LET OP: Dit proces is tijdens de implementatie afgestemd met de implementatie consultant. De werkwijze zoals hieronder is beschreven is gebaseerd op de standaard applicatie en kan afwijken van de inrichting zoals aanwezig is de omgeving van de eigen organisatie.
Schematische weergave van de activiteiten in het proces
Het betaalvoorstel wordt in het financiële systeem voorbereid. Deze betaalbatch wordt geïmporteerd in de Onventis applicatie (voorbereiding). De betaalregels worden met de transacties in Onventis vergeleken en doorgestuurd voor goedkeuring van de betaling. De betaallijst wordt goedgekeurd (goedkeuren lijst). * In het financiële system wordt het SEPA-betaalbestand gegenereerd. Dit bestand kan weer geïmporteerd worden in onze applicatie om het SEPA-bestand te vergelijken met de goedgekeurde betaallijst (Aanmaken SEPA). Hierna kan het SEPA-bestand verwerkt worden volgens de interne werkprocedures en kan de betaalcontrole verwerkt worden (Verwerk betaling) in de applicatie.
*Afhankelijk van de applicatie instelling “ImportSEPA”. Als deze op ‘False’ staat, dan is activiteit ‘Goedkeuren lijst’ de laatste stap in dit proces. Als de instelling op ‘True’ staat, dan gaat men door naar de volgende stappen.
Betaalcontrole stap-voor-stap
Het betaalvoorstel wordt in het financieel systeem voorbereid.
Sommige financiële systemen hebben alleen een betaalvoorstel nodig in de volgende stap, sommige financiële systemen hebben een volledig verwerkte betaling nodig. Het is ook afhankelijk van het financieel system of een directe link tussen het system en Onventis gelegd kan worden, of dat losse bestanden aangemaakt worden en dat de import in applicatie slechts 1 x gedaan kan worden. Vraag alstublieft uw applicatie beheerder/ implementatie consultant naar de bijzonderheden voor uw financieel systeem.
Gebruikers met de rol ‘Betaalcontrole’ kunnen een nieuwe betaalcontrole opstarten via de button nieuw in de tegel “Betaalcontrole”.
Indien slechts één bedrijf geselecteerd is, wordt dit bedrijf voor gevuld. Als meerdere bedrijven aanwezig zijn, dan dient de gebruiker een bedrijf te selecteren waarvoor de betaalcontrole wordt uitgevoerd. Na het selecteren van het bedrijf kan via de button ‘Import’ het betaalvoorstel uit het financieel systeem geïmporteerd worden. (Afhankelijk van het financieel systeem, wordt dit of via een directe link vanuit het financieel systeem gedaan of via een bestand wat voorbereid en beschikbaar gesteld is door het financieel systeem.)
- Als er geen betaalvoorstel klaar staat, zal de gebruiker de volgende melding zien: “No batch lines where found in the financial system”.
- Als één betaalvoorstel klaar staat, de importeert en koppelt de applicatie direct na het kiezen voor ‘import’.
- Als meerdere betaalvoorstellen klaar staan, dan ziet de gebruiker een pop-up met de beschikbare betaalvoorstellen:
De betaalvoorstellen welke al geïmporteerd zijn, zijn gemarkeerd in het grijs. De gebruiker selecteert de juiste batch en klikt op OK.
De regels uit het betaalvoorstel worden geïmporteerd en gekoppeld aan de beschikbare transacties in de Onventis applicatie. Als er geen fouten zijn gevonden, wordt het selectie vakje ‘regel goedgekeurd’ aangevinkt.
Als het vinkje bij ‘regel goedgekeurd’ niet beschikbaar is, is dat omdat één of meer checks niet gelukt zijn. Controleer binnen de regel welk vinkje niet aangevinkt is en controleer dit in de alinea “Velden in een betaalcontrole transactie” om te controleren wat er incorrect kan zijn.
Zie ook de paragraaf “Velden in een betalingscontrole transactie” voor meer algemene informatie over de velden in de transactie van de betalingscontrole.
De gebruiker bewaart de betaalcontrole en zet de transactie door naar de volgende stap.
Indien niet getekende of niet valide bankrekeningen worden gevonden in de betaalregels, dan gaat de transactie naar de activiteit ‘Voorbereiding’. Gebruikers met de rol ‘Betaalcontrole’ krijgen deze transactie in de werklijst. Kijk voor meer informatie in “De regel in de betaalcontrole heeft een ‘i’ ervoor.” over hoe verder gaan. Na het tekenen/ valideren van de bankrekeningen, kan de betaalcontrole transactie doorgezet worden naar de volgende activiteit. Als geen bankrekeningen getekend of gevalideerd moeten worden, dan zal deze stap automatisch goedgekeurd worden.
Gebruikers gekoppeld aan de rol ‘goedkeuren betaling’ en gekoppeld zijn aan hetzelfde bedrijf als de betaling, zullen deze transactie in de werklijst krijgen. Deze gebruikers hebben alleen ‘kijk’ rechten. De gebruiker kan deze activiteit ‘afkeuren’ en terugzetten naar de begin activiteit of ‘goedkeuren’ en hem doorzetten naar de volgende activiteit: ‘Aanmaken SEPA’*.
