die Bezahlung ist per Lastschrifteinzug oder auf Rechnung möglich. Nach der Bestellung erhalten Sie per E-Mail eine PDF-Auftragsbestätigung.

Jedem Unternehmen steht einmalig ein kostenloser Testmonat zur Verfügung. Falls nicht bis zum Ablauf des Testmonats gekündigt wird, verlängert sich das Abonnement um die gewählte Laufzeit. Nach Beginn des kostenpflichtigen Abonnements wird der Gesamtbetrag für eine Abo-Laufzeit jeweils zu Beginn der Laufzeit fällig. Sie erhalten eine PDF-Rechnung per E-Mail an die im Bestellprozess hinterlegte E-Mail-Adresse.

Hinweis: Aktuell steht die Online-Bestellung nur Unternehmen zur Verfügung, deren Firmensitz sich im SEPA-Zahlungsraum befindet.

Lieferantenprofil

Lieferantenprofil und Netzwerk-Suche

Mit dem Supplier Portal wurde für Sie als Lieferanten die Möglichkeit geschaffen einen öffentlichen Firmenauftritt zu gestalten, das sogenannte Lieferantenprofil. Dieses Profil wird automatisch im Onventis Cloud Procurement Network veröffentlicht und kann somit, sowohl über die neue Lieferanten-Suche in der Beschaffungslösung Onventis Buyer, als auch in der neuen öffentlichen Onventis Lieferanten-Suche gefunden werden.


Lieferantenprofil pflegen

Grundsätzlich kann jede im OSP registrierte Organisation ein Profil anlegen und hier seine Firmen-Stammdaten einpflegen. Es ist nur der Benutzer-Rolle „Administrator“ möglich das Lieferantenprofil zu editieren.

Auf dem Lieferantenprofil können in verschiedenen Bereichen Informationen zum Unternehmen hinterlegt werden, welche in der folgenden Liste dargestellt werden. Einzelne Bereiche, die nur Unternehmen zur mit „PROMOTE“- oder „PREMIUM“-Abonnement zur Verfügung stehen, sind mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet:

  • Titel-Hintergrundbild*
  • Firmenlogo
  • Firmenbezeichnung + Zusatz
  • Slogan*
  • Kontaktdaten und Ansprechpartner
  • Eckdaten
  • Gesetzliche Angaben
  • Kurzbeschreibung des Unternehmens
  • Produkt- und Service-Galerie*
  • Produkt- und Servicekategorien (eCl@ss)
  • Liefer- und Servicegebiete
  • Kundenreferenzen*
  • Zertifikate
  • eProcurement-Integration
  • Links*
  • Öffentlicher Link zum Profil

Je besser und vollständiger diese Informationen gepflegt sind, desto besser kann ihre Organisation im Onventis Cloud Procurement Network gefunden werden.


Vorteile des Lieferantenprofils

Für Lieferanten dient das Lieferantenprofil der Außendarstellung der eigenen Organisation und der Auffindbarkeit im Onventis Lieferanten-Netzwerk. Für einkaufende Unternehmen ergibt sich die Möglichkeit, zusätzlich zur Suche von bereits hinzugefügten Lieferanten im Lieferantenstamm, neue Lieferanten im Onventis-Beschaffungsnetzwerk zu identifizieren.

Ein Lieferant kann sowohl über die Kontaktdaten als auch über ein Kontaktformular direkt angeschrieben und per Knopfdruck zum Kunden-Lieferantenstamm in Onventis Buyer hinzugefügt werden.


Lieferantenprofil in der Onventis Buyer Lieferanten-Netzwerksuche (intern)

In der Beschaffungslösung „Onventis Buyer“ können einkaufende Organisationen im zentralen Suchfeld die Funktion „Im Lieferanten-Netzwerk suchen“ auswählen. Voraussetzung zur Nutzung dieses Features ist die Freischaltung der entsprechenden Lizenz. Hierüber können angelegte Lieferanten-Profile gefunden werden.

Auf der Suchergebnisseite werden alle Lieferanten aufgelistet, deren Informationen im Lieferantenprofil (bspw. Name, Ort, Beschreibung, eCl@ss-Warengruppen) auf die Suchanfrage passende Ergebnisse zurückgeben. Hier kann sich ein Kunde einen Überblick über potentielle neue Lieferanten verschaffen und diese per Knopfdruck in seinen Lieferantenstamm hinzufügen.


Lieferantenprofil in der Onventis Public Supplier Search (extern)

Ein Lieferantenprofil ist ebenfalls über die „Onventis Public Supplier Search“ auffindbar. Diese öffentlich zugängliche Suche ist auf folgender Onventis Website eingebunden: https://network.onventis.com/