Appels d’offres

L’acheteur comme interlocuteur du fournisseur

Si la case à cocher “Acheteur comme autre interlocuteur du fournisseur” est sélectionnée pour l’appel d’offres, il est possible de choisir l’acheteur après avoir coché la case.

Lors d’un appel d’offres, il est possible d’attribuer le groupe d’acheteurs et le porteur de besoin correspondant.

Pour pouvoir attribuer ces données, vous devez activer les cases à cocher Afficher le groupe d’acheteurs et Afficher le porteur de besoin dans l’onglet Appels d’offres de la section Administration → Paramètres → Paramètres organisationnels.

Affecter un groupe d’articles

Vous pouvez affecter un groupe d’articles à un appel d’offres. Un seul groupe d’articles peut être attribué, mais toutes les sous-clés sont prises en compte.

En cliquant sur le bouton Sélection... bouton, vous pouvez, en cliquant sur le groupe de matériaux souhaité, sélectionner le groupe de matériaux souhaité. Le bouton Enregistrer et fermer permet de fermer la fenêtre et d’attribuer le groupe de matériaux à l’appel d’offres.

Vous ne pouvez accéder, à partir des appels d’offres, qu’aux modèles qui sont affectés au même groupe d’articles.

Les utilisateurs affectés à ce groupe d’articles peuvent consulter cet appel d’offres mais ne peuvent pas le modifier.

Définition d’un délai de soumission des offres

Dans le champ Délai d’offre, vous pouvez enregistrer la date jusqu’à laquelle vous attendez l’offre de vos fournisseurs. Dans l’aperçu des appels d’offres, vous pouvez voir la date limite de soumission de chaque appel d’offres.

Vous pouvez ajouter le champ Heure à la période de soumission des offres. Ce champ est désactivé par défaut et doit d’abord être activé sous Administration → Paramètres → Paramètres de l’organisation → Onglet Appels d’offres dans la section Paramètres.

Si vous activez cette fonction, le champ Heure (format : hh:mm) s’affiche dans la section Délai de soumission des offres. En saisissant l’heure, vous pouvez définir avec précision la fin de la période de soumission des offres.

Appels d’offres de SAP vers Onventis Buyer

Les appels d’offres de SAP à Tradecore contiendront encore plus d’informations et de fonctionnalités dans la nouvelle version. D’une part, le numéro de soumission provenant de SAP est transmis à TradeCore. Ainsi, les soumissions peuvent être facilement attribuées à un “projet” supérieur dans TradeCore. Le champ Numéro de soumission peut être affiché via les paramètres d’organisation dans l’administration. Pour cela, il suffit de cocher la case “Afficher le champ “Numéro de soumission”” sous l’onglet Appels d’offres.

Les appels d’offres correspondant à un numéro de soumission SAP peuvent être affichés de manière groupée dans la liste des appels d’offres grâce à un nouveau filtre.

En outre, il est désormais possible, à l’aide du champ “Début de la durée de validité” dans SAP, de définir et de contrôler l’envoi d’un appel d’offres aux fournisseurs concernés d’une part directement dans SAP. D’autre part, l’utilisateur a également la possibilité de définir lui-même dans TradeCore le début exact de la durée de validité d’un appel d’offres grâce au nouveau champ “Début de la durée de validité”.

Il existe trois scénarios possibles pour définir le début de la période d’échéance dans SAP :

• Début de la période de validité avec date dans le futur → L’appel d’offres est envoyé aux fournisseurs dans TradeCore à cette date précise. Le statut de l’appel d’offres passe de “En cours de saisie” à “Envoyé au fournisseur”.
• Début de la période de validité à la date du jour → L’appel d’offres est immédiatement envoyé aux fournisseurs dans TradeCore et a le statut “Envoyé aux fournisseurs”.
• Début de la période de validité sans date → L’appel d’offres est créé dans TradeCore pour la suite du traitement et reçoit le statut “En cours de saisie”. Le bouton d’action “Envoyer” permet d’envoyer l’appel d’offres au fournisseur.

