Dit is de centrale plek waar alle organisaties worden onderhouden. Niet alleen een crediteur (leverancier) is een organisatie, maar bijvoorbeeld een debiteur (klant), prospect of partner ook. In de meeste gevallen worden er alleen crediteuren geregistreerd, maar het systeem kent veel meer mogelijkheden.
Indien je op organisaties klikt wordt het volgende scherm getoond:
In dit scherm vind je bovenin een heleboel filtermogelijkheden. Daaronder worden alle organisaties getoond.
Om een bepaalde organisatie op te zoeken, kun je bovenin bijvoorbeeld een stukje van de naam ingeven en dan klikken op de knop “Zoeken”. Ook kun je bijvoorbeeld snel zoeken op de bankrekening of het BTW-nummer.
Als je wilt zoeken op het crediteurnummer, dan dien je eerst in het veld “Groep” te kiezen voor “leverancier”. Daarna kun je in het naastliggende veld de code ingeven waar je naar zoekt. De code wordt ook weergegeven in het resultaten scherm. De applicatie onthoudt de selectie voor ‘groep’ op basis van het laatst gekozen waarde.
Indien je met meerdere administraties/bedrijven binnen één omgeving werkt kan de administratieselectie links bovenin het scherm ook van invloed zijn op de zoekresultaten. Indien je relaties zodanig onderhoudt dat er per administratie een aparte relatie bestaat, zal de administratieselectie als filter fungeren om alleen die relaties te tonen die gekoppeld zijn aan de op dat moment geopende administratie(s). Indien je relaties zodanig onderhoudt dat een relatie over alle administraties heen wordt gebruikt zullen alle relaties getoond worden (welke de betreffende gebruiker mag zien) ondanks een eventuele geselecteerde administratiefilter.
Na het openen van een organisatie wordt deze getoond middels de volgende weergave:
Aan de linkerkant vind je de basisinformatie van de relatie, zoals de naam, adresgegevens, BTW en KvK, e-mail en telefoonnummer. Tevens is in dit scherm een schuifbalk opgenomen waarmee je tussen de twee helften van het scherm kunt schuiven om meer ruimte te maken voor één van de schermdelen.
Aan de rechterkant vind je een vijftal verschillende tabbladen.
Bankrekening-tab
Hier vind je alle bankrekeningen, actief of inactief. Een inactieve bankrekening is ter herkennen aan de licht grijze kleur en de cursieve bankrekeningregel. Daarnaast is de check box ‘actief’ niet gemarkeerd.
Er kan bij een organisatie altijd maar één default bankrekening zijn. Verder kun je aan de kleur van het bolletje voor de regel zien of de versleutelde versie van de bankrekening overeenkomt met de bankrekening. Is het bolletje rood, dan is er iets niet in orde met de bankrekening.
Het signen en/of valideren van een bankrekening kan gedaan worden vanuit de Betaalcontrole, maar ook vanuit het Organisatie menu. Hiervoor is wel de rol ‘ bank accountmanager’ benodigd. . Indien je de betreffende organisatie opzoekt en naar het bankrekeningen tab navigeert, dan zie je bij de niet-getekende bankrekeningen het volgende;
Door het klikken op ‘sign’ wordt de bankrekening gesigneerd/gevalideerd.
Een aantal scripts zijn beschikbaar gesteld om aan de personen welke onderdeel zijn van de rol ‘ bank accountmanager’ een email te verzenden met daarin:
- Een overzicht van (de eerste 250) niet-getekende bankrekeningnummers
- Een overzicht van (de eerste 250) niet-gevalideerde bankrekeningnummers
(indien het meer dan 250 rekeningnummers betreft, krijg je wel een totaal aantal te zien.)
Contacten-tab
Hier kun je contactpersonen voor deze organisatie registreren. De actieve contacten worden als eerst weergegeven.
Defaults-tab
Hier kun je standaard boekingsgegevens vastleggen voor deze organisatie. Verschillende vrije velden zijn hier ook bruikbaar.
Het “Boeken %” veld geeft weer hoe een boeking op deze relatie geboekt dient te worden. Indien 0% is ingevuld dan wordt deze waarde gebruikt als je een nieuwe regel boekt in een factuur of order. Zodra je op het plusje klikt om een nieuwe regel toe te voegen, worden deze gegevens alvast ingevuld.
Het is mogelijk om meerdere defaults van 0% in te voeren. Zodra je dan een regel toevoegt in de order/factuur/etc komt er een keuzescherm om de juiste default te kiezen.
De default waar ook de checkbox ‘default’ staat aangevinkt, wordt in de pop-up automatisch voor geselecteerd. Het is dan nog steeds mogelijk om de andere default te kiezen in de pop-up.
Indien alle mogelijke transactie defaults als standaard zijn aangegeven, dan wordt de pop-up niet getoond en worden de regels gelijk weergegeven.
Bij het invullen van een ander percentage dan 0% wordt deze waarde alleen gebruikt bij het boeken als je hier specifiek voor kiest middels de knop.
Ook het bedrag wordt dan herberekend op basis van het ingegeven percentage.
Het is niet verplicht om een transactietype in te geven. Doe je dat wel, dan geef je daarmee aan dat de betreffende default alleen voor die transacties geldt.
In het veld ‘opmerking’ is het mogelijk om extra informatie te geven over deze default. Het wordt niet over gekopieerd naar een boekingsregels. Het geeft de mogelijkheid om informatie te tonen om zo de juiste default te kunnen selecteren.
Adressen-tab
Het standaard-(default)adres staat altijd aan de linkerkant van het scherm. De adressen-tab is er dan ook voor om eventuele andere adressen behorende bij de relatie weer te geven. Daarnaast kun je via deze tab een nieuw adres aanmaken, een bestaande verwijderen of een ander adres het standaard-adres maken.
Groepen-tab
In deze tab geef je aan wat jouw relatie met deze organisatie is. In dit geval is aangegeven dat dit een leverancier is. Vervolgens binnen welke administratie het een leverancier is en met welk nummer (code). Zo is het mogelijk om één organisatie leverancier te maken in meerdere administraties met een ander nummer, of bijvoorbeeld zowel klant als leverancier te maken (zoals hierboven).
Daarnaast kun je hier nog zaken instellen als de standaard betaalconditie en valuta.
Bovendien kun je hier een opmerking ingeven en als je een vinkje zet bij “Bevat belangrijke notitie” dan is het mogelijk om deze op het scherm te laten zien zodra er een boeking wordt gemaakt op deze leverancier.
Het aanmaken van een nieuwe organisatie werkt identiek aan het aanmaken van een nieuwe organisatie tijdens het boeken van een transactie.
Je kunt door de velden heen gaan via de Enter knop op je toetsenbord, en via CTRL+Enter navigeer je direct naar de Save knop om de eventuele wijzigingen op te slaan.