Ausschreibungen

Einkäufer als Ansprechpartner des Lieferanten

Wenn für die Ausschreibung die Checkbox: “Einkäufer als weiterer Ansprechpartner des Lieferanten” gewählt wird, dann besteht nach Setzen der Checkbox die Möglichkeit, den Einkäufer auszuwählen.

Es besteht die Möglichkeit bei einer Ausschreibung die Einkäufergruppe und den dazugehörigen Bedarfsträger zuzuordnen.

Um diese Daten zuordnen zu können, müssen Sie im Bereich Administration → Einstellungen → Organisationseinstellungen im Reiter Ausschreibungen die Checkboxen Einkäufergruppe anzeigen und Bedarfsträger anzeigen aktivieren.

Zuordnen einer Materialgruppe

Sie können einer Ausschreibung eine Materialgruppe zuordnen. Dabei kann nur eine Materialgruppe zugeordnet werden, wobei sämtliche Unterschlüssel berücksichtigt werden.

Über den Auswahl… Button können Sie, durch anklicken der gewünschten Materialgruppe, die gewünschte Materialgruppe auswählen. Über den Speichern und Schließen Button wird das Fenster geschlossen und die Materialgruppe zu der Ausschreibung zugeordnet.

Sie können aus den Ausschreibungen nur auf die Vorlagen zugreifen, welche derselben Materialgruppe zugeordnet sind.

Benutzer, die dieser Materialgruppe zugeordnet sind, können diese Ausschreibung einsehen aber nicht bearbeiten.

Festlegen einer Angebotsfrist

Im Feld Angebotsfrist können Sie das Datum hinterlegen, bis zu welchem Sie das Angebot Ihrer Lieferanten erwarten. In der Ausschreibungübersicht können Siue erkennen, wann die Angebotsfrist der einzelnen Ausschreibungen abläuft.

Sie können die Angebotsfrist um das Feld Uhrzeit erweitern. Dieses Feld ist im Standard deaktiviert und muss zunächst unter Administration → Einstellungen → Organisationseinstellungen → Reiter Ausschreibungen im Bereich Einstellungen aktiviert werden.

Wenn Sie diese Funktion aktivieren, wird das Feld Uhrzeit (Format: hh:mm) im Bereich Angebotsfrist angezeigt. Mit der Eingabe der Uhrzeit können Sie das Ende der Angebotsfrist exakt festlegen.

Ausschreibungen von SAP nach Onventis Buyer

Ausschreibungen von SAP an Tradecore werden im neuen Release noch weitere Informationen als auch Funktionalitäten beinhalten. So wird zum einen die aus SAP stammende Submissionsnummer an TradeCore überliefert. Somit können die Ausschreibungen einfach einem übergeordneten „Projekt“ in TradeCore zugeordnet werden. Das Feld Submissionsnummer kann über die Organisationseinstellungen in der Administration eingeblendet werden. Hierzu muss lediglich die Checkbox „Feld “Submissionsnummer einblenden”“ unter dem Reiter Ausschreibungen aktiviert werden.

Zu einer SAP-Submissionsnummer gehörende Ausschreibungen können über einen neuen Filter in der Ausschreibungliste zusätzlich gebündelt angezeigt werden.

Darüber hinaus ist es ab sofort möglich mit Hilfe des Feldes „Laufzeitbeginn“ in SAP den Versand einer Ausschreibung an die jeweiligen Lieferanten einerseits direkt in SAP zu definieren und zu steuern. Andererseits hat der Anwender auch in TradeCore selbst die Möglichkeit über das neue Feld „Laufzeitbeginn“ den genauen Laufzeitbeginn einer Ausschreibung festzulegen.

Es gibt drei mögliche Szenarien den Laufzeitbeginn in SAP zu definieren:

• Laufzeitbeginn mit Datum in der Zukunft → Die Ausschreibung wird in TradeCore zu diesem bestimmten Datum an die Lieferanten versendet. Der Status der Ausschreibung ändert sich von „In Erfassung“ zu „An Lieferanten gesendet“.
• Laufzeitbeginn mit heutigem Datum → Die Ausschreibung wird sofort in TradeCore an die Lieferanten versendet und hat den Status „An Lieferanten gesendet“.
• Laufzeitbeginn ohne Datum → Die Ausschreibung wird in TradeCore zur weiteren Bearbeitung angelegt und erhält den Status „In Erfassung“. Über den Aktionsbutton „Senden“ kann die Ausschreibung an den Lieferanten versendet werden.

