Erstellen und Durchführen einer Auktion

In dem Bereich Sourcing → RFX und Auktionen → Eigene Auktionen kann durch betätigen des Buttons Neu eine neue Auktion angelegt werden.

Auktionsinformationen

Auktionsarten

Ampelauktion bei englischen Auktionen

Die Ampelauktion ermöglicht es den Lieferanten, Ampeln in den Farben rot, gelb und grün anzeigen zu lassen. Je nachdem ob sich ihr Gebot innerhalb oder außerhalb einer vorgegebenen Preisspanne befindet.

Die Ampelfunktion befindet sich in den Detaildaten einer Position und muss dort aktiviert werden, im Standard ist diese deaktiviert.

Dynamische Ampeln (Single Sourcing)

Beispiel einer Ampelauktion mit dynamischen Ampeln (Single Sourcing)

• Alle Gebote > 300,00 Euro = rote Ampel
• Alle Gebote <= 300,00 Euro = gelbe Ampel
• Alle Gebote <= 280,00 Euro = grüne Ampel

Die Einstellung Dynamische Ampeln (Single Sourcing) bewirkt, dass wenn ein Gebot < dem Wert der grünen Ampel (= 280,00 Euro) abgegeben wird, z.B. 270,00 Euro, dieses Gebot automatisch als neuer Wert für die grüne Ampel gesetzt wird und die Differenz zum bisherigen Wert  (= 10,00 Euro) für alle anderen Ampeln dynamisch nachgezogen wird.

Das bedeutet in diesem Beispiel, der neue Wert der grünen Ampel ist <= 270,00 Euro, der Wert der gelben Ampel ist <= 290,00 Euro und die rote Ampel wird ab einem Gebot > 290,00 Euro angezeigt.

Bei einer solchen Konstellation kann es vorkommen, dass ein Lieferant der bisher eine gelbe Ampel angezeigt bekommen hat, weil er z.B. 295,00 Euro geboten hat, plötzlich eine rote Ampel angezeigt bekommt, weil sich der Wert der Ampeln dynamisch verändert hat.

Dynamische Ampeln (Multi Sourcing)

Beispiel einer Ampelauktion mit dynamische Ampeln (Multi Sourcing) und einer Preisspanne von 5,00 Euro.

• Alle Gebote > 300,00 Euro = rote Ampel
• Alle Gebote <= 300,00 Euro = gelbe Ampel
• Alle Gebote <= 280,00 Euro = grüne Ampel

Die Einstellung Dynamische Ampeln (Multi Sourcing) und einer Preisspanne von 5,00 Euro bewirkt, dass wenn ein Gebot < dem Wert der grünen Ampel (= 280,00 Euro) abgegeben wird, dieses aber nicht > der Preisspanne von 5,00 Euro liegt, z.B. 278,00 Euro, keine Veränderung der Ampel-Werte erfolgt.

Wird ein Gebot > der Preisspanne, z.B. 5,50 Euro unterhalb des Wertes der grünen Ampel abgegeben, z.B. 274,50 Euro, wird dieses Gebot automatisch als neuer Wert für die grüne Ampel gesetzt und die Differenz zum bisherigen Wert  (= 5,50 Euro) für alle anderen Ampeln dynamisch nachgezogen (ähnlich der dynamischen Ampeln (Single Sourcing)). Das bedeutet in diesem Beispiel, der neue Wert der grünen Ampel ist <= 274,50 Euro, der Wert der gelben Ampel ist <= 294,50 Euro und die rote Ampel wird ab einem Gebot > 294,50 Euro angezeigt. Der Wert der grünen Ampel (= 274,50 Euro) kann wiederum nur durch ein erneutes niedrigeres Gebot > 5,00 Euro dynamisch verändert werden, z.B. 269,00 Euro, usw.

Statische Ampeln (Multi Sourcing)

Beispiel einer Ampelauktion mit Statischen Ampeln (Multi Sourcing).

