Angebote abgeben

Über das Anfragemodul kann der Kunde eine Angebotsanfrage an Lieferanten senden. Als Lieferant werden Sie über den Eingang einer Angebotsanfrage per E-Mail informiert.

Um ein Angebot abzugeben können Sie sich direkt über den Link in der E-Mail einloggen oder die Anfrage unter Angebote & Auktionen → Angebote zu Ausschreibungen aufrufen.

In der Übersicht sehen Sie alle Anfragen Ihres Kunden. In der Status Spalte können Sie sehen in welchem Prozessschritt sich die Anfrage derzeit befindet.

Folgende Prozessschritte sind möglich:

• VÖ:    Veröffentlichung
• TB:    Teilnahmebestätigung
• AN:    Angebot
• VG:    Vergabe

An der farblichen Markierung können Sie erkennen in welchem Bearbeitungsstatus sich die Anfrage derzeit befindet:

• Dunkelblau: Prozessschritt ist bereits abgeschlossen
• Hellblau: Prozessschritt ist noch offen und muss vom Kunden erledigt werden
• Orange: Prozessschritt ist noch offen und muss von Ihnen bearbeitet werden

Um an der Anfrage teilzunehmen, öffnen Sie die gewünschte Anfrage durch Klicken auf den Anfragetitel oder die Anfragenummer. Durch öffnen der einzelnen Reiter können Sie die Anfrage zuerst prüfen.

Um an der Anfrage teilzunehmen bestätigen Sie Ihre Teilnahme über den Teilnahme bestätigen Button.

Um die Anfrage abzulehnen klicken Sie auf den den Teilnahme absagen Button und tragen die Begründung für die Ablehnung der Angebotsabgabe ein. Die Begründung müssen Sie im Reiter Basisdaten → im Bereich Sonstiges → im Feld: Externe Bemerkung eintragen.

In beiden Fällen wird der Kunde per E-Mail informiert.

Angebot erstellen

In den Basisdaten findet sich ein Überblick über alle relevanten Daten zu der Anfrage des Kunden.

Im Bereich Lieferantendaten kann im Feld Ansprechpartner ein Ansprechpartner für die Anfrage eingetragen werden.

Im Bereich Konditionen besteht die Möglichkeit Zahlungsbedingungen, Lieferbedingungen und eine Angebotsgültigkeit zu hinterlegen.

Im Bereich Sonstiges können angebotsübergreifende Bemerkungen eingefügt oder Dateien angehängt werden.

Eine oder mehrere Datei(en) können angehängt werden, durch Klicken auf den Auswahl… Button. In dem sich nun öffnenden Fenster besteht die Möglichkeit über den … Button eine Datei auszuwählen. Über den Anhängen Button wird die Datei an die gewünschte Position angehängt.

Mit dem  Schließen Button können Sie zurück zur Übersicht wechseln.

Im Reiter Texte wurden von dem Kunden alle wichtigen Texte und Informationen, wie z.B. AGB’s, Einkaufsbedingungen, Informationen zum Unternehmen und dergleichen eingebunden.

Im Bereich Positionen können für die angefragten Artikel Preise hinterlegt werden. Hierzu können die Einzelpreise auf der obersten Ebene hinterlegt werden. Fragt der Kunde Preise für eine vorgegebene Mengenstaffel an oder soll eine Mengenstaffel angeboten werden, kann dies innerhalb der Artikelpositionen hinterlegt werden, indem der gewünschte Artikel durch Klicken auf die Artikelbezeichnung geöffnet wird.

Wurde die Angebotsposition geöffnet, können folgende Daten hinterlegt werden:

• Artikel-Nr: In diesem Feld kann eine geänderte Artikel-Nr eingetragen werden
• Einzelpreis: Hier den Einzelpreis pro Preiseinheit eintragen
• Mengenstaffel: Um Staffelpreise zu hinterlegen, auf den Button Mengenstaffel klicken Es öffnen sich Felder, um Mengen und Preise einzutragen
• Preistyp: Dieses Feld ist standardmäßig auf Diese Position anbieten gesetzt. Folgende Preistypen können gewählt werden: Diese Position nicht anbieten oder Diese Position kostenlos anbieten.
• MwSt-Satz: Hier, wenn gewünscht, den MwSt-Satz abändern.
• Bemerkungen: Sowohl interne als auch externe Bemerkungen können pro Position eingetragen werden.
• Dateien: Pro Position können Dateien für den Kunden durch Klicken auf den Button Auswahl angehängt werden.

Nachdem ein Preis für diese Position eingetragen wurde, kann über die Pfeil Symbole zu den weiteren Positionen dieses Angebotes navigiert werden.

Nachdem Sie einen Preis für diese Position eingetragen haben, können Sie über das Weiter Symbol zu der nächsten Position navigieren.

Angebot abgeben

Über den Angebot abgeben Button können Sie ein verbindliches Angebot an den Kunden senden.

Der Kunde wird per E-Mail über die Abgabe Ihres Angebotes informiert.

