Les objets de travail permettent de traiter toutes les opérations sur les données de base et leur validation dans la fiche fournisseur.

Les objets de travail contiennent, outre les données fournisseur proprement dites, qui sont saisies dans le cadre de la création et de la mise à jour des fiches fournisseurs, des métadonnées complémentaires qui décrivent l’opération de données de manière plus détaillée. Il s’agit notamment d’informations sur la création de l’objet de travail, l’origine de l’objet de travail, son champ d’application (organisation ou unité organisationnelle), etc.

Si une validation est nécessaire pour le traitement des données contenues dans un objet de travail en raison d’un workflow de validation des fournisseurs, ces objets de travail ne sont traités qu’après la validation finale et les données qu’ils contiennent sont écrites dans la fiche fournisseur.

Origine des objets de travail

Les objets de travail sont générés par différentes sources, selon qu’il s’agissait de la création d’un nouveau fournisseur ou de la mise à jour d’un fournisseur existant.

Sources des objets de travail lors de la création de nouveaux fournisseurs

• Importation de fournisseurs par Excel
• Importation de fournisseurs par SAP IDoc
• Importation des fournisseurs via XML propriétaire d’Onventis
• Lien d’enregistrement
• Recherche de réseau de fournisseurs
• Création manuelle via la gestion des fournisseurs
• Annexe sur l’invitation à partir d’un appel d’offres
• Pièce jointe sur invitation à partir d’un appel d’offres via la recherche de réseau de fournisseurs
• Annexe sur l’invitation à partir d’une auto-information
• Pièce jointe relative à une invitation provenant d’une vente aux enchères
• Annexe sur l’échange de données
• Lier un fournisseur

Sources des objets de travail lors de la mise à jour des fournisseurs existants

• Mise à jour par le fournisseur via le Supplier Portal
• Importation de fournisseurs par Excel
• Importation de coordonnées bancaires par Excel
• Importation de personnes de contact par Excel
• Importation d’adresses par Excel
• Importation de fournisseurs par SAP IDoc
• Importation des fournisseurs via XML propriétaire d’Onventis
• Mise à jour manuelle via la gestion des fournisseurs
• Mise à jour via l’échange de données

Validation des objets de travail via les workflows de validation des fournisseurs

Avec l’introduction des objets de travail, la création et la mise à jour des fournisseurs ne sont pas écrites directement et sans contrôle dans l’objet des données de base du fournisseur, mais sont d’abord traitées à l’aide des objets de travail.

Dans le cadre de la validation des fournisseurs, ces objets de travail, qui contiennent des informations sur toutes les données à créer ou à modifier, sont validés ou refusés. Cela se fait donc avant que les données ne soient effectivement transférées dans l’objet de données de base du fournisseur. En cas de refus d’un objet de travail, les données de base du fournisseur restent inchangées.

Si un workflow d’approbation des fournisseurs est configuré et que le paramètre organisationnel Les fournisseurs doivent être approuvés est activé, les objets de travail sont traités conformément aux workflows d’approbation configurés :

• Les objets de travail pour la création de nouveaux fournisseurs utilisent des workflows de validation de type validation de fournisseur (création) selon le type d’enregistrement défini.
• Pour les objets de travail de mise à jour des fournisseurs existants, les workflows de validation de type validation fournisseur (mise à jour) sont utilisés conformément au champ d’application défini (organisation ou unité organisationnelle).

Files d’attente au sein des objets de travail

Si plusieurs modifications ont été apportées successivement à un fournisseur, un objet de travail indépendant est créé pour chaque modification.

Les objets de travail sont saisis dans des files d’attente et traités de manière séquentielle, l’objet de travail le plus ancien d’une file d’attente étant toujours traité en premier. Il existe des files d’attente indépendantes pour chaque domaine d’application (organisation ou une ou plusieurs unités organisationnelles).

Dans le cadre de la création d’un nouveau fournisseur, les workflows de validation pour les caractéristiques spécifiques aux unités organisationnelles ne sont lancés qu’une fois que la validation pour la création de base du fournisseur a été effectuée au niveau de l’organisation.

En outre, un fournisseur n’a accès au système qu’une fois que la création du fournisseur a été autorisée et que l’objet de travail correspondant a été traité. Cela s’applique également à l’envoi automatique de données d’accès au fournisseur par courrier électronique, à condition que cette option soit activée dans les paramètres d’enregistrement.

Aperçu et historique des objets de travail

Liste des objets de travail

Les objets de travail relatifs à un fournisseur peuvent être appelés et affichés de manière centralisée dans la fiche fournisseur. La liste des objets de travail peut être ouverte dans la fiche fournisseur dans la barre d’outils en cliquant sur le bouton Liste des objets de travail.