Cette fonction n’est disponible qu’après une configuration individuelle par Onventis. Sans cela, le processus actuel n’est pas affecté et l’appel d’offres est envoyé aux fournisseurs concernés sans tenir compte de la durée de validité. N’hésitez pas à nous contacter si vous êtes intéressé par cette nouvelle fonction.

Définition de la confidentialité des signalements

Vous pouvez définir différents niveaux de confidentialité pour un signalement. Les niveaux suivants sont disponibles au choix :

• Par défaut : le signalement est visible et modifiable par les non-membres de l’équipe.
• Contenu de l’appel d’offres confidentiel : les non-membres de l’équipe peuvent voir l’appel d’offres dans la liste des appels d’offres mais ne peuvent pas l’ouvrir. La consultation et l’édition de l’appel d’offres sont réservées aux membres de l’équipe.
• Appel d’offres confidentiel : l’appel d’offres n’est visible et modifiable que par les membres de l’équipe.

Remarques internes et externes

Dans les données de base d’un signalement, vous pouvez enregistrer des remarques externes et internes.

Les remarques externes sont visibles pour les fournisseurs participant à l’appel d’offres.

Remarques internes Ne sont visibles que pour les utilisateurs de votre organisation.

Désactiver la fonction de copie des signalements

En cochant la case : “Désactiver la fonction de copie de ce signalement”, ce signalement ne peut pas être copié par d’autres utilisateurs.

Dans l’onglet Équipe, vous voyez la liste de toutes les personnes qui ont été ajoutées à l’appel d’offres en tant que membres de l’équipe.

Ajout et suppression de membres d’équipe

Le bouton Ajouter un utilisateur... bouton, vous pouvez ajouter d’autres membres de l’équipe à l’appel d’offres.

Si vous souhaitez ajouter plusieurs utilisateurs à un appel d’offres, sélectionnez les utilisateurs et ajoutez-les à l’appel d’offres en cliquant sur le bouton Ajouter un utilisateur.

L’icône de transfert vous permet d’ajouter un utilisateur au signalement.

Vous pouvez à tout moment supprimer les membres de l’équipe de l’appel d’offres en cliquant sur l’icône Supprimer. Tous les membres de l’équipe, à l’exception du coordinateur, peuvent alors être supprimés du signalement.

Transférer la coordination du signalement à un autre membre de l’équipe

Vous pouvez à tout moment confier la coordination du signalement à un autre membre de l’équipe. Pour transférer la coordination, cliquez sur l’icône Transférer la coordination.

Définir les paramètres d’équipe pour les appels d’offres

Le bouton Paramètres de l’équipe... bouton, vous pouvez définir les règles suivantes pour le signalement :

• le nombre minimum de participants au projet (mot-clé : principe des quatre yeux). Si ce nombre n’est pas atteint, aucune publication n’est possible
• le délai de validation pendant lequel les membres du projet doivent valider ou refuser l’appel d’offres pour publication (= délai de carence)
• Définition de ce qui se passe en cas de non validation (publication possible après un délai de carence / pas de publication possible) Paramètres de l’équipe Droits

Chaque utilisateur se voit attribuer un ensemble de droits au sein du système. Ils sont transférés dans l’appel d’offres et peuvent y être limités pour un projet, mais pas étendus. Les droits des différents membres de l’équipe peuvent être modifiés à tout moment. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Paramètres de l’équipe, droits dans l’onglet Équipe.

Dans la nouvelle fenêtre qui s’ouvre, tous les membres de l’équipe sont listés avec les droits disponibles et attribués.

Les signes plus dans l’en-tête de la colonne permettent de marquer tous les droits pour le membre de l’équipe concerné. Le signe moins permet d’annuler la sélection.

Les membres de l’équipe peuvent se voir attribuer les mêmes droits en une seule étape, c’est-à-dire que les droits peuvent être cumulés, cochés ou décochés. Pour ce faire, cliquez sur le signe plus ou moins dans la ligne de ce droit.

