Via het menu “Rapporten” kom je op de pagina waar je generieke rapporten kunt draaien, met betrekking tot welk proces dan ook. De rapporten zijn ondergebracht in rapportage-categorieën. Afhankelijk van je functie en rechten binnen de applicatie kun je meer of minder categorieën zien.
Sommige rapporten vragen om een filter, bijvoorbeeld het jaar waarvoor je het rapport wilt openen of de leverancier. Zoals je kunt zien in de printscreen hier beneden, is het ook mogelijk om te filteren op grootboekrekening, jaar of bedrijf welke je kan kiezen via een selectie veld. Het selectie veld bestaat uit een drop-down met opties, waaruit je vrij bent om te kiezen.
Hierboven siee je het onderhoudscherm van het betreffende rapport. Je ziet dat bij het veld Ledger gekozen is voor een opzoekveld inclusief de link naar de tabel waaruit de informatie gehaald moet worden
De rapporten kunnen de gegevens op twee manieren presenteren: op het scherm, zoals in de schermafbeelding hierboven, of in Excel. Een dergelijk rapport wordt een “data dump” genoemd. Als je zo’n rapport opvraagt, dan wordt er via mail een link naar je toe gestuurd en kun je via die link (deze is 3 uur geldig) een Excelbestand downloaden met de gegevens.
Rapport format .csv zorgt ervoor dat het rapport in de preview altijd nog met opmaak getoond wordt (indien het rapport niet te zwaar is), echter wanneer je ervoor kiest om het gegenereerde rapport te downloaden, wordt deze omgevormd tot een CSV-bestand, waarbij enkel de waarden worden geëxporteerd en de lay-out vervalt (ook de kolomnamen).
Dit is speciaal bedoeld voor de zwaardere rapporten met hierin veel data, welke je bijvoorbeeld zou willen bewerken in Excel. Mocht je toch de kolomnamen van een bestaand rapport mee geëxporteerd hebben in de datadump, laat de applicatiebeheerder dan contact opnemen met de Servicedesk, hiervoor is namelijk een wijziging aan het bestaande rapport benodigd. De Servicedesk zal uitleggen hoe dit ingeregeld kan worden.
Via archief en/of werklijst is het ook mogelijk om rapporten op te roepen, via de button “genereren”, over een specifieke transactie (bijv. overzicht van een budget, of een order bevestiging). Indien reeds een transactienummer is toegekend aan deze transactie, dan wordt dit transactienummer ook opgenomen in de automatisch voorgestelde bestandsnaam (naast ook de datum + tijd).