Le tableau récapitulatif présente tous les objets de travail déjà traités ainsi que tous ceux qui sont encore en attente pour la fiche fournisseur concernée, avec l’objet de travail le plus récent en tête de liste. Au premier coup d’œil, le tableau présente des informations importantes issues des métadonnées des objets de travail, telles que leur champ d’application, leur statut ou leur origine.

Détails de l’objet de travail

A partir de la liste centrale des objets de travail, il est possible d’appeler la page de détail de chaque objet de travail, qui reproduit les contenus mentionnés ci-dessous.

Informations générales

Fournisseur
Fournisseur associé à l’objet de travail

Date de création
Heure à laquelle l’objet de travail a été créé

Champ d’application
Organisation ou unité organisationnelle associée à l’objet de travail

Origine
Source à partir de laquelle l’objet de travail a été créé (par exemple, importation ou adaptation manuelle)

Provoqué par (rôle)
Rôle qui a déclenché la création de l’objet de travail (acheteur ou fournisseur)

Utilisateur
Utilisateur qui a déclenché la création de l’objet de travail

Art
Type d’objet de travail (création ou mise à jour d’un fournisseur)

Statut
Statut de traitement de l’objet de travail

Date d’état
Date à laquelle le statut mentionné précédemment a été atteint

Protocole de traitement

Le protocole de traitement mentionne les exceptions qui ont pu se produire pendant le traitement.

Notes

Commentaires inscrits pendant la validation ou le rejet des objets de travail par les approbateurs.

Workflow de validation des fournisseurs

Le workflow qui a été déterminé pour la validation de l’objet de travail, y compris les différentes étapes de validation ainsi que leur statut de traitement.

Attributs modifiés

Une vue d’ensemble de tous les attributs qui ont été modifiés par l’attribut, y compris l’ancienne et la nouvelle valeur.

Validation des données de base fournisseurs

Les workflows de validation des fournisseurs sont configurés indépendamment les uns des autres, d’une part pour la création de nouveaux fournisseurs et d’autre part pour la mise à jour des fournisseurs existants. Le statut de validation déterminé par le workflow de validation ne reflète pas la possibilité d’utiliser le fournisseur dans d’autres processus de gestion, mais uniquement si la création du fournisseur ou la mise à jour des données a été validée ou refusée. Le fait qu’un fournisseur puisse être utilisé pour certaines fonctionnalités au sein de la solution Onventis Buyer dépend du statut de fournisseur qui lui a été attribué.

Le paramètre d’organisation Général > Paramètres > “Les fournisseurs doivent être approuvés” contrôle si les workflows d’approbation des fournisseurs configurés (pour la création et la mise à jour) sont systématiquement appliqués et doit être activé pour que les processus d’approbation suivants soient appliqués dans le système et que les étapes nécessaires soient calculées.

• Validation du fournisseur (création) → enregistrement dans Onventis Buyer ; création initiale et centralisée du fournisseur via les types d’enregistrement respectifs (canaux d’entrée)
• Validation du fournisseur (mise à jour) → mises à jour des données de base au niveau de la fiche fournisseur centrale ou au niveau des caractéristiques spécifiques aux unités organisationnelles

Validation du fournisseur (création)

Les workflows de validation des fournisseurs pour valider la création de fournisseurs sont exécutés en fonction du type d’enregistrement par lequel un fournisseur doit être créé dans le système.

Le type d’enregistrement par lequel un fournisseur a été créé dans le système est vérifié uniquement lors de la création d’un nouveau fournisseur. Lors de la mise à jour d’un fournisseur existant, le type d’enregistrement n’est pas pertinent. Pour ce faire, la source de la mise à jour du fournisseur peut être sélectionnée comme critère pour chaque étape.

Validation de la création du fournisseur

Si la création de fournisseur est validée, le fournisseur est créé dans la gestion des fournisseurs, reçoit une organisation de fournisseur et est disponible pour une utilisation ultérieure dans Onventis.

Refus de création de fournisseur

Si la création de fournisseur est refusée, les données fournisseur correspondantes sont à nouveau supprimées. Aucune organisation de fournisseurs n’est créée et le fournisseur n’est en principe pas disponible pour une utilisation dans Onventis.

Regroupement des types d’enregistrement

Pour simplifier la configuration du système, il est désormais possible, dans la zone des données de base d’un workflow Validation des fournisseurs (création), de les regrouper par type d’enregistrement et de reproduire ainsi des stratégies de validation dans lesquelles les workflows de validation pour la création de fournisseurs sont les mêmes pour certains types d’enregistrement.

