Création et réalisation d’une enchère
Dans le domaine Sourcing → RFX et Enchères → Propres enchères, il est possible de créer une nouvelle enchère en cliquant sur le bouton Nouveau.
Informations sur la vente aux enchères
Dans les données de base d’une enchère, il est possible de définir un titre et d’enregistrer une description externe dans le domaine Enchères → Données client.
Si plusieurs organisations sont actives dans une entreprise au sein de TradeCore, il est possible de choisir dans la section Données clients pour quelle organisation de l’entreprise l’enchère sera effectuée.
La section Paramètres permet de définir des paramètres importants pour les enchères :
- Paramétrage de l’offre : il est possible de sélectionner ici la manière dont le fournisseur doit faire son offre.
- Début de l’enchère : heure de début de l’enchère
- Fin de l’enchère : Heure de fin de l’enchère
- Règle d’adjudication : il est possible de définir soi-même la manière dont l’adjudication est effectuée au fournisseur. Dans cet exemple, le soumissionnaire le moins cher remporte le marché
- Délai d’adjudication : à quelle date l’adjudication aura lieu
Réglages de l’extension:
- Période de prolongation automatique: Si une offre est reçue pendant la période de prolongation automatique, l’enchère est prolongée d’une période de prolongation afin de donner aux autres participants une chance de répondre à cette offre.
- Nombre maximum de renouvellements: Indiquer le nombre de fois que l’enchère peut être renouvelée automatiquement.
- Période de renouvellement: la période de renouvellement définit la période maximale de renouvellement dans le cas où une offre a été soumise pendant la période de renouvellement automatique.
point de vue des soumissionnaires:
- Afficher son propre rang: le fournisseur voit son propre rang
- Afficher le meilleur prix d’enchère : le fournisseur voit le meilleur prix d’enchère dans l’aperçu des offres.
Il est également possible de définir un groupe d’acheteurs dans les données de base de l’enchère.
Pour cela, dans la zone Administration → Gestion des utilisateurs → Groupes d’utilisateurs, la case Enchères doit être cochée sous Visibilité dans le groupe d’utilisateurs concerné.
Comme pour les demandes, le coordinateur et les membres de l’équipe reçoivent un e-mail standard.
Comme pour les demandes, TradeCore offre la possibilité d’intégrer une équipe dans les enchères. Lors de la création d’une nouvelle enchère, l’onglet Équipe apparaît , dans lequel l’utilisateur qui crée l’enchère est toujours automatiquement le coordinateur.
Le coordinateur apparaît dans les données de base en tant qu’utilisateur (contact principal). Il peut être ajouté à l’aide du bouton
Ajouter des utilisateurs…
ajouter n’importe quel utilisateur à cette équipe.
Le rôle de coordinateur peut être transféré à un autre utilisateur via l’icône TransferProjectMgmt.svg. Un utilisateur ajouté par erreur peut être supprimé via le Delete.svg.
Grâce à cette nouvelle possibilité, de manière similaire à la demande, le contrôle pour les documents tiers : enchères doit être effectué dans la gestion des utilisateurs des membres de l’équipe sous Administration → Gestion des utilisateurs → Utilisateurs et ici dans l’utilisateur respectif dans l’onglet Attributions.
La fonction Structure d’équipe n’est pas incluse dans la version standard et ne sera activée par ONVENTIS qu’après une commande payante.
Dans l’onglet Positions, il est possible d’indiquer les produits à mettre aux enchères via Éléments de structure et Nouvelles positions.