Die Funktion steht erst nach individueller Einrichtung durch Onventis zur Verfügung. Ohne diese bleibt der bisherige Prozess unberührt und die Ausschreibung wird ohne Berücksichtigung der Laufzeit an die jeweiligen Lieferanten versendet. Kommen Sie gerne auf uns zu, wenn Sie Interesse an dieser neuen Funktion haben.

Festlegen von Vertraulichkeit von Ausschreibungen

Sie können unterschiedliche Vertraulichkeitsstufen für eine Ausschreibung definieren. Folgende Stufen stehen Ihnen als Auswahl zur Verfügung:

• Standard: Die Ausschreibung ist für Nicht-Teammitglieder sichtbar und bearbeitbar.
• Ausschreibungeninhalte vertraulich: Nicht-Teammitglieder können die Ausschreibung in der Ausschreibungenliste sehen aber nicht öffnen. Das Einsehen und Bearbeiten der Ausschreibung ist den Teammitgliedern vorbehalten.
• Ausschreibung vertraulich: Die Ausschreibung ist nur für Teammitglieder sichtbar und bearbeitbar.

Interne und Externe Bemerkungen

In den Basisdaten einer Ausschreibung können Sie Externe und Interne Bemerkungen hinterlegen.

Externe Bemerkungen sind für die an der Ausschreibung teilnehmenden Lieferanten sichtbar.

Inerne Bemerkungen Sind nur für die Benutzer Ihrer Organisation sichtbar.

Kopierfunktion für Ausschreibungen deaktivieren

Durch Aktivieren der Checkbox: “Kopierfunktion dieser Ausschreibung deaktivieren” kann diese Ausschreibung nicht von anderen Benutzern kopiert werden.

Im Reiter Team sehen Sie die Auflistung aller Personen, welche als Teammitglied zu der Ausschreibung hinzugefügt worden sind.

Hinzufügen und Löschen von Teammitgliedern

Über den Benutzer hinzufügen… Button können Sie weitere Teammitglieder zu der Ausschreibung hinzufügen.

Wenn Sie mehrere Benutzer zur einer Ausschreibung hinzufügen möchten wählen Sie die Benutzer und fügen diese anschließend über den Benutzer hinzufügen Button der Ausschreibung hinzu.

Über das Übertragungs-Symbol können Sie einen Benutzer zu der Ausschreibung hinzufügen.

Sie können die Teammitglieder jederzeit über das Löschen Symbol aus der Ausschreibung entfernen. Dabei können alle Teammitglieder, außer den Koordinator, aus der Ausschreibung gelöscht werden.

Koordination der Ausschreibung an anderes Teammitglied übergeben

Sie können die Koordination der Ausschreibung jederzeit an ein anderes Teammitglied übergeben. Um die Koordiation zu übergeben klicken Sie auf das Koordination übertragen Symbol.

Teameinstellungen für Ausschreibungen definieren

Über den Teameinstellungen… Button können folgende Regeln für die Ausschreibung definieren:

• Die Mindestanzahl von Projektteilnehmern (Stichwort 4 Augenprinzip). Wird diese nicht erreicht, ist keine Veröffentlichung möglich
• Die Freigabezeit in der Projektmitglieder die Ausschreibung zur Veröffentlichung freigeben oder ablehnen müssen (= Karenzzeit)
• Festlegung was passiert, wenn keine Freigabe erfolgt (Veröffentlichung nach einer Karenzzeit möglich / Keine Veröffentlichung möglich) Teameinstellungen Rechte

Jedem Benutzer ist innerhalb des Systems ein Set an Rechten zugeordnet. Diese werden in die Ausschreibung übertragen und können dort für ein Projekt eingeschränkt, aber nicht erweitert werden. Die Rechte der einzelnen Teammitglieder können jederzeit geändert werden. Klicken Sie dazu im Register Team auf den Button Teameinstellungen, Rechte.

In dem sich neu öffnenden Fenster sind alle Teammitglieder mit den verfügbaren und zugeordneten Rechten aufgeführt.

Über die Pluszeichen im Spaltenkopf können alle Rechte für das entsprechende Teammitglied markiert werden. Über das Minuszeichen wird die Markierung wieder aufgehoben.

Teammitglieder können in einem Schritt mit den gleichen Rechten ausgestattet werden, d.h. die Rechte können kumuliert, an- oder abgewählt werden. Dazu auf das Plus- bzw. Minuszeichen in der Zeile dieses Rechts klicken.