Il est également possible de créer un workflow d’approbation des fournisseurs pour tous les types d’enregistrement, de sorte que les critères de contrôle configurés dans le workflow soient vérifiés indépendamment du type d’enregistrement.

Étape d’approbation

Dans la section Étape d’approbation, il est possible de définir qui doit recevoir la demande d’approbation.

Dans l’étape d’approbation, vous disposez des options de configuration suivantes :

• étape : le menu déroulant vous permet de définir l’ordre dans lequel les étapes d’approbation doivent être vérifiées. Les étapes d’approbation doivent être construites dans l’ordre dans lequel une validation de fournisseur passe par la logique d’approbation. Les étapes peuvent également être exécutées en parallèle. Pour cela, l’option “Parallèle” doit être activée.Exemple d’une séquence séquentielle:
  Étape 1 : Statut du fournisseur
  Étape 2 : Groupe de matériel électronique
  etc.
• Type : le menu déroulant permet de choisir entre deux types d’étapes d’approbation :
  • Validation : si l’étape d’approbation est définie comme étant de type Validation, le fournisseur doit être validé manuellement & activement.
  • Information : si l’étape d’approbation est définie comme type Information, l’approbateur est informé par e-mail du fournisseur nouvellement créé.
• Approbateur (utilisateur) : En utilisant cette option et en sélectionnant l’utilisateur, il est possible de définir quel utilisateur doit approuver le fournisseur.
• Approbateur (groupe d’utilisateurs) : L’utilisation de cette option et la sélection des groupes d’utilisateurs permettent de définir un groupe d’utilisateurs comme approbateur.
  Cette option permet d’informer tous les utilisateurs du groupe d’utilisateurs par e-mail. Dès qu’un des utilisateurs du groupe d’utilisateurs traite la validation du fournisseur, les autres utilisateurs ne peuvent plus la traiter.
  • Sélection de l’approbateur : si la sélection de l’approbateur est activée, l’utilisateur peut sélectionner de manière ciblée l’approbateur souhaité du groupe d’utilisateurs via un menu déroulant.
    Ainsi, l’autorisation peut être adressée à un membre spécifique du groupe.
• Utilisateur responsable : l’utilisateur responsable défini dans le fournisseur est l’approbateur de l’étape.
• Groupe d’utilisateurs responsable : le groupe d’utilisateurs responsable défini dans le fournisseur est l’approbateur de l’étape. Cette option permet d’informer tous les utilisateurs du groupe d’utilisateurs par e-mail. Dès qu’un des utilisateurs du groupe d’utilisateurs traite la validation du fournisseur, les autres utilisateurs ne peuvent plus la traiter.
• Représentant (utilisateur) – après X minutes / heures / jours : possibilité de sélectionner un utilisateur dans le menu déroulant qui recevra l’approbation du fournisseur pour approbation après la période sélectionnée (en minutes/heures/jours).
  La transmission se fait automatiquement si le premier utilisateur ne traite pas la validation du fournisseur.
  Le choix des jours tient alors compte de la configuration des jours ouvrables de votre organisation.
• Représentant (groupe d’utilisateurs) : – après X minutes / heures / jours : possibilité de sélectionner un groupe d’utilisateurs dans le menu déroulant, qui recevra l’approbation du fournisseur après la période sélectionnée (en minutes / heures / jours), pour approbation.
  La transmission se fait automatiquement si le premier utilisateur ne traite pas la validation du fournisseur.
  Le choix des jours tient alors compte de la configuration des jours ouvrables de votre organisation.
• Représentant de la gestion des utilisateurs : – après X minutes / heures / jours : ici, c’est toujours le représentant de l’utilisateur enregistré dans la gestion des utilisateurs auprès de l’approbateur qui est automatiquement déterminé. Après la période sélectionnée (en minutes/heures/jours), l’autorisation est transmise au représentant pour approbation.

Si une demande de libération est transmise à un autre approbateur et que le nouvel approbateur dispose d’un représentant permanent valable pour les approbations, le représentant recevra automatiquement une demande de libération par e-mail après le délai défini dans l’étape du workflow.

Exemple 1 :
Pour le groupe d’articles “Fournitures de bureau”, l’approbateur est un utilisateur du groupe d’utilisateurs “Achats”, par exemple Max Mustermann.
Max Mustermann a inscrit Heike Mustermann comme remplaçante pour sa période de vacances.
La validation du fournisseur doit être effectuée par Heike Mustermann dans la période choisie.

