LET OP: Dit proces is tijdens de implementatie afgestemd met de implementatie consultant. De werkwijze zoals hieronder is beschreven is gebaseerd op de standaard applicatie en kan afwijken van de inrichting zoals aanwezig is de omgeving van de eigen organisatie.
Belangrijk: wijzigingen worden NIET standaard gelogd. Inrichting is vereist.
Gebruikers met de ‘applicatie beheerder’ rol hebben toegang tot het menu-pad Onderhoud, Instellingen, Data Wijziging Logging. Dit menu-pad geeft inzicht in wat daadwerkelijk gelogd wordt en goedkeuring nodig heeft via het ‘aanpassingen goedkeuren’ proces.
Binnen een ‘Data Wijziging Logging’ configuratie, is het volgende te zien:
Velden in ‘aanpassingen goedkeuren’ configuratie
Description: Naam van deze specifieke wijzigingslog configuratie.
Table: De tabelnaam waarvoor de wijzigingen gelogd worden.
Line table: De lijntabelnaam waarvoor de wijzigingen gelogd worden.
Start approval proces: Indien aangevinkt, dan wordt een transactie aangemaakt welke mogelijk goedkeuring nodig heeft.
Approval proces: Dit type process wordt gestart als bij ‘start approval proces’ het vinkje gezet is.
Documents from process: Als de relatie gewijzigd wordt, dan wordt er gekeken of er in de afgelopen 24 uur een wijziging is doorgevoerd van het procestype wat hier geselecteerd is EN gelinkt is aan dezelfde relatie. Indien aanwezig, dan wordt het document gelinkt aan dit proces weergegeven. Als er meerdere processen zijn, dan wordt de meest recente opgenomen in de ‘aanpassingen goedkeuren’ transactie.
Revert changes on reject: Als de ‘aanpassingen goedkeuren’ transactie wordt afgekeurd, dan wordt de wijziging die hier de bron van was, teruggedraaid.
In de ‘column’ sectie worden de velden van de geselecteerde tabel weergegeven. Hier kunnen eventueel kolommen toegevoegd en verwijderd worden.
In de kolom ‘Track Changes’ is zichtbaar welke velden een wijzigingslog forceren.
In de kolom ‘Show during approval’ geeft men aan welke velden zichtbaar moeten zijn in de ‘aanpassingen goedkeuren’ transactie.
In de kolom ‘Master Record description’ wordt een koppeling gelegd naar de tabel waarvandaan een omschrijving opgehaald kan worden (bijv. OrganisationID wordt hier gekoppeld aan de organisations tabel om de relatienaam op te halen en weer te geven).
Belangrijk: het instellen van een ‘Data Wijziging Logging’ is GEEN onderdeel van het standaard support contract. Neem contact op met de service desk als u interesse heeft in het in gebruik nemen/ uitbreiden van deze functionaliteit. Zij zullen verdere acties uitzetten.
Voorbeeld van ‘aanpassingen goedkeuren’ proces
In de print screen van hierboven wordt een ‘aanpassing goedkeuren’ transactie opgestart worden bij een relatie een bankrekening en/of Bank Identifier Code (= BIC) aangemaakt, gewijzigd of verwijderd wordt. Als de goedkeurder deze wijziging afkeurt, dan wordt de wijziging teruggedraaid. Als een inkoopfactuur proces in de afgelopen 24 uur is aangemaakt of gewijzigd, dan wordt het document gekoppeld aan dit inkoopfactuur proces met de meest recente startdatum weergegeven in deze ‘aanpassingen goedkeuren’ transactie.
‘Aanpassingen Goedkeuren’
Om de daadwerkelijke transactie aan te maken, dient een server script te draaien.
De standaard naam van dit script is: “Create new change approval processes”
(Let op: dit kan in een klantomgeving afwijken)
Tijdens de implementatie wordt een schema ingesteld om dit script periodiek te laten starten (bijv. iedere minuut of iedere 5 minuten). Na het draaien van dit script, wordt deze ‘aanpassingen goedkeuren’ transactie aangemaakt.
(De applicatie manager kan dit schema inzien)
Een ‘aanpassingen goedkeuren’ komt in de werklijst te staan van gebruikers gekoppeld aan de rol ‘business controller’ in de activiteit ‘approve’.
In deze transactie staat de informatie over de wijziging (welke wijziging, door wie en wat de ‘oude/nieuwe’ waarden zijn.
In bovenstaand voorbeeld is voor leverancier DEMO een nieuwe bankrekening toegevoegd.
Deze transactie geeft twee opties: Goedkeuren en Afwijzen.
Als de gebruiker goedkeurt, dan is het ‘aanpassingen goedkeuren’ proces volledig afgerond en de wijziging is geaccepteerd.
Als de gebruiker afwijst, dan wordt de wijziging teruggedraaid (bankrekening wordt verwijderd in dit voorbeeld) en de transactie wordt geplaatst in de werklijst van de initiator van de wijziging.
De initiator van de wijziging kan de transactie alleen afkeuren (dit leidt tot het volledig afkeuren van het proces). Indien benodigd, zal dezelfde wijziging nogmaals doorgevoerd moeten worden, met het in acht nemen van de mogelijke feedback tijdens het afkeuren van de ‘aanpassingen goedkeuren’ transactie.
Hoe om te gaan met meerdere wijzigingen kort na elkaar voor dezelfde leverancier
Indien meerdere wijzigingen kort na elkaar gedaan worden, dan worden meerdere ‘aanpassingen goedkeuren’ transacties gemaakt. De transacties moeten stuk voor stuk behandeld worden. Wanneer de wijzigingen goedgekeurd mogen worden, dan dien je te starten met de meest ‘oudste’ en werk je naar de meest recentste. Wanneer de wijzigingen afgekeurd dienen te worden, dan begint men bij de meest recente wijziging en werkt men zo naar de meest ‘oudste’ wijziging.
Veel gestelde vragen over het ‘aanpassingen goedkeuren’ proces
- Er is geen proces (van het gekozen type in de configuratie) aanwezig voor deze leverancier.
- De laatste wijziging was meer dan 24 uur voor het aanmaken van de ‘aanpassingen goedkeuren’ proces.
- Je rechten op de ‘aanpassingen goedkeuren’ transacties zijn ingetrokken. (Neem alsjeblieft contact op met de applicatiebeheerder)
- Het schema van server script “Create new change approval processes” draait niet meer. (Neem alsjeblieft contact op met de applicatiebeheerder)
- Je hebt niet de correcte rol om deze te mogen zien. (Neem alsjeblieft contact op met de applicatiebeheerder)
- Meerdere ‘aanpassingen goedkeuren’ transacties zijn actief en op dit moment wordt er niet gewerkt met de meest oudste actieve wijzigingsverzoek voor deze leverancier.
- Meerdere ‘aanpassingen goedkeuren’ transacties zijn actief en op dit moment wordt er niet gewerkt met de meest recente actieve wijzigingsverzoek voor deze leverancier.
- Er is een actieve ‘aanpassingen goedkeuren’ verzoek op deze relatie en het kan in jullie omgeving zo ingericht staan dat facturen en/of gewijzigde leveranciers niet geëxporteerd worden als er een actief ‘aanpassingen goedkeuren’ proces is voor die specifieke relatie (of factuur gekoppeld aan deze relatie). (Let op: dit is klant specifieke inrichting.)