Outre les indications habituelles sur les positions, comme par exemple la quantité, le numéro d’article, la désignation de l’article et la description de l’article, des indications spécifiques aux enchères sont fournies pour chaque position :
- Prix de départ
- Etape d’offre minimale
- Prix comparatif
- Prix cible
- Prix de réservation (disponible uniquement dans la vente aux enchères hollandaise)
Le prix de réservation indique le prix maximal que l’acheteur est prêt à payer. Si le prix est atteint mais qu’aucun fournisseur n’a encore enchéri sur le poste d’enchère, ce poste d’enchère est clôturé. Lorsque toutes les positions sont mises aux enchères ou que le prix de réservation est atteint pour les positions, la vente aux enchères est clôturée. Le prix de réservation doit être plus élevé que le prix de départ et doit également respecter l’étape d’offre minimale définie. Le fournisseur voit uniquement si un prix de réservation est indiqué par poste, mais pas à combien il s’élève.
Dans l’onglet Fournisseurs, on attribue les fournisseurs qui doivent être invités à participer.
À propos du bouton
Publier
une invitation à participer est envoyée aux fournisseurs.
Une fois que l’enchère a commencé et que les fournisseurs ont soumis une offre, l’onglet Aperçu des offres propose un aperçu graphique et tabulaire des offres soumises.
Si une enchère est en cours, elle peut être arrêtée en cliquant sur le bouton Arrêter. Les fournisseurs sont informés par e-mail de l’arrêt de l’enchère.
Si une enchère a été suspendue, le bouton Reprendre l’enchère permet d’enchérir à nouveau. Il est également possible d’annuler ou d’archiver la vente aux enchères.
Comme pour les demandes et les commandes, le déroulement du processus pour les enchères est représenté sous la forme d’un workflow.
PM = publication
TB = confirmation de participation
GA = soumission d’offre
VG = adjudication
Les enchères en cours sont également signalées par un symbole de marteau.
Les enchères suspendues sont signalées par l’icône Suspendu.
Types d’enchères
Enchères au feu pour les ventes aux enchères anglaises
L’enchère par feux de signalisation permet aux fournisseurs d’afficher des feux de signalisation de couleur rouge, jaune et verte. Selon que leur offre se situe à l’intérieur ou à l’extérieur d’une fourchette de prix prédéfinie.
La fonction de feu de signalisation se trouve dans les données détaillées d’une position et doit y être activée ; dans le système standard, elle est désactivée.
Feux de signalisation dynamiques (Single Sourcing)
Exemple d’enchère au feu avec des feux dynamiques (Single Sourcing)
- Toutes les offres > 300,00 euros = feu rouge
- Toutes les offres <= 300,00 euros = feu orange
- Toutes les offres <= 280,00 euros = feu vert
Le paramètre Feux de signalisation dynamiques (Single Sourcing) fait en sorte que lorsqu’une enchère est < la valeur du feu vert (= 280,00 euros), par exemple 270,00 euros, cette offre est automatiquement définie comme nouvelle valeur pour le feu vert et la différence par rapport à la valeur précédente (= 10,00 euros) est ajoutée de manière dynamique pour tous les autres feux.
Cela signifie dans cet exemple que la nouvelle valeur du feu vert est <= 270,00 euros, la valeur du feu orange est <= 290,00 euros et le feu rouge est affiché à partir d’une enchère > 290,00 euros.
Dans une telle constellation, il peut arriver qu’un fournisseur qui voyait jusqu’à présent un feu orange s’afficher, parce qu’il avait par exemple proposé 295,00 euros, voie soudain un feu rouge s’afficher, parce que la valeur des feux a changé de manière dynamique.
Feux de signalisation dynamiques (Multi Sourcing)
Exemple d’une enchère aux feux avecdes feux dynamiques (Multi Sourcing) et une fourchette de prix de 5,00 euros.
- Toutes les offres > 300,00 euros = feu rouge
- Toutes les offres <= 300,00 euros = feu orange
- Toutes les offres <= 280,00 euros = feu vert
Le paramètre Feux dynamiques (Multi Sourcing) et une fourchette de prix de 5,00 euros a pour effet que si une offre < est soumise à la valeur du feu vert (= 280,00 euros), mais que celle-ci n’est pas > de la fourchette de prix de 5,00 euros, par ex. 278,00 euros, les valeurs des feux ne sont pas modifiées.