Durch Klicken auf den  Speichern und Schließen Button, werden die Eingaben gespeichert. Die Rechte des Koordinators können nicht verändert werden.

Im Reiter Texte können Sie Texte, z. B. Geheimhaltungsvereinbarungen zur Ausschreibungen, zu einer Ausschreibung anlegen.

Anlegen von Texten in einer Ausschreibung

Im Dropdown-Menü über den  Neues Strukturelement… Button oder den Neuer Text… Button können Sie Texte anlegen. Texte aus Vorlagen können über den Neu über Vorlagen… Button in die Ausschreibung importiert werden.

Über das Feld Darstellung können Sie die Darstellungsarten einer Textstruktur auswählen:

• Komprimiert: Es werden nur Strukturelemente und Titel von Texten dargestellt, ohne Beschreibung, Bilder und Dateianhänge.
• Nichtkomprimiert: Es werden alle Informationen (Überschriften, Beschreibungstexte, Bilder und Dateianhänge) dargestellt.

Durch Strukturelemente können Sie eine logische Struktur für Texte erstellen. Die Strukturelement stehen für übergeordneten Punkte dar, ähnlich der Kapitelüberschrift eines Buches. Die zugehörigen Texte folgen darunter.

Nachdem Sie ein Strukturelement angelegt haben, können Sie über das Neu Symbol ein Unterelement (Unterkapitel) anlegen.

Über den Kopieren Button können Sie das Strukturelement kopieren.

Über den Löschen Button können Sie das Strukturelement kopieren.

Die Reihenfolge von Texten und Strukturelementen können Sie über die Anpassung der Nummerierung des Textes anpassen.

Die in der Ausschreibung angelegten Texte können Sie über den Verwenden… Button in eine andere Ausschreibung oder in eine Textvorlage übernehmen.

Texte bearbeiten

Sie können die Textstruktur bearbeiten, indem Sie auf den auf den Titel des Textes oder Strukturelementes klicken. Anschließend können Sie Positions-Nr., den Titel, die Beschreibung und die Anhänge bearbeiten.

Die Textposition können Sie durch anpassen der Positions-Nr. ändern. Nach dem Sie Ihre Änderungen über den  Speichern und Schließen Button gespeichert haben, wird der Text an die gewünschte Position eingeordnet.

Text- und Positionsvorlagen in eine Ausschreibung übertragen

Texte und Positionen können Sie über den  Verwenden… Button aus bereits angelegten Text- und Positionsvorlagen in eine Ausschreibung übernehmen.

Über das Aktivieren der Checkboxen können Sie die gewünschten Textpositionen auswählen. Über den Verwenden… Button werden die ausgewählten Texte in die Ausschreibung übernommen.

Wenn Sie nur eine Position in die Ausschreibung übernehmen möchten, können Sie auf das Übertragen Symbol bei der gewünschten Positionszeile klicken.

Im Reiter Positionen können Sie Positionen zur einer Ausschreibung hinzufügen.

Positionen zu einer Ausschreibung hinzufügen

Neue Positionen können Sie aus Ihren Artikelfavoriten, aus einem Katalog, aus dem Warenkorb, aus einer Positionsvorlage über den  Neu über Vorlagen… Button, oder als Freitextpositionen über den  Freitextposition… Button zu einer Ausschreibung hinzufügen. Positionen können auch als Strukturelementen mit Unterpositionen über den Neu über Vorlagen angelegt werden. Um Postionen innerhalb eines Strukturelements anzulegen müssen Sie, in der Spalte Aktion neben entsprechendem Strukturelement, auf das new.svg Symbol klicken.

Über das Feld Darstellung können Sie die Darstellungsarten von Positionen auswählen:

• Komprimiert: Es werden nur Strukturelemente und Titel von Positionen dargestellt, ohne Beschreibung, Bilder und Dateianhänge.
• Nichtkomprimiert: Es werden alle Informationen (Überschriften, Beschreibungstexte, Bilder und Dateianhänge) dargestellt.

Positionen übernehmen aus Favoriten/Katalog/Auto-Learn Liste

Eine weitere Möglichkeit Positionen hinzuzufügen ist die Übernahme von Positionen aus den Favoriten, aus einem Katalog oder aus der Auto-Learn Liste. Hierzu den gewünschten Button wählen und die Wahl mit OK bestätigen.

Nach der Suche des gewünschten Artikels aus einem Katalog, diesen über den Button Verwenden in die offene Ausschreibung übernehmen.