Il est toujours recommandé de mettre en place un représentant, car un approbateur peut être absent pour cause de vacances ou de maladie et la validation du fournisseur est en attente d’approbation dans sa liste de validation et n’est pas traitée.

Critères de validation

Pour la validation des fournisseurs nouvellement créés, les critères de contrôle suivants seront disponibles à l’avenir, qui pourront être reliés collectivement via le paramètre de concaténation – par ET (tous les critères configurés doivent être remplis pour que l’étape s’applique) ou OU (un des critères configurés doit être rempli pour que l’étape s’applique) :

Validation des données

Doublons

Critères explicites

Fournisseur interentreprises
Fournisseur standard
Vérification de la conformité
Statut (sélection multiple)
Catégories de fournisseurs (sélection multiple)
Groupes d’articles approuvés (sélection multiple)
Groupes d’articles refusés (sélection multiple)
Unité d’organisation (sélection multiple)*

* Il s’agit d’unités organisationnelles qui peuvent être sélectionnées en option par un fournisseur dans le cadre de son auto-enregistrement ou qui ont été gérées explicitement par le client pour les processus de validation. Ces unités organisationnelles n’ont expressément rien à voir avec les unités organisationnelles effectivement élargies.

Validation du fournisseur (mise à jour)

Workflow de validation pour la mise à jour des fournisseurs

Les nouveaux workflows de validation pour les mises à jour d’une fiche fournisseur sont configurés dans le domaine Configuration > Workflows > Validation des fournisseurs (mise à jour).

Il est possible de créer et de configurer individuellement des workflows de validation pour les modifications de la fiche fournisseur pour le niveau de validité Organisation ou Unité organisationnelle.

En sélectionnant le domaine de validité Unité organisationnelle, il est possible de choisir toutes les unités organisationnelles ou plusieurs unités organisationnelles qui doivent partager la configuration du workflow. Cela permet de maintenir le nombre total de workflows à un niveau bas et de simplifier ainsi la gestion des workflows.

Étape d’approbation

Dans la section Étape d’approbation, il est possible de définir qui doit recevoir la demande d’approbation.

Dans l’étape d’approbation, vous disposez des options de configuration suivantes :

• étape : le menu déroulant vous permet de définir l’ordre dans lequel les étapes d’approbation doivent être vérifiées. Les étapes d’approbation doivent être construites dans l’ordre dans lequel une validation de fournisseur passe par la logique d’approbation. Les étapes peuvent également être exécutées en parallèle. Pour cela, l’option “Parallèle” doit être activée.Exemple d’une séquence séquentielle:
  Étape 1 : Statut du fournisseur
  Étape 2 : Groupe de matériel électronique
  etc.
• Type : le menu déroulant permet de choisir entre deux types d’étapes d’approbation :
  • Validation : si l’étape d’approbation est définie comme étant de type Validation, le fournisseur doit être validé manuellement & activement.
  • Information : si l’étape d’approbation est définie comme type Information, l’approbateur est informé par e-mail du fournisseur nouvellement créé.
• Approbateur (utilisateur) : En utilisant cette option et en sélectionnant l’utilisateur, il est possible de définir quel utilisateur doit approuver le fournisseur.
• Approbateur (groupe d’utilisateurs) : L’utilisation de cette option et la sélection des groupes d’utilisateurs permettent de définir un groupe d’utilisateurs comme approbateur.
  Cette option permet d’informer tous les utilisateurs du groupe d’utilisateurs par e-mail. Dès qu’un des utilisateurs du groupe d’utilisateurs traite la validation du fournisseur, les autres utilisateurs ne peuvent plus la traiter.
  • Sélection de l’approbateur : si la sélection de l’approbateur est activée, l’utilisateur peut sélectionner de manière ciblée l’approbateur souhaité du groupe d’utilisateurs via un menu déroulant.
    Ainsi, l’autorisation peut être adressée à un membre spécifique du groupe.
• Utilisateur responsable : l’utilisateur responsable défini dans le fournisseur est l’approbateur de l’étape.
• Groupe d’utilisateurs responsable : le groupe d’utilisateurs responsable défini dans le fournisseur est l’approbateur de l’étape. Cette option permet d’informer tous les utilisateurs du groupe d’utilisateurs par e-mail. Dès qu’un des utilisateurs du groupe d’utilisateurs traite la validation du fournisseur, les autres utilisateurs ne peuvent plus la traiter.
• Représentant (utilisateur) – après X minutes / heures / jours : possibilité de sélectionner un utilisateur dans le menu déroulant qui recevra l’approbation du fournisseur pour approbation après la période sélectionnée (en minutes/heures/jours).
  La transmission se fait automatiquement si le premier utilisateur ne traite pas la validation du fournisseur.
  Le choix des jours tient alors compte de la configuration des jours ouvrables de votre organisation.
• Représentant (groupe d’utilisateurs) : – après X minutes / heures / jours : possibilité de sélectionner un groupe d’utilisateurs dans le menu déroulant, qui recevra l’approbation du fournisseur après la période sélectionnée (en minutes / heures / jours), pour approbation.
  La transmission se fait automatiquement si le premier utilisateur ne traite pas la validation du fournisseur.
  Le choix des jours tient alors compte de la configuration des jours ouvrables de votre organisation.
• Représentant de la gestion des utilisateurs : – après X minutes / heures / jours : ici, c’est toujours le représentant de l’utilisateur enregistré dans la gestion des utilisateurs auprès de l’approbateur qui est automatiquement déterminé. Après la période sélectionnée (en minutes/heures/jours), l’autorisation est transmise au représentant pour approbation.