Si une offre est > de la fourchette de prix, p. ex. 5,50 euros en dessous de la valeur du feu vert, p. ex. 274,50 euros, cette offre est automatiquement définie comme nouvelle valeur pour le feu vert et la différence par rapport à la valeur précédente (= 5,50 euros) est suivie dynamiquement pour tous les autres feux (comme pour les feux dynamiques (single sourcing)). Cela signifie dans cet exemple que la nouvelle valeur du feu vert est <= 274,50 euros, la valeur du feu orange est <= 294,50 euros et le feu rouge est affiché à partir d’une enchère > 294,50 euros. La valeur du feu vert (= 274,50 euros) ne peut à nouveau être modifiée de manière dynamique que par une nouvelle offre inférieure > 5,00 euros, par exemple 269,00 euros, etc.
Feux statiques (Multi Sourcing)
Exemple d’enchère au feu avec des feux statiques (Multi Sourcing).
- Toutes les offres > 300,00 euros = feu rouge
- Toutes les offres <= 300,00 euros = feu orange
- Toutes les offres <= 280,00 euros = feu vert
Le type d’enchère par feux de signalisationLes feux de signalisation statiques (Multi Sourcing) est le type d’enchère par feux de signalisation le plus simple, les valeurs des feux de signalisation sont fixes (statiques) et ne sont pas modifiées par des offres inférieures à la valeur du feu vert (= 280,00 euros).
Dans l’aperçu des enchères, il est également possible d’afficher les feux de signalisation et leur déroulement en cochant les cases Feu vert et Feu orange.
Dans l’aperçu sous forme de tableau, l’évolution des feux de signalisation est affichée avec des valeurs.
Côté fournisseur, les feux de signalisation sont affichés sous forme d’icônes et modifiés en temps réel, en fonction de la situation actuelle des enchères.
Vente aux enchères hollandaise
En plus de la vente aux enchères anglaise habituelle, vous disposez également de la vente aux enchères hollandaise (vente à l’envers).
Dans une vente aux enchères en ligne typique (vente aux enchères en anglais), le client vend un article aux enchères avec un prix de départ. Plusieurs fournisseurs peuvent faire des offres pour l’article pendant la durée de l’enchère, l’offre la plus basse à la fin de l’enchère remporte le marché.
Dans une vente aux enchères hollandaise, le processus d’enchères est inversé. Ici, le client vend un article aux enchères également avec un prix de départ. Mais la différence avec l’enchère anglaise est que le prix de départ augmente pendant la durée de l’enchère. Les fournisseurs peuvent soumettre leur offre à tout moment. Plus ils attendent, plus le prix est élevé.
Contrairement à une vente aux enchères anglaise, où les offres les plus élevées ne sont attendues qu’à la fin, une vente aux enchères hollandaise peut aboutir très rapidement à la vente de l’article, car les fournisseurs sont pressés par le temps. Si vous enchérissez trop tard pour obtenir un prix élevé, il se peut que l’article ait déjà été vendu à un autre enchérisseur.
Sous Sourcing → RFX et Enchères → nouvelle enchère, il est possible de choisir entre une enchère en néerlandais et une enchère en anglais. Les champs sous-jacents varient en fonction de la forme de l’enchère.
Saisie de la quantité d’enchères par le fournisseur pour les enchères hollandaises
Le fournisseur peut adapter la quantité qu’il offre. La quantité restante reste dans la vente aux enchères.
Pour que le fournisseur puisse utiliser cette fonction, l’option : “Saisie de la quantité d’enchères par le fournisseur” doit être activée dans l’onglet Données de base d’une enchère hollandaise.
Dès que cette option est activée, la colonne Quantité d’enchères s’affiche dans l’onglet Aperçu des offres du fournisseur.
Le fournisseur a alors la possibilité de choisir entre une quantité 0 et une quantité maximale.
Le prix au moment de l’enchère est contraignant. Le prix de la quantité restante augmente selon l’intervalle de temps prédéfini.