Nun den Artikel überarbeiten, durch Klicken auf den Titel. Es kann jetzt z.B. die Positions-Nr. eingetragen werden, um festzulegen, an welcher Stelle diese Position in der Ausschreibung erscheinen soll. Es können Zusatzfelder definiert oder auch weitere Bemerkungen hinterlegt werden. Nach dem Speichern erscheint der Artikel in der Positionsliste der Ausschreibung.

Genauso ist zu verfahren, wenn ein Artikel aus der Favoritenliste oder der Auto-Learn Liste übernommen werden soll.

Mengenstaffeln in einer Ausschreibungsposition anlegen

Innerhalb einer Ausschreibung können Sie Mengenstaffeln für eine Position aktivieren und somit Staffelpreise anfragen. Mengenstaffeln können Sie über den Mengenstaffel Button aktivieren und über den  Mengenstaffeln ausblenden wieder deaktivieren .

Anschließend können Sie die gewünschten Mengen für welche die Staffelpreise gelten sollen eintragen.

Festlegen von Positionstypen und Musspositionen

Für jede Position innerhalb einer Ausschreibung können Sie einen Positionstypen definieren. Mit dem Positionstypen können Sie festlegen, welche Positionen Muss,- oder Alternativpositionen sind. Folgende Positionstypen können Sie definieren:

Mussposition: wenn Sie die Position als Mussposition markieren, kann der Lieferant sein Angebot nur dann versenden wenn er zu dieser Position ein Angebot abgibt.

Positionstyp: Unter Positionstypen können Sie aus dem Dropdwon-Menü auswählen ob es sich um eine Standardposition, Alternative Position oder eine Optionale Position handelt. Die Positiontypen werden in der Übersicht angezeigt.

Kostentypen definieren

Mit dem Kostentyp können Sie festlegen ob die angefragte Position zu den fixen oder variablen Kosten gezählt wird.

Anlegen von Zusatzfeldern

Über Zusatzfelder haben Sie die Möglichkeit weitere wichtige Attribute für die Ausschreibungs-Positionen anzufragen. Hierzu bei einer Ausschreibungs-Position auf den Reiter Zusatzfelder gehen. Über den Neues Zusatzfeld… Button können Sie neue Zusatzfelder anlegen.

Anpassen der Eigenschaften von Zusatzfeldern durch Mehrfachänderung

Über den Mehrfachänderung können Sie die Feldeigenschaften von Zusatzfeldern nachträglich anpassen.

Folgende Eigenschaften können festgelegt werden:

• Kannfeld
• Mussfeld
• Schreibgschütztes Feld
• Unsichtbares Feld

Exportieren und Importieren von Positionen

In einer Ausschreibung in der Positionsliste steht der Button Export zur Verfügung. Damit können die Ausschreibungs-Positionen nach EXCEL exportiert werden.

Dieser Export kann wiederum als Import genutzt werden, wenn man z.B. Positionen exportiert, in EXCEL etwas verändert oder anpasst und die Positionen dann wieder in die Ausschreibung importieren möchte.

Beim Import werden alle vorhandenen Positionen überschrieben!

Im Reiter Fragen können Sie Fragen an Lieferanten formulieren und können weitere relevanten Faktoren abfragen, z.B. Qualität, Logistik oder Spezifikation.

Über das Feld Darstellung können Sie folgende Darstellungsarten für die Fragen auswählen:

• Komprimiert: Es werden nur Strukturelemente und Titel von Fragen dargestellt, ohne Beschreibung, Bilder und Dateianhänge.
• Nicht komprimiert: Es werden alle Informationen (Überschriften, Beschreibungstexte, Bilder und Dateianhänge) dargestellt.

Mit dem Feld Gewichten können Sie über die Auswahl JA/NEIN festlegen ob die Fragen gewichtet werden sollen oder nicht.

Erstellen und Gewichten von Fragen

Soll eine Frage eingefügt oder angelegt werden, auf den Neue Fragen… Button klicken. Es öffnet sich ein neues Fenster und es können alle Einzelheiten zu der Fragenposition hinterlegt werden.

Hier kann jetzt der Titel der Frage, eine Beschreibung und die Gewichtungsart hinterlegt werden. Im Feld Freie Restgewichtung wird die noch zur Verfügung stehende Restgewichtung angezeigt. Dabei wird die bereits eingetragene Gewichtung bei anderen Fragen berücksichtigt.

Im Feld Gewichtung kann eine prozentuale Gewichtung für diese Frage angegeben werden. In der Summe müssen die Gewichtungen der Strukturelemente einer Ebene 100% ergeben. Die Restgewichtung dient dabei als Anhaltspunkt.