En cliquant sur le bouton Enregistrer et fermer, les données saisies sont enregistrées. Les droits du coordinateur ne peuvent pas être modifiés.

Dans l’onglet Textes, vous pouvez créer des textes, par exemple des accords de confidentialité pour les signalements, pour un signalement.

Création de textes dans un appel d’offres

Dans le menu déroulant, cliquez sur le bouton Nouvel élément de structure... ou le bouton Nouveau texte... vous pouvez créer des textes. Les textes des modèles peuvent être importés par le biais du bouton Nouveau via modèles... bouton dans l’appel d’offres.

Le champ Représentation vous permet de sélectionner les types de représentation d’une structure de texte :

• Comprimés: Seuls les éléments de structure et les titres des textes sont représentés, sans description, images ni fichiers joints.
• Noncompressé: Toutes les informations (titres, textes de description, images et fichiers joints) sont affichées.

Les éléments de structure permettent de créer une structure logique pour les textes. Les éléments de structure représentent des points supérieurs, comme les titres de chapitre d’un livre. Les textes correspondants suivent en dessous.

Après avoir créé un élément de structure, vous pouvez créer un sous-élément (sous-chapitre) en cliquant sur l’icône Nouveau.

Le bouton Copier permet de copier l’élément de structure.

Vous pouvez copier l’élément de structure en cliquant sur le bouton Supprimer .

Vous pouvez adapter l’ordre des textes et des éléments de structure en adaptant la numérotation du texte.

Vous pouvez utiliser les textes créés dans l’appel d’offres en cliquant sur le bouton Utiliser... dans un autre appel d’offres ou dans un modèle de texte.

Modifier des textes

Vous pouvez modifier la structure du texte en cliquant sur le titre du texte ou de l’élément de structure. Vous pouvez ensuite modifier le n° de poste, le titre, la description et les annexes.

Vous pouvez modifier la position du texte en adaptant le n° de position. changer. Après avoir enregistré vos modifications à l’aide des boutons Enregistrer et Fermer, le texte est classé à la position souhaitée.

Transférer des modèles de texte et de poste dans un appel d’offres

Vous pouvez utiliser le bouton Utiliser... pour ajouter des textes et des postes. bouton Copier des modèles de texte et de poste déjà créés dans un appel d’offres.

En cochant les cases, vous pouvez sélectionner les positions de texte souhaitées. Le bouton Utiliser... Le bouton Utiliser permet d’intégrer les textes sélectionnés dans l’appel d’offres.

Si vous ne souhaitez reprendre qu’un seul poste dans l’appel d’offres, vous pouvez cliquer sur l’icône Transférer à côté de la ligne de poste souhaitée.

Dans l’onglet Postes, vous pouvez ajouter des postes à un appel d’offres.

Ajouter des postes à un appel d’offres

Vous pouvez créer de nouvelles positions à partir de vos articles favoris, d’un catalogue, du panier d’achat, d’un modèle de position via le bouton Nouveau via modèles... ou comme position de texte libre via le bouton Position de texte libre.… à un appel d’offres. Les postes peuvent également être créés en tant qu’éléments de structure avec des sous-postes via le Nouveau via des modèles. Pour créer des positions dans un élément de structure, vous devez cliquer sur l’icône new.svg dans la colonne Action à côté de l’élément de structure correspondant.

Le champ Représentation vous permet de sélectionner les types de représentation des positions :

• Comprimés: Seuls les éléments de structure et les titres des postes sont affichés, sans description, images ou fichiers joints.
• Non compressé: Toutes les informations (titres, textes de description, images et fichiers joints) sont affichées.

Reprendre des positions à partir de la liste des favoris/du catalogue/de l’auto-apprentissage

Une autre possibilité d’ajouter des positions est de reprendre des positions des favoris, d’un catalogue ou de la liste Auto-Learn. Pour cela, sélectionner le bouton souhaité et confirmer le choix avec OK.