• Alle Gebote > 300,00 Euro = rote Ampel
• Alle Gebote <= 300,00 Euro = gelbe Ampel
• Alle Gebote <= 280,00 Euro = grüne Ampel

Die Ampelauktionsart Statische Ampeln (Multi Sourcing) ist die einfachste Art der Ampelauktion, die Werte der Ampeln sind fix (statisch) und werden auch durch Gebote unterhalb des Wertes der grünen Ampel (= 280,00 Euro) nicht verändert.

In der Gebotsübersicht können die Ampeln und deren Verlauf ebenfalls angezeigt werden, indem man die Haken bei Grüne Ampel und Gelbe Ampel setzt.

In der Tabellarischen Übersicht wird der Ampelverlauf mit Werten angezeigt.

Auf der Lieferantenseite werden die Ampeln als Symbole angezeigt und in Echtzeit, entsprechend der aktuellen Gebotssituation, verändert.

Holländische Auktion

Neben der gewohnten Englischen Auktion steht Ihnen zusätzlich die Holländische Auktion (Rückwärtsauktion) zur Verfügung.

In einer typischen Online-Auktion (englische Auktion) verauktioniert der Kunde einen Artikel mit einem Startpreis. Mehrere Lieferanten können während der Laufzeit der Auktion Gebote für den Artikel abgeben, das niedrigste Gebot bei Auktionsende erhält den Zuschlag.

In einer Holländischen Auktion ist der Auktionsprozess umgekehrt. Hier verauktioniert der Kunde einen Artikel ebenfalls mit einem Startpreis. Der Unterschied zur englischen Auktion aber ist, dass der Startpreis während der Laufzeit der Auktion steigt. Lieferanten können jederzeit ihr Gebot abgeben. Je länger sie warten, desto höher ist der Preis.

Im Gegensatz zu einer englischen Auktion, bei der erst zum Schluss die höchsten Gebote zu erwarten sind, kann es bei einer holländischen Auktion sehr schnell zum Verkauf des Artikels kommen, da die Lieferanten unter Zeitdruck stehen. Wird zu spät geboten, um einen hohen Preis zu erlangen, kann der Artikel bereits an einen anderen Bieter verkauft sein.

Unter Sourcing → RFX und Auktionen →  neue Auktion, kann zwischen einer holländischen und einer englischen Auktion ausgewählt werden. Je nach Auktionsform variieren die darunter liegenden Felder.

Eingabe der Gebots-Menge durch den Lieferanten bei holländischen Auktionen

Der Lieferant kann die Menge, die er bietet, anpassen. Die Restmenge verbleibt in der Auktion.

Damit der Lieferant die Funktion nutzen kann, muss im Reiter Basisdaten einer holländischen Auktion die Option: “Eingabe der Gebotsmenge durch den Lieferanten” aktiviert sein.

Sobald diese Option aktiviert ist wird beim Lieferanten im Reiter Gebotsübersicht, die Spalte Gebotsmenge angezeigt.

Dort hat der Lieferant die Möglichkeit zwischen einer Menge 0 und der maximalen Menge zu wählen.

Der Preis zum Zeitpunkt der Gebotsabgabe ist bindend. Der Preis der verbleibenden Restmenge steigt gemäß voreingestelltem Zeitintervall.

Sind alle Teilmengen eines Artikels vergeben, wird dies wie folgt angezeigt:

Für diesen Artikel ist kein Gebot mehr abgebbar. Alle weiteren Positionen stehen weiterhin zur Auktion.

Im Nachrichtenverlauf der Auktion erscheint eine Meldung an alle Teilnehmer, sobald sich die zur Auktion ausstehende Menge einer Position verändert hat.

Die noch zur Auktion ausstehende Restmenge wird direkt unter der Artikelbeschreibung angezeigt.

Ausgewählte Positionen einer holländischen Auktion auf Kundenseite anzeigen

Der Kunde hat bei holländischen Auktionen die Möglichkeit, sich ausgewählte Positionen des Lieferanten in der Auktion anzeigen zu lassen.