Mit dem Gewichtung prüfen Button können die vorgenommenen Gewichtungen geprüft werden lassen. Ist die Gewichtung nicht korrekt vorgenommen worden, wird dies in rot dargestellt.

Mit dem Gewichtung angleichen Button kann die eingetragene Gewichtung angeglichen werden lassen. Das System gleicht die Gewichtung dann automatisch an.

Fragen können als K.O. Kriterium markiert sein. In diesem Fall steht das Kürzel K.O. in roter Schrift neben der Frage. So gekennzeichnete Fragen werden bei der Darstellung besonders hervorgehoben und sind nur für interne Benutzer als solche sichtbar. Die Lieferanten sehen nicht, bei welchen Fragen es sich um K.O. Kriterien handelt. K.O. Kriterien haben stets eine Gewichtung von 0%.

Fragen, die nicht bewertet werden, sind mit dem Kürzel N.B. gekennzeichnet. So gekennzeichnete Fragen haben stets eine Gewichtung von 0%. Es ist sinnvoll, solche Fragen als nicht bewertbar zu markieren, die nur informativen Charakter haben (z.B. Abfrage von Ansprechpartnern, Adressen usw.).

Schlüsselkennzahl: Im Bereich Supplier Management → Bewertungseinstellungen können Sie Schlüsselkennzahlen (KPI’s) definieren und diese den Fragen zuordnen. Bei der späteren Bewertung erhält man die Bewertungspunktzahlen nach Schlüsselkennzahlen.

Im Bereich Sonstiges kann zu der Frage eine Datei beliebigen Formates angehängt werden. Diese sind für den Lieferanten sichtbar.

Antwortfelder erstellen und bearbeiten

Im Reiter Antwortfelder können die Antwortfelder zu der Frage erstellt oder bearbeitet werden. Hierzu bei einer Fragenposition auf den Reiter Antwortfelder gehen und auf den Neues Antwortfeld… Button klicken.

Hier den Rang des Antwortfeldes eintragen und den Titel, der vor dem Antwortfeld erscheinen soll.

Hier kann definiert werden:

• Kannfeld, d.h. der Lieferant kann eine Antwort eintragen
• Mussfeld, d.h. der Lieferant muss eine Antwort eintragen
• Unsichtbares Feld (nicht öffentlich)h. nur für interne User
• Schreibgeschützth. der Lieferant darf das Feld nicht bearbeiten

Über das Feld Feldtyp wird die Art des Antwortfeldes bestimmt. Im Folgenden sind die möglichen Arten von Antwortfeldern dargestellt.

Mögliche Typen von Antwortfeldern:

Text:

Einheitentext:

In diesem Feld kann eine Einheit (z.B. Mengen-, Währungs-, Zeiteinheit etc.) für das Antwortfeld eingegeben werden.

Anzahl der Textzeilen:

Hier kann die Höhe des Eingabefelds bestimmen, durch Angeben, wie viele Textzeilen das Feld besitzen soll.

Länge der Textzeilen:

Die Anzahl der Textzeilen multipliziert mit der Länge der Textzeilen ergibt die maximale Anzahl der Zeichen.

Zahl

Datum

Auswahl:

Auswahlwerte

Hier können die Auswahlwerte der DropDown-Liste bzw. der Checkboxen bestimmt werden.

Feldgruppe:

Über den Feldtyp Feldgruppe können Antwortfelder beliebigen Typs nebeneinander dargestellt werden. Dabei kann definiert werden, wie viele Antwortfelder nebeneinander angezeigt werden sollen.

In der Übersicht der Antwortfelder erscheint nun der Titel Feldgruppe über die folgenden (Anzahl der von Ihnen festgelegten) Felder, d.h. die unter diesem Titel angelegten Antwortfelder bilden die Feldgruppe.

Wie oben beschrieben, können unter der Feldgruppe beliebige Antwortfelder erstellt werden.

Es können beliebig viele Feldgruppen untereinander erstellt werden.

Beispiel: Drei untereinander angelegte Feldgruppen mit jeweils 3 Feldern, wie sie in der Fragenstruktur erscheinen.

Mit Speichern und Schließen werden die Änderungen gespeichert. Sollen weitere Antwortfelder definiert werden, den Button Speichern und Neu betätigen.

Feld für Datei-Anhänge können in der Positionsliste angezeigt werden

Über eine Einstellung können die Datei-Anhang Felder von Fragen und Positionen in der Positionsliste angezeigt werden.