* Als de applicatie instelling ‘ImportSepa’ op ‘False’ staat, dan zal het goedkeuren van de transactie tot een volledig goedgekeurde transactie leiden. Als deze applicatie instelling op ‘True’ staat, dan gaat men door naar de volgende activiteit.
Maak het SEPA-bestand aan in uw financieel systeem. Raadpleeg de applicatie manager van dat systeem voor meer informatie. Dit wordt buiten het Onventis systeem afgehandeld.
Gebruikers gekoppeld aan de ‘Betaalcontrole’ rol krijgen deze transactie in de werklijst voor de activiteit ‘Aanmaken SEPA’. De transactie kan niet goedgekeurd worden zonder dat een SEPA-bestand gekoppeld is.
De betaalcontrole dient bewerkt te worden. In de ‘bewerken’ modus is een knop ‘SEPA’ beschikbaar. Klik op de button en selecteer het bestand gegenereerd in stap 5.
In de sectie Betaalbestand worden de regels vanuit het SEPA-bestand weergegeven en gekoppeld aan bestaande regels uit de betaalcontrole.
Wanneer de regels vanuit het SEPA-bestand overeenkomen met de regels vanuit de betaalcontrole, wordt het betaalbestand goedgekeurd en kan de transactie goedgekeurd worden. De transactie gaat dan naar de activiteit ‘Verwerk betaling’.
Kijk bij de Meest gestelde vragen over de betaalcontrole voor het geval de goedkeur button niet beschikbaar is of als een waarschuwing naar voren komt.
De SEPA-bestand kan, volgens de eigen interne procedures verwerkt worden.
Gebruikers met de rol ‘goedkeuren betaling’ gekoppeld aan het bedrijf van de betaalcontrole krijgen de transactie in hun werklijst voor de activiteit ‘Verwerk betaling’. De gebruiker heeft alleen ‘kijk’ rechten op de transactie. De gebruiker kan deze transactie goedkeuren als bevestiging dat het bestand bij de bank verwerkt is. Het goedkeuren van deze transactie resulteert in het volledig goedkeuren van de transactie.
Zodra de betaalcontrole transactie volledig is goedgekeurd, zal de betalingsdata gekopieerd worden naar de transacties welke in deze betaal controle betaald zijn.
Velden in een betaalcontrole transactie
Op de kopregel van de transactie zijn de volgende gegevens zichtbaar:
Hier worden gegevens weergeven als de betaaldatum, bedrag, aantal facturen, batch id etc.
Op de detail regels zijn de volgende gegevens zichtbaar:
In de details wordt de informatie weergegeven van de gekoppelde factuur. Diverse controles worden hier uitgevoerd.
- Bank # gelijk: Het geïmporteerde bankrekeningnummer (=Bnk # import) komt overeen met het standaard bankrekeningnummer in de Onventis applicatie
- Indien niet aangevinkt dan komt het standaard bankrekeningnummer niet overeen met wat er aangeleverd is het betaalvoorstel of het bankrekeningnummer is niet gevalideerd.
- Bnk# import: Het geïmporteerde bankrekeningnummer uit het betaalvoorstel.
- Bnk# WFW: Het als standaard aangemerkte bankrekeningnummer in de Onventis applicatie.
- Bnk# in OCR-data: Dit is een additionele controle of onze reguliere OCR het bankrekeningnummer herkend heeft. Het blokkeert niet het veld ‘regel goedgekeurd’ als dit het enige niet aangevinkte veld is.
- Indien niet aangevinkt dan is het door onze OCR herkende bankrekeningnummer niet gelijk aan het geïmporteerde bankrekeningnummer bij het betaalvoorstel.
- Geen bank# wijziging actief; Indien aangevinkt, dan is er geen open ‘aanpassingen goedkeuren’ transactie actief voor dit bankrekeningnummer.
- o Indien niet aangevinkt dan staat er nog een ‘aanpassingen goedkeuren’ proces open voor dit bankrekeningnummer. Zoek dit proces op en handel deze af volgens de reguliere procedure.
- Bank # status: Alleen ‘valide’ bankrekeningnummers houden een betaalcontrole niet tegen. De regel zelf wordt goedgekeurd, maar het proces zelf zal aangeven dat de bankrekening gevalideerd dient te worden.
- Bedrag gelijk: Het geïmporteerde bedrag (= bdr ingelezen) komt overeen met het bedrag in Onventis (= Bdr WFW).
- Indien niet aangevinkt, dan wijkt het bedrag uit het betaalvoorstel af, van het factuurbedrag in onze applicatie.
- Bdr ingelezen: Het bedrag geïmporteerd vanuit het betaalvoorstel.
- Bdr WFW: Het factuurbedrag zoals vermeld in de Onventis applicatie.
- Lev. Code ingelezen: De geïmporteerde leverancierscode.