Si toutes les quantités partielles d’un article sont attribuées, cela s’affiche comme suit :
Il n’est plus possible d’enchérir sur cet article. Toutes les autres positions restent ouvertes aux enchères.
Un message s’affiche dans l’historique des messages de l’enchère à l’intention de tous les participants dès que la quantité en attente d’une position pour l’enchère a été modifiée.
La quantité restante à vendre aux enchères est indiquée directement sous la description de l’article.
Afficher les postes sélectionnés d’une enchère hollandaise côté client
Dans le cas des enchères hollandaises, le client a la possibilité d’afficher les postes sélectionnés du fournisseur dans l’enchère.
Pour que le fournisseur puisse sélectionner des postes individuels dans l’enchère, le paramètre suivant doit être activé chez le client :
Administration → Paramètres d’organisation → Onglet Général, option : “Le fournisseur peut choisir des positions dans l’enchère”.
Dans la vue client, une nouvelle colonne Positions sélectionnées apparaît dans l’onglet Fournisseurs. Les postes proposés par fournisseur y sont affichés.
En cliquant sur le texte bleu, l’aperçu des offres s’affiche automatiquement et indique en détail les positions que le fournisseur souhaite proposer.
Le client reçoit également une confirmation de participation étendue du fournisseur.
Point de vue du fournisseur :
Avant de pouvoir confirmer sa participation, le fournisseur est invité à indiquer les postes qu’il souhaite proposer.
Pour ce faire, il se rend dans l’onglet Aperçu des enchères et sélectionne les positions souhaitées. Il peut ensuite confirmer sa participation à la vente aux enchères.
Ensuite, dans l’onglet Aperçu des offres, le fournisseur ne voit plus que les articles qu’il souhaite proposer. Les champs Sélectionner la position ne sont plus modifiables. La numérotation des articles est maintenue.
Le fournisseur a ensuite la possibilité de proposer les deux postes immédiatement ensemble ou séparément l’un après l’autre. Le moment où il propose tel ou tel poste est laissé à l’appréciation du fournisseur.
Le client voit dans l’onglet Fournisseurs que le fournisseur a l’intention de proposer les deux positions. Dans l’onglet Offres , le client voit le statut réel des offres.
Si le fournisseur souhaite proposer d’autres postes au cours de l’enchère, il peut le faire de la manière suivante :
- Le client peut le permettre en corrigeant son enchère.
- Dans l’onglet Offres, le client sélectionne le fournisseur qui souhaite proposer d’autres positions.
Il y sélectionne l’onglet Aperçu des offres et clique sur le bouton Correction.
Le fournisseur peut à nouveau choisir les postes qu’il souhaite proposer, puis il doit à nouveau confirmer sa participation.
Si la fonction Le fournisseur peut sélectionner des postes dans l’enchère est activée dans les données de base de l’enchère, le fournisseur peut refuser de participer à l’enchère. Il peut ensuite sélectionner à nouveau les positions qu’il souhaite proposer et confirmer à nouveau sa participation.
Autres paramètres
Afficher ou masquer le meilleur montant et la meilleure enchère au niveau des positions
Dans le domaine Enchères, sous l’onglet Données de base, sous Vue des offrants, vous pouvez activer l’option Afficher la meilleure somme d’offres (attribution partielle / cherry picking), ainsi que Afficher la meilleure offre (niveau position) .
Si la case à cocher Afficher le meilleur total des offres (attribution partielle / cherry picking) est activée, le total des offres est établi dans l’aperçu des offres uniquement à partir des meilleures offres (cherry picking).
Sélection des fournisseurs par groupe de matériaux
Dans les enchères, il est possible, comme pour les appels d’offres, de sélectionner les fournisseurs par groupe d’articles.
Dans l’onglet Fournisseurs de l’enchère, le bouton Affecter fournisseur permet de sélectionner un fournisseur déjà enregistré dans la gestion des fournisseurs et dont le statut est validé pour les enchères.