Diese Einstellung ist pro Position vorzunehmen und wird unter den Zusatzfeldern dargestellt.

Sowohl bei Fragen als auch bei Positionen erhält der Lieferant einen Hinweis, wo er die Datei anhängen soll.

Verwenden der automatischen Punktevergabe

Neben der manuellen Bewertung von Antworten des Lieferanten kann auch eine automatische Bewertung bei Fragen eingerichtet werden. Hierzu die Checkbox Automatische Bewertung aktivieren.

Nach dem Aktivieren der Checkbox bestehen folgende Möglichkeiten:

• Alle erzielten Punkte summieren
• Nur niedrigste Punktzahl zählt
• Nur höchste Punktzahl zählt

Um die Funktionsweise zu verdeutlichen, folgt für jede Möglichkeit ein Beispiel:

Die Kriterien der automatischen Bewertung sind nur für Antwortfelder mit Typ “Zahl”, “Datum” und “Auswahl” verfügbar.

Wenn diese Fragenposition mehr als ein Antwortfeld besitzt, kann mit der Dropdown-Liste festgelegt werden, wie sich die Punktezahl auf Fragepositionen zusammensetzen soll. Hierbei stehen folgende drei Optionen zur Auswahl:

Alle erzielten Punkte summieren = Die Punkte aller Antwortfelder werden zusammengezählt.

Beispiel: Fragenposition hat zwei Antwortfelder: “Mitarbeiterzahl”
Antwortfeld 1: “Wie viele Mitarbeiter beschäftigt Ihr Unternehmen in Deutschland?”
Antwortfeld 2: “Wie viele Mitarbeiter beschäftigt Ihr Unternehmen in Frankreich?”

Aufgrund der Antwort des Lieferanten ermittelt die Software automatisch folgende Punkte:
Antwortfeld 1: “50 Mitarbeiter” => 2 Punkte
Antwortfeld 2: “10 Mitarbeiter” => 1,5 Punkte

Resultat:
+ 2,0 Punkte
+ 1,5 Punkte

—————–
=3,5 Punkte

Nur niedrigste Punktzahl zählt = Nur das Ergebnis des Antwortfelds, das die niedrigste Punktzahl erzielt hat, ist gültig. Die übrigen Antwortfelder bleiben ohne Berücksichtigung.

Beispiel: Fragenposition mit drei Antwortfeldern: “In welchen Ländern betreiben Sie Service-Niederlassungen”
Antwortfeld 1: “Niederlassung in Deutschland vorhanden”
Antwortfeld 2: “Niederlassung in Frankreich vorhanden”
Antwortfeld 3: “Niederlassung in Polen vorhanden”

Aufgrund der Antwort des Lieferanten ermittelt die Software automatisch folgende Punkte:
Antwortfeld 1: “Nein” => 1 Punkt
Antwortfeld 2: “Ja” => 5 Punkte
Antwortfeld 3: “Ja” => 5 Punkte
Resultat:
Antwortfeld 1 hat die niedrigste Punktezahl => 1 Punkt

 Nur höchste Punktzahl zählt = Nur das Ergebnis des Antwortfelds, das die höchste Punktzahl erzielt hat, ist gültig. Die übrigen Antwortfelder bleiben ohne Berücksichtigung.

Beispiel: Fragenposition hat zwei Antwortfelder: “Zertifikate”
Antwortfeld 1: “Ist Ihr Qualitätsmanagement zertifiziert?”
Antwortfeld 2: “Wenn Sie zertifiziert sind, welches Zertifikat besitzen Sie?”
(Lieferant hat Auswahl zwischen “EN ISO 9000 ff” und “Wir besitzen ein anderes Zertifikat)

Aufgrund der Antwort des Lieferanten ermittelt die Software automatisch folgende Punkte:
Antwortfeld 1: “Ja” => 3 Punkte
Antwortfeld 2: “Wir besitzen ein anderes Zertifikat” => 2 Punkte
Resultat:
Antwortfeld 1 hat die höchste Punktezahl => 3 Punkte

Berechnungsregeln der Antwortfelder bei der automatischen Punktevergabe

Mit Hilfe von Kriterien kann definiert werden, mit welcher Punktzahl eine bestimmte Antwort automatisch bewertet werden soll. Gibt ein Lieferant eine Antwort ab, dann wird geprüft welche Kriterien erfüllt sind. Wenn mehr als ein Kriterium erfüllt ist, kann mit Hilfe der Dropdown-Liste “Berechnungsregel Fragenposition” definiert werden, wie sich die Punktezahl berechnen soll.