Après avoir recherché l’article souhaité dans un catalogue, le reprendre dans l’appel d’offres ouvert en cliquant sur le bouton Utiliser.

Maintenant, modifie l’article en cliquant sur le titre. Il est maintenant possible d’indiquer par exemple le numéro de position. afin de déterminer à quel endroit ce poste doit apparaître dans l’appel d’offres. Il est possible de définir des champs supplémentaires ou de consigner d’autres remarques. Après l’enregistrement, l’article apparaît dans la liste des positions de l’appel d’offres.

Il faut procéder de la même manière lorsqu’un article doit être repris de la liste des favoris ou de la liste Auto-Learn.

Création de barèmes de quantité dans un poste d’appel d’offres

Dans un appel d’offres, vous pouvez activer des barèmes de quantité pour un poste et demander ainsi des prix échelonnés. Vous pouvez activer les barèmes de quantité en cliquant sur le bouton Barèmes de quantité et les désactiver en cliquant sur Masquer les barèmes de quantité.

Vous pouvez ensuite saisir les quantités souhaitées pour lesquelles les prix échelonnés doivent s’appliquer.

Définition des types de poste et des postes obligatoires

Vous pouvez définir un type de poste pour chaque poste d’un appel d’offres. Avec le type de poste, vous pouvez définir quels postes sont obligatoires ou alternatifs. Vous pouvez définir les types de poste suivants :

Poste obligatoire : si vous marquez le poste comme poste obligatoire, le fournisseur ne peut envoyer son offre que s’il fait une offre pour ce poste.

Type de position : sous Types de position, vous pouvez choisir dans le menu déroulant s’il s’agit d’une position standard, d’une position alternative ou d’une position optionnelle. Les types de postes sont affichés dans l’aperçu.

Définir les types de coûts

Le type de coût permet de déterminer si le poste demandé est compté parmi les coûts fixes ou variables.

Création de champs supplémentaires

Les champs supplémentaires vous permettent de demander d’autres attributs importants pour les postes de l’appel d’offres. Pour cela, il faut aller dans l’onglet Champs supplémentaires d’un poste d’appel d’offres. Le bouton Nouveau champ supplémentaire... vous pouvez créer de nouveaux champs supplémentaires.

Personnalisation des propriétés des champs supplémentaires par modification multiple

La modification multiple vous permet d’adapter ultérieurement les propriétés des champs supplémentaires.

Les propriétés suivantes peuvent être définies :

• Champ de cannabis
• Champ obligatoire
• Champ en lecture seule
• Champ invisible

Exportation et importation de positions

Dans un appel d’offres, dans la liste des postes, le bouton Exporter est disponible. Les postes d’appel d’offres peuvent ainsi être exportés vers EXCEL.

Cette exportation peut à son tour être utilisée comme importation, par exemple si l’on exporte des positions, que l’on modifie ou adapte quelque chose dans EXCEL et que l’on souhaite ensuite réimporter les positions dans l’appel d’offres.

Lors de l’importation, toutes les positions existantes sont écrasées !

Dans l’onglet Questions, vous pouvez formuler des questions aux fournisseurs et vous pouvez demander d’autres facteurs pertinents, par exemple la qualité, la logistique ou les spécifications.

Le champ Présentation vous permet de choisir les types de présentation suivants pour les questions :

• Comprimé: Seuls les éléments de structure et les titres des questions sont affichés, sans description, images ou fichiers joints.
• Non compressé: Toutes les informations (titres, textes descriptifs, images et fichiers joints) sont affichées.

Le champ Pondération vous permet de déterminer si les questions doivent être pondérées ou non en sélectionnant OUI/NON.

Création et pondération de questions

Si une question doit être insérée ou créée, cliquez sur le bouton Nouvelles questions... sur le bouton. Une nouvelle fenêtre s’ouvre et tous les détails concernant la position de la question peuvent être enregistrés.