Si une demande de libération est transmise à un autre approbateur et que le nouvel approbateur dispose d’un représentant permanent valable pour les approbations, le représentant recevra automatiquement une demande de libération par e-mail après le délai défini dans l’étape du workflow.

Exemple 1 :
Pour le groupe d’articles “Fournitures de bureau”, l’approbateur est un utilisateur du groupe d’utilisateurs “Achats”, par exemple Max Mustermann.
Max Mustermann a inscrit Heike Mustermann comme remplaçante pour sa période de vacances.
La validation du fournisseur doit être effectuée par Heike Mustermann dans la période choisie.

Il est toujours recommandé de mettre en place un représentant, car un approbateur peut être absent pour cause de vacances ou de maladie et la validation du fournisseur est en attente d’approbation dans sa liste de validation et n’est pas traitée.

Critères de validation pour la zone de validité géographique “Organisation

Pour la validation des mises à jour de fournisseurs existants dans la zone de validité, les critères de contrôle suivants sont disponibles et peuvent être reliés ensemble par le paramètre de concaténation – par ET (tous les critères configurés doivent être remplis pour que l’étape s’applique) ou OU (un des critères configurés doit être rempli pour que l’étape s’applique) :

Sources de mise à jour

Source de la mise à jour du fournisseur, “Tout” ou “Sources sélectionnées”:

Mise à jour par le fournisseur
Mise à jour via BcJob
Mise à jour via l’échange de données
Mise à jour manuelle via la gestion des fournisseurs

Validation des données

Doublons
D-U-N-S Validation négative (uniquement pour les clients avec Bisnode small package)
Numéro de TVA Validation négative (possible uniquement pour les mises à jour provenant du portail des fournisseurs)

Mise à jour des données

Numéros de fournisseurs
Fournisseur
Adresse de la société
Adresse de la boîte postale
Communication
Classification
Numéros d’identification fiscale
Autres
Coordonnées bancaires
Conditions
Réglages
Transfert de commande
Affectation SAP

Répertoires

Mise à jour des adresses
Mise à jour des coordonnées bancaires
Mise à jour des personnes de contact

Critères explicites

Accès bloqué pour les fournisseurs
Fournisseur interentreprises
Fournisseur standard
Vérification de la conformité
Statut (sélection multiple)
Catégories de fournisseurs (sélection multiple)
Groupes d’articles approuvés (sélection multiple)
Groupes d’articles refusés (sélection multiple)

Critères de validation pour la zone de validité géographique “unité organisationnelle

Pour la validation des mises à jour de fournisseurs existants dans la zone de validité, les critères de contrôle suivants sont disponibles et peuvent être reliés ensemble par le paramètre de concaténation – par ET (tous les critères configurés doivent être remplis pour que l’étape s’applique) ou OU (un des critères configurés doit être rempli pour que l’étape s’applique) :

Sources de mise à jour

Source de la mise à jour du fournisseur, “Tout” ou “Sources sélectionnées”:

Mise à jour par le fournisseur
Mise à jour via BcJob
Mise à jour via l’échange de données
Mise à jour manuelle via la gestion des fournisseurs

Validation des données

Numéro de TVA Validation négative (possible uniquement pour les mises à jour provenant du portail des fournisseurs)

Mise à jour des données

Numéros de fournisseurs
Communication
Classification
Conditions
Réglages
Transfert de commande

Répertoires

Attribution d’adresse modifiée
Modification de l’attribution des coordonnées bancaires
Modification de l’attribution des interlocuteurs

Critères explicites

Statut (sélection multiple)
Catégories de fournisseurs (sélection multiple)
Groupes d’articles approuvés (sélection multiple)
Groupes d’articles refusés (sélection multiple)