Faire des offres

Le module de demande permet au client d’envoyer une demande d’offre aux fournisseurs. En tant que fournisseur, vous serez informé par e-mail de la réception d’une demande d’offre.

Pour soumettre une offre, vous pouvez vous connecter directement via le lien dans l’e-mail ou consulter la demande sous Offres & Enchères → Offres relatives aux appels d’offres.

Dans l’aperçu, vous voyez toutes les demandes de votre client. Dans la colonne Statut, vous pouvez voir dans quelle étape du processus se trouve actuellement la demande.

Les étapes suivantes du processus sont possibles :

• Sortie : Publication
• TB : Confirmation de participation
• AN : Offre
• VG : Attribution

Le marquage en couleur vous permet de voir dans quel état de traitement se trouve actuellement la demande :

• Bleu foncé : l’étape du processus est déjà terminée
• Bleu clair : étape du processus encore ouverte et devant être effectuée par le client
• Orange : l’étape du processus est encore ouverte et doit être traitée par vos soins

Pour participer à la demande, ouvrez la demande souhaitée en cliquant sur le titre de la demande ou sur le numéro de la demande. En ouvrant les différents onglets, vous pouvez d’abord vérifier la demande.

Pour participer à la demande, confirmez votre participation en cliquant sur le bouton Confirmer la participation.

Pour refuser la demande, cliquez sur le bouton Refuser la participation et saisissez la raison pour laquelle vous refusez de soumettre une offre. Vous devez saisir la justification dans l’onglet Données de base → dans la section Autres → dans le champ : Remarque externe .

Dans les deux cas, le client est informé par e-mail.

Créer une offre

Dans les données de base, on trouve un aperçu de toutes les données pertinentes concernant la demande du client.

Dans la zone Données fournisseur, il est possible de saisir un interlocuteur pour la demande dans le champ Interlocuteur.

Dans la section Conditions, il est possible de définir des conditions de paiement, des conditions de livraison et une validité de l’offre.

Dans la section Autres, il est possible d’insérer des remarques communes à toutes les offres ou de joindre des fichiers.

Un ou plusieurs fichier(s) peuvent être joints en cliquant sur le bouton Sélectionner... bouton. Dans la fenêtre qui s’ouvre, vous avez la possibilité de sélectionner un fichier en cliquant sur … pour sélectionner un fichier. Le bouton Joindre permet de joindre le fichier à l’endroit souhaité.

Avec le bouton Fermer, vous pouvez revenir à l’aperçu.

Dans l’onglet Textes, le client a intégré tous les textes et informations importants, tels que les conditions générales de vente, les conditions d’achat, les informations sur l’entreprise et autres.

Dans la zone Positions, il est possible de définir les prix des articles demandés. Pour ce faire, les prix individuels peuvent être déposés au niveau supérieur. Si le client demande des prix pour un barème de quantité prédéfini ou si un barème de quantité doit être proposé, cela peut être enregistré dans les positions d’articles en ouvrant l’article souhaité en cliquant sur la désignation de l’article.

Si la position de l’offre a été ouverte, les données suivantes peuvent être enregistrées :

• N° d’article : ce champ permet de saisir un n° d’article modifié.
• Prix unitaire : indiquer ici le prix unitaire par unité de prix.
• Echelonnement des quantités : pour enregistrer des prix échelonnés, cliquez sur le bouton Echelonnement des quantités Des champs s’ouvrent pour saisir les quantités et les prix
• Type de prix : ce champ est défini par défaut sur Offrir cette position. Les types de prix suivants peuvent être sélectionnés : Ne pas proposer cette position ou Proposer cette position gratuitement.
• Taux de TVA : Modifier ici le taux de TVA, si souhaité.
• Remarques : Les remarques internes et externes peuvent être saisies par poste.
• Fichiers : par position, il est possible de joindre des fichiers pour le client en cliquant sur le bouton Sélection.

Une fois qu’un prix a été saisi pour cette position, il est possible de naviguer vers les autres positions de cette offre à l’aide des symboles en forme de flèche.

Une fois que vous avez saisi un prix pour cette position, vous pouvez naviguer vers la position suivante en cliquant sur l’icône Suivant.

Soumettre une offre

Le bouton Soumettre une offre vous permet d’envoyer une offre ferme au client.

Le client est informé par e-mail de la soumission de votre offre.