Il est maintenant possible d’enregistrer ici le titre de la question, une description et le type de pondération. Le champ Pondération résiduelle libre affiche la pondération résiduelle encore disponible. La pondération déjà inscrite pour d’autres questions est prise en compte.

Le champ Pondération permet d’indiquer un pourcentage de pondération pour cette question. Au total, les pondérations des éléments structurels d’un niveau doivent être égales à 100%. La pondération résiduelle sert alors de point de repère.

Le bouton Vérifier la pondération permet de vérifier les pondérations effectuées. Si la pondération n’a pas été effectuée correctement, cela s’affiche en rouge.

Le bouton Ajuster la pond ération permet d’ajuster la pondération saisie. Le système ajuste alors automatiquement la pondération.

Les questions peuvent être marquées comme critère d’élimination. Dans ce cas, l’abréviation K.O. apparaît en rouge à côté de la question. Les questions ainsi marquées sont particulièrement mises en évidence lors de l’affichage et ne sont visibles en tant que telles que pour les utilisateurs internes. Les fournisseurs ne voient pas quelles questions sont des critères d’exclusion. Les critères K.O. ont toujours une pondération de 0%.

Les questions qui ne sont pas notées sont signalées par l’abréviation N.B. Les questions ainsi marquées ont toujours une pondération de 0%. Il est judicieux de marquer comme non évaluables les questions qui n’ont qu’un caractère informatif (p. ex. demande de contacts, d’adresses, etc.).

Indicateur clé : dans la section Gestion des fournisseurs → Paramètres d’évaluation, vous pouvez définir des indicateurs clés de performance (KPI) et les associer aux questions. Lors de l’évaluation ultérieure, on obtient les scores d’évaluation en fonction de ratios clés.

Dans la section Autres, un fichier de n’importe quel format peut être joint à la question. Ceux-ci sont visibles pour le fournisseur.

Créer et modifier des champs de réponse

Dans l’onglet Champs de réponse, il est possible de créer ou d’éditer les champs de réponse à la question. Pour ce faire, allez dans l’onglet Champs de réponse pour une position de question et cliquez sur le bouton Nouveau champ de réponse... bouton.

Saisir ici le rang du champ de réponse et le titre qui doit apparaître devant le champ de réponse.

Il est possible de définir ici

• Champ facultatif, c’est-à-dire que le fournisseur peut saisir une réponse
• Champ obligatoire, c’est-à-dire que le fournisseur doit saisir une réponse
• Champ invisible (non public)h. réservé aux utilisateurs internes
• Lefournisseur ne peut pas modifier le champ.

Le champ Type de champ permet de déterminer le type de champ de réponse. Les types de champs de réponse possibles sont présentés ci-dessous.

Types de champs de réponse possibles :

Texte :

Texte de l’unité :

Ce champ permet de saisir une unité (par ex. unité de quantité, de monnaie, de temps, etc.) pour le champ de réponse.

Nombre de lignes de texte :

Ici, on peut déterminer la hauteur du champ de saisie en indiquant combien de lignes de texte le champ doit avoir.

Longueur des lignes de texte :

Le nombre de lignes de texte multiplié par la longueur des lignes de texte donne le nombre maximal de caractères.

Nombre

Date

sélection :

Valeurs de sélection

Les valeurs de sélection de la liste déroulante ou des cases à cocher peuvent être déterminées ici.

Groupe de champs :

Le type de champ Groupe de champs permet d’afficher côte à côte des champs de réponse de n’importe quel type. Il est possible de définir combien de champs de réponse doivent être affichés les uns à côté des autres.

Dans l’aperçu des champs de réponse, le titre Groupe de champs apparaît maintenant au-dessus des champs suivants (nombre que vous avez défini), c’est-à-dire que les champs de réponse créés sous ce titre constituent le groupe de champs.

Comme décrit ci-dessus, il est possible de créer n’importe quel champ de réponse sous le groupe de champs.