Dans la fenêtre qui s’ouvre, une liste de fournisseurs s’affiche avec deux cases à cocher.
La case à cocher Afficher uniquement les fournisseurs correspondant au groupe d’articles n’apparaît que si un groupe d’articles a été spécifié dans les données de base de l’enchère. La case à cocher Afficher uniquement les fournisseurs qui correspondent au groupe d’articles d’au moins une position est toujours affichée.
Le groupe de matériel des fournisseurs se trouve dans la gestion des fournisseurs → fournisseurs → onglet groupe de matériel et est vérifié par le système à cet endroit.
Selon la sélection des cases à cocher, seuls les fournisseurs correspondant au groupe d’articles indiqué dans les données de base ou dans la position de l’enchère sont affichés.
Si les deux cases sont cochées, le filtre est combiné à partir des deux critères.
En cliquant sur le bouton Utiliser... permet d’ajouter le fournisseur à l’enchère.
Versionnement
Comme pour les appels d’offres, les enchères peuvent également être versionnées .
Une enchère ne peut être versionnée que dans les états Publié, Enchère suspendue et Terminé.
Une nouvelle version est créée via Action, Nouvelle version.
La nouvelle version est créée et le statut de l’enchère est défini sur En cours de saisie.
Le champ Motif de la nouvelle version est affiché comme un champ obligatoire et doit être rempli pour indiquer aux fournisseurs pourquoi l’enchère a été versionnée. Pendant ce temps, le fournisseur est informé qu’une version est actuellement en cours et que l’enchère n’est pas modifiable.
Le statut de l’enchère côté fournisseur est également adapté.
Lorsque l’enchère avec version est publiée, le fournisseur reçoit un e-mail concernant la version et la raison est affichée dans l’enchère côté fournisseur.
Le fournisseur doit à nouveau confirmer ou infirmer sa participation pour la nouvelle version ; en cas d’acceptation, l’enchère peut être traitée avec la version 2.
Transférer le résultat de l’enchère en commande
Dès qu’une enchère est terminée, elle reçoit un statut correspondant.
Il est maintenant possible de reprendre le poste de l’enchère dans une commande. Pour ce faire, il faut ouvrir la vente aux enchères souhaitée. Dans l’onglet Offres, ouvrez le fournisseur souhaité auprès duquel le poste de l’enchère doit être commandé.
Dans l’onglet Aperçu des offres, les positions souhaitées peuvent être sélectionnées et transférées dans une commande en cliquant sur le bouton Utiliser... peuvent être transférés dans une commande.
Participation de fournisseurs non enregistrés à une enchère
Comme pour les demandes, il est possible d’inviter un fournisseur non enregistré à une enchère via un lien d’enregistrement.
Dans l’onglet Fournisseurs, en cliquant sur le bouton
Nouveau fournisseur…
vous avez la possibilité d’ajouter un nouveaufournisseur qui n’est pas enregistré.
Une fenêtre s’affiche dans laquelle il est possible de saisir les données du fournisseur non enregistré.
Après l’enregistrement et la fermeture, le nouveau fournisseur non enregistré apparaît dans l’aperçu des fournisseurs avec la remarque qu’il n’est pas encore enregistré.
Un fournisseur déjà enregistré ne reçoit pas cette indication.
Si l’enchère est publiée ou envoyée aux fournisseurs, ces derniers reçoivent un e-mail les invitant à participer à l’enchère. Les fournisseurs enregistrés peuvent immédiatement participer à l’enchère ou confirmer leur participation. Les fournisseurs enregistrés seront invités par e-mail à s’enregistrer pour pouvoir participer à la vente aux enchères.
Il n’est pas possible de participer à la vente aux enchères avant l’enregistrement. Pour que l’enregistrement via les enchères fonctionne, il faut définir les paramètres d’enregistrement via les enchères dans l’enregistrement du fournisseur sous Gestion des fournisseurs, Paramètres, Paramètres d’enregistrement.
