LET OP: Dit proces is tijdens de implementatie afgestemd met de implementatie consultant. De werkwijze zoals hieronder is beschreven is gebaseerd op de standaard applicatie en kan afwijken van de inrichting zoals aanwezig is de omgeving van de eigen organisatie.
Schematische weergave van de activiteiten in het proces
Na het aanmaken van de periodeafsluiting ( = accrual) in de Onventis applicatie, kunnen eventueel nog onderdelen van de boeking aangepast worden. Na het doorzetten van de periodeafsluiting vanuit de stap “Maak accrual” wordt deze door een (andere) gebruiker gecontroleerd en goedgekeurd. Daarna kan de periodeafsluiting boeking geëxporteerd worden naar het financieel systeem. De laatste stap is het controleren van de journaalpost in het financieel systeem en deze vergelijken met de periodeafsluiting in de applicatie. Hierna kan de transactie in Onventis goedgekeurd en daarmee volledig afgerond worden.
In onderstaande uitleg wordt gesproken van de periodeafsluiting voor facturen in omloop; de periodeafsluiting voor (ontvangen) orders verloopt op vergelijkbare wijze.
Het periodeafsluiting stap voor stap
Stap 1: controleren afgesloten periode
Wanneer de periodeafsluiting wordt gemaakt, zal het systeem kijken wat de laatst afgesloten periode voor de betreffende administratie is. Alles wat tot en met de volgende periode in omloop is, wordt dan meegenomen in de afsluiting.
Bijvoorbeeld (stel dat het heden ‘juni 2021 is’): periode 04-21 is de laatst afgesloten periode. Alle facturen die nog in omloop zijn tot en met periode 5 worden dan in de afsluiting meegenomen.
Het afsluiten van periode gebeurt in het menu pad Onderhoud, Stamgegevens, Financieel, Rapportage perioden.
Stap 2: genereren periodeafsluiting
Een periodeafsluiting wordt gestart middels het starten van de “Periodeafsluiting facturen genereren” taak.
Let op: in de eigen omgeving kan de naam anders zijn dan weergeven in deze afbeelding
Nu wordt een verzameling gemaakt van de in omloop zijnde facturen en wordt hier een transactie met de boekingsinformatie voor gestart.
De facturen die worden meegenomen voldoen aan de volgende eisen:
- De facturen zijn nog niet geëxporteerd.
- De periode van de factuurregel is gelijk aan of eerder dan de eerstvolgende open periode.
- Indien geen periode gekoppeld aan de factuurregel, dan is de periode van de kopregel gelijk aan of eerder dan de eerstvolgende open periode.
Let op: Zo kan het dus zijn dat van een verdeelde factuur slechts één of enkele regels worden meegenomen.
De transactie wordt in de werklijst gezet van de gebruiker(s) die is (zijn) gekoppeld aan de rol “Controller”.
Stap 3: aanmaken/bewerken
Nu staat bij de controller(s) in de werklijst een proces, eigenlijk een memoriaalboeking, met als regels de factuurregels die in de afsluiting mee gaan.
In dit voorbeeld zijn er drie pagina’s met totaal 28 factuurregels meegekomen in de afsluiting. In elke regel zie je van welke factuur de regel afkomstig is (veld “brontransactie”) en als je op een regel klikt zie je het bijbehorende plaatje van de factuur.
Je kunt hier nog regels verwijderen of aanpassen als dat gewenst is. Hierna kan de periodeafsluiting doorgezet worden ter goedkeuring.
Stap 4: goedkeuren
De goedkeuring van een periodeafsluiting wordt gedaan via de activiteit “controleer accrual”.
Wanneer deze is goedgekeurd, kan de boeking worden geëxporteerd en komt de transactie in de stap “controleren journaalposten” in de Onventis applicatie.
Stap 5: exporteren
Na aanmaken en controleren kan de export gestart worden. Dan wordt de memoriaalboeking in het financieel systeem aangemaakt.
Let op: in de eigen omgeving kan de naam anders zijn dan weergeven in deze afbeelding; tevens kan het zijn dat uw financieel systeem twee gescheiden exporten vereist voor de op- en afboeking!
Het resultaat kan nu nagekeken worden in het financieel systeem.
Stap 6: Handel periode afsluiting af
Als het resultaat gecontroleerd is, dan kan het proces in de werklijst goedgekeurd worden. De laatste stap is “controleren journaalpost” dus daarna is het afgehandeld.
Stap 7: Controleer afgesloten periode.
Tot slot moet de periode waar zojuist een boeking voor gemaakt is (handmatig) gesloten worden. Er kan dan niet meer in worden geboekt. Controleer of de juiste periode afgesloten is.