Alle erzielten Punkte summieren = Die Punkte aller erfüllten Kriterien werden zusammengezählt.

Beispiel: Feldtyp “Auswahl / Checkboxen (Mehrfachauswahl)”
Antwortfeld “In welchen Farben können Sie liefern?”
Kriterium 1: = “Grün” (1,25 Punkte)
Kriterium 2: = “Gelb” (1,25 Punkte)
Kriterium 3: = “Rot” (1,25 Punkte)
Kriterium 4: = “Blau” (1,25 Punkte)

Aufgrund der Antwort des Lieferanten ermittelt die Software automatisch folgende Punkte:
Lieferant setzt das Häkchen bei folgenden Checkboxen “Grün”, “Gelb” und “Blau”
Resultat:
+ 1,25 Punkte (“Grün”)
+ 1,25 Punkte (“Gelb”)
+ 1,25 Punkte (“Blau”)
=3,75 Punkte

Nur niedrigste Punktzahl zählt = Alle Kriterien werden geprüft. Von den Kriterien, die erfüllt sind, wird nur das Kriterium berücksichtigt, welches die niedrigste Punktzahl ergibt. Die übrigen erfüllten Kriterien bleiben ohne Berücksichtigung.

Beispiel: Feldtyp “Zahl”
Antwortfeld: “Wie viele Mitarbeiter beschäftigen Sie?”
Kriterium 1: “< 10” (1 Punkt)
Kriterium 2: “< 100” (2 Punkte)
Kriterium 3: “< 500” (3 Punkte)
Kriterium 4: “>= 500” (5 Punkte)

Aufgrund der Antwort des Lieferanten ermittelt die Software automatisch folgende Punkte:
Lieferant antwortet: “93” Mitarbeiter
Alle Kriterien werden geprüft:
“< 10” –> Kriterium nicht erfüllt
“< 100” –> Kriterium erfüllt
“<500” –> Kriterium erfüllt
“>= 500” –> Kriterium nicht erfüllt
Resultat:
Erfüllte Kriterien
“<100” (2 Punkte)
“<500” (3 Punkte)
–> Minimum = 2 Punkte

Nur höchste Punktzahl zählt = Alle Kriterien werden geprüft. Von den Kriterien, die erfüllt sind, wird nur das Kriterium berücksichtigt, welches die höchste Punktzahl ergibt. Die übrigen erfüllten Kriterien bleiben ohne Berücksichtigung.

Beispiel: Feldtyp “Zahl”
Antwortfeld: “Welchen Stundensatz (in Euro) hat bei Ihnen ein Lackierer?”
Kriterium 1: “< 50” (5 Punkt)
Kriterium 2: “< 100” (3 Punkte)
Kriterium 3: “<150 ” (2 Punkte)
Kriterium 4: “>= 150” (1 Punkt)

Aufgrund der Antwort des Lieferanten ermittelt die Software automatisch folgende Punkte:

Lieferant antwortet: “59,50” Euro
Alle Kriterien werden geprüft:
“< 50” (5 Punkt) –> Kriterium nicht erfüllt
“< 100” (3 Punkte) –> Kriterium erfüllt
“<150 ” (2 Punkte) –> Kriterium erfüllt
“>= 150” (1 Punkt) –> Kriterium nicht erfüllt

Resultat:
Erfüllte Kriterien
“<100” (3 Punkte)
“<150” (2 Punkte)
–>Maximum = 3 Punkte

Im Reiter Lieferanten können Sie Lieferanten zu einer Anfrage hinzufügen.

Sie können Lieferanten, welche an einer Anfrage teilnehmen sollen im Reiter Lieferanten zuordnen. Über das Löschen Symbol können Sie den gewünschten Lieferanten wieder entfernen.

Einen bestehenden Lieferanten zu einer Anfrage hinzufügen

Über den  Lieferant hinzufügen… Button bekommen Sie die bestehenden Lieferanten innerhalb Ihrer Organisation angezeigt. Wenn Sie mehrere Lieferanten auswählen möchten aktivieren Sie die Checkbox links von der Lieferanten Nummer. Anschließend klicken Sie auf den Lieferant hinzufügen Button. Die ausgewählten Lieferanten werden zu der Anfrage hinzugefügt.

Wenn Sie nur einen Lieferanten auswählen möchten, können Sie diesen über das Übertragen Symbol zu der Anfrage hinzufügen.