E-mails librement définissables
Comme pour les demandes, il est possible d’envoyer des e-mails librement définissables aux fournisseurs d’une enchère. Pour cela, il y a un bouton dans l’onglet Fournisseurs des enchères.
Pour envoyer un e-mail, activez d’abord la case à cocher des fournisseurs souhaités et cliquez sur le bouton Envoyer un e-mail… Bouton. Dans la nouvelle fenêtre, vous pouvez saisir les données nécessaires.
Le bouton Modèles permet d’afficher tous les modèles d’e-mail pour les enchères. Il est également possible de créer de nouveaux modèles.
Seuls les modèles E-mail de la catégorie Enchères sont affichés.
Transfert d’articles du catalogue vers une vente aux enchères
Une nouvelle vente aux enchères peut être créée via Sourcing → propres ventes aux enchères en cliquant sur le bouton Nouveau. Dans l’onglet Positions, vous pouvez sélectionner des articles dans des catalogues.
En cliquant sur le bouton Catalogue... vous accédez à l’aperçu du catalogue dans lequel vous pouvez rechercher les articles souhaités. L’icône Utiliser l’article vous permet de transférer l’article dans la vente aux enchères. L’icône Utiliser l’article vous permet de revenir à la vente aux enchères. L’article du catalogue se trouve désormais dans l’onglet Positions de la vente aux enchères.
Fonction de chat
Au sein d’une enchère publiée et encore en cours, vous avez la possibilité de communiquer avec les participants via un chat. Pour utiliser la fonction de chat, allez dans l’onglet Aperçu des enchères de l’enchère souhaitée. Dans la section Messages, vous voyez un historique des messages.
Sous Destinataire, vous pouvez choisir à qui vous souhaitez vous adresser. Les possibilités sont les suivantes :
- Tout le monde: tous les participants à l’enchère sont contactés et peuvent voir les messages.
- Utilisateurs internes: seuls les utilisateurs internes sont contactés et peuvent voir les messages, par exemple les accords ou les informations internes.
- Les fournisseurs: Les fournisseurs participant à l’enchère peuvent être contactés individuellement. Un nouveau message est saisi dans le champ nouveau message. Le bouton Envoyer permet d’envoyer le message au destinataire sélectionné. Le message s’affiche dans l’historique des messages immédiatement après son envoi.
La même fonctionnalité est disponible côté fournisseur, avec le client comme destinataire des messages.
L’historique des messages de l’enchère (chat) affiche également les messages système suivants en temps réel pour tous les participants à l’enchère :
- La vente aux enchères est lancée
- Les enchères ont été suspendues
- La vente aux enchères a continué
- La fin de l’enchère a été modifiée par le client
- La vente aux enchères est terminée
Le client peut corriger les offres
Si un fournisseur a placé par inadvertance une offre erronée dans une enchère, il est possible de la faire supprimer par le client.
Dans l’onglet Aperçu des offres de la vente aux enchères, le nombre d’offres se trouve dans la partie inférieure de la fenêtre.
En cliquant sur le nombre dans la colonne Nombre d’offres, vous accédez à l’aperçu des offres.
Dans l’aperçu des offres, on peut voir toutes les offres des fournisseurs avec la date, l’heure, l’offre, le rang et le fournisseur. De plus, une colonne Action est affichée.
Si un fournisseur fait une offre erronée et qu’il demande au client de la supprimer, vous pouvez supprimer l’offre en utilisant l’icône delete_red.svg.
Si une enchère est supprimée, elle est barrée. L’ordre de classement est immédiatement recalculé et affiché à toutes les personnes concernées. La suppression d’une enchère (anonyme) est également indiquée dans l’historique des messages (fonction de chat) afin d’informer tous les participants aux enchères.
Pour la fonction Enchères : le client peut corriger les offres , il faut un droit qui doit être activé dans le rôle de l’utilisateur qui peut effectuer des enchères.