Damit der Lieferant einzelne Positionen in der Auktion auswählen kann, sollte folgende Einstellung beim Kunden aktiviert sein:

Administration → Organisationseinstellungen → Reiter Generell, Option: “Lieferant kann Positionen in der Auktion wählen”

In der Kundensicht erscheint im Reiter Lieferanten eine neue Spalte Ausgewählte Positionen. Dort werden die angebotenen Positionen pro Lieferant angezeigt.

Durch einen Klick auf den blauen Text erscheint automatisch die Gebotsübersicht, in der detailliert angezeigt wird, welche Positionen der Lieferant anbieten möchte.

Der Kunde erhält ebenso eine erweiterte Teilnahmebestätigung des Lieferanten.

Lieferantensicht:

Der Lieferant wird, bevor er die Teilnahme bestätigen kann, aufgefordert anzugeben, welche Positionen er anbieten möchte.

Dazu wechselt er in den Reiter Gebotsübersicht und wählt die gewünschten Positionen aus. Danach kann er die Teilnahme an der Auktion bestätigen.

Danach sieht der Lieferant im Reiter Gebotsübersicht nur noch die Artikel die er anbieten möchte. Die Felder Position auswählen sind nicht mehr veränderbar. Die Nummerierung der Artikel wird beibehalten.

Anschließend hat der Lieferant die Möglichkeit, beide Postionen sofort zusammen oder einzeln hintereinander anzubieten. Der Zeitpunkt, wann er welche Position anbietet ist dem Lieferanten überlassen.

Der Kunde sieht im Reiter Lieferanten, dass der Lieferant beabsichtigt, beide Positionen anzubieten. Im Reiter Gebote sieht der Kunde den tatsächlichen Status der Gebote.

Möchte der Lieferant im Laufe der Auktion noch weitere Positionen anbieten, hat er dazu folgende Möglichkeiten:

• Der Kunde kann dies über eine Gebotskorrektur ermöglichen.
• Im Reiter Gebote selektiert der Kunde den Lieferanten, der weitere Positionen anbieten möchte.

Dort wählt er das Reiter Gebotsübersicht und klickt auf den Button Korrektur.

Der Lieferant kann erneut auswählen, welche Positionen er anbieten möchte, anschließend muss er die Teilnahme erneut bestätigen.

Wenn die Funktion Lieferant kann Positionen in der Auktion wählen in den Basisdaten der Auktion aktiv ist, kann der Lieferant die Teilnahme an der Auktion absagen. Danach kann er die Positionen, die er anbieten möchte, erneut auswählen und die Teilnahme wieder bestätigen.

Weitere Einstellungen

Beste Gebotssumme und bestes Gebot auf Positionsebene ein- und ausblenden

Im Bereich Auktionen im Reiter Basisdaten unter Bietersicht können Sie die Option Beste Gebotssumme anzeigen (Teilvergabe / cherry picking), sowie Bestes Gebot (Positionsebene) anzeigen aktivieren.

Ist der Haken Beste Gebotssumme anzeigen (Teilvergabe / cherry picking) gesetzt, wird in der Gebotsübersicht die Gebotssumme nur aus den besten Geboten erstellt (cherry picking).

Lieferantenauswahl nach Materialgruppe

In  Auktionen besteht analog zu Anfragen die Möglichkeit, die Lieferantenauswahl nach Materialgruppe vorzunehmen.

In der Auktion kann im Reiter Lieferanten über den Button Lieferant zuordnen ein bereits registrierter Lieferant aus der Lieferantenverwaltung ausgewählt werden, dessen Status für Auktionen freigegeben ist.

Im darauffolgenden Fenster wird eine Lieferantenliste mit zwei Checkboxen angezeigt.

Die Checkbox Nur zur Materialgruppe passende Lieferanten anzeigen erscheint nur dann, wenn in den Basisdaten der Auktion eine Materialgruppe angegeben wurde. Die Checkbox Nur Lieferanten anzeigen, welche zur Materialgruppe mindestens einer Position passen wird immer angezeigt.

Die Materialgruppe der Lieferanten befindet sich in der Supplier Management → Lieferanten → Reiter Materialgruppe und wird dort vom System geprüft.