Il est possible de créer autant de groupes de champs que l’on veut entre eux.

Exemple: trois groupes de champs créés les uns en dessous des autres, avec 3 champs chacun, tels qu’ils apparaissent dans la structure de la question.

Enregistrer et fermer permet d’enregistrer les modifications. Si vous souhaitez définir d’autres champs de réponse, cliquez sur le bouton Enregistrer et nouveau.

Le champ pour les fichiers joints peut être affiché dans la liste des positions

Un paramètre permet d’afficher les champs de fichier joint des questions et des positions dans la liste des positions.

Ce réglage doit être effectué par position et est représenté sous les champs supplémentaires.

Tant pour les questions que pour les positions, le fournisseur reçoit une indication de l’endroit où il doit joindre le fichier.

Utiliser l’attribution automatique de points

Outre l’évaluation manuelle des réponses du fournisseur, il est également possible de mettre en place une évaluation automatique en cas de questions. Pour ce faire, activer la case à cocher Évaluation automatique.

Après avoir coché la case, les possibilités suivantes s’offrent à vous :

• Additionner tous les points obtenus
• Seul le score le plus bas compte
• Seul le meilleur score compte

Pour illustrer le fonctionnement, voici un exemple pour chaque possibilité :

Les critères de notation automatique ne sont disponibles que pour les champs de réponse de type “nombre”, “date” et “choix”.

Si cet item de question possède plus d’un champ de réponse, la liste déroulante permet de définir comment le score des items de question doit se composer. Les trois options suivantes sont disponibles :

Additionner tous les points obtenus = les points de tous les champs de réponse sont additionnés.

Exemple : le poste de question comporte deux champs de réponse : “Nombre d’employés”.
Champ de réponse 1 : “Combien de personnes votre entreprise emploie-t-elle en Allemagne ?”
Champ de réponse 2 : “Combien de personnes votre entreprise emploie-t-elle en France ?”

Sur la base de la réponse du fournisseur, le logiciel détermine automatiquement les points suivants :
Champ de réponse 1 : “50 employés” => 2 points
Champ de réponse 2 : “10 employés” => 1,5 point

Résultat :
+ 2,0 points
+ 1,5 point

—————–
=3,5 points

Seul le score le plus bas compte = seul le résultat du champ de réponse qui a obtenu le score le plus bas est valable. Les autres champs de réponse ne sont pas pris en compte.

Exemple : Position de la question avec trois champs de réponse : “Dans quels pays avez-vous des succursales de service”.
Champ de réponse 1 : “Présence d’un établissement en Allemagne”.
Champ de réponse 2 : “Présence d’un établissement en France”.
Champ de réponse 3 : “Présence d’un établissement en Pologne”.

Sur la base de la réponse du fournisseur, le logiciel détermine automatiquement les points suivants :
Champ de réponse 1 : “Non” => 1 point
Champ de réponse 2 : “Oui” => 5 points
Champ de réponse 3 : “Oui” => 5 points
Résultat :
Le champ de réponse 1 a le nombre de points le plus bas => 1 point

Seul le score le plus élevé compte = seul le résultat du champ de réponse qui a obtenu le score le plus élevé est valable. Les autres champs de réponse ne sont pas pris en compte.

Exemple : la position de la question comporte deux champs de réponse : “Certificats”.
Champ de réponse 1 : “Votre gestion de la qualité est-elle certifiée ?”
Champ de réponse 2 : “Si vous êtes certifié, quel certificat possédez-vous ?”
(Le fournisseur a le choix entre “EN ISO 9000 ff” et “Nous possédons un autre certificat”)

Sur la base de la réponse du fournisseur, le logiciel détermine automatiquement les points suivants :
Champ de réponse 1 : “Oui” => 3 points
Champ de réponse 2 : “Nous possédons un autre certificat” => 2 points
Résultat :
Le champ de réponse 1 a le plus grand nombre de points => 3 points

Règles de calcul des champs de réponse lors de l’attribution automatique de points

Des critères permettent de définir le nombre de points avec lequel une réponse donnée doit être automatiquement évaluée. Si un fournisseur donne une réponse, le système vérifie quels critères sont remplis. Si plus d’un critère est rempli, la liste déroulante “Règle de calcul de la position de la question” permet de définir comment le nombre de points doit être calculé.