Exportieren und Importieren von Anfragen

Neben der Eingabe der Angebote in Onventis besteht die Möglichkeit über den  Export… Button die Anfrage in eine Excel-Datei zu exportieren. Nach dem Export können Sie die Preise zu den einzelnen Positionen eintragen und die Excel-Datei über den Import… Button wieder importieren. Diese Vorgehensweise macht vor allem bei Anfragen mit einer hohen Anzahl an Positionen Sinn.

Anfrage drucken

Soll die Anfrage ausgedruckt werden, öffnen Sie die gewünschte Anfrage. Über das Drucken Symbol können Sie die Anfrage drucken.

Selbstauskünfte erfassen

Über das Selbstauskunftanfragemodul kann der Kunde eine Selbstauskunftanfrage an Lieferanten senden. Als Lieferant werden Sie über den Eingang einer Selbstauskunft per E-Mail informiert.

Um eine Auskunft abzugeben können Sie sich direkt über den Link in der E-Mail einloggen oder die Selbstauskunftanfrage Angebote & Auktionen → Selbstauskünfte aufrufen.

In der Übersicht sehen Sie alle Selbstauskunftanfragen Ihres Kunden. In der Status Spalte können Sie sehen in welchem Prozessschritt sich die Selbstauskunftanfrage derzeit befindet.

Folgende Prozessschritte sind möglich:

• VÖ:    Veröffentlichung
• TB:    Teilnahmebestätigung
• AA:    Auskunftsabgabengebot

An der farblichen Markierung können Sie erkennen in welchem Bearbeitungsstatus sich die Selbstauskunftanfrage derzeit befindet:

• Dunkelblau: Prozessschritt ist bereits abgeschlossen
• Hellblau: Prozessschritt ist noch offen und muss vom Kunden erledigt werden
• Orange: Prozessschritt ist noch offen und muss von Ihnen bearbeitet werden

Um an der Selbstauskunftanfrage teilzunehmen, öffnen Sie die gewünschte Selbstauskunftanfrage  durch Klicken auf den Anfragetitel oder die Anfragenummer. Durch öffnen der einzelnen Reiter können Sie zuerst prüfen, welche Informationen vom Kunden angefragt wurden.

Um an der Selbstauskunftanfrage  teilzunehmen bestätigen Sie Ihre Teilnahme über den Teilnahme bestätigen Button.

Um die Selbstauskunftanfrage abzulehnen klicken Sie auf den den Teilnahme absagen Button und tragen die Begründung für die Ablehnung der Auskunft ein. Die Begründung müssen Sie im Reiter Basisdaten → im Bereich Sonstiges → im Feld: Externe Bemerkung eintragen.

In beiden Fällen wird der Kunde per E-Mail informiert.

Selbstauskunft erstellen

In den Basisdaten findet sich ein Überblick über alle relevanten Daten zur Selbstauskunftanfrage des Kunden.

Im Bereich Lieferantendaten kann im Feld Ansprechpartner ein direkter Ansprechpartner für die Anfrage eingetragen werden.

Im Bereich Sonstiges können angebotsübergreifende Bemerkungen eingefügt oder Dateien angehängt werden.

Eine oder mehrere Datei(en) können angehängt werden, durch Klicken auf den Auswahl… Button. In dem sich nun öffnenden Fenster besteht die Möglichkeit über den  … Button eine Datei auszuwählen. Über den Anhängen Button wird die Datei an die gewünschte Position angehängt.

Mit dem Schließen Button können Sie zurück zur Übersicht wechseln.

Im Reiter Texte wurden von dem Kunden alle wichtigen Texte und Informationen, wie z.B. AGB’s, Einkaufsbedingungen, Informationen zum Unternehmen und dergleichen eingebunden.

Im Bereich Positionen können für die angefragten Artikel Preise hinterlegt werden.

Im Reiter Fragen wurden von dem Kunden allgemeine und spezifische Fragen eingebunden. Die Fragen können auf oberster Ebene beantwortet werden:

Sie können die einzelne Frage durch anklicken öffnen und eine externe Bemerkung hinterlegen oder Dateien anhängen.

Nachdem Sie eine Antwort für diese Frage eingetragen haben, können Sie über das  Next.svg Symbol zu der nächsten Frage navigieren.

Falls Sie in der Vergangenheit bereits die gleichen Fragen des Kunden aus einer Selbstauskunftanfrage beantwortet haben können Sie die letzten Antworten über den Letzte Antworten übernehmen Button übernehmen.

Hinweis Bitte beachten Sie, die Fragen müssen hierzu komplett identisch sein, bereits beantwortete Fragen werden überschrieben.

Auskunft an den Kunden senden

Nachdem Sie die Informationsauskunft vollständig ausgefüllt haben, können Sie diese über den Auskunft abgeben Button an den Kunden senden.

Der Kunde wird per E-Mail informiert.

Drucken einer Selbstauskunftanfrage

Um eine Selbstauskunftanfrage auszudrucken öffnen Sie die gewünschte Anfrage duch einen Klick auf die Nummer oder den Titel.

Über das Print.svg Symbol wird ein PDF-Dokument der Informationsanfrage erzeugt. Das Dokument können Sie nun drucken oder speichern.