Je nach Auswahl der Checkboxen werden nur Lieferanten angezeigt, die mit der angegebenen Materialgruppe in den Basisdaten oder in der Position der Auktion übereinstimmen.

Werden beide Checkboxen gesetzt wird der Filter aus beiden Kriterien kombiniert.

Über den Button  Verwenden… kann der Lieferant der Auktion hinzugefügt werden.

Versionierung

Analog zu Anfragen, können Auktionen auch versioniert werden.

Eine Auktion kann nur im Status Veröffentlicht, Auktion angehalten und Beendet versioniert werden.

Eine neue Version wird über Aktion, Neue Version erstellt.

Die neue Version, wird angelegt und der Status der Auktion auf In Erfassung gesetzt.

Das Feld Grund für neue Version wird als Pflichtfeld angezeigt und muss als Hinweis für die Lieferanten ausgefüllt werden, warum die Auktion versioniert wurde. Währenddessen wird dem Lieferanten angezeigt, dass derzeit eine Versionierung durchgeführt wird und die Auktion nicht bearbeitbar ist.

Der Status der Auktion auf Lieferantenseite wird ebenfalls angepasst.

Wenn die versionierte Auktion veröffentlich wurde, erhält der Lieferant eine E-Mail bezüglich der Versionierung und der Grund wird auf Lieferantenseite in der Auktion angezeigt.

Der Lieferant muss für die neue Version erneut die Teilnahme bestätigen oder absagen, im Falle einer Zusage ist die Auktion mit Version 2 bearbeitbar.

Auktionsergebnis in Bestellung übergeben

Sobald eine Auktion beendet ist, erhält diese einen entsprechenden Status.

Es besteht nun die Möglichkeit die Position aus der Auktion in eine Bestellung zu übernehmen. Hierzu muss die gewünschte Auktion geöffnet werden. Im Reiter Gebote öffnen Sie den gewünschten Lieferanten, bei dem die Position aus der Auktion bestellt werden soll.

Im Reiter Gebotsübersicht können die gewünschten Positionen ausgewählt und über den Button  Verwenden… in eine Bestellung übergeben werden.

Teilnahme nicht registrierter Lieferanten an einer Auktion

Wie bei Anfragen, besteht die Möglichkeit einen nicht registrierten Lieferanten über einen Registrierungslink zu einer Auktion einzuladen.

Im Reiter Lieferanten, über den Button Neuer Lieferant… haben Sie die Möglichkeit einen neuen, nicht registrierten Lieferanten hinzufügen.

Es erscheint ein Fenster in dem die Daten des nicht registrierten Lieferanten erfasst werden können.

Nach dem Speichern und Schließen erscheint der neue, nicht registrierte Lieferant in der Lieferanten-Übersicht mit dem Hinweis, dass er noch nicht registriert ist.

Ein bereits registrierter Lieferant erhält diesen Hinweis nicht.

Wird die Auktion veröffentlicht, bzw. an die Lieferanten gesendet, erhalten die Lieferanten eine E-Mail in der sie zur Auktion eingeladen werden. Registrierte Lieferanten können sofort an der Auktion teilnehmen, bzw. die Teilnahme bestätigen. Nitcht registrierte Lieferanten werden perr E-Mail aufgefordert sich zu registrieren, damit sie an der Auktion teilnehmen können.

Vor der Registrierung ist eine Teilnahme an der Auktion nicht möglich. Damit die Registrierung über Auktion funktioniert, muss in der Lieferantenregistrierung unter Lieferantenverwaltung, Einstellungen, Registrierungseinstellungen die Einstellungen zur Registrierung über Auktion festgelegt werden.

Frei definierbare E-Mails

Analog zu Anfragen können den Lieferanten einer Auktion frei definierbare E-Mails gesendet werden. Hierzu gibt es bei Auktionen im Reiter Lieferanten den  Button.

Um eine E-Mail zu senden aktiveren Sie zunächst die Checkbox bei den gewünschten Lieferanten und klicken auf den E-Mail senden… Button. Im neuen Fenster können Sie die notwendigen Daten eingeben.