Einen neuen Lieferanten zu einer Anfrage hinzufügen

Über den Neuer Lieferant… Button können Sie können Sie die Kontaktdaten eines neuen Lieferanten eintragen.

Mit der Veröffentlichung der Anfrage bekommt der Lieferant eine E-Mail mit einem Registrierungslink. Nach erfolgreicher Registrierung kann der Lieferant sein Angebot für diese Anfrage abgeben.

Informationen mit dem Lieferanten austauschen

Sie können Informationen mit dem Lieferanten über E-Mail austauschen. Über den E-Mail senden… können Sie ausgewählten oder allen Lieferanten eine E-Mail senden. Dabei können Sie eine neue E-Mail verfassen oder über den  Vorlagen… Button eine E-Mail aus bestehenden Vorlagen auswählen.

Über den Senden Button wird die E-Mail versendet. Über den Schließen Button können Sie das Formular wieder schließen und zu der Anfrage wieder zurück kehren.

Minimaler Preis

Als Grundlage für den minimalen Preis wird das Angebot mit dem niedrigsten Nettopreis zugrunde gelegt. Es wird grundsätzlich in die Basiswährung der Organisation umgerechnet. Sind in diesem Angebot Positionen nicht angeboten worden, wird für diese Positionen der Minimalpreis der übrigen Angebote verwendet.

Der minimale Preis wird bei Klick auf den Schalter  Neu berechnen sowie bei Archivierung der Anfrage berechnet.

Maximaler Preis

Als Grundlage für den maximalen Preis wird das Angebot mit dem höchsten Nettopreis zugrunde gelegt. Es wird grundsätzlich in die Basiswährung der Organisation umgerechnet. Sind in diesem Angebot Positionen nicht angeboten worden, wird für diese Positionen der Maximalpreis der übrigen Angebote verwendet.

Der maximale Preis wird bei Klick auf den Neu berechnen Button sowie bei Archivierung der Anfrage berechnet.

Sollte einem Lieferanten bei der Eingabe des Angebotes ein Fehler unterlaufen sein, kann diesem Lieferanten über den Button Angebotskorrektur veröffentlichen die Möglichkeit gegeben werden, eine Korrektur des Angebotes durchzuführen.

Das Angebot, das korrigiert werden soll, durch Klicken auf den Titel öffnen und den Button Angebotskorrektur veröffentlichen betätigen.

Im Feld Lieferanteninformation kann eine kurze Erläuterung zur Angebotskorrektur hinterlegt werden. Der Lieferant wird per E-Mail über die Angebotskorrektur informiert. Er kann die gewünschten Änderungen im Angebot durchführen und im Anschluss das geänderte Angebot versenden.

Wurde die Angebotskorrektur vom Lieferanten abgegeben, wird erneut per E-Mail informiert.

Über den Preisvergleich… Button können Sie die Angebote der Lieferanten miteinander vergleichen. Über den Preisvergleich anpassen Button können Sie das  „Customization Panel“ aufrufen und den Angebotsvergleich an die eigenen Informationsbedürfnisse anpassen.

Über den  Einstellungen übernehmen Button werden Ihre Einstellungen gespeichert und die Auswahl in den Angebotsvergleich übernommen.

Mit dem grafischen Angebotsvergleich können Sie mehrere Angebote grafisch gegenübergestellen und miteinander vergleichen. Dabei können Sie die Gesamt- oder Positionspreise miteinander vergleichen, sowie die Preisentwicklung für mehrere Anfrageversionen grafisch darstellen. Dadurch bekommen bekommen Sie eine höhere Transparenz über die laufenden Angebote und können sofort erkennen, ob die Strategie zu einer Kostenreduzierung führt.

Einen grafischen Angebotsvergleich können Sie über den Diagramme aufrufen.

Im grafischen Angebotsvergleich stehen Ihnen vier Diagrammlayouts zur Verfügung: Balkendiagramm, Liniendiagramm, Kuchendiagramm und Ringdiagramm. Um sich ein Diagramm anzeigen zu lassen, müssen Sie zuerst die Kriterien in den Einstellungen definieren. Folgende Kriterien stehen Ihnen zur Auswahl:

• Vergleichsbasis – Gesamtpreis oder Positionspreis
• Lieferantenauswahl
• Positionsauswahl
• Versionen

Nachdem Sie die Kriterien definiert haben können Sie das Diagramm über den Diagramm anzeigen Button anzeigen lassen.