Additionner tous les points obtenus = les points de tous les critères remplis sont additionnés.

Exemple : Type de champ “Sélection / cases à cocher (choix multiple)”.
Champ de réponse “En quelles couleurs pouvez-vous livrer ?”
Critère 1 : = “vert” (1,25 point)
Critère 2 : = “jaune” (1,25 point)
Critère 3 : = “rouge” (1,25 point)
Critère 4 : = “bleu” (1,25 point)

Sur la base de la réponse du fournisseur, le logiciel détermine automatiquement les points suivants :
Le fournisseur coche les cases “Vert”, “Jaune” et “Bleu” suivantes
Résultat :
+ 1,25 point (“vert”)
+ 1,25 point (“jaune”)
+ 1,25 point (“bleu”)
=3,75 points

Seul le score le plus bas compte = tous les critères sont examinés. Parmi les critères remplis, seul celui qui donne le score le plus bas est pris en compte. Les autres critères remplis ne sont pas pris en compte.

Exemple : type de champ “nombre
Champ de réponse : “Combien de personnes employez-vous ?”
Critère 1 : “< 10” (1 point)
Critère 2 : “< 100” (2 points)
Critère 3 : “< 500” (3 points)
Critère 4 : “>= 500” (5 points)

Sur la base de la réponse du fournisseur, le logiciel détermine automatiquement les points suivants :
Le fournisseur répond : “93” employés
Tous les critères sont vérifiés :
“< 10” –> Critère non rempli
“< 100” –> Critère rempli
“<500” –> Critère rempli
“>= 500” –> Critère non rempli
Résultat :
Critères remplis
“<100 ” (2 points)
“<500 ” (3 points)
–> Minimum = 2 points

Seul le score le plus élevé compte = tous les critères sont examinés. Parmi les critères remplis, seul celui qui donne le plus grand nombre de points est pris en compte. Les autres critères remplis ne sont pas pris en compte.

Exemple : type de champ “nombre
Champ de réponse : “Quel est le taux horaire (en euros) d’un peintre chez vous ?”
Critère 1 : “< 50” (5 points)
Critère 2 : “< 100” (3 points)
Critère 3 : “<150 ” (2 points)
Critère 4 : “>= 150” (1 point)

Sur la base de la réponse du fournisseur, le logiciel détermine automatiquement les points suivants :

Le fournisseur répond : “59,50” euros
Tous les critères sont vérifiés :
“< 50” (5 points) –> Critère non rempli
“< 100” (3 points) –> Critère rempli
“<150 ” (2 points) –> Critère rempli
“>= 150” (1 point) –> Critère non rempli

Résultat :
Critères remplis
“<100 ” (3 points)
“<150 ” (2 points)
–>Maximum = 3 points

Dans l’onglet Fournisseurs, vous pouvez ajouter des fournisseurs à une demande.

Vous pouvez attribuer les fournisseurs qui doivent participer à une demande dans l’onglet Fournisseurs. Vous pouvez supprimer le fournisseur souhaité en cliquant sur l’icône Supprimer.

Ajouter un fournisseur existant à un appel d’offres

Le bouton Ajouter un fournisseur... vous permet d’afficher les fournisseurs existants au sein de votre organisation. Si vous souhaitez sélectionner plusieurs fournisseurs, activez la case à cocher à gauche du numéro de fournisseur. Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter un fournisseur. Les fournisseurs sélectionnés sont ajoutés à la demande.

Si vous ne souhaitez sélectionner qu’un seul fournisseur, vous pouvez l’ajouter à la demande en cliquant sur l’icône Transférer.