Über den Button Vorlagen werden alle E-Mail Vorlagen für Auktionen angezeigt. Es können ebenfalls neue Vorlagen erstellt werden.

Es werden nur E-mail Vorlagen aus der Kategorie Auktion angezeigt.

Übernahme Katalogartikel in eine Auktion

Eine neue Auktion kann über Sourcing → eigene Auktionen über den  Neu Button angelegt werden. Im Reiter Positionen können Sie Artikel aus Katalogen auswählen.

Durch Klicken auf den Button Katalog… gelangen Sie in die Katalogübersicht in welcher Sie nach den gewünschten Artikel suchen können. Über das  Artikel verwenden Symbol können Sie den Artikel in die Auktion übernehmen. Über das Artikel verwenden Symbol gelangen Sie zurück zur Auktion. Der Katalogartikel befindet sich jetzt in der Auktion im Reiter Positionen.

Chat-Funktion

Innerhalb einer veröffentlichten, noch laufenden Auktion haben Sie die Möglichkeit über einen Chat mit den Teilnehmern zu kommunizieren. Um die Chatfunktion zu nutzen wechseln Sie in den Reiter Gebotsübersicht in der gewünschten Auktion. Im Bereich Nachrichten sehen Sie einen Nachrichtenverlauf.

Unter Empfänger kann ausgewählt werden, wer angesprochen werden soll. Es gibt folgende Möglichkeiten:

• Alle: Alle an der Auktion Beteiligten werden angesprochen und können die Nachrichten sehen.
• Interne Benutzer: Nur interne Benutzer werden angesprochen und können die Nachrichten sehen, z.B. interne Absprachen oder Informationen
• Lieferanten: Die an der Auktion teilnehmenden Lieferanten können einzeln angesprochen werden. Eine neue Nachricht wird im Feld neue Nachricht eingegeben. Über den Button  Senden kann die Nachricht an den ausgewählten Empfänger verschickt werden. Die Nachricht wird sofort nach dem Versenden im Nachrichtenverlauf angezeigt.

Die gleiche Funktionalität steht auf Lieferantenseite, mit dem Kunden als Empfänger der Nachrichten, zur Verfügung.

Im Auktions-Nachrichtenverlauf (Chat) werden zusätzlich folgende Systemmeldungen für alle Auktionsteilnehmer in Echtzeit angezeigt:

• Auktion ist gestartet
• Auktion wurde angehalten
• Auktion wurde fortgesetzt
• Auktionsende wurde durch den Kunden geändert
• Auktion ist beendet

Kunde kann Gebote korrigieren

Wenn ein Lieferant versehentlich ein falsches Gebot in einer Auktion abgegeben hat, ist es möglich sein, dieses vom Kunden löschen zu lassen.

In der Auktion im Reiter Gebotsübersicht findet sich im unteren Fensterbereich die Anzahl an Geboten.

Durch Klicken auf die Anzahl in der Spalte Anzahl Angebote gelangen Sie in die Gebotsübersicht.

In der Gebotsübersicht sind alle Gebote der Lieferanten mit Datum, Uhrzeit, Gebot, Rang und Lieferant zu sehen. Zusätzlich wird eine Spalte Aktion angezeigt.

Wird von einem Lieferanten ein falsches Gebot abgegeben und er bittet den Kunden dieses zu löschen, können Sie das Gebot über das delete_red.svg Symbol löschen.

Wird ein Gebot gelöscht, wird dieses durchgestrichen. Die Rang-Reihenfolge wird sofort neu berechnet und allen Beteiligten angezeigt. Im Nachrichtenverlauf (Chat-Funktion) wird die Löschung eines Gebotes (anonym) ebenfalls angezeigt um alle Auktions-Teilnehmer zu informieren.

Für die Funktion Auktion: Kunde kann Gebote korrigieren wird ein Recht benötigt, welches in der Benutzerrolle des Benutzers,  welcher Auktionen durchführen darf, aktiviert werden muss.