Mettre en place un échange de données
L’échange de données avec les sous-comptes respectifs est défini dans l’administration du compte principal. Vous pouvez configurer un échange de données sous Gestion des données de base → Gestion de l’organisation → Échange de données .
Pour activer cette fonctionnalité, vous devez d’abord saisir le code d’organisation du sous-compte à associer.
Le code d’organisation pour l’organisation du sous-compte se trouve sous Créer et gérer les données de l’entreprise, sous l’onglet Autres, sous Code.
L’échange de données se divise en deux parties : le partage des données et l’accès aux données.
Sous Partage des données, les données de base du compte principal sont héritées par le sous-compte.
Les données suivantes peuvent être héritées du sous-compte
Hériter des fournisseurs
Fournisseurs : avec le statut prédéfini pour le sous-compte. Vous pouvez attribuer les fournisseurs en cliquant sur le bouton de sélection. Cette option permet au compte principal de transmettre des fournisseurs au sous-compte.
Il est alors possible de déterminer quels fournisseurs seront transférés au sous-compte en définissant le statut qui est pertinent pour le sous-compte.
Les fournisseurs validés apparaissent alors dans le sous-compte avec le statut correspondant et peuvent être repris.
Hériter des utilisateurs
Utilisateurs : vous pouvez attribuer les utilisateurs en cliquant sur le bouton de sélection. Cette option permet au compte principal de transmettre des utilisateurs au sous-compte. Chaque utilisateur du compte principal peut être sélectionné et attribué au sous-compte.
Une fois l’attribution effectuée, les utilisateurs correspondants sont créés et marqués dans le sous-compte. Ces utilisateurs doivent être créés aussi bien dans le compte principal que dans le sous-compte. Vous pouvez créer les utilisateurs sous Gestion des données de base → Gestion des utilisateurs → Utilisateurs en cliquant sur le bouton Nouveau.
Lors de l’attribution des utilisateurs, le numéro d’utilisateur du compte principal est hérité par le sous-compte. Elle y est protégée en écriture et ne peut pas être modifiée. Le modèle d’importation des utilisateurs présente des avantages. Le même numéro d’utilisateur permet de reprendre les utilisateurs du compte principal pour le sous-compte.
Hériter de groupes de matériaux
Vous pouvez attribuer les groupes de matériaux en cliquant sur le bouton de sélection. Les groupes de matériaux du compte principal peuvent également être transmis au sous-compte. Les groupes de matériaux hérités apparaissent alors dans le sous-compte en tant que groupes de matériaux externes. Les groupes d’articles externes ne peuvent pas être édités.
Hériter des modèles RFx et des requêtes
Modèles RFx: En activant cette option, le sous-compte a accès à tous les modèles RFx du compte principal. Les modèles RFx qui ont été créés dans le compte principal sous Configuration → Achats stratégiques peuvent être transférés au sous-compte avec cette option.
Les modèles hérités comprennent des modèles complets, des modèles de texte, des modèles de position, des modèles de questions et des modèles d’équipe.
Demandes : en activant cette option, le sous-compte a accès à toutes les demandes du compte principal. Les modèles de demande créés dans le compte principal sous Configuration → Modèles → Modèles de soumission peuvent être transmis au sous-compte avec cette option.
Les modèles hérités comprennent des modèles complets, des modèles de texte, des modèles de position, des modèles de questions, des modèles d’équipe.
Accès aux commandes du sous-compte
Les commandes d’un sous-compte peuvent être rendues accessibles dans le compte principal en fonction des autorisations. Si cette option est activée et si l’utilisateur a été créé dans le sous-compte et est autorisé en conséquence, il peut accéder aux commandes du sous-compte via le compte principal. Grâce au menu déroulant, tous les sous-comptes autorisés pour l’utilisateur apparaissent dans Achats opérationnels → Traitement des commandes → Commandes dans l’aperçu des commandes.
Accès aux besoins du sous-compte
Les demandes d’un sous-compte peuvent également être rendues accessibles dans le compte principal en fonction des autorisations.
Si cette option est activée et que l’utilisateur a été créé dans le sous-compte et qu’il y est autorisé, il est possible d’accéder aux demandes dans le sous-compte via le compte principal. Par le biais d’une liste déroulante, tous les sous-comptes autorisés pour l’utilisateur apparaissent sous Achats opérationnels → Traitement des commandes → Postes de besoin, dans l’aperçu des postes de besoin.
Accès aux partages du sous-compte
Les partages d’un sous-compte peuvent également être rendus accessibles dans le compte principal en fonction des autorisations. Si cette option est activée et que l’utilisateur a été créé dans le sous-compte et qu’il y est autorisé, il est possible d’accéder aux partages du sous-compte via le compte principal.
Via une liste déroulante, tous les sous-comptes autorisés pour l’utilisateur apparaissent sous Achats opérationnels → Liste de validation, dans la liste de validation Aperçu.
Accès aux données de reporting du sous-compte
Cette option permet au compte principal de reprendre les données d’Onventis Analytics du sous-compte et de les évaluer en plus. Le choix des données se fait en sélectionnant le sous-compte comme organisation.
Vous pouvez synchroniser les paramètres à tout moment via l’échange de données avec le bouton de sous-compte.