Exportation et importation de demandes

En plus de la saisie des offres dans Onventis, il est possible, via l’exportation… bouton pour exporter la demande dans un fichier Excel. Après l’exportation, vous pouvez saisir les prix pour les différents postes et importer le fichier Excel via… bouton Importer à nouveau. Cette approche est particulièrement judicieuse pour les demandes comportant un grand nombre de positions.

Imprimer la demande

Si la demande doit être imprimée, ouvrez la demande souhaitée. L’icône Imprimer vous permet d’imprimer la demande.

Saisir les auto-déclarations

Le module de demande d’auto-information permet au client d’envoyer une demande d’auto-information aux fournisseurs. En tant que fournisseur, vous serez informé par e-mail de la réception d’une auto-déclaration.

Pour fournir un renseignement, vous pouvez vous connecter directement via le lien contenu dans l’e-mail ou consulter la demande de renseignements sur soi-même Offres et ventes aux enchères → Renseignements sur soi-même.

Dans l’aperçu, vous voyez toutes les demandes de renseignements personnels de votre client. Dans la colonne Statut, vous pouvez voir dans quelle étape du processus se trouve actuellement la demande d’auto-information.

Les étapes suivantes du processus sont possibles :

• Sortie : Publication
• TB : Confirmation de participation
• AA : obligation de fournir des renseignements

Le marquage en couleur vous permet de voir dans quel état de traitement se trouve actuellement la demande d’auto-information :

• Bleu foncé : l’étape du processus est déjà terminée
• Bleu clair : étape du processus encore ouverte et devant être effectuée par le client
• Orange : l’étape du processus est encore ouverte et doit être traitée par vos soins

Pour participer à la demande d’auto-information, ouvrez la demande d’auto-information souhaitée en cliquant sur le titre de la demande ou sur le numéro de la demande. En ouvrant les différents onglets, vous pouvez d’abord vérifier quelles informations ont été demandées par le client.

Pour participer à la demande d’auto-évaluation, confirmez votre participation en cliquant sur le bouton Confirmer la participation.

Pour refuser la demande d’auto-information, cliquez sur le bouton Refuser la participation et saisissez la raison du refus de l’information. Vous devez saisir la justification dans l’onglet Données de base → dans la section Autres → dans le champ : Remarque externe .

Dans les deux cas, le client est informé par e-mail.

Créer une auto-déclaration

Dans les données de base, on trouve un aperçu de toutes les données pertinentes relatives à la demande d’auto-information du client.

Dans la zone Données fournisseur, il est possible de saisir un interlocuteur direct pour la demande dans le champ Interlocuteur.

Dans la section Autres, il est possible d’insérer des remarques communes à toutes les offres ou de joindre des fichiers.

Un ou plusieurs fichier(s) peuvent être joints en cliquant sur le bouton Sélectionner... bouton. Dans la fenêtre qui s’ouvre, vous avez la possibilité de sélectionner un fichier en cliquant sur … pour sélectionner un fichier. Le bouton Joindre permet de joindre le fichier à l’endroit souhaité.

Avec le bouton Fermer, vous pouvez revenir à l’aperçu.

Dans l’onglet Textes, le client a intégré tous les textes et informations importants, tels que les conditions générales de vente, les conditions d’achat, les informations sur l’entreprise et autres.

Dans la zone Positions, il est possible de définir les prix des articles demandés.

Dans l’onglet Questions, le client a intégré des questions générales et spécifiques. Les réponses aux questions peuvent être données au plus haut niveau :

Vous pouvez ouvrir chaque question en cliquant dessus et y ajouter une remarque externe ou joindre des fichiers.

Après avoir saisi une réponse pour cette question, vous pouvez naviguer vers la question suivante en cliquant sur l’icône Next.svg.

Si vous avez déjà répondu par le passé aux mêmes questions du client à partir d’une demande d’auto-information, vous pouvez reprendre les dernières réponses en cliquant sur le bouton Reprendre les dernières réponses.

Remarque Veuillez noter que les questions doivent être entièrement identiques, les questions auxquelles vous avez déjà répondu seront écrasées.

Envoyer des renseignements au client

Une fois que vous avez entièrement rempli le renseignement, vous pouvez l’envoyer au client en cliquant sur le bouton Soumettre le renseignement.

Le client est informé par e-mail.

Imprimer une demande de renseignements personnels

Pour imprimer une demande d’auto-information, ouvrez la demande souhaitée en cliquant sur le numéro ou le titre.

L’icône Print.svg permet de créer un document PDF de la demande d’information. Vous pouvez maintenant imprimer ou enregistrer le document.