- Valuta ingelezen: De valuta zoals vermeld in het betaalvoorstel.
- Valuta WFW: De valuta van de factuur zoals vermeld in de applicatie.
- Gekoppelde factuur gevonden: Een factuur uit de Onventis applicatie is gelinkt aan een regel uit het betaalvoorstel.
- Indien niet aangevinkt, dan kon geen transactie gevonden worden op basis van het boekstuknummer.
- Bkstnr ingelezen: Het geïmporteerde boekstuknummer uit het financieel systeem.
- TranId WFW: Het record id (= tran id) van de gekoppelde factuur.
- Gekoppelde factuur goedgekeurd: Geeft aan of de factuur volledig is goedgekeurd in de Onventis applicatie.
- Indien niet aangevinkt, dan is de transactie nog niet (volledig) goedgekeurd.
- Geen dubbele betaling: Indicatie of de factuur al als betaald geregistreerd staat in ons systeem.
- Indien niet aangevinkt dan is er al een betaling geregistreerd in onze applicatie (velden Betaalcontrole geslaagd, Betaaldatum, Bedrag Betaald en Betaling verwerkt in de sectie “financieel” in de factuur. Zichtbaar via het archief. )
- Regel goedgekeurd: Alle checks zijn ‘ok’ indien aangevinkt.
- Indien niet aangevinkt, dan is bij één of meerdere van de eerdergenoemde controles iets gevonden. Na het aanpassen van de benodigde zaken, dient het betaalvoorstel opnieuw geïmporteerd te worden. (Voor sommige financiële systemen betekent dit dat de betaling weer opnieuw uitgevoerd moet worden. )
- Leverancier: De gekoppelde leverancier wordt aangeduid.
- Laatste goedkeurder: De laatste gebruiker die deze factuur heeft goedgekeurd.
Via het ‘i’ icoon voor de betaalregel, kan men navigeren naar de gekoppelde transactie (dit wordt geopend in een apart tabblad van de browser).
Let op. Het kan zijn dat klant specifieke wijzigingen zijn doorgevoerd in uw applicatie. Deze omschrijving omvat alleen de standaard betaalcontrole. Neem contact op met uw applicatie manager voor meer informatie..
Meest gestelde vragen over de betaalcontrole
In dit deel worden de meest gestelde vragen over de betaalcontrole besproken.
De ‘goedkeur’ knop toont het bericht: “Niet getekende of niet valide bankrekening gevonden. Valideer deze afwijkingen voordat u de betaalbatch goed gaat keuren.”
Één of meerdere regels binnen de betaalcontrole zullen ‘i’ voor de regel hebben staan.
Het bankrekeningnummer is niet gevalideerd of getekend. Dit kan voorkomen als leveranciersgegevens geïmporteerd worden. Een bankrekening kan gevalideerd worden door op het ‘i’ icoon te klikken. De gebruiker die dit uitvoert heeft de rol ‘Bank accountmanager’ nodig.
Zie de paragraaf: De betaalcontrole kan niet goedgekeurd worden vanuit de activiteit ‘Voorbereiding’. Een melding “Niet getekende of niet valide bankrekening gevonden. Valideer deze afwijkingen voordat u de betaalbatch goed gaat keuren”.
- Controleer in de details van de betaalregel welke check box niet aangevinkt is en zoek de betekenis hiervan op in Velden in een betaalcontrole transactie.
- Deze melding zal niet het proces blokkeren. Het hangt af van uw interne bedrijfsprotocollen of deze waarschuwing geaccepteerd wordt, of dat een nieuwe betaalcontrole gestart dient te worden.
Importeer het juiste SEPA-bestand zoals vermeld in Stap 6: Controleer SEPA bestand.
- Er is een verschil geconstateerd tussen het geïmporteerde SEPA-bestand en de betaalregels welke in deze transactie zijn goedgekeurd. Mogelijke oorzaken:
- Betaalregels zijn toegevoegd/ verwijderd in het financieel systeem voordat het SEPA-bestand gegenereerd is (en deze zijn niet geïmporteerd in de Onventis applicatie).
- Het betaalvoorstel en SEPA-bestand komen in zijn geheel niet overeen (incorrecte SEPA-bestand gebruikt)
- Deze melding zal niet het proces blokkeren. Het hangt af van uw interne bedrijfsprotocollen of deze waarschuwing geaccepteerd wordt, of dat een nieuwe betaalcontrole gestart dient te worden.
-
- Betaalregels zijn toegevoegd/ verwijderd in het financieel systeem voordat het SEPA-bestand gegenereerd is.
- Deze melding zal niet het proces blokkeren. Het hangt af van uw interne bedrijfsprotocollen of deze waarschuwing geaccepteerd wordt, of dat een nieuwe betaalcontrole gestart dient te worden.
Zie Bij het goedkeuren van een transactie vanuit de activiteiten “Aanmaken SEPA” of “Verwerk Betaling” komt een foutmelding “Het SEPA betaalbestand is niet gelijk aan de individuele betaalregels. Weet je zeker dat je door wilt gaan?”