Document Import

Wanneer je gaat naar het menu pad Document import – Inkoopfactuur, kom je in het scherm waar je de facturen kunt inlezen.

Hier zijn twee mogelijkheden: import vanaf schijf (of netwerk) en import vanuit e-mail. Vervolgens Vervolgens dien je de facturen nog te verwerken, zodat ze in je werklijst komen om te coderen.

Wanneer je klikt op de knop “Import van harde schijf” verschijnt het volgende scherm:

Hier kun je de volgende acties uitvoeren:

• Knop “Selecteer”: er verschijnt een scherm waar je kunt aangeven welke bestanden je wilt inlezen. Dit kunnen er ook meerdere tegelijk zijn.
• Vinkje “Een transactie”: hiermee kun je aangeven dat alle bestanden die je nu gaat inlezen bij elkaar horen. Later kun je aangeven welke van die bestanden het hoofddocument is. Als elk geselecteerd bestand een aparte factuur is, dan zet je hier dus geen vinkje.
• Bedrijf: voor welke administratie zijn de facturen. Je kunt dit veld ook leegmaken en later het bedrijf selecteren.
• Vinkje “Schakel OCR in”: moeten de facturen die je gaat inlezen naar de OCR worden gestuurd. Standaard is dit aangevinkt.

Als je op de knop “Uploaden” klikt dan worden de bestanden ingelezen. Dit kan een paar seconden duren.

Importeren vanuit e-mail

Wanneer dit is ingesteld (zie Basis inrichting import e-mail), is het ook mogelijk om facturen direct uit de mailbox in te lezen. Wanneer je op de knop “Import vanuit e-mail” klikt dan verschijnt het volgende scherm

Links zie je alle e-mails die in de ingestelde map van de mailbox staan. Aan de rechterzijde zie je de inhoud van de geselecteerde mail. Ook zie je welke bijlagen er aan deze mail hangen. Je kunt hier nu de volgende acties uitvoeren:

• Je kunt aangeven of je de e-mail zelf ook wilt inlezen. Soms staat er in de mail informatie die je bij de factuur wilt bewaren en dan is dit de manier om die informatie toe te voegen. Het systeem zal als het ware een “print” maken van de mail en die inlezen.
• Je kunt aangeven welke bijlage(n) van de mail moeten worden ingelezen. Standaard zie je dat alles is aangevinkt, maar als er bijvoorbeeld algemene voorwaarden aan de mail hangen en je wilt die niet inlezen, dan kun je het vinkje voor die bijlage uitschakelen.
• Je kunt aangeven of de bijlagen van een mail bij elkaar horen (“Eén transactie voor alle bijlagen”) of dat het gescheiden facturen zijn. Dat laatste is het geval als de leverancier één mail stuurt met meerdere facturen. Dit komt overigens niet vaak voor, dus daarom in de standaard instelling hier “één transactie”.

Je zult zien dat na het wijzigen van een instelling aan de rechterzijde, ook links een vinkje wordt gezet voor de mail. Vervolgens kun je de overige mails behandelen. Let op dat er tien mails per pagina worden getoond, er kunnen dus meerdere pagina’s zijn.

Links onderin het scherm kun je instellen voor welke administratie de geselecteerde facturen zijn en of ze naar de OCR moeten worden gestuurd.

Tot slot klik je op de knop “Import” onderin om de mails in te lezen. Het systeem zal dan de bijlagen van de mail en/of de mails zelf inlezen. De mail wordt verplaatst naar de ingestelde archiefmap. Zo weet je dus dat alle mail die je in dit scherm ziet, nog verwerkt dient te worden.

Het is ook mogelijk om alle mails in de box op een zelfde manier te behandelen. Klik daarvoor direct na openen van het scherm op de knop “Importeer alles”. Het volgende scherm verschijnt:

Hier kun je aangeven hoe de mails behandeld moeten worden, bijvoorbeeld of ze naar de OCR moeten en of je de inhoud van de mail zelf (de body) wilt inlezen. Zodra je op de knop “Import” klikt, worden automatisch alle mails ingelezen conform deze instellingen.

