Eigene Dokumente

Mithilfe von Dokumenten können Sie Ihren Kunden und Lieferanten Informationen mitteilen, für welche Sie zusätzlich eine Lesebestätigung, oder die Möglichkeit der Bestätigung/Ablehnung anfordern können.

In der Übersicht über Ihre eigenen Dokumente, sehen Sie die von Ihrer Organisation erfassten Dokumente.
Die Gültigkeit der Dokumente wird in den Spalten Gültig von – Gültig bis angezeigt. Zusätzlich wird die Gültigkeit mittels eines Ampel-Symbols dargestellt.

Die einzelnen Ampel-Symbole werden hierbei bei den folgenden Voraussetzungen angezeigt:

• Rote Ampel: Der Gültigkeitszeitraum ist abgelaufen.
• Gelbe Ampel: Der Gültigkeitszeitraum läuft innerhalb eines Monats aus.
• Grüne Ampel: Das Dokument ist noch länger als einen Monat gültig.
• Graue Ampel: Das Dokument wurde archiviert, der Gültigkeitszeitraum ist hierbei nicht mehr relevant.

In der Kunden- und Lieferantenverwaltung können Sie bei Organisationen der ein Dokument zugeordnet wurde, im Register Dokumente zudem nachschauen ob die Organisation das Dokument bereits bestätigt oder abgelehnt hat.

Dateien automatisch an Bestellungen hängen

Dateianhänge aus den eigenen Dokumenten können lieferantenabhängig automatisch an Bestellungen angehängt werden.

Um die Funktion nutzen zu können müssen Sie zunächst die Option Dateien automatisch an Bestellungen anhängen aktvieren. Im Feld Zugriff müssen Sie die Option Intern und zugeordnete Firmen aktivieren; unter Zuordnung die Option Alle Lieferanten, Lieferanten oder Lieferantenkategorien.

Die Dateien werden immer dann an eine Bestellung angehängt, wenn eine Zuordnung des Lieferanten zu einem Dokument vorliegt. Das eigene Dokument muss im Status aktiv sein und gültig sein.

Die Dateien werden in der Bestellung im Reiter Basisdaten unter der Überschrift Sonstiges (extern) im Feld: Externe Datei(en) angezeigt.

Die eigenen Dokumente werden erst beim Senden hinzugefügt und können auch nicht manuell entfernt werden. Sobald sich die Bestellung im Genehmigungsworkflow befindet oder direkt an den Lieferanten versendet wurde, wird die Datei im Feld Externe Datei(en) angezeigt.

Hinweis Wenn Sie eine Kopie einer vorhandenen Bestellung über den Button Datensatz kopieren erstellen, werden die eingenen Dokumente nochmals automatisch angehängt. Bitte löschen Sie in diesem Fällen das Duplikat vor dem Versenden.

Empfangene Dokumente

Unter Dokumentenverwaltung → Empfangene Dokumente sehen Sie Dokumente, welche Ihnen von einem Ihrer Kunden oder Lieferanten in Onventis zugeordnet wurden.

Die Gültigkeit der Dokumente wird in den Spalten Gültig von – Gültig bis angezeigt. Zusätzlich wird die Gültigkeit mittels eines Ampel-Symbols dargestellt.

Die einzelnen Ampel-Symbole werden hierbei bei den folgenden Voraussetzungen angezeigt:

• Rote Ampel: Der Gültigkeitszeitraum ist abgelaufen.
• Gelbe Ampel: Der Gültigkeitszeitraum läuft innerhalb eines Monats aus.
• Grüne Ampel: Das Dokument ist noch länger als einen Monat gültig.
• Graue Ampel: Das Dokument wurde archiviert, der Gültigkeitszeitraum ist hierbei nicht mehr relevant.

Um die Dokumente zu öffnen klicken Sie auf Eigentümer, Nummer oder Titel in der gewünschten Zeile. In dem neuen Fenster können Sie das gewünschte Dokument öffnen und speichern.