Ajouter un nouveau fournisseur à un appel d’offres

Le bouton Nouveau fournisseur... vous pouvez saisir les coordonnées d’un nouveau fournisseur.

Lors de la publication de la demande, le fournisseur reçoit un e-mail contenant un lien d’enregistrement. Une fois l’enregistrement réussi, le fournisseur peut soumettre son offre pour cette demande.

Échanger des informations avec le fournisseur

Vous pouvez échanger des informations avec le fournisseur par courrier électronique. Le bouton Envoyer un e-mail... vous pouvez envoyer un e-mail aux fournisseurs sélectionnés ou à tous les fournisseurs. Vous pouvez rédiger un nouvel e-mail ou utiliser le bouton Modèles... pour sélectionner un e-mail. Vous pouvez choisir un e-mail parmi les modèles existants en cliquant sur le bouton correspondant.

Le bouton Envoyer permet d’envoyer l’e-mail. Le bouton Fermer vous permet de fermer le formulaire et de revenir à la demande.

Prix minimum

L’offre dont le prix net est le plus bas sert de base au prix minimal. Il est en principe converti dans la devise de base de l’organisation. Si des postes n’ont pas été proposés dans cette offre, le prix minimal des autres offres est utilisé pour ces postes.

Le prix minimal est calculé en cliquant sur le bouton Recalculer ainsi que lors de l’archivage de la demande.

Prix maximum

L’offre dont le prix net est le plus élevé servira de base au prix maximum. Il est en principe converti dans la devise de base de l’organisation. Si des postes n’ont pas été proposés dans cette offre, le prix maximal des autres offres sera utilisé pour ces postes.

Le prix maximum est calculé en cliquant sur le bouton Recalculer ainsi que lors de l’archivage de la demande.

Si un fournisseur a commis une erreur lors de la saisie de l’offre, il peut être donné à ce fournisseur la possibilité de corriger l’offre en cliquant sur le bouton Publier une correction d’offre.

Ouvrir l’offre à corriger en cliquant sur son titre et cliquer sur le bouton Publier la correction de l’offre.

Dans le champ Informations sur le fournisseur, il est possible d’enregistrer une brève explication sur la correction de l’offre. Le fournisseur est informé par e-mail de la correction de l’offre. Il peut apporter les modifications souhaitées à l’offre et envoyer ensuite l’offre modifiée.

Si la correction de l’offre a été remise par le fournisseur, il est à nouveau informé par e-mail.

En cliquant sur le comparateur de prix… Button, vous pouvez comparer les offres des fournisseurs. Le bouton Adapter la comparaison des prix permet d’accéder au “panneau de personnalisation” et d’adapter la comparaison des offres à ses propres besoins d’information.

Le bouton Reprendre les paramètres permet d’enregistrer vos paramètres et de reprendre votre sélection dans le comparateur d’offres.

La comparaison graphique des offres vous permet de confronter et de comparer graphiquement plusieurs offres. Vous pouvez ainsi comparer les prix globaux ou les prix par poste, ainsi que représenter graphiquement l’évolution des prix pour plusieurs versions de la demande. Vous obtiendrez ainsi une plus grande transparence sur les offres en cours et pourrez immédiatement voir si la stratégie entraîne une réduction des coûts.

Vous pouvez accéder à une comparaison graphique des offres en cliquant sur les diagrammes.

Dans la comparaison graphique des offres, vous disposez de quatre mises en page de diagrammes : Diagramme à barres, Diagramme linéaire, Diagramme à secteurs et Diagramme circulaire. Pour afficher un graphique, vous devez d’abord définir les critères dans les paramètres. Les critères suivants sont à votre disposition :

• Base de comparaison – prix total ou prix par poste
• Sélection des fournisseurs
• Sélection de la position
• Versions

Après avoir défini les critères, vous pouvez afficher le diagramme en cliquant sur le bouton Afficher le diagramme.