Het inlezen van de mail gebeurt altijd op de achtergrond. Je ontvangt een melding rechts onderin in het scherm als dit wordt gestart en zodra het gereed is:

en als het gereed is:

Je ziet nu bovenin dat het scherm ververst dient te worden:

Klik op de knop verversen en de ingelezen facturen verschijnen. Daarna kun je verder met het verwerken.

Verwerken van de ingelezen facturen

Zodra de facturen worden getoond in het hoofdscherm, kun je nog allerlei wijzigingen aanbrengen Denk hierbij aan het samenvoegen van documenten, verwijderen van per ongeluk ingelezen documenten en aangeven van het hoofddocument.

De volgende zaken vallen nu op:

• Bij de bovenste twee regels is slechts één bestand ingelezen. Dit zijn dus “enkelvoudige” facturen, zonder bijlagen.
• De overige drie facturen bestaan elk uit twee bestanden.
• Je kunt voor elk van deze drie regels aangeven wat het “hoofddocument” is. Dit is het document dat later als eerste zal worden getoond bij de factuur. Het andere document zal de bijlage worden.
• Je kunt voor elk van de vijf regels nog aanpassen voor welk bedrijf de factuur is en of deze naar de OCR gestuurd dient te worden.

Het is mogelijk om hier nog correcties door te voeren. Om een bijlage te verwijderen, klik je er met de rechter muisknop op en kies je “verwijderen”.

Als een bepaald document toch geen bijlage is maar een aparte factuur, en dus niet bij een ander document hoort, dan kies je hier voor “Maak aparte transactie”.

Twee losse facturen samenvoegen tot één factuur kan door beide facturen aan te vinken aan het begin van de regel en dan te klikken op de knop “Samenvoegen”. Er wordt nu één factuur gemaakt en je kunt aangeven welk document het hoofddocument is.

Aan de rechterkant van het scherm zie je het plaatje van de geselecteerde factuur. Hier kun je nog een aantal handelingen uitvoeren.

Als het bestand meerdere facturen bevat, bijvoorbeeld omdat het papieren facturen waren die in één keer zijn gescand, dan kun je deze splitsen.

Dit kun je doen door op een pagina te klikken en dan met de spatiebalk een streepje te zetten. De gele lijnen zijn de plaatsen waar het document wordt gesplitst.

Als je dat hebt gedaan voor alle pagina’s, dan klik je op de knop “Splits document”. Nu wordt deze ene factuur gesplitst in het aantal facturen dat je middels de streepjes hebt aangegeven.

Als het bestand bijvoorbeeld bestaat uit allemaal facturen van één pagina, dan kun je middels “Automatisch splitsen”

na elke pagina een streepje zetten Vervolgens klik je op de knop “Splits document”.

In- en uitzoomen kan middels de ‘-‘ en ‘+’ knoppen boven aan het scherm.

De standaard zoom instelling is ‘paginabreedte’. Echter indien een gebruiker dit wijzigt, dan zal de instelling op gebruikersniveau opgeslagen worden en weer opgehaald worden op het moment dat documenten bekeken worden.

Deze knop bevat de opties om het document (gekozen pagina OF geheel document) te roteren

Middels de button, kan een pagina verwijderd worden.

Wanneer je klaar bent met het bewerken van de facturen, dan moeten ze nog worden gestart. Dit kan door vóór de factuur een vinkje te zetten. De knop “Start” wordt nu groen.

Als je op “Start” klikt dan worden de facturen op de achtergrond verwerkt. Je krijgt bij het envelopje rechts bovenin het scherm informatie over de voortgang:

Wanneer je veel facturen in één keer inleest, dan kan het even duren voordat ze in je werklijst verschijnen. Mocht er iets mis gaan tijdens het verwerken van de facturen (bijvoorbeeld een corrupt bestand), dan kun je via de link “Details” zien wat er precies gebeurd is.

Let op als je meerdere administraties in je omgeving hebt: je dient de facturen per administratie te verwerken. Als je facturen aan vinkt voor verschillende administraties, dan zal de knop “Start” niet groen worden.